意思決定者と共同作業する

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内容

関係者を見つけて打ち合わせ、タスクの割り当て、進捗状況の管理、プロジェクトの進捗管理を行う方法など。

必要なもの

10 分程度です。

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このチュートリアルの内容

関係者とのやりとり 関係者との会議 問題の解決

1  関係者とのやり取り

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1.1 関係者を探す

緊急度の高い問題や課題に取り組むにあたり組織内の誰かの協力が必要な場合は、Google Cloud Search から適切な人物を検索できます。

関係者を見つけて連絡するには:

1. cloudsearch.google.com から Cloud Search にログインします。

   Cloud Search をご利用でないアカウントではログインできません。詳細
2. ユーザーを名前で検索します。
3. 結果カードからメールを送信するには、ユーザーのメールアドレスをクリックします。
4. その他の連絡方法または指示系統情報を得るには、ユーザー名をクリックしてプロフィール情報ページを開きます。
5. プロフィール情報ページで、ユーザーへの連絡方法をクリックします。
   • メールを送信するには、メールアイコン  または相手のメールアドレスをクリックします。
   • 会議を設定するには、スケジュール アイコン  をクリックします。
   • チャットするには、ハングアウト アイコン をクリックします。
   • ビデオ通話を開始するには、ビデオ通話アイコン をクリックします。
6. プロフィール情報ページを開いて、ユーザーのマネージャーまたは直属の部下に連絡するには、マネージャーまたは部下の名前をクリックします。

1.2 関係者と連絡をとる

連絡する相手を決めたら、メールを作成するか、メッセージを送信します。

	Gmail を開きます。
	左側の [作成] をクリックします。
	（省略可）ウィンドウ サイズを変更するには、上隅の全画面表示アイコン または全画面表示を終了アイコン をクリックします。
	宛先と件名を追加します。
	メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
	（省略可）添付ファイルを追加します。ドライブ内のファイルを添付する場合は 、写真を添付する場合は をクリックします。
	[送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご確認ください。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン をクリックします。
3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
   • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
4. メッセージを送信する相手をクリックします。
5. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

グループの会話を開始するには:

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 送信アイコン をクリックします。
3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン [グループの会話を開始] をクリックします。
4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
5. 完了アイコン をクリックします。
6. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

2  関係者との会議

2.1 会議に都合のよい日時を確認する

さまざまなタイムゾーンにメンバーがいる大規模なグループの場合、スケジュール調整は容易ではありませんが、Google カレンダーで全員の空き情報を確認しておけば、会議の計画もスムーズにできます。

1. カレンダー を開いて [作成] [予定] をクリックします。
2. [ゲストを追加] にユーザーのメールアドレスを入力します。
3. [ おすすめの時間] をクリックして、会議の時間の候補を選択します。
4. 時間枠をクリックします。
5. （省略可）会議の時間の候補が見つからない場合は、[時間を探す] をクリックして時間枠を選択します。
6. [保存] をクリックします。

 

2.2 会議の予定を作成する

1. Google カレンダーで [ 作成] をクリックします。
2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
3. [ゲストを追加] をクリックして、参加者を追加します。
   注: ゲストを追加すると、Google Meet のビデオ会議が自動的に追加されます。または、参加者を追加する前に [Google Meet のビデオ会議を追加] をクリックします。
4. （省略可）予定の説明または添付ファイル（議題やプレゼンテーションなど）を追加します。
5. [保存] をクリックします。
6. [送信] をクリックします。

2.3 会議の招待状にファイルを添付する

会議で取り上げたいドキュメントやその他のリソースを添付しておけば、ゲストは会議の前に関連ファイルに目を通して準備を整えられます。

	タイムゾーンを選択します。
	定期的な予定を設定します。
	時間を探す - 会議の開催にあたり、同僚の都合のよい日時を探せます。
	予定の詳細の追加 - 会議場所の追加、予定の通知の送信などを行えます。
	ビデオ会議の追加 - 予定にビデオ会議を追加するか、サードパーティ製の会議用アドオンを選択します。
	予定の説明の追加 - 予定の連絡先情報、参加手順、リンクなどの詳細情報を追加できます。太字、斜体、下線を追加したり、リストやリンクを追加したりして説明の書式を設定できます。
	添付ファイルの追加 - 予定にドキュメントやプレゼンテーションなどのファイルを添付できます。

2.4 会議に参加する

予定された会議をカレンダーで確認し、ビデオ会議に参加します。詳しくは、Google Meet クイック リファレンスをご覧ください。

1. Google カレンダーで、参加したい予定をクリックします。
2. [Google Meet に参加する] をクリックします。
3. 表示されたウィンドウで [今すぐ参加] をクリックします。

2.5 ビデオ会議中に画面を共有する

会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。

1. Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのファイルを開きます。
2. （省略可）ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをゲストと同時に共同編集するには、次の手順を行います。
   1. 右上にある [共有] をクリックします。
   2. ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
   3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
   4. [送信] をクリックします。
3. Google Meet を開き、会議に参加します。
4. [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
   • 自分の画面全体
   • ウィンドウ
   • タブ
5. [共有] をクリックします。

ヒント: Chrome ブラウザではポップアップ通知が自動的に非表示になります。Chrome ブラウザをご使用でない場合は、通知をミュートするか無効にして、画面共有中に表示されないようにしてください。

2.6 ファイルやその他の資料を共有する

同じ課題に取り組んでいる全員が準備できるように、関連するファイルやフォルダを共有します。

特定のユーザーとファイルまたはフォルダを共有するには:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

   注: 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン  を選択します。

   ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

   注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

2. （省略可）共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
   • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン  をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
   • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 [公開] をクリックします。

     注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

3. [リンクをコピー] をクリックします。
4. [完了] をクリックします。
5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

2.7 タスクを割り当てる

適任者を確認したら、その人にタスクを割り当てます。

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
2. コメント追加アイコン をクリックします。
3. ボックスにコメントを入力します。
4. （省略可）特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号（+）の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
5. （省略可）コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

注: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

2.8 フォローアップ メールを送信する

会議が終わったら、会議メモや追加タスクをまとめたフォローアップ メールを送信します。

	Gmail を開きます。
	左側の [作成] をクリックします。
	（省略可）ウィンドウ サイズを変更するには、上隅の全画面表示アイコン または全画面表示を終了アイコン をクリックします。
	宛先と件名を追加します。
	メッセージを入力します。作成中でまだ送信していないメールは、左側の [下書き] に自動保存されます。
	（省略可）添付ファイルを追加します。ドライブ内のファイルを添付する場合は 、写真を添付する場合は をクリックします。
	[送信] をクリックします。

ヒント: メールの送信を取り消すには、ウィンドウの下部にある [取り消し] をクリックします。このオプションはわずかな期間だけ表示されますが、その表示時間は変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご確認ください。

3  問題の解決

3.1 解決策を一緒に考える

共有ドキュメントを作成し、皆にそれぞれのアイデアや解決策を書き込んでもらう真っ白なキャンバスとして使用しましょう。リアルタイムで共同編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメントや提案機能による的確なフィードバックを得たりしながら、アイデアを詰めていくことができます。

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
2. コメント追加アイコン をクリックします。
3. ボックスにコメントを入力します。
4. （省略可）特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号（+）の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
5. （省略可）コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

注: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

3.2 更新や変更を確認する

条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

進捗状況がわかるように設定するには

1. Google スプレッドシートでファイルを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
2. [表示形式] [条件付き書式] を選択します。
3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。

	[単一色] タブにある [セルの書式設定の条件] で、[次を含むテキスト] を選択します。
	[次を含むテキスト] の下のボックスに、「完了」と入力します。
	[書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色を付けるかどうかを選択します。
	テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン または塗りつぶしアイコン をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定できます。
	さらにルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックし、同様の手順を踏みます。たとえば、未開始のタスクに赤色の背景色を割り当てたり、進行中のタスクにオレンジ色の背景色を割り当てたりします。
	[完了] をクリックします。

3.3 最終的な会議の計画を立てる

全員の作業完了を確認するための最終的な会議の計画を立て、疑問点について話し合います。

1. Google カレンダーで [ 作成] をクリックします。
2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
3. [ゲストを追加] をクリックして、参加者を追加します。
   注: ゲストを追加すると、Google Meet のビデオ会議が自動的に追加されます。または、参加者を追加する前に [Google Meet のビデオ会議を追加] をクリックします。
4. （省略可）予定の説明または添付ファイル（議題やプレゼンテーションなど）を追加します。
5. [保存] をクリックします。
6. [送信] をクリックします。

3.4 会議で全員で議題に取り組む

会議中は、議題を共有して全員が話し合いに参加できるようにします。

1. Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのファイルを開きます。
2. （省略可）ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをゲストと同時に共同編集するには、次の手順を行います。
   1. 右上にある [共有] をクリックします。
   2. ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
   3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
   4. [送信] をクリックします。
3. Google Meet を開き、会議に参加します。
4. [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
   • 自分の画面全体
   • ウィンドウ
   • タブ
5. [共有] をクリックします。

ヒント: Chrome ブラウザではポップアップ通知が自動的に非表示になります。Chrome ブラウザをご使用でない場合は、通知をミュートするか無効にして、画面共有中に表示されないようにしてください。

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