Semaine 5 : Gagner en productivité

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Divers appareils affichant des documents, une boîte de réception et une consoleGérez vos boîtes de réception, tirez le meilleur parti de Docs et ajoutez des fonctionnalités supplémentaires à G Suite.

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1. Améliorez la productivité de votre boîte de réception

Case à cocher Utiliser plusieurs boîtes de réception

Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, vous pouvez y accéder depuis Gmail. Créez une boîte de réception pour chaque compte.

Activer plusieurs boîtes de réception :

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres puis Paramètres.
  2. En haut de la page, cliquez sur Paramètres avancés.
  3. À côté de "Plusieurs boîtes de réception", cliquez sur Activer.

Créer et personnaliser les boîtes de réception :

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres puis Paramètres.
  2. En haut de l'écran, cliquez sur Plusieurs boîtes de réception.
  3. Sous "Requête de recherche", appliquez un filtre à votre boîte de réception. Exemple :
    1. Pour créer une boîte de réception à partir d'un libellé existant, saisissez label:nom du libellé.
    2. Pour créer une boîte de réception basée sur un expéditeur, saisissez from:adresse e-mail de la personne. Ajoutez plusieurs expéditeurs en saisissant from:adresse e-mail de la personne OR autre adresse e-mail.
    3. Pour créer une boîte de réception pour les e-mails envoyés à l'un de vos autres comptes, saisissez "to:votre adresse e-mail".

      Remarque : Avant de pouvoir créer des boîtes de réception affichant les messages de différents comptes, vous devez configurer Gmail de manière à autoriser l'envoi d'e-mails depuis une autre adresse ou un autre alias.
      Afficher les opérateurs de recherche compatibles avec Gmail
  4. Sous "Titre de panneau", attribuez un nom à chaque boîte de réception.
  5. Dans la section "Positionnement des volets supplémentaires", sélectionnez l'endroit où vous souhaitez que les boîtes de réception supplémentaires s'affichent (à droite, au-dessus ou au-dessous de la boîte de réception principale).
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Case à cocher Utiliser la boîte de réception "Prioritaire"

Laissez Gmail trier et hiérarchiser vos e-mails par catégories, telles que "Importants" et "Non lus".

1

Pour activer la boîte de réception Prioritaire :

  1. Passez la souris sur Boîte de réception.
  2. Cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas, puis sélectionnez Prioritaire.
2

Par défaut, la boîte de réception Prioritaire sépare les messages importants en trois sections : "Importants et non lus", "Messages suivis" et "Autres messages".

3

Pour masquer les e-mails d'une section :

Cliquez sur la flèche vers le haut Flèc. haut à côté du titre de la section. Cliquez à nouveau sur la flèche pour afficher les e-mails.

Séparer les messages importants des autres e-mails grâce à la boîte de réception prioritaire

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2. Travaillez plus rapidement dans les éditeurs Docs

Case à cocher Utiliser la dictée dans Docs

Sélectionnez une option :

  1. Vérifiez qu'un microphone en état de fonctionnement est intégré à votre appareil ou raccordé en externe.
  2. Dans le navigateur Chrome, sélectionnez une option :
  3. Placez le curseur de la souris à l'emplacement où vous souhaitez insérer le texte.
  4. Cliquez sur Outils puis Saisie vocale.
  5. Cliquez sur Parler Parler, puis dictez votre texte.

    Parlez clairement, à un volume et un rythme normaux, en indiquant la ponctuation, les espaces ou la mise en forme, comme "virgule", "à la ligne" ou "gras". Vous pouvez même prononcer des mots pour les images, comme "smiley".

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Parler Parler.

Pour obtenir la liste de toutes les commandes vocales, connaître les langues disponibles et consulter les options de dépannage, reportez-vous à l'article Dicter du texte.

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Case à cocher Transférer la propriété des fichiers Drive et des événements d'agenda

Transférer la propriété des fichiers et des dossiers dans Drive :

  1. Si vous ne l'avez pas déjà fait, partagez le fichier ou le dossier avec la personne que vous voulez désigner comme propriétaire. Pour en savoir plus, consultez l'article Premiers pas avec Drive.
  2. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez transférer, puis sélectionnez Partager Ajouter des personnes.
  3. Cliquez sur Avancé.
  4. À côté de la personne que vous souhaitez désigner comme propriétaire, cliquez sur Modification Modifier ou Lecture Afficher, puis sélectionnez Propriétaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
  6. Si vous y êtes invité, validez le transfert de propriété.
  7. Cliquez sur OK.

Transférer la propriété des événements dans Agenda :

  1. Cliquez une fois sur l'événement et, en haut, cliquez sur Plus Plus puis Changer de propriétaire.
  2. Saisissez l'adresse e-mail du nouveau propriétaire.
  3. (Facultatif) Pour ajouter une note à envoyer au nouveau propriétaire, saisissez un message.
  4. Cliquez sur Changer de propriétaire.

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Case à cocher Traduire vos documents
  1. Dans Google Drive, ouvrez votre fichier Docs.
  2. En haut, cliquez sur Outils puis Traduire le document.
  3. Dans la boîte de dialogue, attribuez un nom à la copie traduite du document et sélectionnez une langue.
  4. Cliquez sur Traduire.

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Case à cocher Comparer des documents
  1. Sélectionner Fichier puis Historique des versions puis Afficher l'historique des versions.
  2. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier.
  3. (Facultatif) Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour réactiver une version précédente, cliquez sur Restaurer cette version en haut de la page.
    • Pour nommer une version précédente, cliquez sur Plus Plus puis Nommer cette version.
    • Pour copier une version précédente, cliquez sur Plus Plus puis Créer une copie.

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3. Ajoutez des fonctionnalités supplémentaires à G Suite

Case à cocher Obtenir des modules complémentaires pour Docs, Sheets, Slides et Forms
  1. Dans Docs, Sheets, Slides ou Forms, ouvrez un document, une feuille de calcul, une présentation ou un formulaire.
  2. Si vous utilisez Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Modules complémentaires puis Télécharger des modules complémentaires en haut de la page.
  3. Si vous utilisez Forms, cliquez sur Plus Plus puis Modules complémentaires.
  4. (Facultatif) Pour afficher une brève description d'un module complémentaire, passez la souris dessus. Cliquez sur un module pour obtenir une description complète.
  5. Cliquez sur le module complémentaire que vous souhaitez installer, puis sur Gratuit.
  6. Consultez le message d'autorisation le cas échéant et cliquez sur Autoriser.

Pour plus d'informations, consultez l'article Utiliser des modules complémentaires et Apps Script.

Case à cocher Créer un moteur de recherche personnalisé dans votre navigateur Chrome
  1. Dans le navigateur Chrome, ouvrez le site Web pour lequel vous souhaitez créer un moteur de recherche.
  2. Dans la barre de recherche du site Web, saisissez une requête.
     
    Example : accédez à YouTube et recherchez le mot "test". Le navigateur vous redirige vers le lien suivant : https://www.youtube.com/results?search_query=test.
  3. Copiez le lien en haut de votre navigateur.
  4. Cliquez sur Plus Plus puis Paramètres puis Moteur de recherche puis Gérer les moteurs de recherche.
  5. Faites défiler la page jusqu'à la section Autres moteurs de recherche, puis cliquez sur Ajouter.
  6. Dans le champ URL avec %s à la place de la requête, collez votre lien et remplacez les termes de votre requête par "%s".
     
    Exemple : Dans le cas du lien de recherche YouTube, remplacez "test" par %s dans l'URL suivante : https://www.youtube.com/results?search_query=%s.
  7. Attribuez un nom au moteur de recherche et créez un mot clé, c'est-à-dire une courte chaîne indiquant au navigateur Chrome que vous utilisez ce moteur de recherche depuis le navigateur.
  8. Cliquez sur Ajouter.
  9. (Facultatif) Pour que le nouveau moteur de recherche devienne votre moteur de recherche par défaut, cliquez sur Plus Plus puis Utiliser par défaut.

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Case à cocher Recherche avancée dans plusieurs produits

Effectuer une recherche dans Gmail :

  1. Dans le champ de recherche de Gmail, saisissez un terme de recherche. 
  2. Cliquez sur une suggestion, ou sur Recherche Rechercher.
  3. (Facultatif) Pour affiner votre recherche, à droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas puis ajoutez vos critères de recherche puis Rechercher.

Effectuer une recherche dans Agenda :

  1. Ouvrez Google Agenda puis, en haut de la page, cliquez sur Rechercher Search et saisissez votre requête.

    Les résultats s'affichent à mesure que vous saisissez des caractères, y compris ceux qui proviennent des autres produits Google que vous utilisez, tels que Gmail et Google Drive. Cliquez sur un résultat pour consulter les informations relatives à cet événement.

  2. Pour filtrer les résultats, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas à droite du champ de recherche et sélectionnez une option :
    • Les agendas dans lesquels effectuer la recherche
    • L'objet (informations relatives à l'événement, y compris son nom)
    • Les participants (noms des invités ou propriétaires des événements)
    • Le lieu (emplacement de votre événement)
    • Les mots que l'événement ne contient pas
    • La date (en sélectionnant une période)
  3. Cliquez sur Rechercher.

Effectuer une recherche dans Drive :

  1. À droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas.
    Vous pouvez sélectionner une option ou en combiner plusieurs pour affiner vos résultats.
    • Type : permet de lancer une recherche par type de fichier.
    • Propriétaire : permet de lancer une recherche par propriétaire de fichier.
    • Emplacement : permet de lancer une recherche par emplacement, y compris pour les éléments placés dans la corbeille ou ajoutés aux favoris. Seuls les dossiers stockés dans Mon Drive ou dans des Drive partagés peuvent faire l'objet d'une recherche.
    • Date de modification : permet d'afficher les éléments qui ont été modifiés récemment par n'importe quel utilisateur, pas uniquement par vous.
    • Nom de l'élément : permet de rechercher un terme dans le nom du fichier.
    • Contient les mots : permet de rechercher des fichiers qui contiennent certains mots.
    • Partagé avec : permet de rechercher une personne qui a accès au fichier.
    • Suivre : permet de rechercher des fichiers qui vous appartiennent avec des suggestions, ou des fichiers contenant des tâches qui vous sont attribuées.
  2. Cliquez sur Rechercher.

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