Quinta semana: aumentar la productividad

Ahora que ya eres experto en Google Workspace, puedes descubrir cómo conseguir lo siguiente:

• Mejorar la productividad en la bandeja de entrada
• Trabajar más rápido en los editores de Documentos
• Usar funciones avanzadas con Google Workspace

Estas instrucciones solo se aplican a ordenadores.

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Mejorar la productividad en la bandeja de entrada

Crear una bandeja de entrada independiente para otra cuenta 

Si tienes varias cuentas de correo que quieras gestionar por separado, puedes crear una bandeja de entrada para cada dirección. Sigue estos pasos en el Centro de Ayuda de Gmail:

1. Enviar correos desde un alias u otra dirección.
2. Crear otra bandeja de entrada para esa dirección o alias. Para los criterios de búsqueda, indica to:[e-mail].

Los mensajes que se envíen a esa dirección irán a tu bandeja de entrada personalizada.

Utilizar la función Prioritarios

Permite que Gmail clasifique y priorice tu correo electrónico en categorías, como Importantes y no leídos.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Para configurar tu bandeja de entrada, haz clic en Configuración , arriba a la derecha.
3. En la sección "Tipo de bandeja de entrada", selecciona Prioritarios.
4. Para personalizar la configuración de la bandeja de entrada de prioridad, haz clic en Personalizar. 
5. Selecciona las secciones de la bandeja de entrada que quieras mostrar Guardar cambios.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

Descubre más formas de organizar y optimizar tu bandeja de entrada de Gmail. 

Trabajar más rápido en los editores de Documentos

Utilizar el dictado en Documentos

1. Comprueba que el micrófono funciona.
2. Abre un documento en Documentos de Google en un navegador compatible.
3. Haz clic en Herramientas Escribir por voz. Aparecerá un micrófono.
4. Cuando quieras empezar a hablar, haz clic en el micrófono.
5. Habla claro, a un volumen y un ritmo normales (consulta la sección de más abajo para obtener información sobre cómo usar la puntuación).
6. Cuando termines, vuelve a hacer clic en el micrófono.

Puedes ver la lista de todos los comandos de voz, los idiomas admitidos e información sobre cómo solucionar problemas en el artículo Escribir con la voz.

Más información

Transferir la propiedad de archivos de Drive y de eventos de Calendar

Transferir la propiedad de archivos y carpetas de Drive

1. Si aún no lo has hecho, comparte el archivo o la carpeta con la persona que quieras que tenga la propiedad. Consulta el artículo Empezar a utilizar Drive.
2. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras transferir y selecciona Compartir .
3. Haz clic en Avanzado.
4. Junto al nombre de la persona que quieres convertir en propietario, haz clic en Editar  o Ver  y selecciona Es propietario.
5. Haz clic en Guardar cambios.
6. Si se te solicita, verifica la transferencia de propiedad.
7. Haz clic en Listo.

Transferir la propiedad de eventos de Calendar

Si creas un evento, puedes nombrar propietaria a otra persona. Cuando otra persona se convierte en la propietaria, puede cambiar los detalles del evento.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Haz clic en un evento Opciones Cambiar de propietario.
3. Introduce un nuevo propietario y un mensaje para este.
4. Haz clic en Cambiar de propietario.
5. El nuevo propietario recibirá un correo con un enlace que será válido durante 60 días.
   Importante: Seguirás siendo el propietario del evento hasta que esa persona acepte serlo.

Más información

Traducir documentos

1. En un ordenador, abre un documento en Documentos de Google.
2. En el menú superior, haz clic en Herramientas Traducir documento.
3. Escribe un nombre para el documento traducido y selecciona un idioma.
4. Haz clic en Traducir.
5. Se abrirá una copia traducida del documento en una ventana nueva. También puedes ver la copia en tu unidad de Google Drive.

Nota: Si no ves la opción "Traducir documento", es probable que estés en la edición de Microsoft Office. Para traducir tu archivo, conviértelo al formato de Documentos de Google. Consulta más información sobre la edición de Microsoft Office y cómo convertir archivos de Microsoft Office.

Más información

Comparar versiones de documentos

1. En Drive, abre tu archivo.
2. Haz clic en Archivo  Historial de versiones  Ver historial de versiones.
3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
   • Los nombres de las personas que editaron el documento.
   • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
4. (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.

Más información

Usar funciones avanzadas con Google Workspace

Descargar complementos para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en el ordenador.
2. Haz clic en Extensiones Complementos Descargar complementos.
3. Coloca el cursor sobre un complemento para ver una descripción breve. Para ver la descripción completa, haz clic en el complemento.
4. Para instalar el complemento, haz clic en Instalar Continuar.
5. Por lo general, aparecerá un mensaje en el que se solicita acceso a los datos que el complemento necesita para funcionar. Lee el mensaje y haz clic en Permitir.
6. Una vez instalado el complemento, haz clic en Listo.

Crear buscadores personalizados en el navegador Chrome

1. En el navegador Chrome, abre el sitio web en el que quieras crear un buscador.
2. En la barra de búsqueda del sitio web, escribe lo que quieras buscar.
    
   Por ejemplo: ve a YouTube y busca la palabra "prueba". Se te redirigirá a la URL https://www.youtube.com/results?search_query=prueba.
3. En la parte superior del navegador, copia el enlace.
4. Haz clic en Más   Configuración  Buscador  Administrar buscadores.
5. Ve a Otros buscadores y haz clic en Añadir.
6. En el campo URL con %s en el lugar de la consulta, pega el enlace y sustituye la consulta de búsqueda por "%s".
    
   Por ejemplo: en el enlace de búsqueda de YouTube, sustituye "prueba" por %s en la URL, de forma que quede https://www.youtube.com/results?search_query=%s.
7. Da un nombre al buscador y crea una palabra clave, es decir, un texto que indique al navegador Chrome cuál es el buscador que quieres usar.
8. Haz clic en Añadir.
9. (Opcional) Si quieres que el nuevo buscador sea el predeterminado, haz clic en Más   Elegir como predeterminado.

Más información

Agrupar, fijar o mover pestañas en el navegador Chrome

Agrupar pestañas

1. En tu ordenador, abre Chrome.
2. Selecciona Nueva pestaña .
3. Haz clic con el botón derecho en una pestaña.
4. Selecciona Añadir pestaña al grupo Nuevo grupo o un grupo ya creado.
   • Para editar el grupo de pestañas: haz clic con el botón derecho en el círculo coloreado o en el nombre situado a la izquierda. Puedes hacer lo siguiente:
     • Dar un nombre a tu grupo.
     • Seleccionar el color del grupo de pestañas.
     • Añadir más pestañas al grupo.
     • Eliminar el grupo.
   • Para añadir una pestaña a un grupo: arrástrala al grupo.
   • Para eliminar una pestaña de un grupo: haz clic con el botón derecho en la pestaña y selecciona Eliminar del grupo.
   • Para cerrar un grupo de pestañas de la barra de pestañas, sigue estos pasos:
     1. Haz clic con el botón derecho en un grupo de pestañas.
     2. Selecciona Cerrar grupo.
        • Los grupos cerrados no se eliminan, sino que se guardan en la barra de marcadores o en el menú. Puedes volver a abrir un grupo cerrado.
   • Para abrir un grupo de pestañas, sigue estos pasos:
     • Desde la barra de marcadores: selecciona la cuadrícula [Nombre del grupo de pestañas].
     • Desde el menú:
       1. Selecciona Más Grupos de pestañas.
       2. Selecciona un grupo de pestañas.

Notas:

• Para encontrar grupos de pestañas en la barra de marcadores, en "Aspecto" (dentro de Configuración), activa Mostrar grupos de pestañas en la barra de marcadores.
• Para fijar automáticamente nuevos grupos de pestañas a la barra de marcadores, en "Aspecto" (dentro de Configuración) activa Fijar automáticamente nuevos grupos de pestañas a la barra de marcadores.
  • También se fijarán los nuevos grupos de pestañas creados en otros dispositivos con la misma cuenta de Google.

Fijar o mover pestañas

Fijar una pestaña: haz clic con el botón derecho en la pestaña y selecciona Fijar. Las pestañas fijas son más pequeñas y solo muestran el icono del sitio.

Dejar de fijar una pestaña: haz clic con el botón derecho en la pestaña y selecciona No fijar.

Mover una pestaña a otra ventana:

1. Comprueba que hayas iniciado sesión en ambas ventanas con el mismo perfil.
2. Haz clic con el botón derecho en la pestaña que quieras mover.
3. Desplázate hasta "Mover pestaña a otra ventana".
4. Selecciona la ventana a la que quieras mover la pestaña.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Chrome

Buscar en todos tus productos

Buscar correos, chats o espacios

1. Abre Gmail.
2. En el cuadro de búsqueda situado en la parte superior, introduce los criterios de búsqueda.
3. Pulsa Intro.
4. (Solo Chat habilitado en Gmail) Haz clic en Correo, Conversaciones o Espacios para elegir dónde quieres buscar:
   • Correo busca en tu correo electrónico.
   • Con Conversaciones, puedes buscar mensajes en chats y espacios.
   • Espacios busca los nombres de los espacios a los que te has unido y los espacios a los que puedes unirte. 

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Buscar en Calendar

1. Abre Google Calendar y, en la parte superior, haz clic en Buscar  e introduce el término de búsqueda.

   Allí verás los resultados mientras escribes, incluidos los de otros productos de Google que utilices, como Gmail y Google Drive. Haz clic en un resultado para ver los detalles de ese evento.

2. Para filtrar los resultados, a la derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo  y elige una opción:
   • En qué calendarios buscar
   • Qué (datos del evento: su nombre, etc.)
   • Quién (nombres de los invitados o de los propietarios del evento)
   • Dónde (ubicación del evento)
   • No tiene (no se han incluido palabras en el evento)
   • Fecha (selecciona un periodo)
3. Haz clic en Buscar.

Buscar en Drive

1. En la parte derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo .
   Elige cualquier opción o combinación de opciones para acotar aún más los resultados.
   • Tipo: busca por tipo de archivo.

     Nota: En Sites, solo se mostrarán los sitios que estén en borrador (es decir, que no estén publicados) y tengas acceso para ver o editar.

   • Propietario: busca por propietario del archivo.
   • Ubicación: busca por ubicación (incluyendo en la búsqueda los elementos de la Papelera o Destacados). Solo puedes hacer búsquedas en carpetas que estén en Mi unidad o en unidades compartidas.
   • Fecha de modificación: busca elementos modificados recientemente por cualquier usuario, no solo por ti.
   • Nombre del elemento: busca un término en el nombre del archivo.
   • Contiene las palabras: busca archivos que contengan determinadas palabras.
   • Compartido con: busca a alguien que tenga acceso al archivo.
   • Seguimiento: busca archivos que sean de tu propiedad con sugerencias, o bien archivos con elementos de acción que tengas asignados.
2. Haz clic en Buscar.

               

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