Quinta semana: aumentar la productividad

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Diferentes dispositivos que muestran Documentos, una bandeja de entrada y una consolaGestiona tus bandejas de entrada, sácale el máximo partido a Documentos y añade funciones adicionales a Google Workspace.

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1. Mejorar la productividad en la bandeja de entrada

CasillaUtilizar varias bandejas de entrada

Si tienes varias cuentas de correo electrónico, puedes acceder a todas ellas desde Gmail. Para hacerlo, crea una bandeja de entrada por cada cuenta que tengas.

Activar varias bandejas de entrada

  1. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "".
  2. En Tipo de bandeja de entrada, selecciona Varias bandejas de entrada.

Crear y personalizar bandejas de entrada

  1. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "" y luego Ver todos los ajustes.
  2. En la parte superior, haz clic en Recibidos.
  3. Junto a Tipo de bandeja de entrada, selecciona Varias bandejas de entrada.
  4. En Consulta de búsqueda, crea un filtro para definir tu bandeja de entrada. Por ejemplo, para crear una bandeja de entrada…
    • A partir de una de tus etiquetas: introduce label:[nombre de la etiqueta].
    • Con los mensajes de un remitente concreto: introduce from:[dirección de correo electrónico del remitente]. Si quieres incluir los mensajes de varios remitentes, introduce from:[dirección del remitente] OR [dirección de otro remitente].
    • Con los mensajes enviados a otra de tus cuentas: introduce to:[tunombre@tucorreo.com].

      Nota: Para poder crear bandejas de entrada en las que se muestre el correo enviado a distintas cuentas, primero tienes que configurar Gmail para enviar correo desde otra dirección o alias. Consulta el artículo Operadores de búsqueda que puedes usar con Gmail.

  5. (Opcional) Para asignar un nombre a cada bandeja de entrada, en Nombre de la sección, introduce un nombre.
  6. (Opcional) Para cambiar dónde quieres que aparezcan las demás bandejas de entrada, junto a Posición de bandejas de entrada, selecciona una posición.
  7. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

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CasillaUtilizar la función Prioritarios

Permite que Gmail clasifique y priorice tu correo electrónico en categorías, como "Importante" y "No leído".

  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "".
  3. En Tipo de bandeja de entrada, haz clic en Prioritarios.
    Nota: De manera predeterminada, los mensajes de la bandeja de entrada Prioritarios se dividen en tres secciones: Importantes y no leídos, Destacados y Todo lo demás.
  4. (Opcional) Si quieres cambiar más ajustes, haz clic en Personalizar.
  5. (Opcional) Para ocultar el correo electrónico de una sección, junto al encabezado de la sección que quieras ocultar, haz clic en la flecha hacia arriba "". Para que se vuelvan a mostrar los correos electrónicos, haz clic en la flecha hacia abajo "".

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2. Trabajar más rápido en los editores de Documentos

CasillaUtilizar el dictado en Documentos
  1. Asegúrate de que tienes un micrófono que funcione integrado en el dispositivo o conectado de forma externa.
  2. En el navegador Chrome, elige una opción:
  3. Coloca el cursor en el lugar donde quieras insertar el texto.
  4. Haz clic en Herramientas y luego Dictado por voz.
  5. Haz clic en el micrófono "" y pronuncia el texto.

    Habla claramente y a un ritmo y volumen normal, indicando la puntuación y el espaciado, por ejemplo, "coma", "párrafo nuevo" o "negrita". Incluso puedes dictar palabras para insertar imágenes, por ejemplo, "cara sonriente".

  6. Cuando hayas terminado, vuelve a hacer clic en el micrófono "".

Puedes ver la lista de todos los comandos de voz, los idiomas admitidos e información sobre cómo solucionar problemas en el artículo Escribir con la voz.

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CasillaTransferir la propiedad de archivos de Drive y de eventos de Calendar

Transferir la propiedad de archivos y carpetas de Drive

  1. Si aún no lo has hecho, comparte el archivo o la carpeta con la persona que quieras que tenga la propiedad. Consulta el artículo Empezar a utilizar Drive.
  2. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras transferir y selecciona Compartir "".
  3. Haz clic en Avanzado.
  4. Junto al nombre de la persona que quieres convertir en propietario, haz clic en Editar "" o Ver "" y selecciona Es propietario.
  5. Haz clic en Guardar cambios.
  6. Si se te solicita, verifica la transferencia de propiedad.
  7. Haz clic en Listo.

Transferir la propiedad de eventos de Calendar

  1. Haz clic en el evento y, en la parte superior, haz clic en Más "" y luego Cambiar de propietario.
  2. Introduce la dirección de correo electrónico del nuevo propietario.
  3. (Opcional) Para dejarle una nota al nuevo propietario, escribe un mensaje.
  4. Haz clic en Cambiar de propietario.

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CasillaTraducir documentos
  1. En Google Drive, abre tu archivo de Documentos.
  2. En la parte superior, haz clic en Herramientas y luego Traducir documento.
  3. En el cuadro de diálogo, escribe un nombre para la copia traducida del documento y selecciona un idioma.
  4. Haz clic en Traducir.

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CasillaComparar documentos
  1. Selecciona Archivo y luego Historial de versiones y luego Ver el historial de versiones.
  2. Haz clic en una marca de tiempo para ver la versión anterior del archivo.
  3. (Opcional) Realiza una de las siguientes acciones:
    • Para convertir una versión anterior en la versión activa, haz clic en Restaurar esta versión en la parte superior.
    • Para dar un nombre a una versión anterior, haz clic en Más "" y luego Poner nombre a esta versión.
    • Para crear una copia de una versión anterior, haz clic en Más "" y luego Hacer una copia.

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3. Añadir funciones adicionales a Google Workspace

CasillaDescargar complementos para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios
  1. En Documentos , Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios , abre un documento, una hoja de cálculo, una presentación o un formulario.
  2. Si utilizas Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, en la parte superior, haz clic en Complementos y luego Obtener complementos.
  3. Si estás usando Formularios, en la esquina superior derecha, haz clic en Más "" y luego Complementos.
  4. (Opcional) Para ver una breve descripción de un complemento, coloca el cursor sobre él. Para ver la descripción completa, haz clic en el complemento.
  5. Haz clic en el complemento para instalarlo y haz clic en Gratis.
  6. Si es necesario, revisa el mensaje de acceso y haz clic en Permitir.

Para obtener más información, consulta Usar complementos y Apps Script.

CasillaCrear buscadores personalizados en el navegador Chrome
  1. En el navegador Chrome, abre el sitio web en el que quieras crear un buscador.
  2. En la barra de búsqueda del sitio web, escribe lo que quieras buscar.
     
    Por ejemplo: ve a YouTube y busca la palabra "prueba". Se te redirigirá a la URL https://www.youtube.com/results?search_query=prueba.
  3. En la parte superior del navegador, copia el enlace.
  4. Haz clic en Más "" y luego Configuración y luego Buscador y luego Administrar buscadores.
  5. Ve a Otros buscadores y haz clic en Añadir.
  6. En el campo URL con %s en el lugar de la consulta, pega el enlace y sustituye la consulta de búsqueda por "%s".
     
    Por ejemplo: en el enlace de búsqueda de YouTube, sustituye "prueba" por %s en la URL, de forma que quede https://www.youtube.com/results?search_query=%s.
  7. Da un nombre al buscador y crea una palabra clave, es decir, un texto que indique al navegador Chrome cuál es el buscador que quieres usar.
  8. Haz clic en Añadir.
  9. (Opcional) Si quieres que el nuevo buscador sea el predeterminado, haz clic en Más "" y luego Elegir como predeterminado.

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CasillaHacer búsquedas avanzadas en todos los productos

Buscar en Gmail

  1. En el cuadro de búsqueda de Gmail, escribe un término de búsqueda. 
  2. Haz clic en una sugerencia o en Buscar "".
  3. (Opcional) Para acotar la búsqueda, en la parte derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego añade los criterios de búsqueda que consideres oportunos y luego haz clic en Buscar.

Buscar en Calendar

  1. Abre Google Calendar y, en la parte superior, haz clic en Buscar Buscar e introduce el término de búsqueda.

    Allí verás los resultados mientras escribes, incluidos los de otros productos de Google que utilices, como Gmail y Google Drive. Haz clic en un resultado para ver los detalles de ese evento.

  2. Para filtrar los resultados, a la derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha de menú desplegable y elige una opción:
    • En qué calendarios buscar
    • Qué (datos del evento: su nombre, etc.)
    • Quién (nombres de los invitados o de los propietarios del evento)
    • Dónde (ubicación del evento)
    • No tiene (no se han incluido palabras en el evento)
    • Fecha (selecciona un periodo)
  3. Haz clic en Buscar.

Buscar en Google Drive

  1. En la parte derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo "".
    Elige cualquier opción o combinación de opciones para acotar aún más los resultados.
    • Tipo: busca por tipo de archivo.
    • Propietario: busca por propietario del archivo.
    • Ubicación: busca por ubicación (incluyendo en la búsqueda los elementos de la Papelera o Destacados). Solo puedes hacer búsquedas en carpetas que estén en Mi unidad o en unidades compartidas.
    • Fecha de modificación: busca elementos modificados recientemente por cualquier usuario, no solo por ti.
    • Nombre del elemento: busca un término en el nombre del archivo.
    • Contiene las palabras: busca archivos que contengan determinadas palabras.
    • Compartido con: busca a alguien que tenga acceso al archivo.
    • Seguimiento: busca archivos que sean de tu propiedad con sugerencias, o bien archivos con elementos de acción que tengas asignados.
  2. Haz clic en Buscar.

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