Cara kerja akses file di drive bersama

Drive bersama adalah cara yang efektif bagi tim untuk berkolaborasi dan mereferensikan file yang sama dalam Google Drive. Namun, mencoba mengetahui siapa yang dapat mengakses file atau folder di drive bersama, izin apa yang mereka miliki untuk item tersebut, dan apa yang harus dilakukan untuk mengubah akses mungkin dapat membuat Anda bingung.

Di halaman ini

• Izin anggota di file dan folder
• Kontrol akses ke drive bersama
• Berbagi semua file dan folder di drive bersama
• Memindahkan file atau folder ke drive bersama
• Memindahkan file dari drive bersama
• Menghapus akses ke file atau folder dalam drive bersama

Izin anggota di file dan folder

• Semua anggota drive bersama dapat melihat semua file dan folder di drive bersama.
• Anggota mungkin memiliki lebih banyak izin, seperti akses edit atau komentar, bergantung pada tingkat akses yang mereka miliki.
• Anggota dengan akses Pengelola (juga disebut “pengelola drive bersama”) dan admin Google Workspace dapat menambahkan orang lain sebagai anggota serta menetapkan tingkat akses mereka. Permintaan keanggotaan untuk drive bersama dikirim ke semua Pengelola.

Untuk mengetahui daftar lengkap izin yang diberikan oleh setiap tingkat akses, lihat tabel berikut:

	Tingkat akses
Izin	Pengelola	Pengelola konten	Kontributor	Pengomentar	Pengakses lihat saja
Dapat melihat file dan folder	✔	✔	✔	✔	✔
Dapat memberi komentar di file	✔	✔	✔	✔
Dapat mengedit file	✔	✔	✔
Dapat membuat dan menambahkan file, serta membuat folder	✔	✔	✔*
Dapat menambahkan dan menghapus orang serta grup di file tertentu	✔	✔	✔
Dapat memulihkan file dari Sampah (hingga 30 hari)	✔	✔	✔
Dapat memindahkan file dari Drive Saya ke drive bersama	✔	✔	✔
Dapat memindahkan file dan folder ke Sampah	✔	✔
Dapat memindahkan file dan folder dalam drive bersama	✔	✔
Dapat menambahkan atau menghapus orang dan grup di folder tertentu dalam drive bersama	✔	✔**
Dapat memindahkan folder dari Drive Saya ke drive bersama	✔
Dapat memindahkan file dari satu drive bersama ke drive bersama lainnya	✔
Dapat menambahkan atau menghapus anggota drive bersama	✔
Dapat mengubah tingkat akses anggota	✔
Dapat menghapus file secara permanen di Sampah	✔
Dapat mengganti nama atau mengubah tema	✔
Dapat menghapus drive bersama	✔

* Di Google Drive untuk desktop atau file di aplikasi Files ChromeOS, akses Kontributor memberikan akses baca saja ke file. Agar pengguna dapat membuat, mengupload, dan mengedit file di drive bersama di Google Drive untuk desktop serta ChromeOS, berikan akses Pengelola konten atau Pengelola kepada pengguna.

** Administrator atau Pengelola dapat mencegah Pengelola konten membagikan folder.

Pelajari cara mengubah tingkat akses anggota

Kontrol akses ke drive bersama

Anggota dengan akses Pengelola dan admin Google Workspace dapat mengontrol akses ke item dalam drive bersama. Selain menetapkan anggota, mereka juga dapat menetapkan batasan berbagi sebagai berikut:

• Mencegah berbagi file dengan orang di luar organisasi
• Mencegah berbagi file dengan orang yang bukan anggota
• Mencegah anggota dengan akses Pengelola konten membagikan folder
• Mencegah anggota dengan akses Pengomentar atau Pelihat untuk mendownload, menyalin, atau mencetak file

Pembatasan akses ini mengganti setelan berbagi file dan folder (dijelaskan di bagian berikutnya). Jika Pengelola drive bersama mengubah setelan pembatasan drive bersama, hak istimewa akses file di drive bersama akan diperbarui.

Misalnya, jika file dalam drive bersama dibagikan kepada pengguna eksternal, lalu setelan drive bersama diperbarui untuk mencegah berbagi dengan orang di luar organisasi, dia tidak dapat lagi mengakses file tersebut. Namun, izinnya pada file tersebut tetap berlaku. Jika setelan diubah untuk mengizinkan berbagi dengan pengguna eksternal lagi, pengguna eksternal yang telah diajak berbagi dapat mengakses kembali file tersebut.

Pelajari cara menetapkan izin berbagi

Berbagi semua file dan folder di drive bersama

Jika diizinkan oleh setelan berbagi untuk drive bersama (dijelaskan di bagian sebelumnya), anggota dengan hak istimewa Pengelola, Pengelola konten, atau Kontributor dapat berbagi file dengan orang dan grup, sama halnya dengan file lainnya dalam Drive Saya. Mereka juga dapat berbagi dengan orang yang tidak memiliki Akun Google melalui fitur berbagi dengan pengunjung (jika diizinkan oleh administrator mereka). 

Pengelola dan Pengelola konten dapat membagikan folder kepada orang lain dan grup. Namun, administrator atau Pengelola dapat mencegah Pengelola konten membagikan folder.

Siapa yang mendapatkan permintaan akses?

• Saat seseorang meminta akses ke drive bersama atau keanggotaan, permintaan tersebut akan dikirim ke semua Pengelola.
• Saat seseorang meminta akses ke file atau folder, permintaan tersebut akan dikirim ke pembuat item. Jika orang tersebut tidak memiliki izin untuk membagikan file atau folder, permintaan akan dikirim ke semua Pengelola.

Cara kerja berbagi folder di drive bersama

Jika memiliki akses Pengelola atau Pengelola konten ke drive bersama, Anda dapat membagikan folder tertentu kepada orang lain dan grup. Namun, administrator atau Pengelola dapat mencegah Pengelola konten membagikan folder.

Membagikan folder, bukan seluruh drive bersama, dapat dilakukan saat semua orang memerlukan akses lihat, tetapi hanya orang tertentu yang memerlukan akses edit. Contoh:

• Untuk departemen pemasaran, Anda dapat membuat drive bersama yang dapat diakses oleh semua karyawan internal. Drive bersama dapat berisi folder tertentu untuk materi iklan yang juga dapat diakses oleh agensi eksternal.
• Untuk drive bersama yang digunakan untuk mempersiapkan acara tertentu, Anda dapat memberikan akses lihat ke semua file kepada semua anggota, sekaligus memberikan akses edit ke dokumen yang relevan dengan bagian acara masing-masing kepada setiap tim.

Anda tidak dapat memperketat akses ke folder melebihi akses ke drive bersama tempat folder tersebut berada. Misalnya, anggota dengan akses Pengomentar tidak dapat hanya memiliki akses Pelihat ke folder di drive bersama tersebut. Jika akses ke file atau folder lebih dibatasi, akses ke drive bersama juga dibatasi dengan tingkat yang sama.

Jika Anda membagikan folder dalam drive bersama kepada seseorang, dia akan mendapatkan notifikasi dan dapat menemukan folder tersebut di bagian Dibagikan kepada saya dalam Google Drive. Dia dapat mengatur folder bersama di Drive Saya miliknya menggunakan pintasan.

Di Google Drive untuk desktop, drive bersama dan folder yang dibagikan langsung kepada Anda tidak muncul secara otomatis kecuali jika Anda memiliki akses Pengelola . Jika Anda tidak memiliki akses Pengelola, buat pintasan di Drive Saya ke folder bersama atau drive bersama. Dengan cara ini, Anda dapat mengaksesnya dengan mudah di Drive untuk desktop.

Cara kerja fitur berbagi link dalam drive bersama

Jika diizinkan oleh setelan berbagi untuk drive bersama, Anda dapat membagikan file serta folder melalui link, bukan secara langsung kepada pengguna dan grup. Namun, batasan berbagi link untuk file dan folder tidak boleh lebih longgar dalam folder yang sudah dibagikan melalui link. Jika Anda membagikan folder di drive bersama dengan opsi Siapa saja di grup ini yang memiliki link ini dapat melihat, Anda tidak dapat membagikan file atau folder di dalamnya dengan opsi Siapa saja yang memiliki link. Untuk mengatasi keterbatasan ini, cobalah solusi berikut:

1. Pertama, bagikan item dengan opsi Siapa saja yang memiliki link, lalu bagikan folder induk dengan opsi Siapa saja di grup ini yang memiliki link ini dapat melihat.
2. Minta admin Anda untuk membagikan folder turunan setelah folder induk menggunakan Drive API.

Pelajari lebih lanjut cara berbagi item di drive bersama

Memindahkan file atau folder ke drive bersama

Saat file atau folder dipindahkan ke drive bersama, izin berbagi file tidak akan berubah, tetapi hak istimewa akses dapat berubah jika setelan berbagi untuk drive bersama lebih ketat. Jika hak istimewa akses pada file lebih ketat daripada drive bersama, hak istimewa akses tersebut akan tetap sama. Misalnya, jika pemilik file menetapkan aturan agar filenya tidak didownload, disalin, dan dicetak, aturan akan tetap berlaku setelah file dipindahkan ke drive bersama, meskipun jika tindakan tersebut diizinkan oleh drive bersama.

Memindahkan file ke drive bersama tidak memengaruhi izin berbagi atau peran pengguna, seperti Editor atau Pelihat, yang ditetapkan di file secara langsung. Namun, izin file yang diwarisi dari folder tempat file berasal tidak dapat disalin. Misalnya, jika folder (bukan file) dalam Drive Saya dibagikan kepada seseorang dan file dari folder tersebut dipindahkan ke drive bersama, orang tersebut dapat kehilangan akses, kecuali jika dia adalah anggota drive bersama.

Saat memindahkan file yang Anda buat ke drive bersama, Anda masih menjadi pembuatnya, tetapi bukan lagi pemiliknya. Jika izin akses drive bersama berubah, Anda mungkin akan kehilangan akses ke file yang Anda buat.

Memindahkan folder ke drive bersama dapat menyebabkan perubahan yang luas terhadap akses konten. Oleh karena itu, hanya pengguna yang memiliki akses Pengelola ke lokasi awal dan target yang dapat memindahkan folder ke atau antar-drive bersama. Jika Anda memindahkan folder ke drive bersama:

• Semua anggota drive bersama dapat melihat konten folder, termasuk file yang sebelumnya disembunyikan. (File tersembunyi akan muncul di Drive Saya saat Anda berbagi folder dengan seseorang, tetapi menghapus akses ke file tertentu dalam folder tersebut).
• Pengguna yang memiliki folder yang dibagikan langsung kepadanya sebelum pemindahan masih dapat mengakses folder tersebut. Pengguna dengan akses Editor ke folder sebelum pemindahan memiliki akses Pengelola Konten.
• Pengguna yang memiliki akses tidak langsung ke folder dan kontennya melalui akses ke folder induk dapat kehilangan akses ke folder tersebut. Izin file tidak langsung yang diwarisi dari izin folder induk tidak akan disalin.

Memindahkan file Google Sites ke drive bersama

Memindahkan situs ke drive bersama tidak mengubah visibilitas situs yang dipublikasikan, tetapi dapat mengubah pemilik akses ke file situs:

• Jika pemilik asli situs berada dalam organisasi yang sama dengan drive bersama, file Sites yang terkait dengan situs tersebut masih dapat diakses oleh pengguna yang sebelumnya diajak berbagi file tersebut.
• Jika pemilik asli situs berada dalam organisasi yang berbeda dengan drive bersama, file situs tidak dapat diakses oleh orang yang bukan anggota drive bersama, meskipun jika sebelumnya file tersebut dibagikan kepada mereka.

Pelajari lebih lanjut cara memindahkan file

Memindahkan file dari drive bersama

Jika memiliki akses Pengelola ke drive bersama, Anda dapat memindahkan file dan folder dari drive bersama ke Drive Saya atau drive bersama lainnya. Untuk memindahkan file dari drive bersama ke drive bersama lainnya, Anda memerlukan akses Kontributor, Pengelola konten, atau Pengelola di drive bersama tujuan. Untuk memindahkanfolder antar-drive bersama, Anda memerlukan akses Pengelola di drive bersama tujuan.

Sama seperti memindahkan file ke drive bersama, hak istimewa akses pada file dan folder akan dinilai ulang saat dipindahkan dari drive bersama. Jika file atau folder dipindahkan dari drive bersama ke Drive Saya di dalam organisasi yang sama:

• Setelan berbagi dari drive bersama tidak lagi berlaku dan setelan berbagi yang asli dari file tersebut akan diterapkan. Beberapa pengguna mungkin mendapatkan atau kehilangan akses. Misalnya, Anda memiliki file di drive bersama tim Penjualan, dan semua anggota tim Penjualan memiliki akses Pelihat ke drive bersama dan file tersebut. Dokumen tersebut juga dibagikan secara langsung kepada lima anggota tim Penjualan untuk memberi mereka akses Editor. Jika file dipindahkan dari drive bersama tim Penjualan, sebagian besar anggota tim Penjualan akan kehilangan akses. Namun, lima orang tersebut, yang aksesnya diberikan secara langsung, masih memiliki akses Editor.
• Pembatasan tingkat file tetap berlaku kecuali jika diubah atau dihapus secara khusus dari file tersebut. Misalnya, jika pemilik file menetapkan aturan agar filenya tidak didownload, disalin, dan dicetak, aturan akan tetap berlaku setelah file dipindahkan dari drive bersama, meskipun jika tindakan tersebut diizinkan oleh lokasi baru.

Menghapus akses ke file dan folder di drive bersama

Sama seperti di Drive Saya, Anda dapat menghapus akses seseorang ke file atau folder di drive bersama yang dibagikan langsung kepadanya. (Untuk mengetahui detailnya, buka Membatalkan berbagi file atau folder.) Namun, semua anggota drive bersama setidaknya dapat melihat file atau folder. Untuk menghapus akses bagi anggota drive bersama, Anda perlu memindahkan file atau folder dari drive bersama. Tindakan pemindahan ini memerlukan akses Pengelola.

Catatan: Jika Anda menghapus anggota dari drive bersama, dia juga akan kehilangan akses ke semua file dan folder di drive bersama yang dibagikan secara langsung kepadanya. 

 

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}