Samenwerken met besluitvormers

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

Alle instructies weergeven | Alle instructies verbergen

" "1 Contact opnemen met belanghebbenden

1.1 Zoeken naar belanghebbenden

Als u aan een dringend probleem of urgente opdracht werkt en daar andere mensen in uw organisatie bij wilt betrekken, kunt u deze zoeken in Google Cloud Search.

Belanghebbenden zoeken en contact met ze opnemen:

  1. Open Cloud Search en voer in het zoekvak de naam van de persoon in.

  2. Selecteer bovenaan de profielkaart van de persoon 'Een gesprek beginnen' "" of 'E-mail' "".

  3. Klik op Leidinggevende om de profielkaart van de manager van deze persoon te bekijken.

  4. Als u een mobiel apparaat gebruikt, tikt u op het telefoonnummer om deze persoon te bellen.

  5. (Optioneel) U kunt ook spreektaal invoeren om te zoeken, zoals telefoonnummer van jane. U ziet dan een antwoordkaart met het telefoonnummer van uw collega Jane. Als er meerdere personen zijn met dezelfde naam, klikt u onder Zoekt u een specifiek persoon? op een andere naam.

Opmerking: U kunt aanvullende contactgegevens en informatie over de manager zien als uw beheerder deze profielgegevens aan gebruikersaccounts heeft toegevoegd.

Opmerking: U kunt aanvullende contactgegevens en informatie over de manager zien als uw beheerder deze profielgegevens aan gebruikersaccounts heeft toegevoegd.

Een persoon zoeken en er contact mee opnemen

1.2 Communiceren met belanghebbenden

Nadat u heeft vastgesteld met wie u contact moet opnemen, kunt u een e-mail opstellen of een bericht sturen naar belanghebbenden.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Als u de naam niet onder Chat ziet, klikt u op Mensen, chatruimten en bots zoeken of op Een chat starten "".
  3. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
    Als u een privéchat wilt sturen naar iemand buiten uw organisatie, moet u het volledige e-mailadres van die persoon opgeven.
  4. Selecteer de persoon die u een bericht wilt sturen.
  5. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.

Een groepsgesprek starten:

  1. Log in bij Chat of Gmail.
  2. Klik onder Chat op een groepsnaam en geef een bericht op and then klik op Sturen "".
  3. Als u de groepsnaam niet onder Chat ziet:
    • Klik in Chat op Mensen, chatruimten en bots zoeken and then Groepsgesprek starten.
    • Klik in Gmail onder Chat op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Geef een naam of e-mailadres op. Er verschijnen suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Bericht of Gereed "".
  6. Geef een bericht op and then klik op Sturen "".
    De suggesties omvatten iedereen in uw organisatie, zelfs mensen die geen Chat hebben.

 

Een bericht sturen naar een groep

" "2 Vergaderen met belanghebbenden

2.1 Controleren wanneer mensen elkaar kunnen ontmoeten

Het kan lastig zijn om planningen af te stemmen met grote groepen mensen in verschillende tijdzones. Voordat u een vergadering plant, kunt u de beschikbaarheid van iedereen in Google Agenda controleren.

  1. Open Agenda en klik op Plus Makenand thenAfspraak.
  2. Ga naar het gedeelte Gasten toevoegen en voer het e-mailadres van de persoon in. 
  3. Klik op Aanbevolen tijden en selecteer een aanbevolen vergadertijd. 
  4. Klik op een tijdblok.
  5. (Optioneel) Als u geen voorgestelde tijd kunt vinden, klikt u op Tijdstip zoeken en selecteert u een tijdblok. 
  6. Klik op Opslaan.

 

Een tijd vinden voor een meeting

2.2 Een vergadering plannen
  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
2.3 Bestanden toevoegen aan de uitnodiging voor de vergadering

Voeg documenten of andere bronnen toe die u wilt bespreken. Gasten kunnen voorafgaand aan de vergadering relevante bestanden bekijken, zodat ze voorbereid zijn.

1 Kies een tijdzone.
2 Stel een terugkerende afspraak in.
3 Zoek een tijdstip: Zoek een tijdstip waarop uw collega's kunnen deelnemen aan de meeting.
4 Voeg afspraakgegevens toe: Voeg de meetinglocatie toe, verzend afspraakmeldingen en meer.
5 Voeg een videoconferencecall toe: Voeg een videomeeting toe aan de afspraak. Of selecteer een add-on voor conferencecalls van derden.
6 Voeg een afspraakbeschrijving toe: Voeg gegevens toe aan de afspraak, zoals contactgegevens, instructies of links. Voeg opmaak toe aan de beschrijving door tekst vet, cursief of onderstreept te maken. U kunt ook lijsten en links toevoegen.
7 Voeg bijlagen toe: Voeg bestanden toe aan de afspraak, zoals documenten of presentaties.

Agendagegevens toevoegen

2.4 Deelnemen aan de vergadering

Bekijk de geplande vergadering in Agenda en neem snel deel aan een videovergadering. Gebruik deze cheatsheet voor Google Meet.

  1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
  2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
  3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen.
Deelnemen aan Google Meet
2.5 Delen en presenteren tijdens een videovergadering
  1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
  2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
    1. Klik rechtsboven op Delen.
    2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
    3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
    4. Klik op Verzenden.
  3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
  4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
  5. Klik op Delen.
  6. (Optioneel) Als u uw scherm niet meer wilt delen, klikt u onderaan het scherm op Delen stoppen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

Uw hele scherm of een venster presenteren

2.6 Bestanden en ander materiaal delen

Zorg dat iedereen die aan het project werkt zich kan voorbereiden door relevante bestanden of mappen te delen.

Een bestand of map delen met specifieke mensen:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.

Een link naar een bestand of map delen:

  1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen Delen.

    Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

    Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

  2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
    • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag "" en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
    • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag ""and thenOpenbaar.

      Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

  3. Klik op Link kopiëren.
  4. Klik op Gereed.
  5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.
Bestanden delen in Drive
2.7 Taken toewijzen

Nadat u heeft vastgesteld wie aan het project moet werken, kunt u taken toewijzen aan collega's.

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

2.8 Een opvolgbericht verzenden

Verzend na de vergadering een opvolgbericht met de notulen en een overzicht van eventuele aanvullende taken.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

" "3 Problemen oplossen

3.1 Samenwerken aan mogelijke oplossingen

Maak een document dat als leeg canvas dient en waaraan iedereen ideeën en oplossingen kan toevoegen. Bewerk documenten samen in realtime, chat in bestanden en ontvang gerichte feedback via opmerkingen en suggesties.

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

3.2 Updates en wijzigingen bijhouden

Bekijk in één oogopslag hoe uw projecttaken ervoor staan met regels voor conditionele opmaak. U kunt bijvoorbeeld kleuren toevoegen om complexe taken te laten opvallen tussen taken die nog niet zijn gestart of die al lopen.

Voortgangstrackers instellen:

  1. Open Spreadsheets en selecteer de kolom waarop u de opmaakregels wilt toepassen.
  2. Selecteer Indeling and then Conditionele opmaak.
  3. Stel de regels in. In dit voorbeeld krijgen taken die de status 'Voltooid', 'Niet gestart' of 'In behandeling' hebben elk een andere kleur:
A Ga naar het tabblad Eén kleur en selecteer onder Cellen opmaken als de optie Tekst bevat.
B Typ Voltooid in het vak onder Tekst bevat.
C Klik onder Opmaakstijl op de lijst om te kiezen of de achtergrond of de tekst gekleurd moet worden.
D Als u een aangepaste tekst- of achtergrondkleur wilt toewijzen, klikt u op Tekstkleur "" of Opvulkleur "". U kunt eventueel één kleur opgeven voor de tekst en een andere kleur voor de achtergrond.
E Als u meer regels wilt toevoegen, klikt u op Nog een regel toevoegen en voert u dezelfde stappen uit. U kunt bijvoorbeeld een rode achtergrond toewijzen aan taken met de status Niet gestart en een oranje achtergrond aan taken met de status In behandeling.
F Klik op Gereed.

U vindt de regels voor conditionele opmaak in het menu, onder

3.3 Een laatste vergadering plannen

Plan een laatste vergadering om te controleren of iedereen de taken heeft uitgevoerd en om eventuele vragen te bespreken.

  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
3.4 Samenwerken aan een agenda tijdens de vergadering

Deel tijdens de vergadering een agenda, zodat iedereen op de hoogte is.

  1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
  2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
    1. Klik rechtsboven op Delen.
    2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
    3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
    4. Klik op Verzenden.
  3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
  4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
  5. Klik op Delen.
  6. (Optioneel) Als u uw scherm niet meer wilt delen, klikt u onderaan het scherm op Delen stoppen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

Klik op
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?