Berkolaborasi dengan pembuat keputusan

Yang akan Anda pelajari

Cara menemukan dan bertemu dengan pemangku kepentingan, menetapkan tugas, melacak progres, dan membuat project terus berjalan.

Yang Anda butuhkan

10 menit

 Akun Google Workspace—Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang juga.
 

Dalam tutorial ini

Menghubungi pemangku kepentingan Mengadakan rapat dengan pemangku kepentingan Menyelesaikan masalah

1  Menghubungi pemangku kepentingan

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

1.1 Menelusuri pemangku kepentingan

Jika Anda mengerjakan masalah atau tugas penting dan membutuhkan partisipasi orang lain di organisasi, Anda dapat menelusuri mereka di Google Cloud Search.

Menemukan dan menghubungi pemangku kepentingan:

1. Login ke Cloud Search di cloudsearch.google.com.

   Jika tidak dapat login, akun Anda tidak memiliki Cloud Search. Pelajari lebih lanjut
2. Telusuri orang menggunakan namanya.
3. Di kartu hasil penelusuran, klik alamat email orang tersebut untuk mengirim email.
4. Untuk mendapatkan opsi kontak atau informasi pelaporan lainnya, klik nama orang tersebut untuk membuka halaman informasi profilnya. 
5. Di halaman informasi profil, klik cara yang ingin Anda gunakan untuk menghubungi orang tersebut:
   • Untuk mengirim email, klik Email atau alamat email orang tersebut.
   • Untuk menyiapkan rapat, klik Jadwalkan .
   • Untuk melakukan chat, klik Hangout .
   • Untuk memulai video call, klik Video call .
6. Untuk membuka halaman informasi profil dan menghubungi manajer atau bawahan langsung orang tersebut, klik nama manajer atau bawahan.

1.2 Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan

Setelah menentukan orang yang perlu dihubungi, tulis email atau kirimkan pesan ke pemangku kepentingan.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mengirim pesan langsung ke seseorang:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Jika belum ada nama di bagian "Chat", klik Mulai chat .
3. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
   • Untuk mengirim pesan 1:1 kepada seseorang di luar organisasi Anda, masukkan alamat emailnya.
4. Klik nama orang yang ingin Anda kirimi pesan.
5. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Memulai percakapan grup:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Di bagian "Chat", klik percakapan grup yang ada, masukkan pesan klik Kirim .
3. Jika Anda tidak menemukan percakapan grup di bagian "Chat”, klik Mulai chat Mulai percakapan grup.
4. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
5. Klik Selesai .
6. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

2  Mengadakan rapat dengan pemangku kepentingan

2.1 Mengetahui kapan orang dapat ikut rapat

Mengoordinasikan jadwal dengan sejumlah besar orang di zona waktu berbeda bisa menyulitkan. Sebelum menjadwalkan rapat, Anda dapat memeriksa ketersediaan semua orang di Google Kalender.

Jika seseorang telah membagikan kalendernya kepada Anda, atau merupakan bagian dari kantor, sekolah, atau organisasi lain, Anda dapat memeriksa waktu senggang atau sibuk orang tersebut ketika dia ditambahkan ke sebuah acara.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di sebelah kiri, klik Telusuri orang.
3. Ketik nama seseorang dan pilih orang yang ingin Anda temui.
4. Di kiri atas, klik Buat .
5. Klik Waktu yang disarankan. Jika tamu yang diundang telah membagikan kalender kepada Anda, waktu kosong mereka untuk menghadiri rapat akan terlihat.

2.2 Menjadwalkan rapat

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

2.3 Melampirkan file ke undangan rapat

Lampirkan dokumen atau referensi lainnya yang ingin didiskusikan. Tamu dapat meninjau file yang relevan sebelum rapat agar siap saat mengikutinya.

	Pilih zona waktu.
	Siapkan acara rutin.
	Cari waktu—Mencari waktu saat rekan kerja Anda senggang untuk menghadiri rapat.
	Tambahkan detail acara—Menambahkan lokasi rapat, mengirim notifikasi acara, dan lainnya.
	Tambahkan konferensi video—Menambahkan video meeting ke acara. Atau, memilih add-on konferensi pihak ketiga.
	Tambahkan deskripsi acara—Menambahkan detail, seperti informasi kontak, petunjuk, atau link untuk acara Anda. Memformat deskripsi dengan menambahkan huruf tebal, miring, atau garis bawah, atau menambahkan daftar dan link.
	Tambahkan lampiran—Melampirkan file, seperti dokumen atau presentasi ke acara.

2.4 Mengikuti rapat

Lihat rapat terjadwal Anda di Kalender dan gabung ke video meeting dengan cepat. Gunakan tips praktis Google Meet ini.

1. Di Google Kalender, klik acara yang ingin Anda ikuti.
2. Klik Bergabung dengan Google Meet.
3. Pada jendela yang terbuka, klik Gabung sekarang. 

2.5 Berbagi dan memberikan presentasi selama rapat video

Penyelenggara rapat yang menggunakan Google Workspace for Education dapat mencegah peserta berbagi layar. 

1. Di Google Drive, buka file Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide yang ingin dibagikan atau dipresentasikan.
2. (Opsional) Untuk mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara bersamaan dengan tamu:
   1. Di pojok kanan atas, klik Bagikan.
   2. Tambahkan judul pada dokumen, lalu klik Simpan.
   3. Tambahkan tamu rapat dan berikan akses Editor kepada semua orang.
   4. Klik Kirim.
3. Buka Google Meet dan gabung ke rapat.
4. Klik Presentasikan sekarang, lalu pilih yang ingin dibagikan:
   • Seluruh layar Anda
   • Jendela
   • Tab
5. Klik Bagikan.

Tips: Jika Anda tidak menggunakan browser Chrome (yang secara otomatis menyembunyikan notifikasi pop-up), jangan tampilkan atau nonaktifkan notifikasi agar tidak muncul saat Anda melakukan presentasi.

2.6 Berbagi file dan materi lainnya

Persiapkan semua orang untuk mengerjakan tugas dengan membagikan file atau folder apa pun yang relevan.

Berbagi file atau folder dengan orang tertentu:

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada Bagikan dengan orang dan grup, masukkan alamat email yang ingin Anda ajak berbagi.

   Catatan: Jika fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat mengundang seseorang yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi dalam file dan folder Google Drive. Lihat Berbagi dokumen dengan pengunjung.

4. Untuk mengubah hal yang dapat dilakukan orang ke file Anda, di sebelah kanan, klik Panah bawah Pengakses lihat saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
5. Pilih untuk beri tahu pengguna.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang bahwa Anda berbagi file dengan mereka, centang kotak Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang, hapus centang kotak Beri tahu orang.
6. Klik Bagikan atau Kirim.

Berbagi link ke file atau folder:

1. Di Drive, klik kanan file atau folder yang ingin Anda bagikan, lalu pilih Bagikan .

   Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, klik Bagikan di bagian atas.

   Catatan: Anda hanya dapat berbagi file yang Anda miliki atau yang akses editnya Anda miliki.

2. (Opsional) Untuk menentukan tindakan yang dapat dilakukan penerima file saat Anda membagikannya, pada bagian nama organisasi, klik Ubah:
   • Untuk mengubah izin, di sebelah kanan, klik Panah bawah  dan pilih Pengakses Lihat Saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
   • Untuk mengizinkan berbagi link di luar organisasi, di samping nama organisasi, klik Panah bawah Publik.

     Catatan: Jika Anda tidak melihat opsi ini, hubungi administrator Anda.

3. Klik Salin link.
4. Klik Selesai.
5. Tempel link di email, situs, atau di mana pun Anda perlu membagikannya.

2.7 Menetapkan tugas

Setelah menentukan orang yang harus mengerjakan tugas, Anda dapat menetapkan tugas ke pemangku kepentingan.

1. Di komputer, buka dokumen, spreadsheet, atau presentasi.
2. Tandai teks, gambar, sel, atau slide yang ingin Anda komentari.
3. Untuk menambahkan komentar, di toolbar, klik Tambahkan komentar .
4. Ketik komentar Anda.
5. Klik Komentar.

2.8 Mengirim email tindak lanjut

Setelah rapat, kirimkan email tindak lanjut untuk meringkas catatan rapat dan tugas tambahan apa pun.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

3  Menyelesaikan masalah

3.1 Berkolaborasi untuk mendapatkan potensi solusi

Buat dokumen yang berfungsi sebagai kanvas kosong untuk menuliskan ide dan solusi dari semua orang. Edit bersama-sama secara real time, lakukan chat dalam file, dan dapatkan masukan yang ditargetkan menggunakan komentar dan saran.

1. Di komputer, buka dokumen, spreadsheet, atau presentasi.
2. Tandai teks, gambar, sel, atau slide yang ingin Anda komentari.
3. Untuk menambahkan komentar, di toolbar, klik Tambahkan komentar .
4. Ketik komentar Anda.
5. Klik Komentar.

3.2 Melacak pembaruan dan perubahan

Lihat sekilas tahap kemajuan tugas di project Anda dengan aturan format bersyarat. Misalnya, tambahkan warna untuk membuat tugas yang selesai lebih menonjol daripada tugas yang belum dimulai atau yang sedang berlangsung.

Menyiapkan pelacak progres:

1. Buka Spreadsheet, lalu pilih kolom tempat Anda ingin menerapkan aturan format.
2. Pilih FormatFormat bersyarat.
3. Siapkan aturan. Dalam contoh ini, Anda menetapkan warna yang berbeda untuk tugas yang Selesai, Belum dimulai, atau Sedang berlangsung.

	Pada tab Satu warna, di bagian Format sel jika, pilih Teks berisi.
	Di kotak pada bagian Teks berisi, ketik Selesai.
	Di bagian Gaya format, klik daftar yang akan dipilih jika Anda ingin memberi warna pada latar belakang atau teks.
	Untuk menetapkan warna latar atau teks kustom, klik Warna teks atau Warna isi. Jika perlu, Anda dapat menentukan warna untuk teks dan warna untuk latar belakang.
	Jika Anda ingin menambahkan aturan lainnya, klik Tambah aturan lain, lalu ikuti langkah yang sama. Misalnya, tetapkan latar belakang berwarna merah untuk tugas yang Belum dimulai dan latar belakang berwarna oranye untuk tugas yang Sedang berlangsung.
	Klik Selesai.

3.3 Menjadwalkan rapat terakhir

Jadwalkan rapat terakhir untuk memastikan semua orang telah menyelesaikan tugas mereka dan mendiskusikan pertanyaan apa pun.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

3.4 Berkolaborasi di agenda selama rapat

Selama rapat, bagikan agenda agar semua orang terus mendapat informasi.

1. Di Google Drive, buka file Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide yang ingin dibagikan atau dipresentasikan.
2. (Opsional) Untuk mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara bersamaan dengan tamu:
   1. Di pojok kanan atas, klik Bagikan.
   2. Tambahkan judul pada dokumen, lalu klik Simpan.
   3. Tambahkan tamu rapat dan berikan akses Editor kepada semua orang.
   4. Klik Kirim.
3. Buka Google Meet dan gabung ke rapat.
4. Klik Presentasikan sekarang, lalu pilih yang ingin dibagikan:
   • Seluruh layar Anda
   • Jendela
   • Tab
5. Klik Bagikan.

Tips: Jika Anda tidak menggunakan browser Chrome (yang secara otomatis menyembunyikan notifikasi pop-up), jangan tampilkan atau nonaktifkan notifikasi agar tidak muncul saat Anda melakukan presentasi.

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}