هل تريد الاستفادة من ميزات Google Workspace المتقدّمة في نشاطك التجاري؟
استخدِم Google Workspace الآن.
ما الذي ستتعلمه
كيفية العثور على الجهات المعنية والاجتماع معها، وإسناد المهام، وتتبُّع التقدّم، والحفاظ على سير المشاريع. |
المتطلبات
10 دقائق تقريبًا. |
رقم حساب Google Workspace. ألا تمتلك حسابًا؟ ابدأ اليوم فترة تجريبية لمدة 14 يومًا. |
في هذا البرنامج التعليمي
|
1 التواصل مع الجهات المعنية |
توسيع الكل | تصغير الكلإغلاق الكل |
في حال كنت تعمل على حل مهمة أو مشكلة عاجلة وعليك مشاركة المستخدمين الآخرين في مؤسستك، يمكنك البحث عنهم في Google Cloud Search.
العثور على الجهات المعنية والتواصل معهم:
-
سجِّل الدخول إلى Cloud Search على الرابط التالي cloudsearch.google.com.
إذا لم تتمكن من تسجيل الدخول، فهذا يعني أن حسابك لا يتوفر به Cloud Search. مزيد من المعلومات
- ابحث عن أحد الأشخاص بالاسم.
- في بطاقة النتائج، لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
- للحصول على خيارات اتصال أخرى أو مزيد من المعلومات عن التسلسل الإداري، انقر على اسم الشخص لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي له.
- في صفحة معلومات الملف الشخصي، انقر على الطريقة التي تريد التواصل مع الشخص من خلالها:
- لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على رمز البريد الإلكتروني أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
- لإعداد اجتماع، انقر على رمز الجدولة .
- للدردشة، انقر على Hangout .
- لبدء مكالمة فيديو، انقر على رمز مكالمة الفيديو .
- لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي والتواصل مع مدير الشخص أو مرؤوسيه المباشرين، انقر على اسم المدير أو المرؤوس.
بعد تحديد المستخدمين الذين عليك التواصل معهم، يمكنك إنشاء رسالة إلكترونية أو إرسال رسالة إلى الجهات المعنية.
- على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
- في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
- في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
- في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
- عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
- أضف موضوعًا.
- اكتب رسالتك.
- في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.
معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:.
إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:
- انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
- إذا لم يكن الاسم ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة .
- أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
- لإرسال رسالة شخصية إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان بريده الإلكتروني.
- اختَر المستخدم الذي تريد مراسلته.
- أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال .
بدء محادثة جماعية:
- انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
- ضمن "محادثة"، انقر على محادثة جماعية حالية، وأدخِل رسالة وانقر على رمز الإرسال .
- إذا لم تكن المحادثة الجماعية ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة بدء محادثة جماعية.
- أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
- انقر على رمز الإتمام .
- أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال .
2 الاجتماع مع الجهات المعنية |
قد يكون من الصعب تنسيق الجداول الزمنية مع مجموعات كبيرة من المستخدمين في مناطق زمنية مختلفة. قبل تحديد موعد اجتماع، يمكنك التحقق من الأوقات المناسبة لجميع الأعضاء في "تقويم Google".
إذا شارك أي مستخدم التقويم معك، أو كان جزءًا من عملك أو مؤسستك التعليمية أو مؤسسة أخرى، يمكنك التحقُّق لمعرفة ما إذا كان متاحًا أو مشغولاً عند إضافته إلى الحدث.
- على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
- على يمين الشاشة، انقر على البحث عن مستخدمين.
- ابدأ في كتابة اسم أحد المستخدمين واختَر المستخدم الذي تريد مقابلته.
- في أعلى يمين الشاشة، انقر على رمز الإنشاء .
- انقر على الأوقات المُقترَحة. إذا شارك المدعو الذي دعوته التقويم معك، سترى الجدول الزمني الذي يمكنه الحضور فيه.
- على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
- اختياري: إذا أردت إضافة مدعوّين إلى الحدث، انقر في الجزء الأيمن من الشاشة على البحث عن مستخدمين وابدأ بكتابة أسماء المدعوّين.
- انقر على أي وقت في التقويم لا يحتوي على أي أحداث مُجدوَلة.
- أضِف عنوانًا إلى الحدث وأي تفاصيل عنه.
- انقر على حفظ.
معلومة: لإنشاء حدث أطول، اسحب الماوس إلى أسفل الصفحة أثناء اختيار الوقت.
يمكنك إرفاق المستندات أو أي موارد أخرى تريد مناقشتها. يمكن للمدعوين مراجعة الملفات ذات الصلة قبل الاجتماع والاستعداد لها.
اختَر منطقة زمنية. | |
عليك إعداد حدث متكرّر. | |
تحديد موعد - حدِّد وقتًا يكون فيه زملاء العمل متاحين لعقد اجتماع. | |
إضافة تفاصيل الحدث - أضِف الموقع الجغرافي للاجتماع وأرسِل إشعارات الحدث والمزيد. | |
إضافة مؤتمرات الفيديو - أضِف اجتماع فيديو إلى الحدث. أو اختَر إضافة مكالمة فيديو تابعة لجهة خارجية. | |
إضافة وصف للحدث - أضِف التفاصيل، مثل معلومات الاتصال أو التعليمات أو روابط للحدث. ويمكنك تنسيق الوصف من خلال إضافة الخط الغامق أو المائل أو تسطير أو إضافة قوائم وروابط. | |
إضافة مرفقات - أرفق الملفات، مثل المستندات أو العروض التقديمية بأحداثك. |
يمكنك الاطِّلاع على الاجتماع الذي تم تحديد موعده في "تقويم Google" والانضمام سريعًا إلى اجتماع الفيديو. استخدِم ورقة الملاحظات الموجزة هذه بشأن Google Meet.
- في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
- انقر على الانضمام عبر Google Meet.
- في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن.
- في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
- (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
- في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
- أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
- أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع إذن وصول محرِّر.
- انقر على إرسال.
- افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
- انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
- شاشتك بأكملها
- نافذة
- علامة تبويب
- انقر على مشاركة.
ملاحظة: إذا كنت لا تستخدم متصفِّح Chrome (الذي يُخفي الإشعارات المنبثقة بشكل تلقائي)، يرجى إيقاف الإشعارات أو كتم صوتها لعدم عرضها أثناء مشاركة العرض.
يمكنك تزويد جميع المستخدمين في المهمة بما يحتاجونه من مواد من خلال مشاركة أي ملفات أو مجلدات ذات صلة.
مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدمين محددين:
- اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
- انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
- ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.
ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.
- لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
- اختَر إشعار المستخدمين:
- إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
- إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
- انقر على مشاركة أو إرسال.
مشاركة رابط ينقل إلى ملف أو مجلد:
- في Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته واختَر "مشاركة" .
في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، انقر على مشاركة أعلى الصفحة.
ملاحظة: لا يمكنك مشاركة سوى الملفات التي تمتلكها أو لديك الإذن بتعديل محتواها.
- (اختياري) لتحديد ما يمكن للمستخدمين تنفيذه على ملفك عند مشاركته، ضمن اسم مؤسستك، انقر على تغيير:
- لتغيير الإذن، انقر على السهم المتّجه للأسفل واختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرر.
- للسماح بمشاركة الرابط خارج مؤسستك، بجانب اسم مؤسستك، انقر على السهم المتّجه للأسفل علني.
ملاحظة: في حال لم يظهر لك هذا الخيار، يُرجى التواصل مع المشرف.
- انقر على نسخ الرابط.
- انقر على تم.
- الصق الرابط في رسالة إلكترونية أو موقع إلكتروني أو أي مكان تريد مشاركته فيه.
بعد تحديد الأفراد المطلوب منهم تنفيذ المهمة، يمكنك توزيع المهام على الجهات المعنية.
- في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
- انقر على رمز إضافة تعليق .
- أدخِل التعليق في المربع.
- (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
- (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
- انقر على تعليق أو إسناد.
ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.
بعد الاجتماع، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة تتضمن ملخصًا لملاحظات الاجتماع وأي مهام إضافية.
- على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
- في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
- في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
- في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
- عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
- أضف موضوعًا.
- اكتب رسالتك.
- في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.
معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:.
3 حل المشاكل |
يمكنك إنشاء مستند يُعد بمثابة لوحة فارغة يضع فيها جميع الأعضاء أفكارهم وحلولهم. ويمكن للجميع التعديل معًا في الوقت الفعلي والمحادثة داخل الملفات والحصول على الملاحظات المستهدَفة باستخدام التعليقات والاقتراحات.
- في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
- انقر على رمز إضافة تعليق .
- أدخِل التعليق في المربع.
- (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
- (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
- انقر على تعليق أو إسناد.
ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.
يمكنك معرفة كيفية تقدّم مهام المشروع في نظرة سريعة من خلال قواعد التنسيق الشرطي. مثلاً، يمكنك إضافة ألوان لإبراز المهام المكتملة من المهام التي لم يتم البدء فيها أو التي لا تزال قيد التقدم.
إعداد برامج تتبع التقدم:
- افتح جداول البيانات واختَر العمود الذي تريد تطبيق قواعد التنسيق عليه.
- اختَر تنسيقتنسيق شرطي.
- عليك إعداد القواعد. مثلاً، يمكنك تحديد لون مختلف للمهام التي "اكتملت"، أو "لم يتم البدء"، أو "قيد التقدم":
في علامة التبويب اللون الفردي ضمن تنسيق الخلايا في حال، اختَر احتواء النص. في المربع ضمن احتواء النص، اكتب كامل. ضمن نمط التنسيق، انقر على القائمة لاختيار ما إذا كنت تريد تلوين الخلفية أو النص. لتحديد نص مخصّص أو لون خلفية، انقر على "لون النص" أو "لون التعبئة" . ويمكنك تحديد لون للنص ولون للخلفية إذا لزم الأمر. في حال كنت تريد إضافة المزيد من القواعد، انقر على إضافة قاعدة أخرى واتّبع الخطوات نفسها. مثلاً، يمكنك تحديد خلفية ذات لون أحمر إلى المهام التي لم يتم البدء وخلفية ذات لون برتقالي إلى مهام قيد التنفيذ. انقر على تم.
يمكنك تحديد موعد اجتماع نهائي لضمان إكمال جميع المستخدمين لمهامهم ومناقشة أي أسئلة.
- على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
- اختياري: إذا أردت إضافة مدعوّين إلى الحدث، انقر في الجزء الأيمن من الشاشة على البحث عن مستخدمين وابدأ بكتابة أسماء المدعوّين.
- انقر على أي وقت في التقويم لا يحتوي على أي أحداث مُجدوَلة.
- أضِف عنوانًا إلى الحدث وأي تفاصيل عنه.
- انقر على حفظ.
معلومة: لإنشاء حدث أطول، اسحب الماوس إلى أسفل الصفحة أثناء اختيار الوقت.
أثناء الاجتماع، يمكنك مشاركة جدول الأعمال حتى يكون الجميع مطَّلعًا على آخر المستجدات.
- في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
- (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
- في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
- أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
- أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع إذن وصول محرِّر.
- انقر على إرسال.
- افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
- انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
- شاشتك بأكملها
- نافذة
- علامة تبويب
- انقر على مشاركة.
ملاحظة: إذا كنت لا تستخدم متصفِّح Chrome (الذي يُخفي الإشعارات المنبثقة بشكل تلقائي)، يرجى إيقاف الإشعارات أو كتم صوتها لعدم عرضها أثناء مشاركة العرض.
Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.