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" "1  Entre em contato com os interessados

1.1 Pesquise o nome dos interessados

Se você estiver trabalhando em um problema ou uma tarefa urgente e precisar da ajuda de alguém na sua organização, poderá pesquisar o nome das pessoas no Google Cloud Search.

Encontrar e entrar em contato com os interessados:

  1. Faça login no Cloud Search em cloudsearch.google.com.

    Se não for possível fazer login, sua conta não tem o Cloud Search. Saiba mais

  2. Pesquise uma pessoa pelo nome.
  3. No card de resultados, para enviar um e-mail, toque no endereço de e-mail da pessoa.
  4. Para ver outras opções de contato ou mais informações sobre a cadeia hierárquica, clique no nome da pessoa. A página de informações do perfil dela se abrirá. 
  5. Na página de informações do perfil, escolha como você quer entrar em contato.
    • Para enviar um e-mail, clique em E-mail "" ou no endereço de e-mail da pessoa.
    • Para marcar uma reunião, clique em Programar "".
    • Para bater papo, clique em Hangout "".
    • Para iniciar uma videochamada, clique em Videochamada Filmadora.
  6. Para abrir a página de informações do perfil e entrar em contato com o gerente ou os subordinados diretos da pessoa, clique no nome do gerente ou do subordinado.
1.2 Fale com os interessados

Após definir com quem você precisa entrar em contato, escreva um e-mail ou envie uma mensagem para os interessados.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima

Enviar uma mensagem direta para alguém:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat "".
  3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
    • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
  4. Selecione o destinatário da mensagem.
  5. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".

Iniciar uma conversa em grupo:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat ""e Iniciar conversa em grupo.
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
  5. Clique em Concluído "".
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".

Enviar uma mensagem para um grupo

" "2  Faça uma reunião com os interessados

2.1 Veja quando as pessoas estão disponíveis para reuniões

Às vezes é difícil coordenar as programações com grupos grandes de pessoas em fusos horários diferentes. Antes de programar uma reunião, verifique a disponibilidade de todos no Google Agenda.

  1. Abra o Agenda e clique em Google+ Criare depoisEvento.
  2. Na seção Adicionar convidados, digite o endereço de e-mail da pessoa.  
  3. Clique em Horários sugeridos e selecione um horário de reunião sugerido. 
  4. Clique em um horário.
  5. (Opcional) Se você não encontrar um horário de reunião sugerido, clique em Encontrar um horário e selecione uma opção. 
  6. Clique em Salvar.

 

Encontrar um horário

2.2. Programar uma reunião
  1. No Agenda, clique em Criar "".
  2. Adicione o título, a data e a hora do evento.
  3. Clique em Adicionar convidados e adicione os participantes.
    Observação: uma videochamada do Google Meet é adicionada automaticamente depois que você adiciona um convidado. Você também pode clicar em Adicionar videoconferência do Google Meet antes de adicionar participantes.
  4. (Opcional) Adicione uma descrição do evento ou anexos, como compromissos ou uma apresentação.
  5. Clique em Salvar.
  6. Clique em Enviar.
2.3 Anexe arquivos ao convite da reunião

Anexe documentos ou outros recursos que você quer discutir. Os convidados podem consultar arquivos relevantes antes da reunião.

1 Escolha um fuso horário.
2 Crie um evento recorrente.
3 Encontre um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam disponíveis para a reunião.
4 Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações de eventos e muito mais.
5 Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de conferência de terceiros.
6 Adicionar uma descrição de evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links do seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
7 Adicionar anexos: conecte arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.

Adicionar detalhes da agenda

2.4 Participe da reunião

Veja sua reunião programada no Agenda e participe rapidamente de uma videochamada. Use esta folha de referência do Google Meet.

  1. No Google Agenda, clique no evento de que você quer participar.
  2. Clique em Entrar com o Google Meet.
  3. Na janela que é aberta, clique em Participar agora.
Participar do Hangouts Meet
2.5 Compartilhe e apresente durante uma videochamada
Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 
  1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
  2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
    1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
    2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
    3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
    4. Clique em Enviar.
  3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
  4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
    • A tela inteira
    • Uma janela
    • Uma guia
  5. Clique em Compartilhar.

Dica: se você não estiver usando o navegador Chrome (que oculta automaticamente as notificações pop-up), silencie ou desative as notificações para elas não aparecerem durante a apresentação.

2.6 Compartilhe arquivos e outros materiais

Compartilhe arquivos ou pastas relevantes para todos que estão trabalhando na tarefa.

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar "".
  3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

    Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo ""e depois e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
    • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar um link de arquivo ou pasta:

  1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar Compartilhar.

    Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

    Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

  2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
    • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo "" e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
    • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo ""e depoisPúblico.

      Observação: se você não vir essa opção, entre em contato com seu administrador.

  3. Clique em Copiar link.
  4. Clique em Concluído.
  5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.
Compartilhar arquivos no Drive
2.7 Atribua tarefas

Após definir quem trabalhará na tarefa, você pode atribuir tarefas aos interessados.

  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

2.8 Envie um e-mail de acompanhamento

Após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento para resumir a ata da reunião e as tarefas adicionais.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima

" "3  Resolva problemas

3.1 Colabore em possíveis soluções

Crie um documento que sirva como uma tela em branco para as ideias e soluções dos participantes. Edite com outras pessoas em tempo real, use o chat nos arquivos e receba feedback direcionado usando comentários e sugestões.

  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

3.2 Acompanhe as atualizações e mudanças

Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

Crie medidores de progresso:

  1. Abra o Planilhas e selecione a coluna para aplicar as regras de formatação.
  2. Selecione Formatar e depois Formatação condicional.
  3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente às tarefas Concluídas, Não iniciadas ou Em andamento:
A Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.
B Na caixa em O texto contém, digite Concluído.
C Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.
D Para atribuir um texto personalizado ou uma cor de plano de fundo, clique em Cor do texto "" ou Cor de preenchimento "". Se necessário, especifique uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.
E Se você quiser adicionar regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.
F Clique em Concluído.

No menu, em "Formatar", encontrar as regras de formatação condicional

3.3 Programe uma reunião final

Programe uma reunião final para garantir que todos concluíram as tarefas e discutir possíveis dúvidas.

  1. No Agenda, clique em Criar "".
  2. Adicione o título, a data e a hora do evento.
  3. Clique em Adicionar convidados e adicione os participantes.
    Observação: uma videochamada do Google Meet é adicionada automaticamente depois que você adiciona um convidado. Você também pode clicar em Adicionar videoconferência do Google Meet antes de adicionar participantes.
  4. (Opcional) Adicione uma descrição do evento ou anexos, como compromissos ou uma apresentação.
  5. Clique em Salvar.
  6. Clique em Enviar.
3.4 Colabore em uma pauta durante a reunião

Durante a reunião, compartilhe a pauta para todos acompanharem a discussão.

  1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
  2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
    1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
    2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
    3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
    4. Clique em Enviar.
  3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
  4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
    • A tela inteira
    • Uma janela
    • Uma guia
  5. Clique em Compartilhar.

Dica: se você não estiver usando o navegador Chrome (que oculta automaticamente as notificações pop-up), silencie ou desative as notificações para elas não aparecerem durante a apresentação.

Clicar em "Compartilhar" para abrir a janela onde você adiciona pessoas e depois clicar em "Enviar"
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