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Google Workspace 實務應用:專案管理的 10 大秘訣

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顯示在電腦畫面上的專案管理軟體、便利貼和地球儀等

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追蹤及更新專案狀態並與他人協同合作 藍色分隔線

試算表中建立動態專案計畫和甘特圖,方便您管理專案、作業和截止期限。全球的團隊成員都可以在試算表中即時直接更新工作進度,隨時掌握最新狀態。

操作說明

試算表

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2

透過單一地址與整個團隊溝通交流 藍色分隔線

如果需要與團隊成員共用資訊,可以建立網路論壇電子郵件名單。只要將團隊成員加入群組,您就可以透過單一電子郵件地址,一次為所有成員提供更新資訊及共用資源。

操作說明

網路論壇

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3

管理專案或團隊時間表 藍色分隔線

建立共用日曆讓所有人都能掌握最新狀態:運用專案日曆追蹤里程碑、截止日期和提醒;使用團隊日曆追蹤會議、培訓和休假時間等。如果想查看哪些人有空,只需將不同的日曆重疊,並尋找開放時段即可。

操作說明

日曆

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4

安全地儲存及共用數位資產 藍色分隔線

將專案文件、圖片和其他檔案安全地保存在雲端硬碟共用雲端硬碟中,並與團隊成員共用。透過雲端硬碟的共用功能和存取權限設定,讓合作共事更為簡便且安全。您所做的任何變更都會同步到雲端,因此每個人都能看到最新的內容。

操作說明

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5

迅速尋找及整理重要的電子郵件 藍色分隔線

您是否正與不同的團隊合作進行多個專案?您可以使用星號來標記某些重要郵件,或者讓 Gmail優先收件匣為您自動分類郵件,並且排定郵件的優先順序。此外,您還可以為特定專案建立篩選器和標籤,以便管理、搜尋及回覆電子郵件。

操作說明

Gmail

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6

製作效果出眾的簡報 藍色分隔線

建立簡報來分享您的構想、建立重要交付項目,還能使用圖形和圖表展示您簡報的重要內容。如果您與身處各地的團隊成員合作,可以在 Google Meet 視訊會議中使用內建的分享螢幕畫面功能,藉此展示您的想法。

操作說明

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製作專案網站 藍色分隔線

製作協作平台專案中心,方便您集中保存更新內容、時間表、交付項目、日曆和文件。這樣一來,團隊的所有重要資訊就可以彙整在單一平台,而且每位成員都能隨時透過任何裝置存取。

操作說明

協作平台

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8

建立及協作文件 藍色分隔線

您可以在文件中建立會議議程、專案提案、高階分析報表和其他內容,還能即時編輯檔案、在檔案中進行即時通訊,並使用註解和建議功能取得指定的意見回饋。此外,只要利用修訂版本記錄功能,就可以得知做出變更的使用者和修改時間,或者將檔案還原到先前的版本。

操作說明

文件

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9

與團隊成員進行視訊會議 藍色分隔線

Google Meet 讓您隨時都能透過符合 Meet 使用條件的裝置與遠端團隊成員進行視訊會議,不但節省差旅費用和時間,還能享有如同面對面溝通的所有優點。

操作說明

Google Meet

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10

在會議前為團隊成員提供準備資料 藍色分隔線

在會議開始前讓團隊成員先行預覽相關檔案,做好事前準備以集思廣益。使用日曆傳送會議邀請時,可以附上文件、試算表、簡報和其他討論項目。

操作說明

日曆

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