共有ドライブは、チームが Google ドライブ内の同じファイルを共同編集したり参照したりするのに便利なツールです。ただし、共有ドライブ内のファイルやフォルダにアクセスできるのは誰か、メンバーがどのアイテムに対してどの権限があるか、アクセス権を変更したいときはどうすればよいか、といったことを判断するのが難しい場合があります。
目次
- ファイルとフォルダに対するメンバーの権限
- 共有ドライブへのアクセスの制御
- 共有ドライブのすべてのファイルやフォルダを共有する
- ファイルやフォルダを共有ドライブに移動する
- 共有ドライブからファイルを移動する
- 共有ドライブ内のファイルやフォルダへのアクセス権を削除する
ファイルとフォルダに対するメンバーの権限
- 共有ドライブのメンバー全員が、その共有ドライブのすべてのファイルやフォルダを閲覧できます。
- メンバーのアクセスレベルによっては、コメントや編集などのアクセス権が付与される場合があります。
- 管理者のアクセスレベルを持つメンバー（「共有ドライブ管理者」とも呼ばれます）と Google Workspace 管理者は、他のユーザーをメンバーとして追加し、そのメンバーのアクセスレベルを設定できます。 共有ドライブのメンバー リクエストは、すべての管理者に送信されます。
各アクセスレベルで行える操作の一覧については、次の表をご覧ください。
| アクセスレベル | |||||
| 権限 | 管理者 | コンテンツ管理者 | 投稿者 | コメント投稿者 | 閲覧者 |
|---|---|---|---|---|---|
| ファイルやフォルダを閲覧する | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| ファイルにコメントする | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| ファイルを編集する | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| ファイルを作成、追加する、フォルダを作成する | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| 特定のファイルにユーザーやグループを追加または削除する | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| ゴミ箱からファイルを復元する（30 日以内） | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| ファイルをマイドライブから共有ドライブに移動する | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| ファイルやフォルダをゴミ箱に移動する | ✔ | ✔ | |||
| 共有ドライブ内でファイルやフォルダを移動する | ✔ | ✔ | |||
| 共有ドライブ内の特定のフォルダに、ユーザーやグループを追加または削除する | ✔ | ✔** | |||
| フォルダをマイドライブから共有ドライブに移動する | ✔ | ||||
| 共有ドライブのファイルを別の共有ドライブに移動する | ✔ | ||||
| 共有ドライブのメンバーを追加または削除する | ✔ | ||||
| メンバーのアクセスレベルを変更する | ✔ | ||||
| ゴミ箱のファイルを完全に削除する | ✔ | ||||
| 名前またはテーマを変更する | ✔ | ||||
| 共有ドライブを削除する | ✔ | ||||
* パソコン版 Google ドライブ または Chrome OS ファイル アプリ内のファイルに対しては、[投稿者] のアクセス権はファイルに対する読み取りのみのアクセスになります。パソコン版 Google ドライブ や Chrome OS の共有ドライブ内でユーザーがファイルを作成、アップロード、編集できるようにするには、ユーザーに [コンテンツ管理者] または [管理者] 権限を付与します。
** 管理者や [管理者] は、[コンテンツ管理者] がフォルダを共有できないようにすることができます。
共有ドライブへのアクセスの制御
管理者のアクセスレベルを持つメンバーと Google Workspace 管理者は、共有ドライブ内のアイテムへのアクセス権を管理できます。メンバーの設定に加え、以下のように共有に対する制限を設定することができます。
- 組織外のユーザーとファイルを共有できないようにする
- メンバー以外とファイルを共有できないようにする
- コンテンツ管理者のアクセスレベルを持つメンバーにはフォルダの共有を許可しない
- 閲覧者（コメント可）または閲覧者のアクセスレベルを持つメンバーにはファイルのダウンロード、コピー、印刷を許可しない
これらの制限は、ファイルとフォルダに設定された共有設定よりも優先されます（次のセクションで詳述）。共有ドライブの管理者が共有ドライブの制限設定を変更すると、その共有ドライブ内のファイルへのアクセス権限が更新されます。
たとえば、共有ドライブ内のファイルを外部ユーザーと共有した後、その共有ドライブの設定が更新されて組織外のユーザーとの共有ができなくなると、外部ユーザーはそのファイルにアクセスできなくなります。ただし、ファイルに対するユーザーの権限は維持されます。再び外部ユーザーと共有できるように共有ドライブの設定を変更した場合、すでに共有されていた外部ユーザーは再びそのファイルにアクセスできます。
共有ドライブのすべてのファイルやフォルダを共有する
共有ドライブの共有設定（前のセクションを参照）で禁止されていない限り、管理者、コンテンツ管理者、投稿者のいずれかの権限を持つメンバーは、マイドライブの他のファイルと同様に、ファイルをユーザーやグループと共有できます。 Google アカウントを持たないユーザーとも、ビジターとの共有機能によって共有することができます（管理者が許可している場合）。
管理者およびコンテンツ管理者は、ユーザーやグループとフォルダを共有できます。ただし、管理者は、コンテンツ管理者がフォルダを共有できないようにすることができます。
アクセス リクエストを受け取る対象
- ユーザーが共有ドライブまたはメンバーシップへのアクセスをリクエストすると、そのリクエストはすべての管理者に送信されます。
- ユーザーがファイルやフォルダへのアクセスをリクエストすると、そのリクエストはアイテムの作成者に送信されます。アイテムの作成者にファイルやフォルダの共有権限がない場合は、すべての管理者にリクエストが送信されます。
共有ドライブ内のフォルダの共有の仕組み
共有ドライブの管理者またはコンテンツ管理者権限がある場合、特定のフォルダを他のユーザーやグループと共有することができます。ただし、管理者は、コンテンツ管理者がフォルダを共有できないようにすることができます。
全員が閲覧権限を必要としている一方、編集権限を必要としているのは一部のユーザーのみである場合は、共有ドライブ全体ではなくフォルダを共有するのが便利です。例:
- マーケティング部門 - 全社員が使用できる共有ドライブを 1 つ用意し、広告資料が保存されているフォルダは外部の代理店とも共有する。
- イベント専用の共有ドライブ - ファイルの閲覧はメンバー全員が行えるようにし、各ファイルの編集はそれぞれ担当のチームのみが行えるようにする。
フォルダに対するアクセスレベルを、共有ドライブ自体よりも制限の強いレベルに設定することはできません。たとえば、共有ドライブに対する閲覧者（コメント可）のアクセスレベルを持つメンバーに、その共有ドライブ内のフォルダに対する閲覧者のアクセスレベルのみを設定することはできません。ファイルやフォルダへのアクセス権の方が強い制限になっている場合、共有ドライブへのアクセス権も同じレベルに設定されます。
共有ドライブ内のフォルダを他のユーザーと共有すると、相手に通知が届き、Google ドライブの [共有アイテム] にフォルダが表示されます。ショートカットを使用して、マイドライブ内の共有フォルダを整理できます。
パソコン版 Google ドライブでは、直接共有されている共有ドライブやフォルダは、管理者のアクセス権がない限り自動的には表示されません。管理者のアクセス権がない場合は、マイドライブに共有フォルダまたは共有ドライブへのショートカットを作成してください。そうすることで、パソコン版ドライブから簡単にアクセスできるようになります。
共有ドライブでのリンク共有の仕組み
共有ドライブの共有設定で禁止されている場合を除き、ファイルやフォルダをユーザーやグループと直接共有する代わりに、リンクを使用して共有できます。ただし、すでにリンク共有されているフォルダよりも制限の緩いリンク共有を、そのフォルダ内のファイルとフォルダについて行うことはできません。共有ドライブ内のフォルダを [このリンクを知っているこのグループのメンバーは、誰でも閲覧できます] に設定して共有した場合、そのフォルダ内のファイルやフォルダを [リンクを知っている全員] で共有することはできなくなります。この制限への対応として、次の回避策をお試しください。
- 先に、[リンクを知っている全員] でアイテムを共有してから、[このリンクを知っているこのグループのメンバーは、誰でも閲覧できます] で親フォルダを共有する。
- 管理者に、Drive API を使用して親フォルダの後に子フォルダを共有するよう依頼する。
ファイルやフォルダを共有ドライブに移動する
ファイルやフォルダを共有ドライブ内に移動すると、共有権限は維持されますが、その共有ドライブの共有設定の方が制限が強い場合にはアクセス権限が変わる可能性があります。ファイルへのアクセス権限の方が共有ドライブへのアクセス権限よりも制限が強い場合、アクセス権限は緩和されません。たとえば、ファイルの所有者がファイルのダウンロード、コピー、印刷を禁止するように設定している場合、それらの操作が許可されている共有ドライブにファイルを移動した後も、ファイルに適用されている制限が維持されます。
ファイルを共有ドライブに移動しても、ファイルに直接設定されている共有権限やユーザーロール（編集者や閲覧者など）には影響しません。ただし、ファイルが配置されていたフォルダから継承されたファイル権限はコピーされません。たとえば、マイドライブ内のフォルダを共有してもらっているがファイルは共有してもらっていない場合、ファイルがそのフォルダから共有ドライブに移動されると、その共有ドライブのメンバーでない限りファイルにアクセスできなくなる可能性があります。
作成したファイルを共有ドライブに移動すると、作成者であることは変わりませんが、オーナーではなくなります。共有ドライブのアクセス権限を変更すると、自分が作成したファイルにアクセスできなくなる可能性があります。
フォルダを共有ドライブ内に移動すると、コンテンツに対するアクセス権限が大きく変わる可能性があります。そのため、共有ドライブへのフォルダ移動と共有ドライブ間のフォルダ移動を行えるのは、移動元と移動先の両方の共有ドライブに対して管理者権限を持つユーザーに限られます。次の方法でフォルダを共有ドライブに移動します。
- 共有ドライブのすべてのメンバーが、フォルダ内のコンテンツ（以前は非表示になっているファイルを含む）を閲覧できます（他のユーザーとフォルダを共有する際に、フォルダ内の特定のファイルへのアクセス権を削除すると、マイドライブ内に隠しファイルが存在することになります）。
- 移動前にフォルダを直接共有していたユーザーは、引き続きそのフォルダにアクセスできます。移動前にフォルダに対する編集者権限があったユーザーは、移動後はコンテンツ管理者権限になります。
- フォルダとそのコンテンツに、親フォルダへのアクセス権を通じて間接的にアクセスできていたユーザーは、そのフォルダにアクセスできなくなる可能性があります。親フォルダの権限から継承された間接的なファイル権限はコピーされません。
Google サイトのファイルを共有ドライブに移動する
共有ドライブにサイトを移動しても、公開済みサイトの公開設定は変更されませんが、サイトファイルにアクセスできるユーザーは変わることがあります。
- サイトの元のオーナーが共有ドライブと同じ組織に属している場合、サイトを共有してもらっていたユーザーは、そのサイトの関連ファイルに引き続きアクセスできます。
- サイトの元のオーナーが共有ドライブとは異なる組織に属している場合、サイトを共有してもらっていたユーザーであっても、共有ドライブのメンバーでなければそのサイトファイルにアクセスできません。
詳しくは、ファイルの移動についての記事をご覧ください。
共有ドライブからファイルを移動する
共有ドライブの管理者権限がある場合、共有ドライブからマイドライブまたは別の共有ドライブにファイルやフォルダを移動できます。別の共有ドライブにファイルを移動するには、移動先の共有ドライブにおいて投稿者、コンテンツ管理者、管理者のいずれかの権限が必要です。別の共有ドライブにフォルダを移動するには、移動先の共有ドライブにおいて管理者のアクセス権限が必要です。
ファイルを共有ドライブ内に移動するときと同じように、ファイルやフォルダを共有ドライブ外に移動するときにそれらのアイテムに対するアクセス権限が再評価されます。ファイルやフォルダを共有ドライブから同じ組織内のマイドライブに移動すると次のようになります。
- 共有ドライブの共有設定が適用されなくなり、ファイルの元の共有設定が有効になります。ユーザーによっては、ファイルにアクセスできるようになったり、逆にアクセスできなくなったりする場合があります。たとえば、営業チームの共有ドライブにファイルを置いていて、その営業チームのすべてのメンバーにその共有ドライブとファイルに対する閲覧者権限があるとします。このファイルは、営業チームの 5 人のメンバーとは直接的にも共有されていて、編集者権限が付与されています。このファイルを営業チームの共有ドライブ外に移動した場合、営業チームのほとんどのメンバーはファイルにアクセスできなくなりますが、直接共有されている 5 人の編集者権限は保持されます。
- ファイルレベルの制限は、明示的に変更またはファイルから削除されない限り維持されます。たとえば、ファイルのオーナーがファイルのダウンロード、コピー、印刷を禁止している場合、共有ドライブ外にファイルを移動した後もその設定は保持されます（移動先ではそのような操作が許可されている場合も同様です）。
共有ドライブ内のファイルやフォルダへのアクセス権を削除する
マイドライブの場合と同様に、共有ドライブ内のファイルやフォルダを他のユーザーと直接共有している場合は、それらのアイテムに対するアクセス権をそのユーザーから削除することができます（詳しくは、ファイルやフォルダの共有を停止するをご覧ください）。ただし、少なくともファイルやフォルダの閲覧のみであれば、共有ドライブのすべてのメンバーが行えます。共有ドライブ メンバーのアクセス権を削除するには、その共有ドライブからファイルまたはフォルダを移動する必要があります。その場合は、管理者のアクセス権が必要です。
注: 共有ドライブからメンバーを削除すると、そのメンバーと直接共有された共有ドライブ内のファイルとフォルダにもアクセスできなくなります。
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