Ariba | Transaktionen mit einem Unternehmenskonto

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Wichtige Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Konfiguration

Sehen Sie sich die Checkliste für Unternehmenslieferanten an. Hier sind die Aufgaben ausführlich beschrieben, die Lieferanten erledigen sollten, damit sie Transaktionen mit Alphabet/Google über Ariba durchführen können.

Funktionelle Trainings für Unternehmenskonten

Im folgenden Training erfahren Sie, wie Sie Ihr Ariba Network-Unternehmenskonto für Transaktionen mit Alphabet/Google benutzen und Ihre Kontoinformationen über ein gebührenpflichtiges Unternehmenskonto verwalten.

Aufzeichnung: Funktionelles Training für Unternehmenskonten

Funktionelles Training für Unternehmenskonten – Übersetzung ins Mandarin-Chinesische

Funktionelles Training für Unternehmenskonten – Übersetzung ins Japanische

Anleitung für das Ariba Network

In dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie das Ariba Network (AN) nutzen. Außerdem lernen Sie einige gängige Funktionen kennen.

Im Ariba Network anmelden

So melden Sie sich im Ariba Network an:

Klicken Sie auf die Lieferantenanmeldungs-URL, um die Ariba-Anmeldeseite zu öffnen.
Geben Sie in die Felder Username und Password Ihre Anmeldeinformationen ein.
Klicken Sie auf Login (Anmelden).

Startseite des Ariba Network – wichtige Bildschirmelemente

Ariba definiert digitalisierte Verträge, die über das Ariba Network gesendet werden, als Rahmenbestellaufträge. Nachdem Sie sich bei Ariba Network angemeldet haben, wird die Startseite angezeigt:

Auf der Startseite können Sie die Tabs Workbench, Orders (Aufträge), Fulfillment (Auftragsausführung), Invoices (Rechnungen), Payments (Zahlungen), Catalogs (Kataloge), Reports (Berichte) undMessages (Nachrichten) aufrufen.
Mit dem Filter Document Category (Dokumentenkategorie) können Sie die Kategorie des Dokuments auswählen, nach dem Sie suchen möchten.
Mit Customer Group (Kundengruppe) lassen sich die Suchergebnisse nach Kunden filtern.
Auf dem Ariba Network-Startbildschirm finden Sie den anpassbaren Bereich My Widgets (Meine Widgets). Dort wird die Trendlinie mit den folgenden optionalen Elementen angezeigt.
- Purchase orders (Bestellungen)
- Invoice aging (Rechnungsalter)
- Company Profile completion (Fertigstellung des Unternehmensprofils)
- My Leads (Meine Leads)
- On-time payment rate (Anteil der pünktlichen Zahlungen)
- Paid invoices (Bezahlte Rechnungen)
- Benchmarking: On-time payment rate (Anteil der pünktlichen Zahlungen)

Nach Verträgen/Bestellungen suchen

Wählen Sie unter Orders (Aufträge) den Menüpunkt Purchase Order (Bestellungen) aus.
[ALTERNATE STEP] Sie können auch so nach Bestellungen suchen:
- Workbench > Orders to invoice (Aufträge, für die eine Rechnung erstellt werden muss) oder Kachel Orders (Aufträge) > unter folgenden Filteroptionen wählen:
  - Customers (Kunden)
  - Order numbers (Bestellnummern)
  - Creation date (Erstellungsdatum)
  - Order status (Bestellstatus)
  - Company codes (Unternehmenscodes)
  - Purchasing organizations (Einkaufsorganisationen)
  - Customer locations (Kundenlokationen)
  - Order type (Auftragstyp)
  - Routing status (Weiterleitungsstatus)
  - Min amount | Max amount | Currency (Mindestbetrag | Höchstbetrag | Währung)
- Geben Sie in die Suchleiste Orders and Releases (Aufträge und Freigaben) auf der Startseite die Order Number (Bestellnummer) ein.
Klicken Sie auf Search Filters (Suchfilter), um den Bereich für die Suche zu maximieren.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Customer (Kunde) die entsprechende Kundengruppe aus.
Geben Sie im Feld Order Number (Bestellnummer) die entsprechende Bestellnummer ein
Sie können auch nach einem der zusätzlichen Kriterien suchen: Invoice Number (Rechnungsnummer) oder Date Range (Zeitraum).
Gehen Sie die Ergebnisse durch, die für die Suchkriterien zurückgegeben werden.
Klicken Sie auf die gesuchte Bestellung, um die Bestelldetails zu sehen.
Prüfen Sie in der Spalte Ver die Versionsnummer des Dokuments. Achten Sie darauf, dass immer die neueste Version bearbeitet wird (in diesem Beispiel ist das Version 2).

Bestellstatus

Der Status einer Bestellung ändert sich, während diese verarbeitet wird. Lieferanten können den Bestellstatus (Order Status) im Posteingang (Inbox) sehen. In der folgenden Tabelle sind die Bestellstatus (PO Statuses) und die zugehörigen Beschreibungen (Descriptions) aufgeführt:

PO Status (Bestellstatus)	Beschreibung
Neu	Anfänglicher Status der Bestellung
Teilweise erfasst	Einige Positionen der Bestellung sind vom ERP-System von Google erfasst worden.
Erfasst	Alle Positionen sind vom ERP-System von Google erfasst worden.
Teilweise in Rechnung gestellt	Die Bestellung wurde teilweise verarbeitet.
In Rechnung gestellt	Die Bestellung wurde vollständig verarbeitet.
Geändert	Google hat eine nachträgliche (geänderte) Bestellung gesendet und so die Bestellung aktualisiert. Dabei können auch Bestellpositionen storniert worden sein.
Veraltet	Die Bestellung wurde storniert oder durch eine nachträgliche (geänderte) Bestellung ersetzt.
Storniert	Die Bestellung wurde im ERP-System von Google storniert.

Drop-down-Menü „Inbox“ (Posteingang)

Über das Drop-down-Menü in der Suchleiste auf dem Startbildschirm können Sie die folgenden Optionen für Ihre Aufträge (Orders) aufrufen:
- Orders and Releases (Aufträge und Freigaben)

Drop-down-Menü „Outbox“ (Postausgang)

Über das Drop-down-Menü in der Suchleiste auf dem Startbildschirm können Sie die folgenden Optionen für Ihre Rechnungen (Invoices) aufrufen:

Rechnungen

Dokumente – Herunterladen/Hochladen

Ariba Network bietet verschiedene Optionen zum Hoch- und Herunterladen von Dokumenten. Eines der am häufigsten verwendeten Dokumente ist die CSV-Vorlage, die bei der Rechnungserstellung mithilfe der CSV-Upload-Funktion verwendet wird.

Klicken Sie auf … und öffnen Sie das Drop-down-Menü.
Wählen Sie im Bereich Download die Option CSV Template (CSV-Vorlage) aus.
Wählen Sie im Bereich Upload die Option Invoice CSV (CSV-Rechnung) aus, um die ausgefüllte CSV-Datei hochzuladen.

Anleitungsvideo

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie das Ariba Network mit einem gebührenpflichtigen Unternehmenskonto nutzen. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht):

Navigating through Ariba Network Enterprise Account

Kontoinformationen aktualisieren

Greifen Sie über Ihr Ariba-Konto-Dashboard auf die Seite Ariba Proposals & Questionnaires (Ariba-Angebote und -Fragebögen) zu. So können Sie Aktualisierungen an Ihren Kontoinformationen über den Registrierungsfragebogen (Registration Questionnaire) vornehmen. Nachdem Sie den Fragebogen noch einmal eingereicht haben, werden diese Informationen an Alphabet/Google weitergeleitet, um Ihr Konto zu validieren und zu aktualisieren.

Warum ist das wichtig?
Nicht übereinstimmende oder veraltete Informationen zu Lieferantenkonten sind der Hauptgrund für ungültige oder abgelehnte Bestellungen und Rechnungen. Falsche Informationen zu Lieferantenkonten können bis hin zu Zahlungsablehnungen führen.

Das Wichtigste in Kürze

Wenn Sie ein Lieferant sind, der bereits vor der Umstellung auf Ariba mit Alphabet/Google gearbeitet hat, wird Ihr Fragebogen mit Ihren ursprünglichen Angaben vorausgefüllt. Sie können die Informationen überarbeiten und den Fragebogen bei Bedarf erneut einreichen. Gehen Sie dazu so vor:
Falls Sie weitere Fragen zur Aktualisierung Ihrer Kontoinformationen haben, wenden Sie sich an das Alphabet-/Google-Team. Klicken Sie dazu unten auf „Contact us“ (Kontakt).

Anleitungsvideo

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontoinformationen aktualisieren.

How to Update an Account

Kontoadministrator ändern und Nutzer hinzufügen

Rollen und Berechtigungen

Administrator

ein Administrator pro Ariba Network-ID möglich
automatisch mit den bei der Registrierung eingegebenen Anmeldedaten verknüpft
verantwortlich für Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung von Konten
Hauptansprechpartner für Nutzer bei Fragen oder Problemen
erstellt Nutzer und weist Nutzern eines Kontos Rollen und Berechtigungen zu

Nutzer

pro Ariba Network-ID bis zu 250 Nutzerkonten möglich
kann je nach Aufgaben unterschiedliche Rollen/Berechtigungen haben
kann auf alle oder nur auf bestimmte Kunden zugreifen, die vom Administrator zugewiesen werden

Rollen und Nutzer erstellen

Rollen erstellen und Nutzer hinzufügen

Klicken Sie rechts oben auf die Initialen (Profil).
Klicken Sie auf Users (Nutzer) und dann rechts unten auf +.
Geben Sie auf dem Bildschirm „Create Role“ (Rolle erstellen) Informationen zur neuen Rolle ein.
Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus (Seite 1 und Seite 2) und klicken Sie auf Save (Speichern).
Klicken Sie auf Manage Users (Nutzer verwalten) und dann rechts unten auf +.
„Create User“ (Nutzer erstellen) > New User Information (Informationen zum neuen Nutzer) und Role Assignment (Rollenzuweisung) > setzen Sie das Häkchen > Done (Fertig).

Administrator ändern

Klicken Sie rechts oben auf die Initialen (Profil).
Klicken Sie auf Users (Nutzer) und dann auf den Tab Manage Users (Nutzer verwalten).
Wählen Sie den Nutzer aus, der zum Administrator gemacht werden soll, indem Sie das Häkchen neben dem Namen setzen.
Klicken Sie auf Actions (Aktionen) und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Option Make Administrator (Als Administrator festlegen) aus.
Wenn Sie zu einem neuen Bildschirm weitergeleitet werden, setzen Sie noch einmal das Häkchen bei dem entsprechenden Nutzer und klicken Sie dann auf Assign (Zuweisen).

Nutzerkonten bearbeiten

Klicken Sie auf den Tab Users (Nutzer).
Klicken Sie beim ausgewählten Nutzer auf Edit (Bearbeiten).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Reset Password, um das Passwort des Nutzers zurückzusetzen.
Weitere Optionen:
- Nutzer löschen
- Nutzer zur Kontaktliste hinzufügen
- Nutzer aus der Kontaktliste entfernen
- Nutzer als Administrator festlegen

Erweiterte Funktionen für Nutzerkonten

Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen (Profil) und öffnen Sie die Nutzerkontennavigation (User Account Navigator). Hier können Sie…
- schnell auf Ihre persönlichen Kontoinformationen und Einstellungen zugreifen.
- mehrere Nutzerkonten miteinander verknüpfen.
- zu Ihrem Testkonto wechseln.
Hinweis: Wenn Sie mehrere Nutzerkonten miteinander verknüpft haben, werden Sie im User Account Navigator angezeigt.
Klicken Sie auf My Account (Mein Konto), um Ihre Nutzereinstellungen aufzurufen.
Klicken Sie auf Complete (Abgeschlossen) oder aktualisieren Sie alle Pflichtfelder (diese sind mit einem Sternchen gekennzeichnet).
Hinweis: Wenn Sie den Nutzernamen oder das Passwort ändern, denken Sie bei Ihrer nächsten Anmeldung daran, die neuen Anmeldedaten zu verwenden.
Personenbezogene Daten können bei Bedarf ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu unter Contact Information Preferences (Einstellungen für Kontaktdaten) das entsprechende Kästchen an.

Anleitungsvideo

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihren Kontoadministrator aktualisieren und Ihrem Konto Nutzer hinzufügen. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht):

How to Change Your Account Administrator and Add Users

Warum ist das wichtig?
Achten Sie darauf, dass die richtige Person in Ihrem Unternehmen als Ariba Network-Administrator festgelegt ist, um:

Kontoinformationen Ihres Unternehmens zu verwalten, z. B. Bankkonten zu aktualisieren, und
dafür zu sorgen, dass die richtigen Teammitglieder als „Nutzer“ eingerichtet sind – diese können Bestellungen bearbeiten und Rechnungen erstellen.

Das Wichtigste in Kürze

Stellen Sie fest, wer der Ariba Network-Kontoadministrator Ihrer Organisation ist.
Hinweis: Es gibt nur einen Ariba Network-Administrator für ein Konto (dies ist eine sehr wichtige Rolle!).
Ihr Ariba Network-Kontoadministrator kann Nutzer hinzufügen, Nutzern Zugriffsberechtigungen erteilen und steuern, welche Nutzer auf Bestellungen und Rechnungen zugreifen und diese verwalten können.
Nutzer, die Bestellungen oder Rechnungen verwalten sollen, müssen vom Kontoadministrator als Nutzer hinzugefügt und einer Rolle zugewiesen werden. Der Kontoadministrator kann einem Konto bis zu 250 Nutzer hinzufügen.

Bestellungsweiterleitung konfigurieren

Klicken Sie auf die Nutzerinitialen (Profil) > gehen Sie zu den Einstellungen > klicken Sie auf „Electronic Order Routing“ (Elektronische Bestellungsweiterleitung) und auf „Electronic Invoice Routing“ (Elektronische Rechnungsweiterleitung).

Benachrichtigungen

Wählen Sie für „Change Orders“ (Änderungsaufträge) und „Other Document Types“ (Andere Dokumenttypen) Same as new catalog orders without attachments (Wie für neue Katalogbestellungen ohne Anhänge) aus, damit die Einstellungen automatisch dupliziert werden. Sie können die Einstellungen aber auch nach Wunsch festlegen.
Geben Sie eine Methode und einen Nutzer zum Senden von „Order Response Documents (Confirmations and Ship Notices)“ – Bestellbestätigungsdokumente (Bestätigungen und Lieferankündigungen) – an.

Methode und Steuerdetails

Wählen Sie „Electronic Invoice Routing“ (Elektronische Rechnungsweiterleitung) aus.
Wählen Sie für die elektronische Rechnungsweiterleitung eine der folgenden Methoden aus:
- Online
- cXML
- EDI
Es wird empfohlen, für Benachrichtigungen E-Mail auszuwählen (wie auch für die Bestellungsweiterleitung).
Klicken Sie auf den Untertab „Tax Invoicing and Archiving“ (Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und Archivierung), um die Steuernummer, die USt-IdNr. und andere zugehörige Daten einzugeben.

Anleitungsvideo

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Angabe darüber aktualisieren, wer in Ihrem Unternehmen Benachrichtigungen über neue Bestellungen erhält. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht).

How to Configure Purchase Order Routing

Warum ist das wichtig?
Sie möchten sichergehen, dass die richtigen Teammitglieder in Ihrer Organisation

Benachrichtigungen zu neuen Bestellungen erhalten und
in Bezug auf diese Bestellungen Maßnahmen ergreifen und Rechnungen erstellen.

Das Wichtigste in Kürze

Damit Teammitglieder Benachrichtigungen zu Bestellungen erhalten, müssen Sie ihre E-Mail-Adresse in das Feld „Order Routing” (Bestellverfolgung) eingeben.
Wenn mehr als fünf Teammitglieder über Bestellungen informiert werden sollen, müssen Sie eine Verteilerliste oder einen Alias zum Feld Order-Routing (Bestellverfolgung) hinzufügen.
Damit Teammitglieder in Bezug auf Bestellungen Aktionen ausführen und Rechnungen stellen können, müssen sie in den Kontoeinstellungen als Nutzer hinzugefügt werden. Fügen Sie ihre E-Mail-Adresse im Feld Order-Routing (Bestellverfolgung) hinzu.

Bestellungs- und Rechnungsverwaltung

Rechnung zur Zahlung einreichen

Übersicht

So erstellen Sie eine Rechnung mit PO-Flip (oder eine Rechnung für eine Bestellung, die Sie über das Ariba Network erhalten haben):

Wählen Sie auf der Startseite Ihres Ariba Network-Kontos das Drop-down-Menü Create (Erstellen) und dann PO Invoice (Rechnung mit Bestellung) aus.
Wählen Sie für die Rechnung eine PO number (Bestellnummer) aus.
Klicken Sie auf Create Invoice (Rechnung erstellen) und wählen Sie Standard Invoice (Standardrechnung) aus.
Die Daten der Bestellung werden automatisch für die Rechnung übernommen. Füllen Sie alle mit einem Sternchen markierten Felder aus und geben Sie gegebenenfalls die Steuern an.
Prüfen Sie Ihre Rechnung auf der Seite Review (Überprüfen).
Falls keine Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf Submit (Senden), um die Rechnung an Alphabet/Google zu senden

Rechnungskopf

Die Daten der Bestellung werden automatisch für die Rechnung übernommen. Füllen Sie alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder aus und geben Sie gegebenenfalls Steuern an.

Geben Sie eine Invoice # (Rechnungsnummer) als eindeutige Rechnungs-ID ein. Das Rechnungsdatum wird automatisch ausgefüllt.
Wählen Sie eine Adresse aus dem Drop-down-Menü Remit To (Empfängeradresse) aus, falls Sie mehrere eingegeben haben.
Der Versand kann entweder auf Header- oder Zeilenebene vorgenommen werden. Wählen Sie dazu das entsprechende Optionsfeld aus.
Sie können auch zusätzliche Informationen in den Rechnungskopf einfügen, z. B.:
- Special Handling (Spezialbehandlung)
- Payment Term (Zahlungsbedingungen)
- Comment (Kommentar)
- Attachment (Anhang)
- Shipping Documents (Lieferpapiere)
Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Line Items“ (Positionen), um die Positionen auszuwählen, die in Rechnung gestellt werden sollen.

Die angehängte Datei darf nicht größer als 100 MB sein.

Positionen

Im Bereich „Line Items“ (Positionen) werden die einzelnen Positionen der Bestellung aufgeführt.

Prüfen oder aktualisieren Sie die Stückzahl für jede Position, die Sie in Rechnung stellen.
Wenn Sie eine Position von der Rechnung ausschließen möchten, klicken Sie auf den dazugehörigen grünen Schieberegler. Sie können eine Position auch ausschließen, indem Sie das Kästchen links anklicken und dann Delete (Löschen) auswählen.
Hinweis: Für ausgeschlossene Positionen kann später eine Rechnung erstellt werden.
Klicken Sie das Kästchen „Line Item #“ der Position an, für die Sie Steuern angeben möchten. Wenn Sie denselben Steuersatz auf mehrere Positionen anwenden möchten, wählen Sie alle entsprechenden Positionen aus.
Wenn Sie zusätzliche Steueroptionen im Tool „Tax Category“ (Steuerkategorie) konfigurieren möchten, setzen Sie bei der jeweiligen Position ein Häkchen, klicken Sie auf den Tab Line Item Action (Aktion für Position) und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Option Tax (Steuer).
Prüfen Sie die Steuerkategorie und wählen Sie im Drop-down-Menü eine Option aus.

Steueroptionen und Versand auf Positionsebene

Klicken Sie zum Konfigurieren weiterer Steueroptionen im Drop-down-Menü „Tax Category“ (Steuerkategorie) auf „Configure Tax Menu“ (Steuermenü konfigurieren). Erstellen Sie nach Bedarf neue Steuerkategorien.

Wählen Sie die einzelnen Positionen aus, auf die Sie jeweils unterschiedliche Steuersätze anwenden möchten.
Klicken Sie auf „Line Item Actions“ (Aktionen für Positionen) > „Add“ (Hinzufügen) > „Tax“ (Steuer). Nach dem Aktualisieren werden die Steuerfelder für jede ausgewählte Position angezeigt.
Klicken Sie auf Remove (Entfernen), um Steuerpositionen zu entfernen, die nicht gebraucht werden.
Wählen Sie für jede Position eine Category (Kategorie) aus und geben Sie entweder die „Rate“ (Steuersatz) in Prozent oder den Steuerbetrag an. Klicken Sie dann auf „Update“ (Aktualisieren).
Wenn Sie „Line level shipping“ (Versand auf Positionsebene) ausgewählt haben, geben Sie die Versandkosten für die entsprechenden Positionen ein.
Wenn Sie zusätzliche Informationen auf Positionsebene aufrufen möchten, können Sie die entsprechende Position bearbeiten.

Nachlässe und Gebühren prüfen

Wenn eine Bestellung Nachlässe und Gebühren enthält, werden diese für die Rechnung entweder auf Rechnungskopf- oder Positionsebene konvertiert. Das ist abhängig davon, wo die Angaben auf der Bestellung zu finden sind:

Nachlässe und Gebühren auf Rechnungskopfebene
Nachlässe und Gebühren auf Positionsebene

Kommentare zu Positionen

Wenn Sie Kommentare auf Positionsebene hinzufügen möchten, wählen Sie Line Items (Positionen) aus und klicken Sie dann auf Positionsebene auf „Actions“ (Aktionen) > „Add“ (Hinzufügen) > „Comments“ (Kommentare).
Nachdem Sie die Seite neu geladen oder Update (Aktualisieren) ausgewählt haben, wird das Feld „Comments“ (Kommentare) angezeigt. Geben Sie Ihre Kommentare in dieses Feld ein.
Klicken Sie auf Next (Weiter).

Überprüfen, speichern oder an den Kunden senden

Gehen Sie die Rechnung auf der Seite „Review“ (Überprüfen) noch einmal durch. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, um sich alle Positionsdetails und den Gesamtbetrag anzusehen.
Falls keine Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf Submit (Senden), um die Rechnung an Alphabet/Google zu senden.
Falls Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf Previous (Zurück), um zu den vorherigen Seiten zurückzukehren und Korrekturen vorzunehmen.
Alternativ können Sie die Rechnung, die Sie erstellen, auch über die Schaltfläche Save speichern, um sie später weiterzubearbeiten.
Sie können die Rechnung jederzeit weiterbearbeiten. Wählen Sie dazu auf der Startseite „Outbox“ (Postausgang) > „Drafts“ (Entwürfe) aus.
Bei Fehlern wird rot angezeigt, welche Angaben korrigiert werden müssen.
Rechnungsentwürfe können bis zu 7 Tage aufbewahrt werden.

Anleitungsvideo

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in Bezug auf Bestellungen von Alphabet/Google Aktionen ausführen und aus Bestellungen Rechnungen erstellen. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht).
How to Submit an Invoice

Warum ist das wichtig?
Gehen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team wissen, wie eine korrekte Rechnung* ausgestellt wird. So vermeiden Sie abgelehnte Rechnungen und Ihre Rechnungen werden fristgerecht bezahlt.

Das Wichtigste in Kürze

Nur NEUE Bestellungen, die am Tag oder nach der Veröffentlichung des neuen Systems erstellt wurden, werden über das Ariba Network an Sie gesendet. Reichen Sie Rechnungen nur für diejenigen Bestellungen über das Ariba Network ein, die Sie auch über das Netzwerk erhalten haben. Wenn Sie eine Rechnung für eine Bestellung einreichen, der vor Einführung von Ariba erstellt wurde, reichen Sie die Rechnung noch über den ursprünglichen Kanal ein.
Nicht übereinstimmende oder veraltete Informationen zu Lieferantenkonten sind der Hauptgrund für abgelehnte Rechnungen.
Wenn eine Rechnung abgelehnt wurde, müssen Sie eine NEUE Rechnungsnummer eingeben, wenn Sie die Rechnung noch einmal senden. Wird beispielsweise die Rechnung #1234 abgelehnt, müssen Sie beim erneuten Senden eine neue Rechnungsnummer eingeben, z. B. #1235 oder #1234-v2.
Korrigieren Sie bei einer Teilrechnung nicht den Preis pro Einheit. Aktualisieren Sie nur die Menge.
Wenn Sie eine Rechnung stornieren möchten, müssen Sie über die unten stehende Schaltfläche „Contact Us“ (Kontakt) eine E-Mail an Alphabet/Google senden. In Ariba ist keine Stornierung möglich.
Die Rechnungsstellung ist nicht für alle Länder möglich. In einigen Ländern können nur Bestellungen von Alphabet/Google empfangen werden. Im Lieferanteninformationsportal finden Sie weitere Informationen.
Lieferanten können keine Rechnung ohne Bestellung an Alphabet/Google über das Ariba Network senden.

So erstellen Sie eine Rechnung aus einer Limitbestellung

Übersicht

So erstellen Sie eine Rechnung mit PO-Flip (oder eine Rechnung für eine Bestellung, die Sie über das Ariba Network erhalten haben):

Wählen Sie auf der Startseite Ihres Ariba Network-Kontos das Drop-down-Menü Create (Erstellen) und dann PO Invoice (Rechnung mit Bestellung) aus.
Wählen Sie für die Rechnung eine PO number (Bestellnummer) aus.
Klicken Sie auf Create Invoice (Rechnung erstellen) und wählen Sie Standard Invoice (Standardrechnung) aus.
Die Daten der Bestellung werden automatisch für die Rechnung übernommen. Füllen Sie alle mit einem Sternchen markierten Felder aus und geben Sie gegebenenfalls die Steuern an.
Prüfen Sie Ihre Rechnung auf der Seite Review (Überprüfen).
Falls keine Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf Submit (Senden), um die Rechnung an Alphabet/Google zu senden

Rechnungskopf

Die Daten der Bestellung werden automatisch für die Rechnung übernommen. Füllen Sie alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder aus und geben Sie gegebenenfalls Steuern an.

Geben Sie eine Invoice # (Rechnungsnummer) als eindeutige Rechnungs-ID ein. Das Rechnungsdatum wird automatisch ausgefüllt.
Wählen Sie eine Adresse aus dem Drop-down-Menü Remit To (Empfängeradresse) aus, falls Sie mehrere eingegeben haben.
Der Versand kann entweder auf Header- oder Zeilenebene vorgenommen werden. Wählen Sie dazu das entsprechende Optionsfeld aus.
Sie können auch zusätzliche Informationen in den Rechnungskopf einfügen, z. B.:
- Special Handling (Spezialbehandlung)
- Payment Term (Zahlungsbedingungen)
- Comment (Kommentar)
- Attachment (Anhang)
- Shipping Documents (Lieferpapiere)
Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Line Items“ (Positionen), um die Positionen auszuwählen, die in Rechnung gestellt werden sollen.

Die angehängte Datei darf nicht größer als 100 MB sein.

Positionen

Im Bereich „Line Items“ (Positionen) werden die einzelnen Positionen der Bestellung aufgeführt.

Prüfen oder aktualisieren Sie die Stückzahl für jede Position, die Sie in Rechnung stellen.
Wenn Sie eine Position von der Rechnung ausschließen möchten, klicken Sie auf den dazugehörigen grünen Schieberegler. Sie können eine Position auch ausschließen, indem Sie das Kästchen links anklicken und dann Delete (Löschen) auswählen.
Hinweis: Für ausgeschlossene Positionen kann später eine Rechnung erstellt werden.
Klicken Sie das Kästchen „Line Item #“ der Position an, für die Sie Steuern angeben möchten. Wenn Sie denselben Steuersatz auf mehrere Positionen anwenden möchten, wählen Sie alle entsprechenden Positionen aus.
Wenn Sie zusätzliche Steueroptionen im Tool „Tax Category“ (Steuerkategorie) konfigurieren möchten, setzen Sie bei der jeweiligen Position ein Häkchen, klicken Sie auf den Tab Line Item Action (Aktion für Position) und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Option Tax (Steuer).
Prüfen Sie die Steuerkategorie und wählen Sie im Drop-down-Menü eine Option aus.

Steueroptionen und Versand auf Positionsebene

Wählen Sie die einzelnen Positionen aus, auf die Sie jeweils unterschiedliche Steuersätze anwenden möchten.
Klicken Sie auf „Line Item Actions“ (Aktionen für Positionen) > „Add“ (Hinzufügen) > „Tax“ (Steuer). Nach dem Aktualisieren werden die Steuerfelder für jede ausgewählte Position angezeigt.
Klicken Sie auf Remove (Entfernen), um Steuerpositionen zu entfernen, die nicht gebraucht werden.
Wählen Sie für jede Position eine Category (Kategorie) aus und geben Sie entweder die „Rate“ (Steuersatz) in Prozent oder den Steuerbetrag an. Klicken Sie dann auf „Update“ (Aktualisieren).
Wenn Sie „Line level shipping“ (Versand auf Positionsebene) ausgewählt haben, geben Sie die Versandkosten für die entsprechenden Positionen ein.
Wenn Sie zusätzliche Informationen auf Positionsebene aufrufen möchten, können Sie die entsprechende Position bearbeiten.

Nachlässe und Gebühren prüfen

Nachlässe und Gebühren auf Rechnungskopfebene
Nachlässe und Gebühren auf Positionsebene

Kommentare zu Positionen

Wenn Sie Kommentare auf Positionsebene hinzufügen möchten, wählen Sie Line Items (Positionen) aus und klicken Sie dann auf Positionsebene auf „Actions“ (Aktionen) > „Add“ (Hinzufügen) > „Comments“ (Kommentare).
Nachdem Sie die Seite neu geladen oder Update (Aktualisieren) ausgewählt haben, wird das Feld „Comments“ (Kommentare) angezeigt. Geben Sie Ihre Kommentare in dieses Feld ein.
Klicken Sie auf Next (Weiter).

Überprüfen, speichern oder an den Kunden senden

Gehen Sie die Rechnung auf der Seite „Review“ (Überprüfen) noch einmal durch. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, um sich alle Positionsdetails und den Gesamtbetrag anzusehen.
Falls keine Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf Submit (Senden), um die Rechnung an Alphabet/Google zu senden.
Falls Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf Previous (Zurück), um zu den vorherigen Seiten zurückzukehren und Korrekturen vorzunehmen.
Alternativ können Sie die Rechnung, die Sie erstellen, auch über die Schaltfläche Save speichern, um sie später weiterzubearbeiten.
Sie können die Rechnung jederzeit weiterbearbeiten. Wählen Sie dazu auf der Startseite „Outbox“ (Postausgang) > „Drafts“ (Entwürfe) aus.
Bei Fehlern wird rot angezeigt, welche Angaben korrigiert werden müssen.
Rechnungsentwürfe können bis zu 7 Tage aufbewahrt werden.

Anleitungsvideo

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung aus einer Limitbestellung erstellen. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht):

Blanket Purchase Order Invoicing Overview

Rechnungserstellung für einen Vertrag per CSV-Upload

In dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie eine CSV-Datei hochladen, um eine Rechnung zu erstellen.

CSV-Upload – Ablauf

Die bevorzugte Methode für das Erstellen von Rechnungen für Rahmenbestellaufträge sind CSV-Uploads, da es mehrere Einzelposten gibt und die Erstellung von Rechnungen über den Prozess zur Umwandlung von Rahmenbestellaufträgen nicht empfohlen wird. Unten sehen Sie die wichtigsten Schritte zum Erstellen von Rechnungen mithilfe von CSV-Uploads:

Im Ariba Network anmelden

So erstellen Sie im Ariba Network eine Rechnung mithilfe eines CSV-Uploads:

Melden Sie sich im Ariba Network an. Sie werden zur Landingpage weitergeleitet.

CSV-Daten in Berichten erfassen

Auf dem Tab Berichte können Sie vordefinierte Berichtsvorlagen erstellen und Berichte ausführen. Sie haben auch die Möglichkeit, eine eigene Berichtsvorlage zu erstellen. Das kann hilfreich sein, wenn Sie regelmäßig Daten für die CSV-Datei erfassen möchten.

Klicken Sie auf den Tab Reports (Berichte).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Create (Erstellen).
Geben Sie im Bereich Report Description (Berichtbeschreibung) einen Titel in das Feld Title ein.
Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung für Ihren Bericht ein.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Zeitzone die gewünschte Zeitzone aus.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Sprache die gewünschte Sprache aus.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Berichtsart „Bestellung“ aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie unter Customer (Kunde) den Eintrag Alphabet/Google aus.
Aktivieren Sie die Option Nur aktive Bestellungen einschließen.
Wählen Sie unter Höchstanzahl zurückzugebender Ergebnisse den gewünschten Wert aus.
Aktivieren Sie die Option Positionsinformationen einschließen.
Klicken Sie auf Einreichen.
Prüfen Sie den Status des Berichts. Er wird als Queued (In Warteschlange) angezeigt. Der Bericht kann nur erstellt werden, wenn der Status Processed (Verarbeitet) ist.
Klicken Sie auf Erstellen, um den ausgewählten Bericht für die Erfassung der CSV-Daten zu erstellen.

CSV-Vorlage herunterladen

Rufen Sie wieder den Ariba-Startbildschirm auf. Öffnen Sie das Drop-down-Menü ....
Wählen Sie die Option CSV Template (CSV-Vorlage) aus.
Aktivieren Sie die Option Rechnung.
Klicken Sie auf Herunterladen. Die CSV-Vorlage wird heruntergeladen.
Klicken Sie auf Fertig.
Machen Sie in der CSV-Vorlage alle erforderlichen Angaben. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Der folgende Screenshot zeigt die CSV-Vorlage. Eine Liste der Felder mit Beschreibungen finden Sie im Anhang:

WICHTIG: Wenn Sie Beispiele der ausgefüllten Bedingungsfelder für die einzelnen Szenarien sehen möchten, sehen Sie sich die CSV-Beispielanleitung an.

Wir empfehlen Ihnen dringend, gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung ein Skript zu erstellen, das Daten aus Ihrem Abrechnungssystem in die CSV-Vorlage parsen kann.

CSV-Vorlage ausfüllen – Bedingungsfelder

Zusätzlich zu den standardmäßigen Pflichtfeldern müssen in einigen Fällen möglicherweise weitere Felder ausgefüllt werden (siehe CSV-Beispielanleitung):

Vertrag (Rahmenbestellauftrag)

Wenn Sie als Lieferant Rechnungen für Verträge (Rahmenbestellaufträge) erstellen, müssen Sie zusätzlich zu den Pflichtfeldern folgende Felder ausfüllen:

MasterAgreementID
LocationA
PhysicaLCircuitID
StartDate
EndDate
LocationZ

Steuern und Versand

Wenn Sie Bestellpositionen mit mehreren Lieferorten oder GL-Strings haben, sind Versand- und Steuerdetails auf Positionsebene erforderlich:

Um den Versand auf Kopfebene einzugeben, sollte der Versandbetrag nur für die erste Position ausgefüllt werden. Für den Versand auf Positionsebene sollte er für jede Position ausgefüllt werden.
Standardsteuersätze können nur auf Positionsebene ausgefüllt werden.
Versandsteuer kann nur auf Kopfebene ausgefüllt werden.
Wenn Steuern (isTaxInLine = Y) / Versand (isShippingInLine = Y):
- lineTaxAmount: erforderlich, wenn isTaxInLine = Y
- lineTaxLocation: erforderlich, wenn isTaxInLine = Y
- lineShippingAmount: erforderlich, wenn isShippingInLine = Y

WICHTIGER HINWEIS: Es gibt zwei zusätzliche Felder, die ausgefüllt werden können, wenn isTaxInLine und isShippingInLine = Y sind. Diese Felder sind jedoch optional:

summaryShippingTaxAmount
summaryShippingTaxCategory

Währung

Wenn Sie in ein anderes Land liefern, müssen Sie zusätzlich zu den Pflichtfeldern folgende Felder ausfüllen:

localCurrency: nur erforderlich, wenn sich die Zielwährung von der Rechnungswährung unterscheidet
taxExchangeRate: nur erforderlich, wenn die Werte für currency und localCurrency unterschiedlich sind

Rechnungskorrektur

Wenn Sie als Lieferant eine Rechnungskorrektur erstellen, etwa bei zu hoher Rechnungsstellung, müssen Sie zusätzlich zu den Pflichtfeldern folgende Felder ausfüllen:

MasterAgreementID: erforderlich für eine Rechnungskorrektur auf Positionsebene
originalInvoiceDate: erforderlich für eine Rechnungskorrektur auf Positionsebene
originalInvoiceNumberReference: erforderlich für eine Rechnungskorrektur auf Positionsebene
comments: erforderlich für eine Rechnungskorrektur
HeaderCreditMemoSubTotalAmount: erforderlich für eine Rechnungskorrektur

WICHTIGER HINWEIS: Das Ausfüllen des Feldes purpose erfordert besondere Aufmerksamkeit, da der Wert standard, der in allen anderen Fällen automatisch verwendet wird, bei einer Rechnungskorrektur nicht zutreffend ist. Hier müssen Sie eine der folgenden Optionen auswählen:

lineLevelCreditMemo
creditMemo

International

Wenn Sie ein Lieferant sind, der außerhalb der USA ansässig ist, müssen Sie zusätzlich zu den Pflichtfeldern folgende Felder ausfüllen:

Nur in bestimmten Ländern:
- supplierGSTRegistrationNumber
- supplierPSTRegistrationNumber
- buyerGSTRegistrationNumber
- buyerPSTRegistrationNumber
Nur in Kanada:
- supplierQSTRegistrationNumber
- buyerQSTRegistrationNumber

WICHTIGER HINWEIS: Ob diese Felder erforderlich sind, wird durch die Ariba Network-Validierungsregeln anhand Ihres geografischen Standorts bestimmt. Wie Sie die entsprechenden Validierungsregeln aufrufen, erfahren Sie hier.

CSV-Vorlage hochladen

Öffnen Sie das Drop-down-Menü ....
Wählen Sie Invoice (Rechnung) aus.
Klicken Sie auf Choose File (Datei auswählen). Wählen Sie die entsprechende CSV-Datei aus.
Nachdem die CSV-Datei hochgeladen wurde, klicken Sie auf Import CSV Invoice (CSV-Rechnung importieren).
Die importierte Rechnung wird als Position angezeigt.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um die Rechnung als PDF anzuhängen.

HINWEIS: Beim Erstellen von Rechnungen müssen Sie zugehörige Dokumente als PDF anhängen.

PDF-Anhang hinzufügen

Klicken Sie auf Zugehöriges Dokument heraufladen, um den ausgewählten Anhang hochzuladen.
Klicken Sie auf Einreichen.
Wenn die Bestätigungsseite angezeigt wird, klicken Sie auf Schließen.

Prüfen, ob Rechnung gesendet wurde

Wählen Sie im Drop-down-Menü Outbox (Postausgang) die Option Invoices (Rechnungen) aus.
Sehen Sie nach, ob die eingereichte Rechnung im Postausgang angezeigt wird.

Anhang – Beschreibung der einzelnen CSV-Felder

Felder auf Kopfebene

In der folgenden Tabelle finden Sie die einzelnen Pflichtfelder auf Kopfebene und die zugehörigen Beschreibungen. Die Felder mit required (erforderlich) in Klammern sind Pflichtfelder.

Pflichtfelder	Beschreibung	Beispielwert
invoiceID	Eindeutige Kennung der Rechnung (erforderlich). Die Rechnungs-ID besteht aus Ziffern und Großbuchstaben und umfasst maximal 16 Zeichen.	INV1488001
InvoiceDate	Rechnungsdatum: EINGABEFORMAT: mm/tt/jjjj (erforderlich)	MM/TT/JJJJ
purpose	„standard“, „lineLevelCreditMemo“ oder „creditMemo“	standard
orderID	ID der Bestellung, für die die Rechnung erstellt wird (erforderlich für Rechnungen mit Bestellung). Die Bestellung muss in Ariba vorhanden sein.	1010122121
NonPOID	Informationen zur Bestellung (erforderlich für Rechnungen ohne Bestellung)	10101
MasterAgreementID	ID des Hauptvertrags (erforderlich für die Rechnungsstellung für Verträge)	BPO1488-NetCo~1010122121
isTaxInLine	Steuerdetails auf Positionsebene. Geben Sie „Y“ (Ja) ein, wenn auf Positionsebene Steuern angegeben sind. Geben Sie andernfalls „N“ (Nein) ein.	Y/N
isShippingInLine	Versanddetails auf Positionsebene. Geben Sie „Y“ (Ja) ein, wenn auf Positionsebene Versandinformationen angegeben sind. Geben Sie andernfalls „N“ (Nein) ein.	Y/N

Adressfelder

In der folgenden Tabelle sind die Adress-Pflichtfelder mit den zugehörigen Beschreibungen aufgeführt. Die Felder mit erforderlich in Klammern sind Pflichtfelder.

Pflichtfelder	Beschreibung	Beispielwert
„billToAddress“-Details	„Bill To AddressID“ (Adress-ID für Rechnung), „Bill To Name“ (Name für Rechnung; erforderlich), „Bill To Street“ (Straße für Rechnung; erforderlich), „Bill To City“ (Ort für Rechnung; erforderlich), „Bill To State“ (Bundesstaat für Rechnung; erforderlich), „Bill To PostalCode“ (Postleitzahl für Rechnung; erforderlich), „Bill To Country“ (Land für Rechnung; erforderlich)	Freitext
„remitToAddress“-Details	„remit To AddressID“ (Adress-ID des Zahlungsempfängers), „remit To Name“ (Name des Zahlungsempfängers; erforderlich), „remit To Street“ (Straße des Zahlungsempfängers; erforderlich), „remit To City“ (Ort des Zahlungsempfängers; erforderlich), „remit To State“ (Bundesstaat des Zahlungsempfängers; erforderlich), „remit To PostalCode“ (Postleitzahl des Zahlungsempfängers; erforderlich), „remit To Country“ (Land des Zahlungsempfängers; erforderlich)	Freitext
„soldToAddress“-Details	„sold To AddressID“ (Adress-ID des Käufers), „sold To Name“ (Name des Käufers; erforderlich), „sold To Street“ (Straße des Käufers; erforderlich), „sold To City“ (Ort des Käufers; erforderlich), „sold To State“ (Bundesstaat des Käufers; erforderlich), „sold To PostalCode“ (Postleitzahl des Käufers; erforderlich), „sold To Country“ (Land des Käufers; erforderlich)	Freitext
„from“-Details	„from Name“ (Name des Senders; erforderlich), „from Street“ (Straße des Senders; erforderlich), „from City“ (Ort des Senders; erforderlich), „from State“ (Bundesstaat des Senders; erforderlich), „from PostalCode“ (Postleitzahl des Senders; erforderlich), „from Country“ (Land des Senders; erforderlich)	Freitext

Versandfelder

In der folgenden Tabelle sind die Versand-Pflichtfelder und die zugehörigen Beschreibungen aufgeführt. Die Felder mit erforderlich in Klammern sind Pflichtfelder.

Pflichtfelder	Beschreibung	Beispielwert
„shipToAddress“-Details	„ship To AddressID“ (Adress-ID des Empfängers), „ship To Name“ (Name des Empfängers; erforderlich), „ship To Street“ (Straße des Empfängers; erforderlich), „ship To City“ (Ort des Empfängers; erforderlich), „ship To State“ (Bundesstaat des Empfängers; erforderlich), „ship To PostalCode“ (Postleitzahl des Empfängers; erforderlich), „ship To Country“ (Land des Empfängers; erforderlich)	Freitext
„shipFromAddress“-Details	„ship From Address ID“ (Adress-ID des Absenders), „ship From Name“ (Name des Absenders), „ship From Street“ (Straße des Absenders), „ship From City“ (Ort des Absenders), „ship From State“ (Bundesstaat des Absenders), „ship From PostalCode“ (Postleitzahl des Absenders), „ship from Country“ (Land des Absenders)	Freitext
shippingDate	Versanddatum	TT/MM/JJJJ
lineShippingAmount	Versandkosten auf Positionsebene	10

Steuerfelder

In der folgenden Tabelle sind die Steuerfelder und die zugehörigen Beschreibungen aufgeführt. Die Felder mit erforderlich in Klammern sind Pflichtfelder.

Felder	Beschreibung	Beispielwert
supplierTaxID	Steuernummer des Lieferanten	SUP123
lineTaxAmount	Steuerbetrag der Position (erforderlich für die Steuer auf Positionsebene)	10
linetaxDescription	Steuerbeschreibung für die Position	Freitext
lineTaxCategory	Steuerkategorie der Position (erforderlich)	Sales
lineTaxLocation	Steuerland für die Position (erforderlich für die Steuer auf Positionsebene)	US

HINWEIS: Je nach Land sind möglicherweise zusätzliche Steuerfelder wie „buyerVatID“ oder „supplierVatID“ erforderlich.

Felder auf Positionsebene

In der folgenden Tabelle sind die Pflichtfelder für Positionen und die zugehörigen Beschreibungen aufgeführt. Die Felder mit required (erforderlich) in Klammern sind Pflichtfelder.

Pflichtfelder	Beschreibung	Beispielwert
invoiceLineNumber	Eindeutige Kennung für einen Rechnungsposten (erforderlich)	1
lineReferenceNumber	Die Artikelnummer der Position in der Bestellung (erforderlich)	1012367
quantity	Stückzahl für die in Rechnung gestellte Position (erforderlich)	1
unitOfMeasure	Maßeinheit für die in Rechnung gestellte Position (erforderlich)	MON
unitPrice	Preis pro Einheit der Position (erforderlich)	75000
currency	Währungscode (erforderlich) (3 Zeichen, z. B. USD, EUR, SGD)	USD
itemDescription	Beschreibung des Produkts (erforderlich)	Freitext
locationA	Ort A (erforderlich für die Rechnungsstellung für Verträge)	Freitext
physicalCircuitID	PhysicalCircuitID (erforderlich für die Rechnungsstellung für Verträge)	141312
startDate	Startdatum (erforderlich für die Rechnungsstellung für Verträge) EINGABEFORMAT: mm/tt/jjjj	TT/MM/JJJJ
endDate	Enddatum (erforderlich für die Rechnungsstellung für Verträge) EINGABEFORMAT: mm/tt/jjjj	TT/MM/JJJJ
LocationZ	Ort Z (erforderlich für die Rechnungsstellung für Verträge)	Freitext

Anleitungsvideo

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung per CSV-Upload einreichen. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht):

CSV Invoicing Overview

Informationen zur Behebung von Problemen mit CSV-Dateien finden Sie hier.

Rechnungserstellung für einen Vertrag in der Ariba Network-Schnittstelle

Nach einem Vertrag suchen

In dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie im Ariba Network nach einem Vertrag suchen.

Nach einem Vertrag suchen

Ariba definiert digitalisierte Verträge, die über das Ariba Network gesendet werden, als BPO (Blanket Purchase Order, Limitbestellung). So suchen Sie im Ariba Network nach einem Vertrag:

Melden Sie sich im Ariba Network an. Sie werden zur Landingpage weitergeleitet.
Öffnen Sie das Menü Orders (Aufträge) und klicken Sie auf Purchase Orders (Bestellungen)..
Klicken Sie auf Search Filters (Suchfilter), um den Bereich für die Suche zu maximieren.
Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Customer (Kunde) die zutreffende Kundengruppe (Alphabet/Google) aus.
Geben Sie im Feld Order Number die entsprechende Bestellnummer ein.
Sie können auch nach den zusätzlichen Kriterien – Buyer Location Code (Standortcode des Käufers), Invoice Number (Rechnungsnummer) oder Date Range (Zeitraum) – suchen.
Gehen Sie Ergebnisse durch, die für die Suchkriterien zurückgegeben werden.
Klicken Sie auf die gesuchte Bestellung, um die Bestelldetails zu sehen.
Prüfen Sie in der Spalte Ver die Versionsnummer des Dokuments. Achten Sie darauf, dass immer die neueste Version bearbeitet wird (in diesem Beispiel ist das Version 2).

Vertragsübersicht

Im Ariba Supplier Network werden folgende Vertragsdetails angezeigt:

Vertragsnummer (BPO-Nummer)
Zahlungsbedingungen
Informationen zu Lieferanten und Käufern
Versanddetails
Details zur Position

Vertragsstatus

Der Status eines Vertrags ändert sich während seiner Verarbeitung. Lieferanten können den Bestellstatus (Order Status) im Posteingang (Inbox) sehen. In der folgenden Tabelle sind die Vertragsstatus und die zugehörigen Beschreibungen aufgeführt:

PO Status (Bestellstatus)	Beschreibung
Neu	Anfänglicher Status der Bestellung
Teilweise erfasst	Einige Positionen der Bestellung sind vom ERP-System von Google erfasst worden.
Erfasst	Alle Positionen sind vom ERP-System von Google erfasst worden.
Teilweise in Rechnung gestellt	Die Bestellung wurde teilweise verarbeitet.
In Rechnung gestellt	Die Bestellung wurde vollständig verarbeitet.
Geändert	Google hat eine nachträgliche (geänderte) Bestellung gesendet und so die Bestellung aktualisiert. Dabei können auch Bestellpositionen storniert worden sein.
Veraltet	Die Bestellung wurde storniert oder durch eine nachträgliche (geänderte) Bestellung ersetzt.
Storniert	Die Bestellung wurde im ERP-System von Google storniert.

Zugehörige Dokumente aufrufen

Alle im Ariba Supplier Network erstellten Rechnungen sind mit dem zugehörigen Vertrag verknüpft. So rufen Sie die zugehörigen Dokumente auf:

Klicken Sie auf Invoices (Rechnungen), um die Rechnungsliste zu sehen.
Wählen Sie die Rechnung aus, deren zugehörige Dokumente Sie sehen möchten.
Klicken Sie auf die Rechnungsnummer.
Klicken Sie im Bereich Related Documents (Zugehörige Dokumente) auf More (Mehr), um alle zugehörigen Dokumente für die ausgewählte Rechnung zu sehen.
Die Liste Related Documents mit allen zugehörigen Dokumenten wird angezeigt. Klicken Sie auf das gewünschte Dokument, um es zu öffnen.

Rechnungen für Verträge einreichen

In dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie im Ariba Network eine Rechnung für einen Vertrag einreichen.

Nach einem Vertrag suchen

Ariba definiert digitalisierte Verträge, die über das Ariba Network gesendet werden, als BPO (Blanket Purchase Order, Limitbestellung). Folgen Sie dieser Anleitung, um im Ariba Network nach einem Vertrag zu suchen und eine Rechnung zu senden:

Melden Sie sich im Ariba Network an. Sie werden zur Landingpage weitergeleitet.
Das Standardkonto unterstützt nur Rechnungen mit Contract-Flip. Einige Vertragsdetails (Positionsattribute) sind in der interaktiven E-Mail-Bestellung nicht sichtbar. Wenn Lieferanten jedoch auf „Process Order“ (Bestellung verarbeiten) klicken und sich in ihrem Konto anmelden, sehen sie alle Details.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Orders (Aufträge) die Option „Purchase Orders“ (Bestellungen) aus.
Wählen Sie den entsprechenden Vertrag aus der Liste aus. Wenn Sie ihn nicht finden, führen Sie Schritt 4 aus.
Falls ein Vertrag nicht in der Liste angezeigt wird, können Sie danach suchen. Klicken Sie dazu auf Search Filters (Suchfilter), um den Bereich für die Suche zu maximieren.
Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Customer (Kunde) die zutreffende Kundengruppe (Alphabet/Google) aus.
Geben Sie im Feld Order Number die entsprechende Bestellnummer ein.
Sie können auch nach einem der zusätzlichen Kriterien suchen: Invoice Number (Rechnungsnummer) oder Date Range (Datumsbereich).

Rechnungen per Contract-Flip erstellen

Nachdem Sie den gewünschten Vertrag geöffnet haben, folgen Sie der Anleitung unten, um die Rechnung zu senden:

Öffnen Sie das Drop-down-Menü Create Invoice (Rechnung erstellen).
Wählen Sie die Option Standard Invoice (Standardrechnung) aus.
Geben Sie die entsprechende Rechnungsnummer (Invoice #) ein.
Wählen Sie aus, ob die Versandkosten auf Rechnungskopfebene (Header) oder Positionsebene (Line Level) berechnet werden sollen.
Klicken Sie auf View/Edit Addresses (Adressen anzeigen/bearbeiten).
Aktualisieren Sie die Angaben unter Ship From (Absenderadresse) und Ship To (Empfängeradresse). Klicken Sie auf OK.
Scrollen Sie nach unten und wählen Sie die Position „Contract“ (Vertrag) aus.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Create (Erstellen) die Option Goods (Waren) aus.
Klicken Sie auf Next (Weiter).
Geben Sie die entsprechende Stückzahl ein.
Geben Sie die entsprechende Einheit ein.
Geben Sie den entsprechenden Unit Price (Preis pro Einheit) ein.
Klicken Sie auf das Drop-down-Menü Line Item Actions (Aktionen für die Position) und wählen Sie die Option Tax (Steuer) aus, um Steuerdetails anzugeben.
Machen Sie folgende Angaben für die ausgewählte Bestellung:
1. Steuerdetails
2. Versandkosten
3. Zusätzliche Felder: Geben Sie das Startdatum (Start Date) und das Enddatum (End Date) ein.

PDF-Anhang hinzufügen

Klicken Sie auf Create (Erstellen).
Öffnen Sie das Drop-down-Menü Add to Header (Zum Rechnungskopf hinzufügen).
Wählen Sie die Option Attachment (Anhang) aus.

Beim Erstellen von Rechnungen müssen Sie zugehörige Dokumente als PDF anhängen.
Klicken Sie auf Choose File (Datei auswählen) und laden Sie die entsprechende PDF hoch.
Klicken Sie auf Add Attachment (Anhang hinzufügen).
Prüfen Sie, ob das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde.

Rechnungen senden

Klicken Sie auf Update (Aktualisieren), um den berechneten Wert für die Positionen zu aktualisieren, falls Quantity (Menge) und Unit Price (Preis pro Einheit) bearbeitet wurden.
Klicken Sie auf Next (Weiter).
Prüfen Sie die Informationen auf der Seite Invoice Summary (Rechnungszusammenfassung).
Klicken Sie auf Submit (Senden).
Wählen Sie entweder Print aus, um die Rechnung zu drucken, oder Exit, um die Rechnungserstellung zu beenden.
Klicken Sie auf Done (Fertig).

Prüfen, ob Rechnung gesendet wurde

Öffnen Sie das Drop-down-Menü Outbox (Postausgang).
Wählen Sie die Option Invoices (Rechnungen) aus.
Sehen Sie nach, ob die gesendete Rechnung im Postausgang angezeigt wird.

Anleitungsvideo

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie nach einem Vertrag suchen und Rechnungen für Verträge einreichen. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht):

Creating Invoices using Contract Flip

Validierungsregeln prüfen

So rufen Sie die Google-spezifischen Validierungsregeln im Ariba Network auf:

Melden Sie sich im Ariba Network an. Sie werden zur Landingpage weitergeleitet.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
Wählen Sie die Option Customer Relationships (Kundenbeziehungen) aus.
Scrollen Sie auf der Seite „Customer Relationships“ (Kundenbeziehungen) nach unten zum Bereich Current Customers (Derzeitige Kunden).
Wählen Sie Google LLC als Kunden aus.
Die Seite Customer Details (Kundeninformationen) wird geöffnet.
Scrollen Sie zum Ende der Seite. Dort finden Sie die kundenspezifischen Validierungsregeln mit Kurzbeschreibungen.

Anleitungsvideo

Im folgenden Video erfahren Sie, wie die Validierungsregeln überprüft werden. Um dem Video besser folgen zu können, ändern Sie die Ariba Network-Ansicht in „Classic View“ (Klassische Ansicht):

Viewing Validation Rules in Ariba Network

Zusätzliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen


Konfiguration	Bestellungs- und Rechnungsverwaltung
Welche Dokumente von Alphabet/Google unterstützt werden	Bestellungsverwaltung
Kontokonfiguration	Rechnungsregeln
Aktivierungsaufgaben aufrufen	Weiterleitungs- und Rechnungsstatus prüfen
Zahlungsinformationen konfigurieren	Probleme mit CSV-Dateien beheben
Aktuelle und potenzielle Beziehungen prüfen	Eine Gutschrift erstellen
Mehrfachorganisation einrichten	Bestehende Rechnung kopieren
	Nach einer Rechnung suchen
	Rechnungsverlauf prüfen
	Bestehende Rechnung ändern
	Nach einem Vertrag suchen
	Rechnungen für Verträge einreichen
	Rechnungsberichte herunterladen
	Rechnungsarchivierung konfigurieren
	Probleme mit Rechnungen in Ariba beheben

Weitere Unterstützung

Nur für Unternehmenslieferanten: Ariba-Lieferanten-Supportteam

	Wenden Sie sich an die Ariba-Supportexperten für Ihre Region: Nordamerika EMEA (Europa, Naher Osten und Afrika) Lateinamerika (LATAM) APAC (Asien/Pazifik)

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Wichtige Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Konfiguration

Rollen erstellen und Nutzer hinzufügen

Administrator ändern

Bestellungs- und Rechnungsverwaltung

Vertrag (Rahmenbestellauftrag)

Steuern und Versand

Währung

Rechnungskorrektur

International

Felder auf Kopfebene

Adressfelder

Versandfelder

Steuerfelder

Felder auf Positionsebene

Zusätzliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen

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