Semaine 5 : Gagner en productivité

Maintenant que vous êtes un expert Google Workspace :

• Améliorez la productivité dans votre boîte de réception
• Travaillez plus rapidement dans les éditeurs Docs
• Utilisez les fonctionnalités avancées avec Google Workspace

Ces instructions ne s'appliquent qu'aux ordinateurs.

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Améliorez la productivité dans votre boîte de réception

Créer une boîte de réception distincte pour un autre compte

Si vous avez plusieurs comptes de messagerie que vous souhaitez gérer séparément, vous pouvez créer une boîte de réception pour chaque adresse. Suivez la procédure indiquée dans le centre d'aide Gmail pour :

1. envoyer des e-mails avec une adresse ou un alias différents ;
2. créer une autre boîte de réception pour cette adresse ou cet alias. Pour les critères de recherche, saisissez to:[e-mail].

Les messages envoyés à cette adresse seront placés dans votre boîte de réception personnalisée.

Utiliser la boîte de réception "Prioritaire"

Laissez Gmail trier et hiérarchiser vos e-mails par catégories, telles que "Importants" et "Non lus".

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Pour configurer la boîte de réception, cliquez sur Paramètres en haut à droite.
3. Dans la section "Type de boîte de réception", sélectionnez Prioritaire.
4. Pour personnaliser les paramètres de la boîte de réception Prioritaire, cliquez sur Personnaliser. 
5. Choisissez les sections de la boîte de réception à afficher  Enregistrer les modifications.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

Découvrez d'autres façons d'organiser et d'optimiser votre boîte de réception Gmail. 

Travaillez plus rapidement dans les éditeurs Docs

Utiliser la dictée dans Docs

1. Vérifiez que votre micro fonctionne.
2. Dans un navigateur Chrome, ouvrez un document avec Google Docs.
3. Cliquez sur Outils  Saisie vocale. Une zone contenant un micro s'affiche.
4. Lorsque vous êtes prêt à dicter le texte, cliquez sur le micro.
5. Dictez le texte de façon claire, à un rythme et à un volume normaux (consultez les informations ci-dessous relatives à l'utilisation de la ponctuation).
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez de nouveau sur le micro.

Pour obtenir la liste de toutes les commandes vocales, connaître les langues disponibles et consulter les options de dépannage, reportez-vous à Dicter du texte.

En savoir plus

Transférer la propriété des fichiers Drive et des événements Agenda

Transférer la propriété des fichiers et des dossiers dans Drive

1. Si vous ne l'avez pas déjà fait, partagez le fichier ou le dossier avec la personne que vous voulez désigner comme propriétaire. Pour en savoir plus, consultez l'article Premiers pas avec Drive.
2. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez transférer, puis sélectionnez Partager .
3. Cliquez sur Avancé.
4. À côté de la personne que vous souhaitez désigner comme propriétaire, cliquez sur Modification  ou Lecture , puis sélectionnez Propriétaire.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
6. Si vous y êtes invité, validez le transfert de propriété.
7. Cliquez sur OK.

Transférer la propriété des événements dans Agenda

Si vous avez créé un événement, vous pouvez en transférer la propriété à une autre personne. Une fois qu'une autre personne est devenue propriétaire de l'événement, elle peut en modifier les détails.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement  Options   Changer de propriétaire.
3. Indiquez le nom du nouveau propriétaire et saisissez un message à son attention.
4. Cliquez sur Changer de propriétaire.
5. Le nouveau propriétaire reçoit un e-mail contenant un lien, valable pendant 60 jours.
   Important : Vous restez propriétaire de l'événement jusqu'à ce que le nouveau propriétaire accepte son nouveau rôle.

En savoir plus

Traduire vos documents

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs.
2. Dans le menu qui se trouve en haut, cliquez sur Outils Traduire le document.
3. Saisissez le nom à attribuer au document traduit, puis sélectionnez une langue.
4. Cliquez sur Traduire.
5. La traduction du document s'affiche dans une nouvelle fenêtre. Cette copie apparaît aussi dans votre espace Google Drive.

Conseil : Si l'option "Traduire le document" n'est pas visible, cela signifie que vous utilisez probablement l'éditeur Microsoft Office. Pour accéder à la fonction de traduction, convertissez votre fichier au format Google Docs. En savoir plus sur l'éditeur Microsoft Office et la conversion des fichiers Microsoft Office

En savoir plus

Comparer les versions des documents

1. Dans Drive, ouvrez votre fichier.
2. Cliquez sur Fichier  Historique des versions  Afficher l'historique des versions.
3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
   • Les noms des personnes qui ont modifié le document
   • Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
4. (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.

En savoir plus

Utiliser les fonctionnalités avancées avec Google Workspace

Obtenir des modules complémentaires pour Docs, Sheets, Slides et Forms

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
2. Cliquez sur Extensions Modules complémentaires Télécharger des modules complémentaires.
3. Passez la souris sur un module pour en afficher une brève description. Cliquez sur un module pour obtenir sa description complète.
4. Pour installer le module complémentaire, cliquez sur Installer Continuer.
5. Pour la plupart des modules complémentaires, un message s'affiche pour demander une autorisation d'accès aux données nécessaires au bon fonctionnement du module. Lisez le message, puis cliquez sur Autoriser.
6. Une fois le module complémentaire installé, cliquez sur Terminé.

Créer un moteur de recherche personnalisé dans votre navigateur Chrome

1. Dans le navigateur Chrome, ouvrez le site Web pour lequel vous souhaitez créer un moteur de recherche.
2. Dans la barre de recherche du site Web, saisissez une requête.
    
   Example : accédez à YouTube et recherchez le mot "test". Le navigateur vous redirige vers le lien suivant : https://www.youtube.com/results?search_query=test.
3. Copiez le lien en haut de votre navigateur.
4. Cliquez sur Plus   Paramètres  Moteur de recherche  Gérer les moteurs de recherche.
5. Faites défiler la page jusqu'à la section Autres moteurs de recherche, puis cliquez sur Ajouter.
6. Dans le champ URL avec %s à la place de la requête, collez votre lien et remplacez les termes de votre requête par "%s".
    
   Exemple : Dans le cas du lien de recherche YouTube, remplacez "test" par %s dans l'URL suivante : https://www.youtube.com/results?search_query=%s.
7. Attribuez un nom au moteur de recherche et créez un mot clé, c'est-à-dire une courte chaîne indiquant au navigateur Chrome que vous utilisez ce moteur de recherche depuis le navigateur.
8. Cliquez sur Ajouter.
9. (Facultatif) Pour que le nouveau moteur de recherche devienne votre moteur de recherche par défaut, cliquez sur Plus   Utiliser par défaut.

En savoir plus

Regrouper, épingler ou déplacer des onglets dans le navigateur Chrome

Regrouper vos onglets

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome .
2. Cliquez sur Nouvel onglet .
3. Effectuez un clic droit sur un onglet et sélectionnez Ajouter l'onglet à un nouveau groupe.
   • Pour modifier votre groupe d'onglets, effectuez un clic droit sur le cercle coloré ou le nom situé à gauche. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
     • Nommer votre groupe
     • Ajouter d'autres onglets au groupe
     • Retirer le groupe
   • Pour ajouter un onglet à un groupe existant, faites glisser l'onglet dans ce groupe.
   • Pour retirer un onglet d'un groupe, effectuez un clic droit sur l'onglet, puis sélectionnez Retirer du groupe.

Épingler ou déplacer des onglets

Épingler un onglet : effectuez un clic droit sur l'onglet, puis sélectionnez Épingler. Les onglets épinglés sont plus petits et n'affichent que l'icône du site.

Annuler l'épinglage d'un onglet : effectuez un clic droit dessus et sélectionnez Retirer.

Déplacer un onglet vers une autre fenêtre :

1. Assurez-vous que les deux fenêtres sont connectées au même profil.
2. Effectuez un clic droit sur l'onglet que vous voulez déplacer.
3. Faites défiler la page jusqu'à "Déplacer l'onglet vers une autre fenêtre".
4. Sélectionnez la fenêtre vers laquelle vous voulez déplacer l'onglet.

Consultez le centre d'aide Google Chrome pour en savoir plus

Effectuer des recherches dans tous vos produits

Effectuer une recherche dans vos e-mails, vos discussions ou vos espaces

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut, dans le champ de recherche, saisissez vos critères de recherche.
3. Appuyez sur Entrée.
4. (Uniquement si Chat dans Gmail est activé) Choisissez où rechercher en cliquant sur Messagerie, Conversations ou Espaces :
   • Avec Messagerie, la recherche porte sur vos e-mails.
   • Avec Conversations, la recherche porte sur les messages existants dans les discussions et les espaces.
   • Avec Espaces, la recherche porte sur les noms des espaces que vous avez rejoints et ceux que vous pouvez rejoindre. 

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Effectuer une recherche dans Agenda

1. Ouvrez Google Agenda puis, en haut de la page, cliquez sur Rechercher  et saisissez votre requête.

   Les résultats s'affichent à mesure que vous saisissez des caractères, y compris ceux qui proviennent des autres produits Google que vous utilisez, tels que Gmail et Google Drive. Cliquez sur un résultat pour consulter les informations relatives à cet événement.

2. Pour filtrer les résultats, cliquez sur la flèche vers le bas  à droite du champ de recherche et sélectionnez une option :
   • Les agendas dans lesquels effectuer la recherche
   • L'objet (informations relatives à l'événement, y compris son nom)
   • Les participants (noms des invités ou propriétaires des événements)
   • Le lieu (emplacement de votre événement)
   • Les mots que l'événement ne contient pas
   • La date (en sélectionnant une période)
3. Cliquez sur Rechercher.

Rechercher dans Drive

1. À droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas .
   Vous pouvez sélectionner une option ou en combiner plusieurs pour affiner vos résultats.
   • Type : permet de lancer une recherche par type de fichier.

     Remarque : Pour Sites, seuls les sites à l'état d'ébauche (non publiés) pour lesquels vous disposez d'un accès en lecture ou en écriture s'affichent.

   • Propriétaire : permet de lancer une recherche par propriétaire de fichier.
   • Emplacement : permet de lancer une recherche par emplacement, y compris pour les éléments placés dans la corbeille ou ajoutés aux favoris. Seuls les dossiers stockés dans Mon Drive ou dans des Drive partagés peuvent faire l'objet d'une recherche.
   • Date de modification : permet d'afficher les éléments qui ont été modifiés récemment par n'importe quel utilisateur, pas uniquement par vous.
   • Nom de l'élément : permet de rechercher un terme dans le nom du fichier.
   • Contient les mots : permet de rechercher des fichiers qui contiennent certains mots.
   • Partagé avec : permet de rechercher une personne qui a accès au fichier.
   • Suivre : permet de rechercher des fichiers qui vous appartiennent avec des suggestions, ou des fichiers contenant des tâches qui vous sont attribuées.
2. Cliquez sur Rechercher.

               

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