Avisering

Arbetar du med kollegor både på distans och på kontoret? Så här jobbar du bäst i hybridmiljöer.

Samarbeta med beslutsfattare

​Google Workspace​ – självstudier för företag

Det här lär du dig

Så här hittar och träffar du berörda parter, tilldelar uppgifter, följer utvecklingen och för projekten framåt.

Det här behöver du

”” 10 minuter

Konto Google Workspace-kontoHar du inget ännu? Starta provperioden på 14 dagar i dag.
 

” ”

I de här självstudierna

Komma i kontakt med berörda parter Träffa berörda parter Lösa problem

” ”

1  Komma i kontakt med berörda parter


Utöka alla  |  Komprimera allaKomprimera alla
1.1 Söka efter berörda parter

Om du jobbar med en brådskande fråga eller uppgift och behöver få med dig andra i organisationen, kan du söka efter dem i Google Cloud Search.

Hitta och kontakta intressenter:

  1. Logga in i Cloud Search på cloudsearch.google.com.

    Om det inte går att logga in beror det på att ditt konto saknar Cloud Search. Läs mer

  2. Sök efter en persons namn.
  3. Klicka på personens e-postadress på resultatkortet om du vill skicka ett e-postmeddelande.
  4. Om du vill se andra kontaktalternativ eller mer rapporteringsinformation klickar du på personens namn för att öppna hans eller hennes sida med profilinformation. 
  5. Klicka på hur du vill kontakta personen på sidan med profilinformation:
    • Klicka på E-post för att skicka ett e-postmeddelande eller personens e-postadress.
    • Klicka på Schemalägg om du vill skapa ett möte .
    • Klicka på Hangout om du vill chatta.
    • Klicka på Videosamtal Videokamera om du vill starta ett videosamtal.
  6. Om du vill öppna sidan med profilinformation och kontakta personens chef eller direktrapporter klickar du på chefens eller rapportens namn.
1.2 Kommunicera med intressenter

När du vet vem du behöver kontakta skriver du ett e-postmeddelande eller skickar ett meddelande till intressenterna.

  1. Öppna Gmail på datorn.
  2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
  3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
    • i fälten Kopia och Hemlig kopia
    • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
  4. Lägg till ett ämne.
  5. Skriv ditt meddelande.
  6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:

Skicka ett direktmeddelande till någon:

  1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
  2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
  3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
    • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
  4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
  5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Starta en gruppkonversation:

  1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
  2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande följt av och klicka på Skicka .
  3. Klicka på Starta en chatt följt av Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
  4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
  5. Klicka på Klart .
  6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Skicka meddelande till en grupp

Tillbaka till början

” ”

2  Träffa berörda parter


 
2.1 Se när människor kan träffas

Det kan vara svårt att samordna scheman med stora grupper i olika tidszoner. Innan du planerar ett möte kan du kontrollera allas tillgänglighet i Google Kalender.

Om en person delar sin kalender med dig eller ingår i organisationen, går det att kontrollera om personen är ledig eller upptagen när den läggs till i en händelse.

  1. Öppna Google Kalender på datorn.
  2. Klicka på Sök efter personer till vänster.
  3. Börja skriva in någons namn och välj personen som du vill träffa.
  4. Klicka på Skapa Lägg till längst upp till vänster.
  5. Klicka på Föreslagna tider. Om gästen du bjuder in har delat sin kalender med dig ser du när de kan delta.

Hitta en tid för ett möte

2.2 Boka ett möte
  1. Öppna Google Kalender på datorn.
  2. Valfritt: Om du vill lägga till gäster i din händelse klickar du på Sök efter personer till vänster och börjar skriva in namnen på gästerna.
  3. Klicka på valfri ledig tid i kalendern utan schemalagd händelse.
  4. Ge händelsen en rubrik och lägg till eventuella uppgifter.
  5. Klicka på Spara.

Tips! Skapa en längre händelse genom att dra musen nedåt på sidan när du väljer tiden.

2.3 Bifoga filer till mötesinbjudan

Bifoga dokument eller andra resurser som du vill diskutera. Gästerna kan granska relevanta filer före mötet och komma förberedda.

1. Välj en tidszon.
2. Ställ in en återkommande händelse.
3. Hitta en tid – hitta en tid när dina kolleger har tid för mötet.
4. Lägg till händelsedetaljer – lägg till mötesplatsen, skicka händelseaviseringar med mera.
5. Lägg till videokonferenser – lägg till ett videomöte i din händelse. Eller välj ett konferenstillägg från tredje part.
6. Lägg till en händelsebeskrivning – lägg till detaljer, till exempel kontaktuppgifter, instruktioner eller länkar för din händelse. Formatera beskrivningen genom att lägga till fet, kursiv eller understrykning, eller lägg till listor och länkar.
7. Lägg till bilagor – anpassa filer, till exempel dokument eller presentationer till dina händelser.

Lägg till kalenderdetaljer

2.4 Anslut till mötet

Se ditt bokade möte i Kalender och gå snabbt med i ett videomöte. Använd denna lathund för Google Meet.

  1. Klicka på händelsen i vilken du vill delta i Google Kalender.
  2. Klicka på Anslut genom Google Meet.
  3. Klicka på Gå med nu i fönstret som öppnas. 
Gå med i Hangouts Meet.
2.5 Dela och presentera under ett videomöte
Mötesarrangörer som använder Google Workspace for Education kan förhindra att deltagare delar sina skärmar. 
  1. I Google Drive öppnar du den fil från Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer som du vill dela eller presentera.
  2. (Valfritt) Så här redigerar du ett dokument, ett kalkylark eller en presentation samtidigt som dina gäster:
    1. Klicka på Dela uppe till höger.
    2. Ge dokumentet ett namn och klicka på Spara.
    3. Lägg till dina mötesgäster och ge alla redigeringsåtkomst.
    4. Klicka på Skicka.
  3. Öppna Google Meet och gå med i mötet.
  4. Klicka på Presentera nu och välj vad du vill dela:
    • Hela skärmen
    • Ett fönster
    • En flik
  5. Klicka på Dela.

Tips! Om du inte använder webbläsaren Chrome (som automatiskt döljer popup-aviseringar) ska du dölja eller stänga av aviseringar så att de inte visas medan du presenterar.

2.6 Dela filer och annat material

Förbered alla som jobbar med uppgiften genom att dela relevanta filer eller mappar.

Dela en fil eller mapp med specifika personer:

  1. Välj den fil du vill dela.
  2. Klicka på Dela eller Dela .
  3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med.

    Obs! Om besökardelning är på för din organisation kan du bjuda in någon som inte har ett Google-konto att samarbeta i dina Google Drive-filer och mappar. Se Dela dokument med besökare.

  4. Om du vill ändra vad andra kan göra med filen klickar du på nedåtpilen till höger följt av Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
  5. Välj att avisera personer:
    • Om du vill avisera personer om att du har delat en fil med dem markerar du rutan Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
    • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan Avisera personer.
  6. Klicka på Dela eller Skicka.

Dela en länk till en fil eller mapp:

  1. Högerklicka på filen eller mappen du vill dela i Drive och välj Dela .

    Klicka på Dela i Dokument, Kalkylark eller Presentationer högst upp.

    Obs! Du kan bara dela filer som du äger eller har redigeringsåtkomst till.

  2. (Valfritt) Ange vad andra får göra med din fil när du delar den genom att klicka på Ändra under organisationens namn:
    • Du kan ändra behörigheten genom att klicka på nedåtpilen till höger   och väljer Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
    • Om du vill tillåta delning av länken utanför organisationen klickar du på nedåtpilen  bredvid organisationens namn följt avOffentlig.

      Obs! Kontakta administratören om du inte ser det här alternativet.

  3. Klicka på Kopiera länk.
  4. Klicka på Klar.
  5. Klistra in länken i ett e-postmeddelande, på en webbplats eller där du behöver dela den.
Dela filer på Drive
2.7 Tilldela uppgifter

När du har fastställt vem som behöver jobba med uppgiften kan du tilldela uppgifter till intressenter.

  1. Öppna ett dokument, kalkylark eller en presentation på datorn.
  2. Markera text, bilder, celler eller bilder som du vill kommentera.
  3. Klicka på Lägg till kommentar Lägg till kommentar i verktygsfältet och lägg till en kommentar.
  4. Skriv din kommentar.
  5. Klicka på Kommentera.

Öppna rutan Kommentar och ange text med alternativet att tilldela en uppgift till någon.

2.8 Skicka ett uppföljningsmeddelande

Efter mötet skickar du ett uppföljningsmeddelande för att sammanfatta mötesanteckningarna och eventuella ytterligare uppgifter.

  1. Öppna Gmail på datorn.
  2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
  3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
    • i fälten Kopia och Hemlig kopia
    • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
  4. Lägg till ett ämne.
  5. Skriv ditt meddelande.
  6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:

Tillbaka till början

” ”

3  Lösa problem


 
3.1 Samarbeta om potentiella lösningar

Skapa ett dokument som fungerar som en tom målarduk för allas idéer och lösningar. Redigera tillsammans i realtid, chatta i filer och få riktad feedback genom att använda kommentarer och förslag.

  1. Öppna ett dokument, kalkylark eller en presentation på datorn.
  2. Markera text, bilder, celler eller bilder som du vill kommentera.
  3. Klicka på Lägg till kommentar Lägg till kommentar i verktygsfältet och lägg till en kommentar.
  4. Skriv din kommentar.
  5. Klicka på Kommentera.

Öppna rutan Kommentar och ange text med alternativet att tilldela en uppgift till någon.

3.2 Spåra uppdateringar och ändringar

Se direkt hur dina projektuppgifter utvecklas med villkorsbaserade formateringsregler. Du kan till exempel lägga till färger som får slutförda uppgifter att sticka ut från uppgifter som inte har startats eller pågår.

Konfigurera förloppsspårning:

  1. Öppna Kalkylark och markera kolumnen som du vill tillämpa formateringsreglerna på.
  2. Välj Formatera följt av Villkorsstyrd formatering.
  3. Ställ in reglerna. I det här exemplet tilldelar du en annan färg till uppgifter som är slutförda, inte påbörjade eller pågående:
1. På fliken En färg väljer du Texten innehåller under Formatera celler.
2. I rutan under Texten innehåller anger du Slutför.
3. Under Formatering klickar du på listan och väljer om bakgrunden eller texten ska färgmarkeras.
4. Om du vill tilldela en anpassad text eller bakgrundsfärg klickar du på Textfärg eller Fyllningsfärg . Vid behov kan du ange en färg för texten och en färg för bakgrunden.
5. Om du vill lägga till fler regler klickar du på Lägg till ny regel och följer samma steg. Tilldela exempelvis en röd bakgrund till Inte påbörjade uppgifter och en orange bakgrund till Pågående uppgifter.
6. Klicka på Klar.

Reglerna för villkorsbaserad formatering finns på menyn under Format.

3.3 Boka ett avslutande möte

Boka ett avslutande möte då du kan säkerställa att alla har slutfört sina uppgifter och diskutera eventuella frågor.

  1. Öppna Google Kalender på datorn.
  2. Valfritt: Om du vill lägga till gäster i din händelse klickar du på Sök efter personer till vänster och börjar skriva in namnen på gästerna.
  3. Klicka på valfri ledig tid i kalendern utan schemalagd händelse.
  4. Ge händelsen en rubrik och lägg till eventuella uppgifter.
  5. Klicka på Spara.

Tips! Skapa en längre händelse genom att dra musen nedåt på sidan när du väljer tiden.

3.4 Samarbeta kring ett program under mötet

Dela ett program under mötet så att alla kan följa med.

  1. I Google Drive öppnar du den fil från Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer som du vill dela eller presentera.
  2. (Valfritt) Så här redigerar du ett dokument, ett kalkylark eller en presentation samtidigt som dina gäster:
    1. Klicka på Dela uppe till höger.
    2. Ge dokumentet ett namn och klicka på Spara.
    3. Lägg till dina mötesgäster och ge alla redigeringsåtkomst.
    4. Klicka på Skicka.
  3. Öppna Google Meet och gå med i mötet.
  4. Klicka på Presentera nu och välj vad du vill dela:
    • Hela skärmen
    • Ett fönster
    • En flik
  5. Klicka på Dela.

Tips! Om du inte använder webbläsaren Chrome (som automatiskt döljer popup-aviseringar) ska du dölja eller stänga av aviseringar så att de inte visas medan du presenterar.

Klicka på Dela för att öppna fönstret där du lägger till personer och klicka sedan på Skicka.

Tillbaka till början


Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.

Var det här till hjälp?

Hur kan vi förbättra den?
Sök
Rensa sökning
Stäng sökrutan
Googles appar
Huvudmeny