集思廣益的秘訣

本頁面提供下列問題解決方法：

• 使用單一地址共用團隊內容
• 在共用文件中一起集思廣益
• 集中存放集思廣益的文件
• 在會議前為團隊成員提供準備資料
• 在視訊會議中討論構想
• 票選出優秀構想
• 掌握各項構想和工作的狀態
• 建立共同討論專用的網站
• 呈現效果十足的提案訴求

               

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使用單一地址共用團隊內容

想要與位在世界各地的小組成員分享相同的資訊嗎？您可以為團隊成員建立 Google 網路論壇電子郵件名單，讓大家都能輕鬆交流想法和研發成果。隨後只要使用網路論壇電子郵件地址，就可以一次為所有人提供狀態更新資訊以及共用資源 (例如 Google 日曆中的團隊日曆，以及 Google 雲端硬碟中的集思廣益文件)。

操作說明

傳送電子郵件給群組成員

1. 在 Gmail 中，按一下左側的「撰寫」圖示 。
2. 在「收件者」旁邊直接輸入群組電子郵件地址，無需逐一輸入小組成員的電子郵件地址。

建立團隊日曆

你無法使用 Google 日曆應用程式建立新的日曆，只能透過瀏覽器執行這項操作。日曆建立完成後，你就可以透過瀏覽器和應用程式查看日曆。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 在左側的「其他日曆」旁，依序按一下「新增其他日曆」圖示   [建立新日曆]。
3. 輸入日曆名稱和說明。
4. 按一下 [建立日曆]。
5. 如果要與別人共用日曆，請在左側導覽列中點選這個日曆，然後選取 [與特定使用者共用日曆]。

透過雲端硬碟共用檔案

1. 在電腦上前往 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報。
2. 按一下要共用的檔案。
3. 按一下「共用」圖示 。

如需瞭解詳情，請前往 Google 網路論壇說明中心

 

 

在共用文件中一起集思廣益

如果所有成員都能透過同一平台共用資訊並即時提供意見，可以讓共同討論的過程更輕鬆。您可以使用 Google 文件建立檔案，當成空白畫布，讓團隊成員在上面自由提出建議。您也可以在文件中標明要彙整的資訊，並分享給所有成員 (例如透過網路論壇電子郵件地址分享)。大家可以即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊，並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。此外，還可以邀請每位團隊成員標示出自己最喜歡的三個構想，獲得最多人票選的構想就能脫穎而出。

操作說明

建立文件

如何建立新文件：

1. 在電腦上前往 docs.google.com 開啟 Google 文件主畫面。
2. 在左上方的「開始建立新文件」底下，按一下「空白」圖示 。

你也可以前往 docs.google.com/create 建立新文件。

與群組共用內容

1. 在 Google 雲端硬碟中建立檔案，或是開啟現有文件。
2. 在檔案中按一下 [共用]。
3. 在 [邀請使用者] 欄位中輸入群組地址。
4. 選取您要授予群組的權限類別：[可以編輯]、[可以註解] 或 [可以檢視]。
5. 按一下「完成」。

 

 

集中存放集思廣益的文件

想透過安全的方式輕鬆儲存及共用小組討論所需的資源嗎？只要在雲端硬碟或共用雲端硬碟中，將團隊的所有檔案儲存在同一個資料夾內，即可透過團隊專用的網路論壇電子郵件地址快速與所有成員共用。有人變更檔案內容時，雲端硬碟會顯示哪個檔案出現異動。無論何時，團隊成員都可以透過任何裝置從遠端安全地存取最新檔案。

操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

使用電腦時，你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 依序按一下左上方的 [新增] [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]。
3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

在共用雲端硬碟中新增檔案：

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」，然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
3. 按一下左上角的「新增」。
4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾，或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有，即使您退出共用雲端硬碟，您的檔案仍會保留下來。

與團隊成員共用內容

1. 在 Google 雲端硬碟中建立檔案，或是開啟現有文件。
2. 在檔案中按一下 [共用]。
3. 在 [邀請使用者] 欄位中輸入群組地址。
4. 選取您要授予群組的權限類別：[可以編輯]、[可以註解] 或 [可以檢視]。
5. 按一下「完成」。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

 

在會議前為團隊成員提供準備資料

您可以為團隊成員提供相關檔案，讓他們能夠在開始討論前先行檢視，做好萬全準備。當您使用 Google 日曆傳送邀請給同事時，可以同時附上文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案，讓所有團隊成員都能事先掌握討論內容，準備好提出自己的意見。

操作說明

在會議邀請中附加檔案

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 建立新活動或開啟現有活動。
3. 如果要建立新活動，請按一下 [更多選項]。
4. 按一下說明方塊底部的「新增附件」圖示 。
5. 選擇 Google 雲端硬碟中的現有檔案。如要附加電腦中的檔案，請按一下 [上傳]。
6. 完成後，按一下 [選取] 或 [上傳]。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

 

 

在視訊會議中討論構想

想要與遠端的團隊成員即時討論，一起集思廣益嗎？可以發起 Google Meet 視訊會議。您可以在文件中列出討論議題並與所有成員共用，讓大家可以預做準備。會議進行時，可以透過分享螢幕畫面展示構想。您也可以建立 Google Jamboard，讓所有視訊會議參與者都能在這個虛擬白板上即時提供建議。Meet 也支援分組討論室，方便您將參與者分成小組討論。團隊成員可以在小組討論結束後重新加入原本的會議。

操作說明

在 Google 日曆中預先建立分組討論室

在 calendar.google.com 中選擇下列任一做法：

針對新會議：

1. 建立新的「Google 日曆」活動。
2. 按一下 [新增 Google Meet 視訊會議]。
3. 新增參與者。
4. 按一下「變更會議設定」圖示 。
5. 按一下左側的「分組討論室」圖示 。
6. 選擇分組討論室的數量，然後選擇下列其中一個選項：
   • 將參與者拖曳至不同聊天室中。
   • 直接在分組討論室中輸入參與者的名稱。
   • 按一下「隨機分組」圖示 即可打散分組。
7. 按一下「儲存」。

針對現有會議：

1. 開啟現有的 Google 日曆活動。
2. 按一下「編輯活動」圖示 。
3. 按一下活動詳細資料下方的「變更會議設定」圖示 。
4. 按一下左側的「分組討論室」圖示
5. 選擇分組討論室的數量，然後選擇下列其中一個選項：
   • 將參與者拖曳至不同聊天室中
   • 直接在聊天室中輸入參與者的名稱
   • 按一下「隨機分組」圖示 即可打散分組
6. 按一下「儲存」。

在視訊會議期間建立分組討論室

1. 在電腦上發起會議。
2. 依序按一下右下方的「活動」圖示  「分組討論室」。
   • 提示：如果不想讓學生自行建立分組討論室，管理員應僅為教職員保留 Meet 建立權限。
3. 在 [分組討論室] 建立面板中，選擇分組討論室的數量。每場視訊通話最多可以建立 100 間分組討論室。
4. 系統會將視訊通話參與者分配到各間討論室。如要手動將使用者移至其他討論室，請採取以下做法：
   • 直接在分組討論室中輸入參與者的名稱。
   • 將參與者的名稱拖曳至其他分組討論室。
   • 按一下 [隨機分組] 圖示  即可將群組隨機分組。
5. 按一下右下方的 [開啟分組討論室]。

如需瞭解詳情，請前往 Google Meet 說明中心

 

 

票選出優秀構想

當您透過共同討論篩選出比較適合的幾個構想後，可以運用 Google 表單的問卷，請團隊成員使用從中選出最好的構想。您可在 Google 表單或試算表中查看問卷回覆，還可以使用內建的資料摘要和圖表功能，輕鬆掌握哪些構想最受歡迎。

操作說明

建立表單或測驗

1. 前往 forms.google.com。
2. 按一下「空白」圖示 。
3. 為未命名的表單命名。

在 Google 試算表中查看回應

1. 在 Google 表單中開啟表單。
2. 在左上方的「回覆」之下，按一下「摘要」。
3. 依序按一下右上角的「更多」圖示 「選取回覆目標位置」。
4. 選擇下列任一做法：
   • 建立新試算表：在 Google 試算表中為回應資料建立新試算表
   • 選取現有的試算表：選擇 Google 試算表中的現有試算表來儲存回應
5. 按一下「建立」或「選取」。

 

 

掌握各項構想和工作的狀態

讓所有團隊成員都能瞭解各項構想及指派工作項目，輕鬆掌握共同討論的內容。您可以透過試算表列出構想，並在專案開始時將工作項目分派給團隊成員。這樣一來，所有人都可以透過同一個平台瞭解專案的最新概念、工作項目和截止日，並且隨時都能掌握最新構想和時間表的異動情形。

操作說明

建立專案計畫

1. 在 Google 雲端硬碟中，依序點選 [ 新增] [Google 試算表] [空白試算表]。
2. 按一下 [無標題的試算表]，然後為專案計畫輸入新標題。
3. 新增欄標題。舉例來說，如果您要追蹤專案的各項工作，可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
4. 在工作表中新增內容，用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後，其他使用者也可以在其中新增內容。

前往 Google Workspace 學習中心瞭解詳情

 

 

建立共同討論專用的網站

您希望日後能用更完善的方式管理從小組討論過程中產生的專案嗎？有了 Google 協作平台，您就可以建立專屬的專案網站，讓團隊成員能夠更新內容，持續追蹤集思廣益的討論內容。協作平台可讓您透過簡單的方式嵌入共同討論所需的文件、會議紀錄、專案時間表等內容，協助您隨時整握專案的整體進度。

操作說明

建立協作平台

1. 在電腦上開啟新版 Google 協作平台。
2. 在頂端的「開始建立新網站」底下選取你要的範本。
3. 在左上方輸入網站名稱，然後按下 Enter 鍵。
4. 在網站中新增內容。
5. 按一下右上方的 [發布]。

詳情請造訪 Google 協作平台說明中心

 

 

呈現效果十足的提案訴求

想在討論過程中向團隊成員呈現令人驚豔的構想嗎？您是否覺得某個想法大有可為，但還需要取得外部相關人士的許可？您可以使用 Google 簡報製作簡潔清楚的簡報內容，呈現您要說明的資訊。此外，您也可以在其中加入圖表、圖片、影片和連結，強化簡報的說服力，還能快速與團隊成員分享想法並取得具體意見。

操作說明

在簡報中新增圖片

1. 在電腦上使用 Google 文件開啟文件，或使用 Google 簡報開啟簡報。
2. 依序按一下「插入」「圖片」。
3. 選擇圖片來源。
   • 上傳電腦中的圖片：插入儲存在裝置上的圖片。
   • 搜尋網路：搜尋網路上的圖片。
   • GIF 和貼圖：在投影片中插入 GIF 或貼圖。
   • 雲端硬碟：使用儲存在 Google 雲端硬碟中的圖片。
   • 相簿：使用 Google 相簿相片庫中的圖片。
   • 使用網址上傳：插入圖片連結或插入 .gif 檔案。
4. 按一下 [插入] 或 [開啟]。

瞭解如何在試算表中新增圖片。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}