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第 5 週:提升工作效率

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分別顯示文件、收件匣和主控台的各種裝置管理收件匣、充分運用 Google 文件的各項功能,以及在 Google Workspace 中新增額外功能。

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1. 提升收件匣使用效率

核取方塊使用多個收件匣

如果您有多個電子郵件帳戶,可以透過 Gmail 同時查看所有帳戶的電子郵件。只要為每個帳戶建立新的收件匣即可。

開啟多個收件匣:

  1. 按一下右上方的「設定」圖示 ""
  2. 在「收件匣類型」之下,選取 [多個收件匣]

建立及自訂收件匣:

  1. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  2. 按一下頂端的 [收件匣]
  3. 在「收件匣類型」旁邊,選取 [多個收件匣]
  4. 在「搜尋查詢」之下,使用篩選器定義收件匣。舉例來說,以下是建立收件匣的幾種方式:
    • 如要使用現有標籤建立收件匣,請輸入 label:<標籤名稱>
    • 如要為特定寄件者建立收件匣,請輸入 from:<特定寄件者的電子郵件地址>。如要新增多位寄件者,請輸入 from:<特定寄件者的電子郵件地址> OR <其他電子郵件地址>
    • 如要針對傳送到您某一個帳戶的電子郵件建立收件匣,請輸入 to:<您的名稱>@<您的電子郵件網域>.com

      注意:您必須先在 Gmail 中設定透過不同的地址或別名傳送郵件,才能建立顯示其他帳戶郵件的收件匣。請參閱查看 Gmail 搜尋運算子

  5. (選用) 如輸入個別收件匣的名稱,請在「分類夾名稱」下方輸入名稱。
  6. (選用) 如要變更新收件匣的顯示位置,請在「多重收件匣位置」旁邊選取所需位置。
  7. 按一下底部的 [儲存變更]。

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核取方塊使用優先收件匣

讓 Gmail 為您整理郵件並優先顯示特定類別的電子郵件,例如:未讀的重要郵件。

  1. 開啟 Gmail
  2. 按一下右上方的「設定」圖示 ""
  3. 在「收件匣類型」之下,按一下 [優先收件匣]
    注意:根據預設,優先收件匣會將重要郵件歸入 3 個分類夾:「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」。
  4. (選用) 如要變更其他設定,請按一下 [自訂]
  5. (選用) 如要隱藏分類夾中的電子郵件,請點選分類夾標題旁的向上箭頭 ""。如要再次顯示郵件,請點選向下箭頭 ""

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2. 利用文件編輯器快速處理工作

核取方塊使用 Google 文件的語音輸入功能
  1. 確認裝置內建或外接的麥克風可正常運作。
  2. 在 Chrome 瀏覽器中選擇以下其中一個選項:
  3. 將滑鼠游標移至您要輸入文字的位置。
  4. 依序按一下 [工具] 接下來 [語音輸入]。
  5. 按一下「說話」圖示 "" 並開始說話。

    以適中的音量和速度清楚說出您要輸入的內容,並且謹慎使用標點符號、空格和格式 (例如逗號、新段落或粗體),您甚至可以用語音輸入圖片 (例如「笑臉」)。

  6. 完成後,請按一下「說話」圖示 ""

如需瞭解目前語音輸入功能支援哪些語音指令和語言,以及相關的疑難排解說明,請參閱使用語音輸入一文。

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核取方塊轉移雲端硬碟檔案和日曆活動的擁有權

轉移雲端硬碟檔案和資料夾的擁有權:

  1. 如果您尚未與要設為擁有者的對象共用檔案,請先執行這項操作。詳情請參閱開始使用雲端硬碟
  2. 在雲端硬碟中找出您要轉移的檔案,在該檔案上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [共用 共用]。
  3. 按一下 [進階]
  4. 找出您要設為擁有者的對象,按一下對方名稱旁邊的「編輯」圖示 編輯 或「檢視」圖示 查看資料夾詳細資料,然後選取 [是擁有者]
  5. 按一下 [儲存變更]。
  6. 當相關提示出現時,請驗證擁有權的轉移操作。
  7. 按一下 [完成]

轉移日曆活動的擁有權:

  1. 按一下活動,然後依序點選頂端的「更多」圖示 "" 下一步 [變更擁有者]
  2. 輸入新擁有者的電子郵件地址。
  3. (選用) 如要留下附註給新擁有者,請輸入訊息內容。
  4. 按一下 [變更擁有者]。

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核取方塊翻譯您的文件
  1. Google 雲端硬碟中開啟 Google 文件檔案。
  2. 依序按一下頂端的 [工具] 接下來 [翻譯文件]
  3. 在對話方塊中為文件的翻譯版本命名,並選取一種語言。
  4. 按一下 [翻譯]

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核取方塊比較文件
  1. 依序選取 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]
  2. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。
  3. (選用) 執行下列任一操作:
    • 如要將目前使用的版本還原為先前的版本,請按一下頂端的 [還原這個版本]
    • 如要為先前的版本命名,請依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [為這個版本命名]
    • 如要為先前的版本建立副本,請依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [建立副本]

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3. 在 Google Workspace 中新增額外功能

核取方塊取得文件、試算表、簡報和表單的外掛程式
  1. Google 文件試算表簡報表單中開啟文件、試算表、簡報或表單。
  2. 如果您使用的是 Google 文件、試算表或簡報,請依序按一下頂端的 [外掛程式] 接下來 [取得外掛程式]
  3. 如果您使用的是 Google 表單,請依序按一下右上角的「更多」圖示 "" 接下來 [外掛程式]
  4. (選用) 如要查看外掛程式的簡短說明,請將滑鼠游標移至外掛程式。如要查看完整說明,請按一下外掛程式。
  5. 按一下您要安裝的應用程式,然後點選 [免費]
  6. 如有需要,請查看應用程式的存取權訊息,然後點選 [允許]

如需詳細資訊,請參閱使用外掛程式和 Apps Script

核取方塊在 Chrome 瀏覽器中建立自訂搜尋引擎
  1. 在 Chrome 瀏覽器中,開啟您要建立搜尋引擎的網站。
  2. 在網站的搜尋列中輸入搜尋。
     
    範例:前往 YouTube 然後搜尋「test」。您的瀏覽器將會重新導向這個連結:https://www.youtube.com/results?search_query=test
  3. 複製在瀏覽器頂端的連結。
  4. 依序按一下「更多」圖示 ""接下來[設定] 接下來[搜尋引擎]下一步[管理搜尋引擎]
  5. 捲動至「其他搜尋引擎」,接著按一下 [新增]
  6. 在「以 %s 取代查詢的網址」欄位,貼上您的連結並用「%s」取代搜尋查詢。
     
    範例: 對於 YouTube 搜尋連結,請在網址中將 「test」替換為 %shttps://www.youtube.com/results?search_query=%s
  7. 為搜尋引擎命名並建立關鍵字 (一個簡短字串,用來向 Chrome 瀏覽器表示您正從瀏覽器中使用此搜尋引擎)。
  8. 按一下 [新增]
  9. (選用) 如要將新搜尋引擎設為您的預設搜尋引擎,按一下「更多」圖示 ""接下來 [設為預設]

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核取方塊將 Chrome 瀏覽器分頁分組及排列

將分頁分組

  1. Open Chrome browser.
  2. Click New tab "".
  3. Choose an option:
    • To add a tab to an existing group, drag the tab into the group.
    • To add a tab to a new group:
      1. Click New Tab ""接下來right-click a tab接下來select Add Tab to New Group.
      2. Enter a name for your group.
      3. (Optional) You can also:
        • Select a color for the tab.
        • Add additional tabs to the group.
        • Remove the group.

排列分頁

  • To change the order of your tabs—Drag a tab along the top of the browser window.
  • To pin a tab to the left—Right-click the tab and select Pin. Pinned tabs are smaller and only show the site's icon.
  • To unpin a tab—Right-click the tab and select Unpin.
  • To move a tab to a different window—Right-click on the tab and point to Move Tab to New Window.

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核取方塊在各項產品中使用進階搜尋功能

在 Gmail 中搜尋內容:

  1. 在 Gmail 搜尋框中輸入搜尋字詞。
  2. 您可以點選建議,或是按一下「搜尋」圖示 ""
  3. (選用) 如要縮小搜尋範圍,請按一下 Gmail 搜尋框右側的向下箭頭 "" 接下來 新增您的搜尋條件 接下來 [搜尋]

在日曆中搜尋內容:

  1. 開啟 Google 日曆,點選頂端的「搜尋」圖示 搜尋 並輸入搜尋字詞。

    系統會在您輸入字詞時顯示搜尋結果;您可能會看到您使用的其他 Google 產品的搜尋結果,例如 Gmail 和 Google 雲端硬碟。點選其中一項結果就能看到活動的詳細資料。

  2. 如要篩選搜尋結果,請按一下搜尋框右側的向下箭頭 下拉式箭頭,然後選擇選項:
    • 要搜尋哪些日曆
    • 事項 (活動內容資訊,包括活動名稱)
    • 參與者 (邀請對象名稱或活動擁有者)
    • 地點 (舉辦活動的位置)
    • 排除 (未包含在活動中的字詞)
    • 日期 (選擇日期範圍)
  3. 按一下 [搜尋]

在雲端硬碟中搜尋內容:

  1. 按一下搜尋框右側的向下箭頭 ""
    您可以選擇任一選項或組合多個選項,進一步篩選搜尋結果。
    • 類型:依檔案類型搜尋項目。

      注意:搜尋協作平台網站時,系統只會傳回您具有檢視或編輯權限的協作平台網站草稿 (即尚未發布的協作平台網站)。

    • 擁有者:依檔案擁有者搜尋項目。
    • 檔案位置:依檔案位置搜尋項目 (包括「垃圾桶」或「已加星號」中的項目)。您也可以只搜尋「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的資料夾。
    • 修改日期:顯示使用者 (包括您以外的其他人) 最近修改過的項目。
    • 項目名稱:搜尋採用特定檔案名稱的項目。
    • 包含字詞:搜尋內含特定字詞的檔案。
    • 共用對象:搜尋有權存取特定檔案的使用者。
    • 追蹤項目:搜尋您擁有的哪個檔案內含建議項目,或者哪個檔案中有指派給您的操作項目。
  2. 按一下 [搜尋]

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