在 Gmail 中進行群組通訊的最佳做法

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在 Gmail 整合式介面中，您可以隨心所欲地與他人交流互動。不論是傳送電子郵件、進行一對一即時通訊或群組通訊、使用聊天室討論團隊專案，或是發起/加入視訊會議，都可以透過 Gmail 完成。這篇文章可協助您選擇與群組進行通訊與協作的合適工具。

選擇通訊工具

下載資訊圖表

通訊情境

不知道該使用哪種通訊工具嗎？以下是我們為幾種情境推薦的最佳做法。

	快速取得問題解答 群組規模：非常小。5 人以下。 持續期間：短。對話快速有重點。 互動性：低。通常只有最低限度的討論。 連結性：低。沒有明確的團隊定位，但參與者通常彼此認識。 審核：無。 隱私性：只對您發起即時通訊的對象開放。 最佳做法 在 Gmail 中使用 Chat 進行一對一或非正式的群組對話。瞭解如何在 Gmail 中使用 Chat。
	進行短期專案協作 群組規模：小。少於 15 人。 持續期間：中。只到專案結束為止。 互動性：高。協同合作很重要，人員互動是常態。 連結性：高。有明確的團隊定位。 審核：無，或是由專案負責人進行審核。 隱私性：具封閉性，只對成員開放。 最佳做法 建立團隊專用聊天室，方便成員協作文件及管理工作分配。瞭解如何建立聊天室。
	與正式團隊協同合作 群組規模：中。超過 15 人。 持續期間：長。團隊成員可以變更或建立子團隊。 互動性：高。鼓勵積極參與。 連結性：高。有高度的團隊定位，團隊成員彼此連結密切。 審核：低度審核。由團隊負責人引導討論及定下討論基調。 隱私性：具封閉性，只對團隊成員開放。 最佳做法 建立聊天室，方便成員協作文件及管理工作分配。瞭解如何建立聊天室。
	與社交群組分享資訊 群組規模：大。50 到 100 人以上。 持續期間：長。群組會無限期存在。 互動性：中。非正式性的討論。 連結性：中。成員之間是由個人興趣緊密連結。 審核：中度審核。如果討論主題較為敏感，管理員可以溫和地引導討論方向。 隱私性：對於具有同樣興趣的其他人開放。 最佳做法 使用 Google 網路論壇建立有審核控管機制的群組。瞭解如何審核群組訊息。
	與專業群組分享資訊 群組規模：大，50 到 100 人以上。 持續期間：長。群組會無限期存在。 互動性：低。目標是建立知識存放區，不一定需要持續討論。 連結性：低。與大型群組或主題較無關聯。 審核：如果討論主題較為敏感，管理員可以溫和地引導討論方向。 隱私性：對正在學習相關技能或產品的其他人開放。 最佳做法 使用 Google 網路論壇建立有審核控管機制的群組，然後將資訊傳送至群組電子郵件地址；或是使用 Google Meet 舉辦視訊會議。瞭解如何審核群組訊息或使用 Google Meet 視訊會議功能。
	張貼公告或與機構中的所有人溝通交流 群組規模：非常大。全機構或大型機構的某個據點。 持續期間：長。群組會無限期存在。 互動性：無。無須回覆或極少允許回覆。 連結性：低。與其他收到通訊內容的成員少有連結。 審核：高度審核。主管階層由上而下的單向溝通。 隱私性：對全機構開放。 最佳做法 傳送電子郵件給全機構的 Google 網路論壇郵寄清單；或是使用 Google Meet 直播視訊會議。瞭解如何建立全機構的專屬群組或直播視訊會議。