正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

Google Workspace 實務應用:集思廣益的 10 大秘訣

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各種裝置和一個盆栽

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使用單一團隊地址讓溝通交流和分享內容更為簡便藍色分隔線

想要與位在世界各地的團隊成員分享相同的資訊嗎?您可以為團隊成員建立網路論壇電子郵件名單,讓大家都能輕鬆交流想法和研發成果。隨後只要使用群組電子郵件地址,就能一次為所有人提供狀態更新資訊與共用資源 (例如團隊日曆和需要集思廣益的雲端硬碟文件),無需傳送電子郵件給每位使用者。

操作說明

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2

在共用文件中一起集思廣益藍色分隔線

如果所有成員都能透過同一平台共用資訊並即時提供意見,可以讓共同討論的過程更輕鬆。您可以使用文件建立檔案,當成空白畫布,讓團隊成員在上面自由提出建議。您也可以在文件中標明要彙整的資訊,並分享給所有成員 (例如透過網路論壇電子郵件地址分享)。大家可以即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊,並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。此外,還可以邀請每位團隊成員標示出自己最喜歡的三個構想,獲得最多人票選的構想就能脫穎而出。

操作說明

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3

彙整所有共同討論所需的文件以便快速共用及存取藍色分隔線

想透過安全的方式輕鬆儲存及共用團隊討論所需的資源嗎?只要將團隊的檔案集中儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟的某個資料夾中,就能透過團隊專用的網路論壇電子郵件地址,快速將這些檔案與所有成員共用。有人變更檔案內容時,雲端硬碟會顯示哪個檔案出現異動。無論何時,團隊成員都可以透過任何裝置從遠端安全地存取最新檔案。

操作說明

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在會議前為團隊成員提供準備資料藍色分隔線

您可以為團隊成員提供相關檔案,讓他們能夠在開始討論前先行檢視,做好萬全準備。當您使用日曆傳送邀請給同事時,可以同時附上文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案,讓所有團隊成員都能事先掌握討論內容,準備好提出自己的意見。

操作說明

日曆

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透過視訊會議快速分享想法及進行討論藍色分隔線

想要與遠端的團隊成員即時討論,一起集思廣益嗎?只要發起 Google Meet 視訊會議即可。您可以在文件中列出討論議題並與所有成員共用,讓大家可以預做準備。會議進行時,可以透過分享螢幕畫面展示構想。您也可以建立 Google Jamboard,讓所有視訊會議參與者都能在這個虛擬白板上即時提供建議。Meet 也支援分組討論室,方便您將參與者分成小組討論。團隊成員可以在小組討論結束後重新加入原本的會議。

操作說明

Google Meet

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進行團隊內部意見調查,針對新的概念徵詢大家的意見藍色分隔線

您是否在討論過程中激盪出新的構想,希望能立刻瞭解您的團隊成員或機構成員的看法?您可以使用 Currents 的訊息功能,向全球各地的員工收集對於新產品、各種構想等內容的意見。只要建立 Currents 社群,就可以和當中的成員分享各種想法、相片、影片、連結、意見調查等內容,盡情討論交流,並從討論中快速瞭解自己的構想是否適宜。

操作說明

Currents

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票選出優秀構想藍色分隔線

當您透過共同討論篩選出比較適合的幾個構想後,可以運用表單問卷請團隊成員使用從中選出最好的構想。您可以在表單試算表中查看問卷回覆,還可以使用內建的資料摘要和圖表功能,輕鬆得知哪些構想最受歡迎。

操作說明

表單

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掌握各項構想和工作的狀態藍色分隔線

讓所有團隊成員都能瞭解各項構想及指派工作項目,輕鬆掌握共同討論的內容。您可以透過試算表列出構想,並在專案開始時將工作項目分派給團隊成員。這樣一來,所有人都可以透過同一個平台瞭解專案的最新概念、工作項目和截止日,並且隨時都能掌握最新構想和時間表的異動情形。

操作說明

試算表

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9

建立共同討論專用的網站藍色分隔線

您希望日後能用更完善的方式管理從團隊討論過程中產生的專案嗎?您可以為專案建立專屬的協作平台,讓團隊成員可以更新其中的內容,輕鬆掌握大家共同激盪出來的討論內容。協作平台可讓您透過簡單的方式嵌入共同討論所需的文件、會議記錄、專案時間表等內容,協助您隨時整握專案的整體進度。

操作說明

協作平台

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呈現效果十足的提案訴求藍色分隔線

想在討論過程中向團隊成員呈現令人驚豔的構想嗎?您是否覺得某個想法大有可為,但還需要取得外部相關人士的許可?您可以使用簡報製作簡潔清楚的簡報內容,藉此呈現您要說明的資訊。此外,您也可以在其中加入圖表、圖片、影片和連結,強化簡報的說服力,還能快速與團隊成員分享想法並取得具體意見。

操作說明

簡報

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