プロジェクト管理のための G Suite の活用法トップ 10

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プロジェクト管理ソフトウェア、付箋、地球儀など

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プロジェクト タスクの情報を追跡、更新、共同編集する 青色の線

Google スプレッドシートで動的なプロジェクト計画とガントチャートを作成して、プロジェクト、課題、期限を管理しましょう。チームメンバーが世界中どこからでも作業の進捗をスプレッドシートで直接更新できるので、プロジェクトの情報は常に最新の状態に保たれます。

やり方

Google スプレッドシート

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1 つのアドレスでチーム全員に連絡する 青色の線

プロジェクト チームで情報を共有する必要がある場合は、Google グループのメーリング リストを作成します。作成したグループにプロジェクト チームを追加すれば、最新情報やリソースを 1 つのメールアドレスでチーム全員に送ることができます。

やり方

Google グループ

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3

プロジェクトやチームのスケジュールを管理する 青色の線

メンバー全員が最新情報を把握できるように、マイルストーン、期限、リマインダーを確認するためのプロジェクト カレンダーや、会議、トレーニング、休暇などを管理するためのチーム カレンダーといった共有カレンダーを作成します。対応可能なメンバーを確認するときは、複数のカレンダーを重ねて、空いている時間帯を探します。

やり方

Google カレンダー

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4

デジタル資産を安全に保存、共有する 青色の線

プロジェクトで使うドキュメントや画像などのファイルを Google ドライブ共有ドライブに保存して、チームで共有しましょう。ドライブの共有機能とアクセス制御により、簡単で安全な共同作業が実現します。変更内容はすべてクラウドに同期されるため、メンバー全員が最新のコンテンツを表示できます。

やり方

グレーの線

5

重要なメールを簡単に検索、整理する 青色の線

さまざまなチームと複数のプロジェクトに携わっている場合、特定のメールにスターを付けて重要であることを示したり、Gmail の優先トレイで自動的にメールを並べ替えて優先度を付けたりすることができます。また、プロジェクトごとにフィルタやラベルを設定すると、メールの検索や返信が容易になります。

やり方

Gmail

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6

インパクトのあるプレゼンテーションを作成する 青色の線

Google スライドでプレゼンテーションを作成し、自分のビジョンを共有したり、主な成果物を構築したり、グラフやチャートを使ってプロジェクトの効果を説明したりすることができます。チームメンバーが各地に分散している場合は、ビデオ会議中に Google Meet の画面共有機能を使用すれば、離れた場所にいる相手にもプレゼンテーションを行えます。

やり方

グレーの線

7

プロジェクトのウェブサイトを作成する 青色の線

Google サイトでプロジェクトのハブサイトを構築し、最新情報、タイムライン、成果物、カレンダー、ドキュメントを 1 か所にまとめます。これで、チームの重要な情報が 1 か所に集結し、誰もがいつでもどのデバイスからでもアクセスできます。

やり方

Google サイト

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8

ドキュメントを作成して共同編集する青色の線

Google ドキュメントで会議の議題、プロジェクト提案書、エグゼクティブ レポートなどを作成すると、リアルタイムでドキュメントを共同編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメントや提案機能で的を絞ったフィードバックを集めたりすることができます。変更履歴機能を使用すれば、いつ誰がどの変更を行ったかを確認したり、前のバージョンに戻したりできます。

やり方

Google ドキュメント

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9

チームでビデオ会議を行う青色の線

Google Meet を使えば、離れた場所にいるチームメンバーといつでも、どのデバイスからでもビデオ会議を行えます。出張の手間や費用をかけなくても、お互いの顔を見ながら話し合うことができます。

やり方

Google Meet

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10

会議前に予備知識をチームメンバーと共有する 青色の線

事前に関連ファイルを確認できれば、全員がアイデアを準備したうえで会議に臨めます。Google カレンダーで会議の招待状を送信する際に、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、会議に関係するファイルを添付しましょう。

やり方

Google カレンダー

グレーの線

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