Как организовать совместную работу с коллегами

Вы узнаете:

Как найти ключевых сотрудников, провести с ними встречу и создать среду для эффективной совместной работы, а также назначать задачи и отслеживать их выполнение.

Что вам понадобится

10 минут

Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.
 

В этом руководстве

Свяжитесь с ключевыми сотрудниками Проведите встречу Обеспечьте среду для успешной работы над проектом

1. Свяжитесь с ключевыми сотрудниками

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

1.1. Найдите ключевых сотрудников

Если в процессе работы над срочной проблемой или задачей вам требуется привлечь к процессу кого-то из коллег, вы можете найти их с помощью Google Cloud Search.

Как найти коллег и связаться с ними

1. Войдите в Cloud Search на странице cloudsearch.google.com.

   Если вам не удается войти в Cloud Search, значит этот сервис не поддерживается в вашем аккаунте. Подробнее…
2. Выполните поиск по имени человека.
3. Чтобы отправить сообщение по электронной почте, в подсказке с результатами поиска коснитесь адреса человека.
4. Чтобы узнать, как ещё можно связаться с этим сотрудником, или посмотреть информацию о его руководителе и подчиненных, коснитесь его имени. Откроется страница с информацией профиля. 
5. На странице с информацией профиля выберите, как именно хотите связаться с этим человеком:
   • Чтобы написать по электронной почте, нажмите на значок или на адрес пользователя.
   • Чтобы организовать встречу, нажмите на значок .
   • Чтобы пообщаться в чате, нажмите на значок .
   • Чтобы начать видеовстречу, нажмите на значок .
6. Чтобы открыть страницу с информацией профиля и обратиться к руководителю или подчиненным этого человека, коснитесь имени руководителя или подчиненного.

1.2. Напишите ключевым сотрудникам

Выяснив, с кем из ключевых сотрудников вам нужно связаться, отправьте им электронное письмо или сообщение в чате.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как начать прямую переписку

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" .
3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
   • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как начать групповой чат

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение нажмите "Отправить" .
3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" Начать групповой чат.
4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
5. Нажмите на значок "Готово" .
6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

2. Проведите встречу

2.1. Выберите время, удобное для всех

Чтобы было проще согласовать планы и рабочие графики, особенно если речь идет о больших группах сотрудников в разных часовых поясах, воспользуйтесь Google Календарем. С его помощью легко уточнить доступность каждого участника и выбрать оптимальное для всех время проведения встречи.

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левой части страницы нажмите Поиск людей.
3. Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
4. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать" .
5. Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

2.2. Запланируйте встречу

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

2.3. Прикрепите нужные файлы к приглашению

Прикрепите документы или любые другие материалы, которые относятся к предстоящему обсуждению, чтобы участники могли заранее ознакомиться с ними и подготовиться к встрече.

	Выберите часовой пояс.
	Настройте повторяющееся мероприятие.
	Выберите время. Определите время, когда все ваши коллеги свободны.
	Добавьте сведения о мероприятии. Добавьте место проведения мероприятия, отправьте уведомления о мероприятиях и т. д.
	Добавьте видеоконференцию. Добавьте в мероприятие видеовстречу или выберите стороннее дополнение для проведения видеовстреч.
	Добавьте описание мероприятия. Добавьте дополнительную информацию о мероприятии, например контактные данные, инструкции или ссылки на него. Отформатируйте описание, выделив его полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, или добавьте списки и ссылки.
	Добавьте прикрепленные файлы. Прикрепите к мероприятию файлы, например документы или презентации.

2.4. Присоединитесь к встрече

Найдите запланированное мероприятие в Календаре и присоединитесь к видеовстрече. Подробная информация приведена в памятке по работе с Google Meet.

1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
2. Нажмите Присоединиться в Google Meet.
3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться.

2.5. Проведите презентацию и поделитесь материалами во время видеовстречи

В Google Workspace for Education организаторы видеовстречи могут запретить участникам показывать свой экран.

1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
   1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
   2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
   3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
   4. Нажмите Отправить.
3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
   • весь ваш экран;
   • отдельное окно;
   • вкладка браузера.
5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

2.6. Откройте доступ к файлам и другим материалам

Предоставьте доступ ко всем необходимым файлам и папкам, чтобы каждый участник мог заняться поставленной задачей.

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок .
3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

   Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
   • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
   • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" .

   В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

   Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
   • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
   • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз Все в Интернете.

     Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

3. Нажмите Копировать ссылку.
4. Нажмите Готово.
5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

2.7. Назначьте задачи

Определившись с исполнителями, вы можете назначить задачи сотрудникам.

1. Откройте документ, таблицу или презентацию Google в браузере на компьютере.
2. Выделите фрагмент (текст, изображение, ячейку или слайд), к которому вы хотите добавить комментарий.
3. На панели инструментов нажмите на значок "Добавить комментарий" .
4. Введите комментарий.
5. Нажмите Добавить.

2.8. Отправьте участникам письма с итогами проведенной встречи

После проведения встречи отправьте электронное письмо с итоговыми заметками и дополнительными задачами.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

3. Обеспечьте среду для успешной работы над проектом

3.1. Совместными усилиями сформулируйте возможные решения

Создайте документ, в котором каждый сможет изложить свои идеи и возможные решения. Коллеги смогут вместе редактировать документы в режиме реального времени, дискутировать в чате и оставлять комментарии и предложения.

1. Откройте документ, таблицу или презентацию Google в браузере на компьютере.
2. Выделите фрагмент (текст, изображение, ячейку или слайд), к которому вы хотите добавить комментарий.
3. На панели инструментов нажмите на значок "Добавить комментарий" .
4. Введите комментарий.
5. Нажмите Добавить.

3.2. Отслеживайте обновления и изменения

Вы можете легко отслеживать выполнение задач проекта с помощью правил условного форматирования. Например, задачи можно окрасить в разные цвета в зависимости от их статуса.

Как настроить отслеживание выполнения

1. Откройте Таблицы и выберите столбец, к которому вы хотите применить правила форматирования.
2. Выберите Формат Условное форматирование.
3. Настройте правила. В нашем примере нам нужно назначить разные цвета задачам со статусом "Завершено", "Не начато" и "Выполняется".

	На вкладке Один цвет в меню Форматировать ячейки, если выберите Текст содержит.
	Введите в поле под параметром Текст содержит значение Завершено.
	В разделе Формат выберите, в какие цвета нужно окрасить фон ячейки или сам текст.
	Выберите цвет шрифта или цвет фона .
	Чтобы настроить другие критерии форматирования, нажмите Добавить правило и повторите указанные выше действия. Например, вы можете назначить красный фон задачам со статусом Не начато и оранжевый – задачам со статусом Выполняется.
	Нажмите Готово.

3.3. Запланируйте итоговую встречу

Запланируйте итоговую встречу для проверки выполнения назначенных задач и обсуждения возникших вопросов.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

3.4. Обсудите повестку во время встречи

Откройте общий доступ к повестке во время встречи, чтобы каждый участник был в курсе обсуждаемых вопросов.

1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
   1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
   2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
   3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
   4. Нажмите Отправить.
3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
   • весь ваш экран;
   • отдельное окно;
   • вкладка браузера.
5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}