Microsoft Outlook 与 Gmail 具有许多类似的功能，也存在明显的不同。本文将 Outlook 桌面设备应用与网页版 Gmail 进行了比较，并重点说明了改用 Gmail 的优势。
本页内容
为什么要改用 Gmail？
Gmail 是一款网页版原生应用
Gmail 针对网页而设计，旨在实现灵活性和方便用户开展协作。因此，相较于出于单一工作目的、专为桌面设备而设计的电子邮件应用，Gmail 的优势更为明显。例如：
- 随时随地使用 Gmail - Gmail 在网络浏览器（而不是计算机上的应用）中运行。借助网络浏览器，您可以随时随地使用任何设备更轻松地在组织或学校中开展项目协作。
- 绝不会丢失工作内容：系统会在您处理工作时自动实时保存您所做的全部修改。您无需不断点击保存，也无需设置自动保存。
Gmail 功能由 Google AI 提供支持
改用 Gmail 后，您将获得诸多强大的 AI（人工智能）功能，包括：
- 智能撰写和个性化建议 - 系统会在您输入内容时提供个性化撰写建议，帮助您更快速地撰写和回复邮件。 访问 Gmail 帮助中心，了解详情
- 标签式收件箱 - 让 Gmail 自动按“推广”“社交”“动态”和“论坛”等类别对邮件进行分类，方便您首先处理最重要的邮件。选择收件箱类型
- 退订建议：Gmail 针对推广类邮件的发件人提供了便捷的退订按钮，您只需点击一下该按钮即可将自己的邮件地址从对方的邮寄名单中移除。访问 Gmail 帮助中心，了解详情
- 重要邮件标记 - 让 Gmail 使用您过去的操作记录来预测可能对您重要的邮件并标记这些邮件。访问 Gmail 帮助中心，了解详情
- 垃圾邮件过滤器 - Gmail 会自动屏蔽超过 99.9% 的垃圾邮件、钓鱼式攻击和恶意软件，保护超过 15 亿个收件箱。请放心，系统会自动识别可疑电子邮件并将其发送至“垃圾邮件”文件夹。访问 Gmail 帮助中心，了解详情
- 智能推送 - Gmail 会将未处理的邮件重新显示在收件箱顶部，以智能方式提醒您这些邮件尚未回复。访问 Gmail 帮助中心，了解详情
Gmail 可以更新邮件以显示最新内容
启用动态电子邮件功能后，您无需离开 Gmail 即可完成 Google 文档中的各种任务，例如回复活动、填写调查问卷以及回复评论等等。访问 Gmail 帮助中心，了解详情
将您的通信渠道汇集于一处
发送电子邮件、使用 Chat、发起视频会议以及管理日历，所有这一切，尽在 Gmail。您还可以在一个浏览器窗口中跨所有通信渠道搜索内容。了解如何选择通信渠道
您可在 Gmail 中执行哪些不同操作
改用 Gmail 时，您自然希望保留现有的工作流程。虽然您通常可以在 Gmail 中重现 Outlook 工作流程，但不妨借此良机来探索一种全新的工作方式。
请查看下文的最佳做法和提示，了解改用 Gmail 后会有哪些不同。
| Outlook 工作流程 | Gmail 最佳做法和提示 |
|---|---|
| 协作处理文档副本 - 将文档副本作为附件发送给同事。 | 共同处理同一份文档 - 无需离开 Gmail，即可共享 Google 文档、表格和幻灯片，更新共享权限，以及回复注释。 了解详情 |
| 按发件人分类 - 使用搜索栏或收件箱中的过滤器菜单。 | 通过搜索查找邮件 - 使用高级搜索条件、条状标签和应用搜索叠加层进行搜索。 了解详情 |
| 将您发送的邮件标记为重要邮件 - 将重要邮件标记设置为高。 | 使用更智能的主题 - 在主题字段中突出显示邮件的重要性。 了解详情 |
| 设置电子邮件文本的格式 - 在邮件窗口中应用格式。 | 使用 Google 文档处理特殊文本格式 - 在邮件窗口中应用常用文本格式。对于采用高级格式设置的选项或表格，请通过 Google 文档编辑和发送电子邮件。 了解详情 |
| 为邮件添加投票按钮 - 通过电子邮件参与投票。 | 使用 Google 表单开展问卷调查 - 使用 Google 表单进行投票。 了解详情 |
| 使用标记提醒跟进邮件 - 使用标志来跟踪您收到的重要消息。 | 为重要邮件加注星标或将其延后 - 为邮件添加星标、设置延后或将其标记为重要。 了解详情 |
| 群组电子邮件 - 使用规则、类别和文件夹。 | 过滤电子邮件并为其添加标签 - 对邮件应用过滤器和彩色标签。 了解详情 |
| 将邮件发布到文件夹中 - 将消息性邮件发送到您账号中的文件夹。 | 向自己发送邮件 - 然后为邮件添加标签或将其标记为重要邮件。了解详情 |
| 使用公共文件夹 - 在组织内部共享信息。 | 使用 Google 云端硬盘 - 共享 Google 云端硬盘中的文件和文件夹。如需了解详情，请访问文档编辑器帮助中心 |
| 使用共享邮箱 - 允许多人通过同一个电子邮件地址发送邮件。 | 委托电子邮件账号 - 允许多人使用同一个电子邮件账号，或创建协作收件箱。访问 Gmail 帮助中心，了解详情 |
| 使用自动归档功能和快速整理功能 - 设置规则以自动将邮件从收件箱移至 Outlook 归档文件。 | 使用过滤器自动归档邮件 -归档邮件，或设置过滤器以自动将邮件移至“所有邮件”归档。无需定期运行规则。 了解详情 |
功能差异一览表
下文着重介绍了 Outlook 和 Gmail 之间的功能区别。
| 功能或任务 | Outlook（桌面设备） | Gmail（网页版） |
|---|---|---|
| 打开您的电子邮件 |
在计算机上打开 Outlook。
|
在浏览器中前往 gmail.com。 了解详情 |
| 撰写电子邮件 | 使用语法和拼写检查工具。 | 获取语法、拼写和个性化的写作建议。了解详情 |
| 保存草稿 | 点击首页  新电子邮件，然后点击保存。 |
点击写邮件。系统会自动保存草稿。 要查找草稿，请转到名为“草稿”的标签。 了解详情 |
| 将电子邮件附加到电子邮件 | 在邮件窗口中，插入 Outlook 内容，或者拖放相应内容。 | 以附件形式转发，或采用拖放操作。 了解详情 |
| 保存附件 | 将附件保存到您的计算机上。 | 将附件上传到 Google 云端硬盘。 了解详情 |
| 查看单封邮件或单个会话 | 按会话或发送者排列。滚动以查看所有内容（桌面视图）。 | 使用快捷设置更改会话视图。每个屏幕最多可查看 100 项内容（网页视图）。 了解详情 |
| 回复电子邮件 | 在边栏上，点击回复。 | 在邮件中，点击回复。如需快速回复，请使用智能回复建议。了解详情 |
| 直接回复之前电子邮件的内容 | 在您的回复中，输入“在下方查看我的回复”。然后输入到上一封邮件上。 | 将上一封邮件中的文字复制到您的回复中，并应用引文格式。然后输入您的回复。了解详情 |
| 将快捷键添加到设置 | 自定义边栏设置。 | 添加自定义键盘快捷键。 了解详情 |
类似功能具有不同的名称
Outlook 和 Gmail 有时会对类似功能使用不同的名称。下表列出了两者之间的差异。
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| 文件夹 | Labels |
| 规则 | 过滤器 |
| 新电子邮件地址 | 写邮件 |
| 延迟传递 | 安排发送时间 |
| 邮件召回 | 撤销发送 |
| 邮件合并 | 群发单显模式 |
| 加密电子邮件 | 机密模式 |
| 提醒 | 通知 |
| 文档部件 | 电子邮件模板 |
| 忽略对话。 | 忽略对话。 |
| 垃圾邮件 | 垃圾内容 |
| 已删除的项 | 回收站 |
通过 Gmail 与他人协作和使用其他应用
借助 Gmail，您无需切换环境，即可从一个通信流移至另一个。
| 任务 | 在 Gmail（网页版）中如何操作 |
|---|---|
| 使用 Outlook 与同事协作 | 将 Outlook 与 Gmail 搭配使用 |
| 与同事一起修改电子邮件 | 在 Google 文档中协作处理电子邮件内容 |
| 在聊天室中与同事聊天和分享内容 | 在 Gmail 中使用 Google Chat |
| 更轻松地与同事联系 | 向 Google 通讯录添加联系人 |
| 发起视频会议和进行语音通话 | 在 Gmail 中使用 Google Meet |
| 安排会议和预约 | 在 Gmail 中使用 Google 日历边栏 |
| 通过电子邮件创建任务 | 将电子邮件拖动到 Google Tasks 中 |
| 通过电子邮件创建记事 | 将电子邮件保存到 Google Keep |
| 进行投票 | 发送 Google 表单调查问卷 |
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