Хотите эффективно работать из дома? Прочитайте эту статью.

Как организовать совместную работу с коллегами

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,  подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace .

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

" "1. Свяжитесь с ключевыми сотрудниками

1.1. Найдите ключевых сотрудников

Если в процессе работы над срочной проблемой или задачей вам требуется привлечь к процессу кого-то из коллег, вы можете найти их с помощью Google Cloud Search.

Как найти коллег и связаться с ними

  1. Войдите в Cloud Search на странице cloudsearch.google.com.

    Если вам не удается войти в Cloud Search, значит этот сервис не поддерживается в вашем аккаунте. Подробнее…

  2. Выполните поиск по имени человека.
  3. Чтобы отправить сообщение по электронной почте, в подсказке с результатами поиска коснитесь адреса человека.
  4. Чтобы узнать, как ещё можно связаться с этим сотрудником, или посмотреть информацию о его руководителе и подчиненных, коснитесь его имени. Откроется страница с информацией профиля. 
  5. На странице с информацией профиля выберите, как именно хотите связаться с этим человеком:
    • Чтобы написать по электронной почте, нажмите на значок "" или на адрес пользователя.
    • Чтобы организовать встречу, нажмите на значок "".
    • Чтобы пообщаться в чате, нажмите на значок "".
    • Чтобы начать видеовстречу, нажмите на значок Видеокамера.
  6. Чтобы открыть страницу с информацией профиля и обратиться к руководителю или подчиненным этого человека, коснитесь имени руководителя или подчиненного.
1.2. Напишите ключевым сотрудникам

Выяснив, с кем из ключевых сотрудников вам нужно связаться, отправьте им электронное письмо или сообщение в чате.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите "Написать" "". Другой вариант кнопки – "Написать" "".
3 Чтобы изменить размер окна, в правом верхнем углу нажмите "Во весь экран" "" или "Обычное окно" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Если требуется, прикрепите файлы (например, с Диска Insert file using Drive) или фотографииInsert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, внизу окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

Как начать прямую переписку

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "".
  3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
    • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
  4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
  5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".

Как начать групповой чат

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение затем нажмите "Отправить" "".
  3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "" затем Начать групповой чат.
  4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
  5. Нажмите на значок "Готово" "".
  6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".

Отправка сообщения в групповой чат

" "2. Проведите встречу

2.1. Выберите время, удобное для всех

Чтобы было проще согласовать планы и рабочие графики, особенно если речь идет о больших группах сотрудников в разных часовых поясах, воспользуйтесь Google Календарем. С его помощью легко уточнить доступность каждого участника и выбрать оптимальное для всех время проведения встречи.

  1. Откройте Календарь и нажмите Плюс Создать а затем Мероприятие.
  2. Перейдите к разделу Добавьте гостей и укажите адрес электронной почты пользователя.  
  3. Нажмите Предлагаемое время и выберите предлагаемое время встречи.
  4. Нажмите на временной интервал.
  5. Если предлагаемого времени нет, нажмите Найдите время и выберите интервал.
  6. Нажмите Сохранить.

 

Выбор времени для встречи

2.2. Запланируйте встречу
  1. Откройте Календарь и нажмите Создать "".
  2. Укажите название, дату и время.
  3. Нажмите Добавить гостей и добавьте участников.
    Примечание. Если добавить участника, в мероприятии автоматически создается видеовстреча Google Meet. Вы также можете нажать Добавить видеоконференцию Google Meet, прежде чем добавлять гостей.
  4. При необходимости добавьте описание или прикрепите файлы, например повестку дня или презентацию.
  5. Нажмите Сохранить.
  6. Нажмите Отправить.
2.3. Прикрепите нужные файлы к приглашению

Прикрепите документы или любые другие материалы, которые относятся к предстоящему обсуждению, чтобы участники могли заранее ознакомиться с ними и подготовиться к встрече.

1 Выберите часовой пояс.
2 Настройте повторяющееся мероприятие.
3 Выберите время. Определите время, когда все ваши коллеги свободны.
4 Добавьте сведения о мероприятии. Добавьте место проведения мероприятия, отправьте уведомления о мероприятиях и т. д.
5 Добавьте видеоконференцию. Добавьте в мероприятие видеовстречу или выберите стороннее дополнение для проведения видеовстреч.
6 Добавьте описание мероприятия. Добавьте дополнительную информацию о мероприятии, например контактные данные, инструкции или ссылки на него. Отформатируйте описание, выделив его полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, или добавьте списки и ссылки.
7 Добавьте прикрепленные файлы. Прикрепите к мероприятию файлы, например документы или презентации.

Добавление данных календаря

2.4. Присоединитесь к встрече

Найдите запланированное мероприятие в Календаре и присоединитесь к видеовстрече. Подробная информация приведена в памятке по работе с Google Meet.

  1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
  2. Нажмите Присоединиться в Google Meet.
  3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться.
Присоединение к видеовстрече Google Meet
2.5. Проведите презентацию и поделитесь материалами во время видеовстречи
В Google Workspace for Education организаторы видеовстречи могут запретить участникам показывать свой экран.
  1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
  2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
    1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
    2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
    3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
    4. Нажмите Отправить.
  3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
  4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
    • весь ваш экран;
    • отдельное окно;
    • вкладка браузера.
  5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

2.6. Откройте доступ к файлам и другим материалам

Предоставьте доступ ко всем необходимым файлам и папкам, чтобы каждый участник мог заняться поставленной задачей.

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

  1. Выберите нужный файл.
  2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок "".
  3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

    Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

  4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз ""а затем Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
    • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
    • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

  1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" Поделиться.

    В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

    Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

  2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

  3. Нажмите Копировать ссылку.
  4. Нажмите Готово.
  5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.
Предоставление доступа к файлам на Диске
2.7. Назначьте задачи

Определившись с исполнителями, вы можете назначить задачи сотрудникам.

  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" "".
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
  5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
  6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.

2.8. Отправьте участникам письма с итогами проведенной встречи

После проведения встречи отправьте электронное письмо с итоговыми заметками и дополнительными задачами.

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите "Написать" "". Другой вариант кнопки – "Написать" "".
3 Чтобы изменить размер окна, в правом верхнем углу нажмите "Во весь экран" "" или "Обычное окно" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Если требуется, прикрепите файлы (например, с Диска Insert file using Drive) или фотографииInsert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, внизу окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

" "3. Обеспечьте среду для успешной работы над проектом

3.1. Совместными усилиями сформулируйте возможные решения

Создайте документ, в котором каждый сможет изложить свои идеи и возможные решения. Коллеги смогут вместе редактировать документы в режиме реального времени, дискутировать в чате и оставлять комментарии и предложения.

  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" "".
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
  5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
  6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.

3.2. Отслеживайте обновления и изменения

Вы можете легко отслеживать выполнение задач проекта с помощью правил условного форматирования. Например, задачи можно окрасить в разные цвета в зависимости от их статуса.

Как настроить отслеживание выполнения

  1. Откройте Таблицы и выберите столбец, к которому вы хотите применить правила форматирования.
  2. Выберите Формат а затем Условное форматирование.
  3. Настройте правила. В нашем примере нам нужно назначить разные цвета задачам со статусом "Завершено", "Не начато" и "Выполняется".
A На вкладке Один цвет в меню Форматировать ячейки, если выберите Текст содержит.
B Введите в поле под параметром Текст содержит значение Завершено.
C В разделе Формат выберите, в какие цвета нужно окрасить фон ячейки или сам текст.
D Выберите цвет шрифта "" или цвет фона "".
E Чтобы настроить другие критерии форматирования, нажмите Добавить правило и повторите указанные выше действия. Например, вы можете назначить красный фон задачам со статусом Не начато и оранжевый – задачам со статусом Выполняется.
F Нажмите Готово.

В меню "Формат" найдите параметр "Условное форматирование"

3.3. Запланируйте итоговую встречу

Запланируйте итоговую встречу для проверки выполнения назначенных задач и обсуждения возникших вопросов.

  1. Откройте Календарь и нажмите Создать "".
  2. Укажите название, дату и время.
  3. Нажмите Добавить гостей и добавьте участников.
    Примечание. Если добавить участника, в мероприятии автоматически создается видеовстреча Google Meet. Вы также можете нажать Добавить видеоконференцию Google Meet, прежде чем добавлять гостей.
  4. При необходимости добавьте описание или прикрепите файлы, например повестку дня или презентацию.
  5. Нажмите Сохранить.
  6. Нажмите Отправить.
3.4. Обсудите повестку во время встречи

Откройте общий доступ к повестке во время встречи, чтобы каждый участник был в курсе обсуждаемых вопросов.

  1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
  2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
    1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
    2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
    3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
    4. Нажмите Отправить.
  3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
  4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
    • весь ваш экран;
    • отдельное окно;
    • вкладка браузера.
  5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

Нажмите "Настройки доступа", предоставьте нужным пользователям доступ к файлу и выберите "Отправить"
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
false