Les Drive partagés sont un excellent moyen pour votre équipe de collaborer et de référencer les mêmes fichiers dans Google Drive. Cependant, il est parfois difficile de savoir qui peut accéder à un fichier ou à un dossier dans un Drive partagé, de quelles autorisations il dispose pour cet élément, et comment procéder si vous souhaitez en modifier l'accès.
Sur cette page
- Autorisations des membres sur les fichiers et les dossiers
- Contrôle des accès aux Drive partagés
- Partager les fichiers et dossiers d'un Drive partagé
- Déplacer des fichiers ou des dossiers vers un Drive partagé
- Retirer des fichiers de Drive partagés
- Supprimer l'accès aux fichiers et aux dossiers des Drive partagés
Autorisations des membres sur les fichiers et les dossiers
- Tous les membres d'un Drive partagé sont autorisés à afficher l'ensemble des fichiers et dossiers qu'il contient.
- Les membres peuvent disposer d'autres autorisations, comme le droit de commenter ou de modifier, selon le niveau d'accès dont ils disposent.
- Les membres disposant d'un accès Administrateur (également appelés "administrateurs de Drive partagés") et les administrateurs Google Workspace peuvent ajouter d'autres utilisateurs en tant que membres et définir leur niveau d'accès. Les demandes d'adhésion à un Drive partagé sont envoyées à tous les Gestionnaires.
Pour obtenir la liste complète des niveaux d'accès disponibles, consultez le tableau suivant :
| Niveau d'accès | |||||
| Autorisation | Responsable | Gestionnaire de contenu | Contributeur | Commentateur | Lecteur |
|---|---|---|---|---|---|
| Possibilité de consulter des fichiers et des dossiers | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Possibilité de commenter des fichiers | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Possibilité de modifier des fichiers | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Possibilité de créer et d'importer des fichiers, et de créer des dossiers | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| Possibilité d'ajouter et de supprimer des personnes et des groupes pour des fichiers spécifiques | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Possibilité de restaurer des fichiers depuis la corbeille (jusqu'à 30 jours) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Possibilité de déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Possibilité de déplacer des fichiers et des dossiers vers la corbeille | ✔ | ✔ | |||
| Possibilité de déplacer des fichiers et des dossiers dans un Drive partagé | ✔ | ✔ | |||
| Possibilité d'ajouter ou d'exclure des personnes et des groupes dans des dossiers spécifiques d'un Drive partagé | ✔ | ✔** | |||
| Possibilité de déplacer des dossiers de Mon Drive vers un Drive partagé | ✔ | ||||
| Possibilité de déplacer des fichiers d'un Drive partagé vers un autre | ✔ | ||||
| Possibilité d'ajouter ou de supprimer des membres d'un Drive partagé | ✔ | ||||
| Possibilité de modifier les niveaux d'accès des membres | ✔ | ||||
| Possibilité de supprimer définitivement les fichiers de la corbeille | ✔ | ||||
| Possibilité de renommer ou de modifier le thème | ✔ | ||||
| Possibilité de supprimer le Drive partagé | ✔ | ||||
* Dans Google Drive pour ordinateur ou dans l'application Fichiers de ChromeOS, l'accès Contributeur n'accorde qu'un accès en lecture aux fichiers. Pour autoriser les utilisateurs à créer, importer et modifier des fichiers dans un Drive partagé dans Google Drive pour ordinateur et ChromeOS, accordez-leur un accès Gestionnaire de contenu ou Administrateur.
** Les administrateurs peuvent empêcher les gestionnaires de contenu de partager des dossiers.
Contrôle des accès aux Drive partagés
Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur.
Les membres disposant d'un accès Administrateur et les administrateurs Google Workspace peuvent contrôler l'accès aux éléments d'un Drive partagé. En plus de configurer les droits des membres, ils peuvent définir les restrictions de partage suivantes :
- Empêcher le partage de fichiers avec des personnes externes à votre organisation
- Empêcher le partage de fichiers avec des utilisateurs non membres
- Empêcher les membres disposant d'un accès Gestionnaire de contenu de partager des dossiers
- Empêcher les membres disposant d'un accès Commentateur ou Lecteur de télécharger, copier ou imprimer des fichiers
Ces restrictions prévalent sur les modalités de partage des fichiers et dossiers (décrites dans la section suivante). Si l'Administrateur d'un Drive partagé modifie ses paramètres de restriction, les droits d'accès aux fichiers du Drive partagé sont mis à jour.
Supposons par exemple que le fichier d'un Drive partagé soit partagé avec un utilisateur externe. Si les paramètres du Drive partagé sont modifiés pour empêcher le partage en dehors de votre organisation, l'utilisateur externe perd alors l'accès au fichier. Toutefois, son autorisation d'accès reste en vigueur au niveau du fichier. Ainsi, si les paramètres du Drive partagé autorisent à nouveau le partage externe, l'utilisateur externe aura de nouveau accès au fichier.
Découvrez comment définir les autorisations de partage.
Partager les fichiers et dossiers d'un Drive partagé
À moins que les paramètres de partage des Drive partagés (décrits dans la section précédente) ne l'interdisent, les membres disposant des droits Administrateur, Gestionnaire de contenu ou Contributeur peuvent partager des fichiers avec des utilisateurs et des groupes, comme dans Mon Drive. Ils peuvent également partager des contenus avec des personnes qui ne possèdent pas de compte Google via le partage avec des visiteurs (si leur administrateur l'autorise).
Les administrateurs et les gestionnaires de contenu peuvent partager des dossiers avec des personnes et des groupes. Toutefois, les administrateurs peuvent empêcher les gestionnaires de contenu de partager des dossiers.
Qui reçoit les demandes d'accès ?
- Lorsqu'un utilisateur demande l'accès à un Drive partagé ou à un abonnement, la demande est envoyée à tous les gestionnaires.
- Lorsqu'un utilisateur demande l'accès à un fichier ou à un dossier, la demande est envoyée au créateur de l'élément. Si cette personne n'est pas autorisée à partager le fichier ou le dossier, la demande est envoyée à tous les Gestionnaires.
Comment partager un dossier dans un Drive partagé
Si vous disposez d'un accès Administrateur ou Gestionnaire de contenu à un Drive partagé, vous pouvez partager un dossier spécifique avec d'autres personnes et groupes. Toutefois, les administrateurs peuvent empêcher les gestionnaires de contenu de partager des dossiers.
Il peut être judicieux de partager des dossiers plutôt que l'ensemble du Drive partagé lorsque tous les utilisateurs ont besoin d'un accès en lecture, mais que seules certaines personnes ont besoin d'un accès en modification. Exemple :
- Pour un service marketing, vous pouvez créer un Drive partagé accessible à tous les collaborateurs internes et y inclure un dossier de supports publicitaires spécifique qui est également partagé avec une agence externe.
- Si vous créez un Drive partagé dans le but d'organiser un événement, vous pouvez autoriser tous ses membres à consulter l'ensemble des fichiers associés, mais ne permettre qu'à chaque équipe de modifier les documents qui la concernent.
Vous ne pouvez pas rendre l'accès aux dossiers plus restrictif que le disque partagé lui-même. Par exemple, si un membre dispose de l'accès Commentateur à un Drive partagé, il n'est pas possible de lui accorder uniquement l'accès Lecteur à l'un des dossiers qu'il contient. Si l'accès à un fichier ou un dossier est restreint, l'accès au Drive partagé l'est également.
Lorsque vous partagez un dossier d'un Drive partagé avec une personne, celle-ci reçoit une notification et peut trouver le dossier dans la section Partagés avec moi de Google Drive. Elle peut organiser les dossiers partagés de son dossier Mon Drive à l'aide de raccourcis.
Dans Google Drive pour ordinateur, les Drive partagés et les dossiers partagés directement avec vous ne s'affichent automatiquement que si vous disposez d'un accès Administrateur. Si vous ne disposez pas d'un accès Administrateur, créez des raccourcis dans Mon Drive vers les dossiers ou Drive partagés. Vous pourrez ainsi y accéder facilement dans Drive pour ordinateur.
Fonctionnement du partage par lien dans un Drive partagé
Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers à l'aide d'un lien, plutôt que directement avec les utilisateurs et les groupes, sauf si les paramètres de partage des Drive partagés l'interdisent. Toutefois, le partage par lien ne peut pas être moins restrictif pour les fichiers et les dossiers au sein d'un dossier déjà partagé par lien. Si vous partagez un dossier dans un Drive partagé avec l'option Tous les membres de ce groupe disposant du lien peuvent consulter l'élément, vous ne pouvez pas partager de fichier ni de dossier avec l'option Tous les utilisateurs disposant du lien. Pour contourner cette limitation, essayez les solutions suivantes :
- Commencez par partager l'élément avec l'option Tous les utilisateurs disposant du lien, puis partagez le dossier parent avec l'option Tous les membres de ce groupe disposant du lien peuvent consulter l'élément.
- Demandez à votre administrateur d'utiliser l'API Drive pour partager le dossier enfant après le parent.
Découvrez comment partager des éléments dans des Drive partagés.
Déplacer des fichiers ou des dossiers vers un Drive partagé
Lorsqu'un fichier ou un dossier est déplacé vers un Drive partagé, les autorisations de partage associées sont conservées, mais les droits d'accès peuvent changer si les paramètres de partage du Drive partagé sont plus restrictifs. Si les droits d'accès au fichier sont plus restrictifs que ceux du Drive partagé, ils ne sont pas modifiés. Par exemple, si un propriétaire définit les autorisations d'un fichier de manière à en empêcher le téléchargement, la copie et l'impression, le fichier conserve ces paramètres après avoir été déplacé vers un Drive partagé, même si ces actions sont autorisées par le Drive partagé.
Le transfert de fichiers vers un Drive partagé n'a aucune incidence sur les autorisations de partage ni sur les rôles utilisateur (Éditeur ou Lecteur, par exemple) définis directement sur le fichier. Toutefois, les autorisations d'accès au fichier héritées du dossier ne sont pas copiées. Par exemple, si quelqu'un avait partagé un dossier dans Mon Drive avec un utilisateur, mais pas un fichier, si les fichiers de ce dossier sont déplacés vers un Drive partagé, cet utilisateur pourra perdre son accès, sauf s'il est membre du Drive partagé.
Lorsque vous déplacez un fichier que vous avez créé vers un Drive partagé, vous en êtes toujours le créateur, mais vous n'en êtes plus le propriétaire. Si les autorisations d'accès du Drive partagé changent, vous risquez de perdre l'accès à un fichier que vous avez créé.
Le fait de déplacer des dossiers vers un Drive partagé peut avoir des répercussions importantes sur l'accès au contenu. Par conséquent, seuls les utilisateurs disposant d'un accès Administrateur aux emplacements d'origine et cibles peuvent déplacer des dossiers vers ou entre des Drive partagés. Si vous déplacez un dossier vers un Drive partagé :
- Tous les membres du Drive partagé peuvent afficher le contenu du dossier, y compris les fichiers précédemment masqués. (Les fichiers sont masqués dans Mon Drive lorsque vous partagez un dossier avec une personne, mais que vous révoquez l'accès à un fichier spécifique dans ce dossier.)
- Les utilisateurs avec lesquels un dossier était partagé directement avant le déplacement peuvent toujours y accéder. Les utilisateurs disposant d'un accès Éditeur au dossier avant le déplacement bénéficient ensuite d'un accès Gestionnaire de contenu.
- Les utilisateurs disposant d'un accès indirect à un dossier et à son contenu via un accès à un dossier parent peuvent perdre l'accès au dossier. Les autorisations indirectes héritées d'un dossier parent ne sont pas copiées.
Transférer des fichiers Google Sites vers des Drive partagés
Le transfert de sites vers un Drive partagé n'a aucune incidence sur la visibilité d'un site publié, mais il permet de modifier qui a accès au fichier :
- Si le propriétaire d'origine du site appartient à la même organisation que le Drive partagé, les utilisateurs avec lesquels il était auparavant partagé peuvent toujours accéder au fichier Sites.
- Si le propriétaire d'origine du site appartient à une organisation différente de celle du Drive partagé, les personnes qui ne sont pas membres du Drive partagé ne peuvent pas accéder au fichier Sites, même si ce fichier avait été partagé avec elles.
Découvrir comment déplacer des fichiers
Retirer des fichiers de Drive partagés
Si vous disposez d'un accès Administrateur à un Drive partagé, vous pouvez déplacer des fichiers et des dossiers d'un Drive partagé vers Mon Drive ou un autre Drive partagé. Pour déplacer des fichiers d'un Drive partagé vers un autre, vous devez disposer d'un accès Contributeur, Gestionnaire de contenu ou Administrateur au Drive partagé de destination. Pour déplacer des dossiers d'un Drive partagé vers un autre, vous devez disposer d'un accès Administrateur au Drive partagé de destination.
Tout comme le déplacement de fichiers vers des Drive partagés, les droits d'accès sur les fichiers et les dossiers sont réévalués en cas de transfert depuis un Drive partagé. Si un fichier ou un dossier est déplacé d'un Drive partagé vers Mon Drive au sein de la même organisation :
- Les paramètres de partage du Drive partagé ne s'appliquent plus, et les paramètres de partage d'origine du fichier sont appliqués. Certains utilisateurs peuvent obtenir ou perdre un accès. Par exemple, si vous disposez d'un fichier dans le Drive partagé de l'équipe commerciale, tous les membres de cette équipe disposent du droit d'accès Lecteur pour le Drive partagé et le fichier. Le document a également été partagé directement avec cinq membres de l'équipe commerciale pour leur donner un accès Éditeur. Si le fichier est déplacé en dehors du Drive partagé de l'équipe commerciale, la plupart de ses membres perdent leur accès, mais les cinq personnes avec lesquelles il était partagé directement disposent toujours d'un accès Éditeur.
- Les restrictions au niveau du fichier restent en place, sauf si vous les modifiez ou les supprimez spécifiquement. Par exemple, si un propriétaire définit un fichier de manière à en empêcher le téléchargement, la copie et l'impression, le fichier conserve ce paramètre s'il est retiré d'un Drive partagé, même si ces actions sont autorisées par le nouvel emplacement.
Supprimer l'accès aux fichiers et aux dossiers des Drive partagés
Tout comme dans Mon Drive, vous pouvez supprimer l'accès d'un utilisateur à un fichier ou à un dossier d'un Drive partagé qui a été partagé directement avec lui. (Pour en savoir plus, consultez Ne plus partager des fichiers ou des dossiers.) Toutefois, tous les membres du Drive partagé peuvent tout de même consulter le fichier ou le dossier. Pour supprimer l'accès des membres d'un Drive partagé, vous devez déplacer le fichier ou le dossier en question hors du Drive partagé, ce qui nécessite un accès Administrateur.
Remarque : Lorsque vous retirez un membre d'un Drive partagé, il perd également l'accès aux fichiers et aux dossiers du Drive partagé qui ont été directement partagés avec lui.
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