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与决策者协作

Google Workspace 企业教程
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如何找到相关人员并与之见面,如何分配任务、跟踪进度和继续推进项目。

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本教程中的内容

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与相关人员联系 与相关人员见面 解决问题

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1 与相关人员联系


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1.1 搜索相关人员

如果您正在处理紧急问题或任务,需要您单位中的其他人参与其中,可以通过 Google Cloud Search 搜索他们。

查找并联系相关人员:

  1. 访问 cloudsearch.google.com 登录 Cloud Search。

    如果您无法登录,说明您的帐号未启用 Cloud Search。了解详情

  2. 按姓名搜索用户。
  3. 在结果卡片中,点击相应用户的电子邮件地址以发送电子邮件。
  4. 要获取其他联系方式或更多报告信息,请点击此人的姓名以打开其个人资料信息页面。
  5. 在个人资料信息页面上,点击您想使用的联系方式:
    • 要发送电子邮件,请点击“电子邮件”图标 "" 或对方的电子邮件地址。
    • 要设置会议,请点击“时间安排”图标 ""
    • 要聊天,请点击“Hangout”图标 ""
    • 要发起视频通话,请点击“视频通话”图标 摄像机
  6. 要打开个人资料信息页面并联系相应用户的经理或下属,请点击该经理或下属的姓名。
1.2 与相关人员沟通

确定需要与谁联系后,向相关人员发送电子邮件或消息。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”图标 ""。您看到的也可能是“写邮件”""
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

向他人发送直接消息:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 ""
  3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
    • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
  4. 点击您要发送消息的人员。
  5. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""

发起群组对话:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 接着点按 点击“发送”图标 ""
  3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 "" 接着点按 发起群组对话
  4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
  5. 点击“完成”图标 ""
  6. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""

向群组发送消息

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2 与相关人员见面


 
2.1 安排开会时间

如果涉及来自不同时区的大量人员,协调时间是个难题。在安排会议前,您可以在 Google 日历中查看所有人是否有空。

  1. 打开日历,然后点击 + 创建 接着点击 活动
  2. 转到添加邀请对象部分,然后输入对方的电子邮件地址。
  3. 点击建议的时间,然后选择建议的会议时间。
  4. 点击相应时间空档。
  5. (可选)如果您找不到建议的会议时间,请点击安排时间,然后选择一个时间空档。
  6. 点击保存

 

安排会面时间

2.2 安排会议
  1. Google 日历中,点击创建 ""
  2. 添加活动标题、日期和时间。
  3. 点击添加邀请对象并添加参与者。
    注意:在您添加邀请对象后,系统会自动添加 Google Meet 视频会议。您也可以先点击添加 Google Meet 视频会议,然后再添加参与者。
  4. (可选)您可以添加活动说明或附件,例如议程或演示文稿。
  5. 点击保存
  6. 点击发送
2.3 将文件附加到会议邀请中

附加您想讨论的文件或任何其他资源。邀请对象可以在会议开始前查看相关文件,为会议做好准备。

1 选择时区。
2 设置周期性活动。
3 确定时间 - 找到相关同事都有空参加会议的时间。
4 添加活动详情 - 添加会议地点、发送活动通知等。
5 添加视频会议 - 向您的活动添加视频会议。或者,选择第三方会议插件
6 添加活动说明 - 添加详细信息,例如联系方式、说明或活动链接。您可以为说明文本设置格式,例如添加粗体、斜体或下划线,或者添加列表和链接。
7 添加附件 - 为活动添加附件,例如文档或演示文稿。

添加日历详细信息

2.4 加入会议

在日历中查看已安排的会议,并快速加入视频会议。请参阅这份 Google Meet 备忘单

  1. Google 日历中,点击您想加入的活动。
  2. 点击通过 Google Meet 加入视频会议
  3. 在随即打开的窗口中,点击立即加入
加入 Hangouts Meet
2.5 在视频会议期间共享和演示
使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。
  1. Google 云端硬盘中,打开您要共享或展示的 Google 文档Google 表格Google 幻灯片文件。
  2. (可选)要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿,请按以下步骤操作:
    1. 点击右上角的共享
    2. 为文档添加标题,然后点击保存
    3. 添加会议邀请对象,并向所有人授予编辑者权限。
    4. 点击发送
  3. 打开 Google Meet 并加入会议。
  4. 点击立即展示并选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  5. 点击分享

提示:如果您使用的不是 Chrome 浏览器(Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知),请忽略或关闭通知,以免在您展示内容时显示通知。

2.6 共享文件和其他材料

通过共享所有相关文件或文件夹,让负责任务的所有人做好准备。

与特定人员共享文件或文件夹:

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送

共享指向文件或文件夹的链接:

  1. 云端硬盘中,右键点击要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”图标 分享

    文档表格幻灯片的顶部,点击共享

    注意:您只能共享归您所有或您拥有编辑权限的文件。

  2. (可选)如要指定共享对象可对文件执行的操作,请点击您单位名称下方的更改
    • 如要更改权限,请点击右侧的向下箭头 "",然后选择查看者评论者编辑者
    • 如要允许与单位以外的人分享链接,请点击您单位名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 公开

      注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

  3. 点击复制链接
  4. 点击完成
  5. 将该链接粘贴到电子邮件、网站或要共享的任何地方。
分享云端硬盘中的文件
2.7 分配任务

确定参与任务的人选后,请将任务分配给相关人员。

  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

2.8 发送后续跟进邮件

会议结束后,发送后续跟进邮件以总结会议笔记和任何其他任务。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”图标 ""。您看到的也可能是“写邮件”""
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

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3 解决问题


 
3.1 协作完成潜在解决方案

请创建一个空白文档,供所有人撰写自己的想法和解决方案。所有人可以共同实时编辑文件,在文件中聊天,并通过评论和建议获取有针对性的反馈。

  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

3.2 跟踪更新和更改

借助条件格式规则,一眼了解项目进度。例如,为已完成的任务添加颜色,将其与尚未开始或正在进行中的任务区分开来。

设置进度跟踪器:

  1. 打开表格,选择要应用格式规则的列。
  2. 选择格式 接着点击 条件格式
  3. 设置规则。在本例中,可以为“已完成”、“尚未开始”或“进行中”的任务分别指定不同的颜色:
A 单一颜色标签中,在符合以下条件时为单元格应用格式下方,选择文本包含
B 文字包含下方的框中,输入已完成
C 格式样式下方,如果要让背景或文本以某种颜色显示,请点击列表选择颜色。
D 要指定自定义的文本颜色或背景颜色,请点击“文本颜色”图标 "" 或“填充颜色”图标 ""。如果需要,可以为文本和背景分别指定一种颜色。
E 如果您想添加更多规则,请点击添加其他规则,然后按同样的步骤操作即可。例如,可以为尚未开始的任务指定红色背景,为进行中的任务指定橘色背景。
F 点击完成

在“格式”菜单项下方,找到“条件格式”规则

3.3 安排最后一次会议

安排最后一次会议,确保所有人都已完成任务,并讨论任何问题。

  1. Google 日历中,点击创建 ""
  2. 添加活动标题、日期和时间。
  3. 点击添加邀请对象并添加参与者。
    注意:在您添加邀请对象后,系统会自动添加 Google Meet 视频会议。您也可以先点击添加 Google Meet 视频会议,然后再添加参与者。
  4. (可选)您可以添加活动说明或附件,例如议程或演示文稿。
  5. 点击保存
  6. 点击发送
3.4 在会议期间讨论日程

在会议期间共享日程,以便所有人保持步调一致。

  1. Google 云端硬盘中,打开您要共享或展示的 Google 文档Google 表格Google 幻灯片文件。
  2. (可选)要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿,请按以下步骤操作:
    1. 点击右上角的共享
    2. 为文档添加标题,然后点击保存
    3. 添加会议邀请对象,并向所有人授予编辑者权限。
    4. 点击发送
  3. 打开 Google Meet 并加入会议。
  4. 点击立即展示并选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  5. 点击分享

提示:如果您使用的不是 Chrome 浏览器(Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知),请忽略或关闭通知,以免在您展示内容时显示通知。

点击“共享”以打开添加邀请对象窗口,然后点击“发送”

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