Delade enheter är ett utmärkt sätt för team att samarbeta och referera till samma filer på Google Drive. Men det kan vara förvirrande att försöka förstå vem som kan få åtkomst till en fil eller mapp på en delad enhet, vilka behörigheter hen har för objektet och vad som behöver göras om åtkomsten ska ändras.
På den här sidan
- Medlemsbehörigheter för filer och mappar
- Åtkomstkontroll till delade enheter
- Dela alla filer och mappar på en delad enhet
- Flytta filer eller mappar till en delad enhet
- Flytta filer från delade enheter
- Ta bort åtkomst till filer eller mappar på delade enheter
Medlemsbehörigheter för filer och mappar
- Alla medlemmar på en delad enhet kan visa alla filer och mappar på den delade enheten.
- Medlemmar kan ha fler behörigheter, till exempel kommentera eller redigera, beroende på vilken åtkomstnivå de har.
- Medlemmar med åtkomst som Ansvarig (kallas även ansvariga för delade enheter) och Google Workspace-administratörer kan lägga till andra som medlemmar och ange deras åtkomstnivå. Förfrågningar om medlemskap på en delad enhet skickas till alla ansvariga.
En fullständig lista över vad varje åtkomstnivå tillåter finns i följande tabell:
| Åtkomstnivå | |||||
| Behörighet | Ansvarig | Innehållshanterare | Deltagare | Kommentator | Läsbehörig |
|---|---|---|---|---|---|
| Kan visa filer och mappar | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Kan kommentera i filer | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Kan redigera filer | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan skapa och lägga till filer, kan skapa mappar | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| Kan lägga till och ta bort personer och grupper i specifika filer | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan återställa filer från papperskorgen (upp till 30 dagar) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan flytta filer från Min enhet till en delad enhet | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan flytta filer och mappar till papperskorgen | ✔ | ✔ | |||
| Kan flytta filer och mappar på en delad enhet | ✔ | ✔ | |||
| Kan lägga till eller ta bort personer och grupper i specifika mappar på en delad enhet | ✔ | ✔** | |||
| Kan flytta mappar från Min enhet till en delad enhet | ✔ | ||||
| Kan flytta filer från en delad enhet till en annan delad enhet | ✔ | ||||
| Kan lägga till eller ta bort medlemmar på en delad enhet | ✔ | ||||
| Kan ändra åtkomstnivåer för medlemmar | ✔ | ||||
| Kan radera filer permanent i papperskorgen | ✔ | ||||
| Kan byta namn på eller ändra tema | ✔ | ||||
| Kan radera den delade enheten | ✔ | ||||
* I Google Drive för datorn eller filer i Filer-appen i ChromeOS ger åtkomst som Deltagare enbart läsåtkomst till filer. Om du vill tillåta användare att skapa, ladda upp och redigera filer på en delad enhet i Google Drive för datorn och Chrome OS ger du användaren åtkomst som Innehållshanterare eller Ansvarig.
** Administratörer eller ansvariga kan förhindra att innehållshanterare delar mappar.
Åtkomstkontroll till delade enheter
Medlemmar med åtkomst som Ansvarig och Google Workspace-administratörer kan styra åtkomsten till objekten på en delad enhet. Utöver att skapa medlemmar kan de ställa in följande delningsbegränsningar:
- Förhindra delning av filer med personer utanför organisationen
- Förhindra delning av filer med personer som inte är medlemmar
- Förhindra att medlemmar med åtkomst som Innehållshanterare delar mappar
- Hindra medlemmar med åtkomst som Kommentator eller Läsbehörig från att ladda ned, kopiera eller skriva ut filer
Dessa begränsningar åsidosätter fil- och mappdelning (beskrivs i nästa avsnitt). Om en ansvarig för en delad enhet ändrar begränsningsinställningarna för en delad enhet uppdateras åtkomstbehörigheterna för filer på den delade enheten.
Om till exempel en fil på en delad enhet delas med en extern person och inställningarna för den delade enheten därefter uppdateras för att förhindra delning med personer utanför organisationen, kan den externa användaren inte få åtkomst till filen längre. Användarens filbehörighet förändras dock inte. Om inställningen ändras för att tillåta delning med externa användare igen får externa användare som filen redan har delats med åtkomst till den igen.
Läs om hur du ställer in delningsbehörigheter
Dela alla filer och mappar på en delad enhet
Om det inte förhindras enligt delningsinställningarna för de delade enheterna (beskrivs i föregående avsnitt) kan medlemmar med behörigheterna Ansvarig, Innehållshanterare eller Deltagare dela filer med personer och grupper, på samma sätt som med andra filer på Min enhet. De kan även dela med personer som inte har Google-konton via delning för besökare (om administratören tillåter det).
Ansvariga och innehållshanterare kan dela mappar med personer och grupper. Administratörer eller ansvariga kan dock förhindra att innehållshanterare delar mappar.
Vem får åtkomstförfrågningar?
- När någon begär åtkomst till en delad enhet eller ett medlemskap skickas begäran till alla ansvariga.
- När någon begär åtkomst till en fil eller mapp skickas begäran till objektets skapare. Om personen inte har behörighet att dela filen eller mappen skickas begäran till alla Ansvariga.
Så här delar du en mapp på en delad enhet
Om du har åtkomst som Ansvarig eller Innehållshanterare till en delad enhet kan du dela en specifik mapp med andra personer och grupper. Administratörer eller ansvariga kan dock förhindra att innehållshanterare delar mappar.
Det kan vara logiskt att dela mappar istället för hela den delade enheten när alla behöver visningsåtkomst, men enbart vissa personer behöver redigeringsåtkomst. Exempel:
- För en marknadsavdelning kan du skapa en delad enhet som är tillgänglig för alla interna medarbetare med en specifik mapp för marknadsföringsmaterial som också delas med en extern byrå.
- För en delad enhet som används för att förbereda en viss händelse, kan du ge alla medlemmar visningsåtkomst till alla filer, samtidigt som varje team får redigeringsåtkomst till dokumenten som är relevanta för deras delar av händelsen.
Du kan inte göra åtkomsten till mappar mer restriktiv än åtkomsten till den delade enheten. En medlem med åtkomst som Kommentator kan till exempel inte enbart ha åtkomst som Läsbehörig till en mapp på den delade enheten. Om åtkomsten till en fil eller mapp begränsas mer, begränsas även åtkomsten till den delade enheten i samma utsträckning.
När du delar en mapp på en delad enhet med någon får hen en avisering och kan hitta mappen i avsnittet Delas med mig på Google Drive. Hen kan organisera delade mappar på Min enhet med hjälp av genvägar.
I Google Drive för datorn visas inte delade enheter och mappar som delas direkt med dig automatiskt om du inte har åtkomst som Ansvarig. Om du inte har åtkomst som Ansvarig kan du skapa genvägar på Min enhet till de delade mapparna eller delade enheterna. På så sätt kan du enkelt få åtkomst till dem i Drive för datorn.
Så här fungerar länkdelning på en delad enhet
Om det inte förhindras enligt delningsinställningarna för de delade enheterna kan du dela filer och mappar via länk i stället för direkt med användare och grupper. Länkdelning kan dock inte vara mindre restriktiv för filer och mappar i en mapp som redan delas med en länk. Om du delar en mapp på en delad enhet med alternativet Alla i gruppen med länken kan visa kan du inte dela någon fil eller mapp i den med alternativet Alla med länken. Försök med följande lösningar för att kringgå begränsningen:
- Dela först objektet med alternativet Alla med länken och dela sedan den överordnade mappen med alternativet Alla i gruppen med den här länken kan visa.
- Be administratören att använda Drive API för att dela den underordnade mappen efter den överordnade.
Läs mer om att dela objekt på delade enheter
Flytta filer eller mappar till en delad enhet
När en fil eller mapp flyttas till en delad enhet behåller den sina delningsbehörigheter, men åtkomstbehörigheterna kan ändras om delningsinställningarna för den är mer restriktiva. Om åtkomstbehörigheterna i filen är mer restriktiva än för den delade enheten ändras de inte. Om en filägare exempelvis konfigurerar sin fil för att förhindra nedladdning, kopiering och utskrift, finns denna inställning kvar när den har flyttats till en delad enhet, även om dessa åtgärder tillåts av den delade enheten.
Flytt av filer till en delad enhet påverkar inte delningsbehörigheter eller användarroller för delade filer, som Redigerare eller Läsbehörig, som anges direkt i filen. Filbehörigheter som har ärvts från mappen där filen fanns kopieras däremot inte. Ett exempel: En användare hade en mapp på Min enhet som delades med hen, men inte en fil. Om filer från mappen flyttas till en delad enhet kan användaren förlora åtkomsten om hen inte är medlem på den delade enheten.
När du flyttar en fil som du har skapat till en delad enhet är det fortfarande du som har skapat den, men du är inte längre ägare. Om åtkomstbehörigheterna för den delade enheten ändras är det möjligt att du förlorar åtkomsten till en fil som du har skapat.
Om du flyttar mappar på en delad enhet kan det leda till omfattande ändringar av innehållsåtkomsten. Därför kan enbart användare med åtkomst som Ansvarig till de ursprungliga platserna och målplatserna flytta mappar till eller mellan delade enheter. Om du flyttar en mapp till en delad enhet:
- Alla medlemmar på den delade enheten kan visa innehållet i mappen, inklusive tidigare dolda filer. (Dolda filer uppstår på Min enhet när du delar en mapp med någon men tar bort åtkomsten till en specifik fil i mappen.)
- Användare som hade en mapp direkt delad med dem före flytten kan fortfarande få åtkomst till mappen. Användare med redigeringsåtkomst till mappen före flytten har åtkomst till Innehållshanteraren.
- Användare som har indirekt åtkomst till en mapp och dess innehåll via åtkomst till en överordnad mapp kan förlora åtkomsten till mappen. Indirekta filbehörigheter som har ärvts från överordnade mappbehörigheter kopieras inte.
Flytta Google Sites-filer till delade enheter
När du flyttar webbplatser till en delad enhet ändras inte synligheten för en publicerad webbplats, men det kan ändra vem som har åtkomst till webbplatsfilen:
- Om den ursprungliga ägaren av webbplatsen finns i samma organisation som den delade enheten är Sites-filen som är kopplad till webbplatsen fortfarande tillgänglig för användare som den tidigare har delats med.
- Om den ursprungliga ägaren av webbplatsen finns i en annan organisation än den delade enheten är webbplatsfilen inte tillgänglig för personer som inte är medlemmar i den delade enheten, även om den tidigare har delats med dem.
Flytta filer från delade enheter
Om du har åtkomst som Ansvarig till en delad enhet kan du flytta filer och mappar från den delade enheten till Min enhet eller en annan delad enhet. Om du vill flytta filer från en delad enhet till en annan måste du ha åtkomst som Deltagare, Innehållshanterare eller Ansvarig på den delade målenheten. Om du vill flytta mappar från en delad enhet till en annan behöver du åtkomst som Ansvarig på den delade målenheten.
Precis som när du flyttar filer till delade enheter omprövas åtkomstbehörigheten för filer och mappar när de flyttas från en delad enhet. Om en fil eller mapp flyttas från en delad enhet till Min enhet inom samma organisation:
- Delningsinställningarna för den delade enheten gäller inte längre och filens ursprungliga delningsinställningar träder i kraft. Vissa användare kan få eller förlora åtkomst. Ett exempel: Du har en fil på den delade enheten för säljteamet och alla medlemmar i säljteamet har åtkomst som Läsbehörig till den delade enheten och filen. Dokumentet har också delats direkt med fem medlemmar i säljteamet för att ge dem åtkomst som Redigerare. Om filen flyttas från den delade enheten för säljteamet förlorar de flesta i säljteamet åtkomsten, men de fem personer som den delades direkt med har fortfarande åtkomst som Redigerare.
- Begränsningar på filnivå finns kvar om de inte specifikt ändras eller tas bort från filen. Om en filägare exempelvis konfigurerar filen för att förhindra nedladdning, kopiering och utskrift, finns denna inställning kvar när filen har flyttats från en delad enhet, även om dessa åtgärder är tillåtna på den nya platsen.
Ta bort åtkomst till filer och mappar på delade enheter
Precis som på Min enhet kan du ta bort någons åtkomst till en fil eller mapp på en delad enhet som delas direkt med personen. (Mer information finns i Sluta dela filer eller mappar.) Alla medlemmar på den delade enheten kan dock fortfarande minst se filen eller mappen. Om du vill ta bort åtkomst för medlemmar på den delade enheten måste du flytta filen eller mappen från den delade enheten, vilket kräver åtkomst som Ansvarig.
Obs! När du tar bort en medlem från en delad enhet förlorar personen även åtkomsten till filer och mappar på den delade enheten som har delats direkt med hen.
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.