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" "1  Contattare le parti interessate

1.1 Cercare le parti interessate

Se stai lavorando a un problema o un compito urgente e devi coinvolgere altre persone della tua organizzazione, puoi cercarle in Google Cloud Search.

Trovare e contattare le parti interessate:

  1. Accedi a Cloud Search all'indirizzo cloudsearch.google.com.

    Se non riesci a eseguire l'accesso, significa che il tuo account non ha Cloud Search. Ulteriori informazioni

  2. Cerca la persona per nome.
  3. Nella scheda dei risultati, per inviare un messaggio alla persona, fai clic sul suo indirizzo email.
  4. Per visualizzare altre opzioni di contatto o altre informazioni sui dipendenti subordinati, fai clic sul nome della persona per aprire la pagina dei dati del profilo. 
  5. Nella pagina dei dati del profilo, fai clic su una delle seguenti modalità di contatto:
    • Per inviare un'email, fai clic su Email "" o sull'indirizzo email della persona.
    • Per organizzare una riunione, fai clic su Programma "".
    • Per chattare, fai clic su Hangout "".
    • Per avviare una videochiamata, fai clic su Videochiamata Videocamera.
  6. Per aprire la pagina dei dati del profilo e contattare il responsabile o i dipendenti subordinati della persona, fai clic sul nome del responsabile o del dipendente.
1.2 Comunicare con le parti interessate

Dopo aver stabilito chi devi contattare, scrivi un'email o invia un messaggio alle parti interessate.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

Inviare un messaggio diretto a una persona:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. Se il nome non è ancora visualizzato in "Chat", fai clic su Avvia una chat "".
  3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
    • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
  4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
  5. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".

Avviare una conversazione di gruppo:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, digita un messaggio e poi fai clic su Invia "".
  3. Se la conversazione di gruppo non è presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat ""e poi Avvia conversazione di gruppo.
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
  5. Fai clic su Fine "".
  6. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".

Inviare un messaggio a un gruppo

" "2  Incontrare le persone interessate

2.1 Stabilire quando è possibile incontrarsi

Coordinare la programmazione per gruppi numerosi distribuiti su fusi orari diversi può essere complicato. Prima di programmare una riunione, puoi controllare la disponibilità di ogni partecipante in Google Calendar.

  1. Apri Calendar e fai clic su Più Creae poiEvento.
  2. Vai alla sezione Aggiungi invitati e inserisci l'indirizzo email della persona.  
  3. Fai clic su Orari suggeriti e seleziona un orario suggerito per la riunione. 
  4. Fai clic su una fascia oraria.
  5. (Facoltativo) Se non trovi un orario suggerito per la riunione, fai clic su Trova un orario e seleziona una fascia oraria. 
  6. Fai clic su Salva.

 

Trovare un orario per un incontro

2.2 Programmare una riunione
  1. In Calendar, fai clic su Crea "".
  2. Aggiungi il titolo, la data e l'ora dell'evento.
  3. Fai clic su Aggiungi invitati e aggiungi i partecipanti.
    Nota: quando aggiungi un invitato, viene aggiunta automaticamente una riunione video di Google Meet. In alternativa, puoi fare clic su Aggiungi videoconferenza di Google Meet prima di aggiungere i partecipanti.
  4. (Facoltativo) Aggiungi una descrizione dell'evento o gli allegati, ad esempio un'agenda o una presentazione.
  5. Fai clic su Salva.
  6. Fai clic su Invia.
2.3 Allegare file all'invito per la riunione

Allega documenti o qualsiasi altra risorsa di cui vuoi parlare. Gli invitati possono esaminare i file pertinenti prima della riunione e arrivare preparati.

1 Scegli un fuso orario.
2 Configura la ricorrenza.
3 Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
4 Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l'evento e altro ancora.
5 Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all'evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
6 Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
7 Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.

Aggiungere i dettagli del calendario

2.4 Partecipare alla riunione

Visualizza la riunione pianificata in Calendar ed entra rapidamente in una riunione video. Utilizza questa scheda di riferimento di Google Meet.

  1. In Google Calendar, fai clic sull'evento a cui vuoi partecipare.
  2. Fai clic su Partecipa con Google Meet.
  3. Nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa
Partecipare a Google Meet
2.5 Condividere e presentare contenuti durante una riunione video
Gli organizzatori di riunioni con Google Workspace for Education possono impedire ai partecipanti di condividere il loro schermo. 
  1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
  2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
    1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
    2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
    3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
    4. Fai clic su Invia.
  3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
  4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
    • Il tuo schermo intero
    • Una finestra
    • Una scheda
  5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

2.6 Condividere file e altri materiali

Condividi i file o le cartelle pertinenti per preparare tutte le persone che lavorano a un determinato compito.

Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi "".
  3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

    Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

  4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù ""e poi Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
    • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
  6. Fai clic su Condividi o Invia.

Condividere un link a un file o a una cartella:

  1. In Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi Condividere.

    In alto in Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.

    Nota: puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali disponi dell'accesso in modifica.

  2. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file che hai condiviso, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
    • Per cambiare l'autorizzazione, fai clic sulla Freccia giù "" sulla destra e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
    • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù ""e poiPubblico.

      Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

  3. Fai clic su Copia link.
  4. Fai clic su Fine.
  5. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.
Condividere file su Drive
2.7 Assegnare attività

Dopo aver stabilito a chi affidare il compito, puoi assegnare attività alle parti interessate.

  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un

2.8 Inviare un'email di follow-up

Dopo la riunione, invia un'email di follow-up per riepilogare le note sulla riunione ed eventuali attività aggiuntive.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

" "3  Risolvere i problemi

3.1 Collaborare su soluzioni possibili

Crea un documento che serva da pagina bianca dove tutti possano inserire idee e opinioni. Modifica i documenti insieme agli altri in tempo reale, chatta all'interno dei file e ricevi feedback mirato tramite i commenti e i suggerimenti.

  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un

3.2 Monitorare gli aggiornamenti e le modifiche

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

Configurare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

  1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
  2. Seleziona Formato e poi Formattazione condizionale.
  3. Imposta le regole. In questo esempio, assegnerai un colore diverso alle attività con stato Completata, Non iniziata o In corso:
A Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.
B Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completata.
C In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per scegliere se colorare lo sfondo o il testo.
D Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo "" o Colore riempimento "". Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)
E Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, puoi assegnare uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziata e uno sfondo arancione alle attività In corso.
V Fai clic su Fine.

Nel menu, sotto Formato, trovare le regole di formattazione condizionale

3.3 Programmare una riunione finale

Programma una riunione finale per accertarti che tutti abbiano completato i propri incarichi e discutere sulle eventuali domande.

  1. In Calendar, fai clic su Crea "".
  2. Aggiungi il titolo, la data e l'ora dell'evento.
  3. Fai clic su Aggiungi invitati e aggiungi i partecipanti.
    Nota: quando aggiungi un invitato, viene aggiunta automaticamente una riunione video di Google Meet. In alternativa, puoi fare clic su Aggiungi videoconferenza di Google Meet prima di aggiungere i partecipanti.
  4. (Facoltativo) Aggiungi una descrizione dell'evento o gli allegati, ad esempio un'agenda o una presentazione.
  5. Fai clic su Salva.
  6. Fai clic su Invia.
3.4 Collaborare su un'agenda durante la riunione

Durante la riunione, condividi l'agenda in modo che tutti abbiano le informazioni necessarie.

  1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
  2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
    1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
    2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
    3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
    4. Fai clic su Invia.
  3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
  4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
    • Il tuo schermo intero
    • Una finestra
    • Una scheda
  5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

Fai clic su Condividi per aprire la finestra in cui aggiungere le persone, quindi fai clic su Invia
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