Woche 5: Produktivität steigern

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Verschiedene Geräte, auf denen Dokumente, ein Posteingang oder eine Konsole angezeigt werdenHier erfahren Sie, wie Sie Ihre Posteingänge verwalten, optimal von Google Docs profitieren und weitere G Suite-Funktionen aktivieren.

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1. Posteingang produktiver nutzen

KästchenMehrere Posteingänge verwenden

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, können Sie über Gmail auf alle zugreifen. Erstellen Sie für jedes Konto einen neuen Posteingang.

So aktivieren Sie die Nutzung mehrerer Posteingänge:

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie oben auf Erweitert.
  3. Klicken Sie neben "Mehrere Posteingänge" auf Aktivieren.

So erstellen Sie Posteingänge und passen sie an:

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie oben auf Mehrere Posteingänge.
  3. Definieren Sie unter "Suchanfrage" anhand eines Filters Ihren Posteingang. Beispiel:
    1. Wenn Sie einen Posteingang auf der Grundlage eines bereits vorhandenen Labels erstellen möchten, geben Sie label:Name des Labels ein.
    2. Möchten Sie einen separaten Posteingang für einen bestimmten Absender einrichten, geben Sie from:E-Mail-Adresse des Absenders ein. Sie können auch mehrere Absender hinzufügen, indem Sie from:E-Mail-Adresse des ersten Absenders OR E-Mail-Adresse des zweiten Absenders eingeben.
    3. Falls Sie einen Posteingang für E-Mails einrichten möchten, die an eines Ihrer anderen Konten gesendet wurden, geben Sie "to:Ihr_Name@Ihre_E-Mail-Adresse.com" ein.

      Hinweis: Um Posteingänge für E-Mails aus anderen Konten erstellen zu können, müssen Sie Gmail für das Versenden von E-Mails über eine andere Adresse oder einen Alias einrichten.
      Suchoperatoren in Gmail
  4. Geben Sie unter "Feldtitel" Namen für die einzelnen Posteingänge ein.
  5. Legen Sie im Abschnitt "Positionierung der Zusatzfenster" fest, wo die zusätzlichen Posteingänge erscheinen sollen, also rechts neben, über oder unter dem primären Posteingang.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenDie Funktion "Sortierter Eingang" verwenden

Sie können Nachrichten in Gmail mithilfe von Kategorien automatisch sortieren und priorisieren lassen, z. B. als "Wichtig und ungelesen".

1

So wählen Sie den sortierten Eingang aus:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Posteingang.
  2. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und dann auf Sortierter Eingang.
2

Der sortierte Eingang ist standardmäßig in drei Bereiche unterteilt: "Wichtig und ungelesen", "Markiert" und "Alles andere".

3

So blenden Sie E-Mails in einem Bereich aus:

Klicken Sie neben der Bereichsüberschrift auf den Aufwärtspfeil Aufwärtspfeil. Wenn Sie noch einmal auf den Pfeil klicken, werden die E-Mails wieder angezeigt.

Mit dem sortierten Eingang wichtige E-Mails in Abschnitte einteilen

Weitere Informationen

2. Schneller mit den Docs-Editoren arbeiten

KästchenSpracheingabe in Google Docs verwenden

Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Vergewissern Sie sich, dass das interne Mikrofon Ihres Geräts funktioniert oder ein externes Mikrofon angeschlossen ist.
  2. Wählen Sie im Chrome-Browser eine der folgenden Optionen aus:
  3. Klicken Sie auf die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll.
  4. Klicken Sie auf Tools und dann Spracheingabe.
  5. Klicken Sie auf "Sprechen" Sprechen und nehmen Sie den Text auf.

    Sprechen Sie deutlich und mit normaler Lautstärke und Geschwindigkeit. Interpunktionszeichen, Absätze und Formatierungen sollten Sie ebenfalls diktieren, indem Sie z. B. "Komma", "Neuer Absatz" oder "Bold" (Fett) sagen. Die meisten Sprachbefehle sind nur auf Englisch verfügbar. Auch Bilder können Sie durch Sprechen einfügen, indem Sie z. B. "smiley face" (Smiley) sagen.

  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie wieder auf "Sprechen" Sprechen.

Eine Liste aller Sprachbefehle, die unterstützten Sprachen und Tipps zur Fehlerbehebung finden Sie im Hilfeartikel Spracheingabe.

Weitere Informationen

KästchenEigentümerschaft von Google Drive-Dateien und Google Kalender-Terminen auf andere Nutzer übertragen

So übertragen Sie die Eigentümerschaft von Dateien und Ordnern in Google Drive:

  1. Falls noch nicht geschehen, geben Sie die Datei oder den Ordner für die Person frei, die Sie zum Eigentümer machen möchten. Weitere Informationen
  2. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei oder den Ordner und wählen Sie Freigeben Personen hinzufügen aus.
  3. Klicken Sie auf Erweitert.
  4. Klicken Sie neben dem Namen der gewünschten Person auf "Bearbeiten" Bearbeiten oder auf "Ansehen" Ansicht und wählen Sie Eigentümer aus.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
  6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, bestätigen Sie die Übertragung der Eigentümerschaft.
  7. Klicken Sie auf Fertig.

So übertragen Sie die Inhaberschaft von Terminen in Google Kalender:

  1. Klicken Sie auf den Termin und dann oben auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Inhaber ändern.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Inhabers ein.
  3. Optional: Geben Sie eine Notiz für den neuen Inhaber ein.
  4. Klicken Sie auf Inhaber ändern.

Weitere Informationen

KästchenDokumente übersetzen lassen
  1. Öffnen Sie in Google Drive eine Google Docs-Datei.
  2. Klicken Sie oben auf Tools und dann Dokument übersetzen.
  3. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die übersetzte Kopie ein und wählen Sie eine Sprache aus.
  4. Klicken Sie auf Übersetzen.

Weitere Informationen

KästchenDokumente vergleichen lassen
  1. Klicken Sie auf Datei und dann Versionsverlauf und dann Versionsverlauf ansehen.
  2. Wenn Sie eine frühere Version der Datei aufrufen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel.
  3. Optional: Sie haben außerdem die folgenden Möglichkeiten:
    • Wenn Sie eine vorherige Version zur aktuellen Version machen möchten, klicken Sie oben auf Diese Version wiederherstellen.
    • Wenn Sie eine vorherige Version benennen möchten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Diese Version benennen.
    • Wenn Sie eine Kopie von einer vorherigen Version erstellen möchten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Kopie erstellen.

Weitere Informationen

3. Zusätzliche G Suite-Funktionen aktivieren

KästchenAdd-ons für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare aktivieren
  1. Öffnen Sie eine Datei in Docs, Tabellen, Präsentationen oder Formulare.
  2. Docs, Tabellen und Präsentationen: Klicken Sie oben auf Add-ons und dann Add-ons aufrufen.
  3. Formulare: Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Add-ons.
  4. Optional: Um eine kurze Beschreibung eines Add-ons aufzurufen, bewegen Sie den Mauszeiger darauf. Wenn Sie die vollständige Beschreibung ansehen möchten, klicken Sie auf das Add-on.
  5. Klicken Sie auf das Add-on, das Sie installieren möchten, und anschließend auf Kostenlos.
  6. Lesen Sie die Meldung zur Genehmigung und klicken Sie dann auf Zulassen.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Add-ons und Apps Script verwenden.

KästchenEine benutzerdefinierte Suchmaschine in Google Chrome einrichten
  1. Öffnen Sie in Google Chrome die Website, für die Sie eine Suchmaschine erstellen möchten.
  2. Geben Sie in der Suchleiste der Website eine Suchanfrage ein.
     
    Beispiel: Rufen Sie YouTube auf und suchen Sie nach dem Wort "test". Sie werden dann zu einem Link namens https://www.youtube.com/results?search_query=test weitergeleitet.
  3. Kopieren Sie oben im Browser den Link aus der Adresszeile.
  4. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Einstellungen und dann Suchmaschine und dann Suchmaschinen verwalten.
  5. Scrollen Sie zum Bereich Andere Suchmaschinen und klicken Sie auf Hinzufügen.
  6. Fügen Sie in das Feld URL mit %s statt der Suchanfrage den Link ein und ersetzen Sie dabei Ihre Suchanfrage durch die Zeichen "%s".
     
    Beispiel: Ersetzen Sie im Fall des YouTube-Suchlinks den Begriff "test" in der URL durch die Zeichen %s: https://www.youtube.com/results?search_query=%s.
  7. Benennen Sie die Suchmaschine und erstellen Sie ein Suchkürzel. Wenn Sie dieses in der Adressleiste in Chrome Browser eingeben, wird dort die entsprechende Suchmaschine verwendet.
  8. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  9. Optional: Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Als Standard festlegen, wenn Sie möchten, dass die neue Suchmaschine standardmäßig verwendet wird.

Weitere Informationen

KästchenErweiterte produktübergreifende Suche

So suchen Sie in Gmail:

  1. Geben Sie in Gmail einen Begriff in das Suchfeld ein. 
  2. Klicken Sie dann auf einen Vorschlag oder auf "Suchen" Suche.
  3. Wenn Sie die Suche eingrenzen möchten, klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und dann geben Sie die Suchkriterien ein und dann klicken Sie auf Suchen.

So suchen Sie in Google Kalender:

  1. Öffnen Sie Google Kalender, klicken Sie oben auf "Suchen" Suchen und geben Sie einen Suchbegriff ein.

    Bereits während der Eingabe werden Ergebnisse angezeigt, auch aus anderen Google-Produkten, die Sie verwenden, z. B. Gmail oder Google Drive. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um sich die Details dieses Termins anzusehen.

  2. Klicken Sie rechts oben neben dem Suchfeld auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil, um die Ergebnisse zu filtern. Sie können folgende Kriterien auswählen:
    • Suchen in: Kalender, in denen gesucht werden soll
    • Was: Informationen zum Termin, einschließlich des Terminnamens
    • Wer: Namen von eingeladenen Personen oder Termininhabern
    • Wo: Ort des Termins
    • Ohne: Wörter, die nicht enthalten sind
    • Datum: Zeitraum
  3. Klicken Sie auf Suchen.

So suchen Sie in Google Drive:

  1. Klicken Sie rechts im Suchfeld auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil.
    Wählen Sie eine Option oder eine Kombination von Optionen aus, um die Ergebnisse zu filtern.
    • Typ: Nach Dateityp suchen.
    • Eigentümer: Nach Dateieigentümer suchen.
    • Speicherort: Nach Speicherort suchen (wahlweise auch im Papierkorb und unter "Markiert"). Sie können nur in Ordnern suchen, die in "Meine Ablage" oder in geteilten Ablagen gespeichert sind.
    • Änderungsdatum: Nach Elementen suchen, die von Ihnen oder anderen geändert wurden.
    • Name des Elements: Nach einem Teil des Dateinamens suchen.
    • Enthält die Wörter: Nach Dateien suchen, die bestimmte Wörter enthalten.
    • Geteilt mit: Nach Personen mit Dateizugriff suchen.
    • To-do-Liste: Nach Dateien suchen, deren Eigentümer Sie sind und die Vorschläge oder Ihnen zugewiesene Aufgaben enthalten.
  2. Klicken Sie auf Suchen.

Weitere Informationen

 

 
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