Collaborare con i responsabili delle decisioni

Cosa imparerai a fare

Come trovare e incontrare gli stakeholder, assegnare attività, tenere traccia dello stato di avanzamento e portare avanti i progetti.

Che cosa ti serve

10 minuti

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In questo tutorial

Contattare gli stakeholder Incontrare gli stakeholder Risolvere i problemi

1  Contattare gli stakeholder

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1.1 Cercare gli stakeholder

Se stai lavorando a un problema o un compito urgente e devi coinvolgere altre persone della tua organizzazione, puoi cercarle in Google Cloud Search.

Trovare e contattare gli stakeholder:

1. Accedi a Cloud Search all'indirizzo cloudsearch.google.com.

   Se non riesci a eseguire l'accesso, significa che il tuo account non ha Cloud Search. Ulteriori informazioni
2. Cerca la persona per nome.
3. Nella scheda dei risultati, per inviare un messaggio alla persona, fai clic sul suo indirizzo email.
4. Per visualizzare altre opzioni di contatto o altre informazioni sui dipendenti subordinati, fai clic sul nome della persona per aprire la pagina dei dati del profilo. 
5. Nella pagina dei dati del profilo, fai clic su una delle seguenti modalità di contatto:
   • Per inviare un'email, fai clic su Email o sull'indirizzo email della persona.
   • Per organizzare una riunione, fai clic su Programma .
   • Per chattare, fai clic su Hangout .
   • Per avviare una videochiamata, fai clic su Videochiamata .
6. Per aprire la pagina dei dati del profilo e contattare il responsabile o i dipendenti subordinati della persona, fai clic sul nome del responsabile o del dipendente.

1.2 Comunicare con gli stakeholder

Dopo aver stabilito chi devi contattare, scrivi un'email o invia un messaggio agli stakeholder.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Avviare una conversazione di gruppo:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, inserisci un messaggio fai clic su Invia .
3. Se la conversazione di gruppo non si trova in "Chat", fai clic su Avvia una chat Avvia conversazione di gruppo.
4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
5. Fai clic su Fine .
6. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

2  Incontrare gli stakeholder

2.1 Stabilire quando è possibile incontrarsi

Coordinare la programmazione per gruppi numerosi distribuiti su fusi orari diversi può essere complicato. Prima di programmare una riunione, puoi controllare la disponibilità di ogni partecipante in Google Calendar.

Puoi controllare se una persona che vuoi aggiungere a un evento è libera o meno se questa ha condiviso il proprio calendario con te o fa parte della tua scuola o organizzazione.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic su Cerca persone a sinistra.
3. Inizia a digitare il nome di una persona e scegli quella con cui vuoi incontrarti.
4. In alto a sinistra, fai clic su Crea .
5. Fai clic su Orari suggeriti. Se l'invitato ha condiviso il proprio calendario con te, vedrai gli orari in cui può partecipare.

2.2 Programmare una riunione

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. (Facoltativo) Per aggiungere invitati al tuo evento, a sinistra fai clic su Cerca persone e inizia a digitare i nomi degli invitati.
3. Fai clic su qualsiasi orario a cui non sia ancora associato un evento programmato nel calendario.
4. Aggiungi all'evento un titolo e altri eventuali dettagli.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: per creare un evento di durata maggiore, trascina il mouse verso il basso della pagina mentre selezioni l'ora.

2.3 Allegare file all'invito per la riunione

Allega documenti o qualsiasi altra risorsa di cui vuoi parlare. Gli invitati possono esaminare i file pertinenti prima della riunione e arrivare preparati.

	Scegli un fuso orario.
	Configura la ricorrenza.
	Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
	Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l'evento e altro ancora.
	Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all'evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
	Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
	Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.

2.4 Partecipare alla riunione

Visualizza la riunione pianificata in Calendar ed entra rapidamente in una riunione video. Utilizza questa scheda di riferimento di Google Meet.

1. In Google Calendar, fai clic sull'evento a cui vuoi partecipare.
2. Fai clic su Partecipa con Google Meet.
3. Nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa. 

2.5 Condividere e presentare contenuti durante una riunione video

Gli organizzatori di riunioni con Google Workspace for Education possono impedire ai partecipanti di condividere il loro schermo. 

1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
   1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
   2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
   3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
   4. Fai clic su Invia.
3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
   • Il tuo schermo intero
   • Una finestra
   • Una scheda
5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

2.6 Condividere file e altri materiali

Condividi i file o le cartelle pertinenti per preparare tutte le persone che lavorano a un determinato compito.

Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi .
3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

   Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
   • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
6. Fai clic su Condividi o Invia.

Condividere un link a un file o a una cartella:

1. In Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi .

   In alto in Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.

   Nota: puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali disponi dell'accesso in modifica.

2. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file che hai condiviso, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
   • Per cambiare l'autorizzazione, fai clic sulla Freccia giù  sulla destra e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
   • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù Pubblico.

     Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

3. Fai clic su Copia link.
4. Fai clic su Fine.
5. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.

2.7 Assegnare attività

Dopo aver stabilito a chi affidare il compito, puoi assegnare attività agli stakeholder.

1. Apri un documento, un foglio di lavoro, una presentazione o un video sul computer.
2. Evidenzia il testo, le immagini, le celle, le slide o le scene che vuoi commentare.
3. Per aggiungere un commento, fai clic su Aggiungi commento nella barra degli strumenti.
4. Digita il commento.
5. Fai clic su Commenta.

2.8 Inviare un'email di follow-up

Dopo la riunione, invia un'email di follow-up per riepilogare le note sulla riunione ed eventuali attività aggiuntive.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

3  Risolvere i problemi

3.1 Collaborare su soluzioni possibili

Crea un documento che serva da pagina bianca dove tutti possano inserire idee e opinioni. Modifica i documenti insieme agli altri in tempo reale, chatta all'interno dei file e ricevi feedback mirato tramite i commenti e i suggerimenti.

1. Apri un documento, un foglio di lavoro, una presentazione o un video sul computer.
2. Evidenzia il testo, le immagini, le celle, le slide o le scene che vuoi commentare.
3. Per aggiungere un commento, fai clic su Aggiungi commento nella barra degli strumenti.
4. Digita il commento.
5. Fai clic su Commenta.

3.2 Monitorare gli aggiornamenti e le modifiche

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

Configurare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
2. Seleziona Formato Formattazione condizionale.
3. Imposta le regole. In questo esempio, assegnerai un colore diverso alle attività con stato Completata, Non iniziata o In corso:

	Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.
	Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completata.
	In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per scegliere se colorare lo sfondo o il testo.
	Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo  o Colore riempimento . Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)
	Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, puoi assegnare uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziata e uno sfondo arancione alle attività In corso.
	Fai clic su Fine.

3.3 Programmare una riunione finale

Programma una riunione finale per accertarti che tutti abbiano completato i propri incarichi e discutere sulle eventuali domande.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. (Facoltativo) Per aggiungere invitati al tuo evento, a sinistra fai clic su Cerca persone e inizia a digitare i nomi degli invitati.
3. Fai clic su qualsiasi orario a cui non sia ancora associato un evento programmato nel calendario.
4. Aggiungi all'evento un titolo e altri eventuali dettagli.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: per creare un evento di durata maggiore, trascina il mouse verso il basso della pagina mentre selezioni l'ora.

3.4 Collaborare su un'agenda durante la riunione

Durante la riunione, condividi l'agenda in modo che tutti abbiano le informazioni necessarie.

1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
   1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
   2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
   3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
   4. Fai clic su Invia.
3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
   • Il tuo schermo intero
   • Una finestra
   • Una scheda
5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

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