Os drives compartilhados são uma ótima forma de colaboração e referência dos mesmos arquivos no Google Drive. No entanto, pode ser confuso tentar dizer quem pode acessar um arquivo ou uma pasta em um drive compartilhado, quais são as permissões do item e o que fazer para alterar o acesso.
Nesta página
- Permissões de participantes em arquivos e pastas
- Controle de acesso aos drives compartilhados
- Compartilhar arquivos e pastas em um drive compartilhado
- Mover arquivos ou pastas para um drive compartilhado
- Mover arquivos dos drives compartilhados
- Remover o acesso a arquivos ou pastas em drives compartilhados
Permissões de participantes em arquivos e pastas
- Todos os participantes de um drive compartilhado podem ver os arquivos e as pastas que ele contém.
- Os participantes podem ter mais permissões, como acesso para editar ou comentar, dependendo do nível de acesso que têm.
- Os participantes com o acesso de Administrador, também chamados de "administradores do drive compartilhado" e os administradores do Google Workspace podem adicionar outras pessoas como participantes e definir o nível de acesso. As solicitações de associação a um drive compartilhado são enviadas para todos os administradores.
Para ver uma lista completa do que o nível de acesso permite, consulte a tabela a seguir:
| Nível de acesso | |||||
| Permissão | Administrador | Administrador de conteúdo | Colaborador | Comentadores | Leitor |
|---|---|---|---|---|---|
| Pode ver arquivos e pastas | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Pode fazer comentários em arquivos | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Pode editar arquivos | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Pode criar e adicionar arquivos, pode criar pastas | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| Pode adicionar e remover pessoas e grupos em arquivos específicos | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Pode restaurar arquivos da lixeira (até 30 dias) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Pode mover arquivos do Meu Drive para um drive compartilhado | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Pode mover arquivos e pastas para a lixeira | ✔ | ✔ | |||
| Pode mover arquivos e pastas dentro de um drive compartilhado | ✔ | ✔ | |||
| Pode adicionar ou remover pessoas e grupos em pastas específicas de um drive compartilhado | ✔ | ✔** | |||
| Pode mover pastas do Meu Drive para um drive compartilhado | ✔ | ||||
| Pode mover arquivos de um drive compartilhado para outro | ✔ | ||||
| Pode adicionar ou remover participantes de um drive compartilhado | ✔ | ||||
| Pode alterar os níveis de acesso de participantes | ✔ | ||||
| Pode excluir permanentemente os arquivos na lixeira | ✔ | ||||
| Pode renomear ou mudar o tema | ✔ | ||||
| Pode excluir o drive compartilhado | ✔ | ||||
* No Google Drive para computador ou em arquivos no app Arquivos do ChromeOS, o Acesso de colaborador concede acesso somente leitura aos arquivos. Para permitir que os usuários criem, façam upload e editem arquivos em um drive compartilhado no Google Drive para computador e no ChromeOS, conceda ao usuário acesso de Administrador de conteúdo ou Gerente.
** Os administradores ou Gerenciadores podem impedir que os Administradores de conteúdo compartilhem pastas.
Controle de acesso aos drives compartilhados
Os participantes com o acesso de Administrador e os administradores do Google Workspace podem controlar o acesso aos itens em um drive compartilhado. Além de configurar os participantes, eles podem definir restrições para o compartilhamento da seguinte forma:
- Impedir o compartilhamento de arquivos com pessoas fora da organização
- Impedir o compartilhamento de arquivos com pessoas que não são participantes
- Impedir que os participantes com acesso de Administrador de conteúdo compartilhem pastas
- Impedir que os participantes com acesso de Comentador ou Leitor façam o download, copiem ou imprimam arquivos
Essas restrições substituem o compartilhamento de arquivos e pastas, conforme descrito na próxima seção. Quando o Administrador de um drive compartilhado altera as configurações de restrição, os privilégios de acesso dos arquivos no drive compartilhado são atualizados.
Por exemplo, se um arquivo em um drive compartilhado for compartilhado com uma pessoa externa e as configurações do drive compartilhado forem atualizadas para impedir o compartilhamento com pessoas fora da organização, o usuário externo não vai conseguir mais acessar o arquivo. No entanto, a permissão do usuário no arquivo vai continuar em vigor. Se a configuração for alterada para permitir o compartilhamento com usuários externos novamente, todos os usuários externos com quem o arquivo foi compartilhado vão ter acesso novamente.
Saiba como definir as permissões de compartilhamento
Compartilhar arquivos e pastas em um drive compartilhado
Exceto quando proibido pelas configurações de compartilhamento dos drives compartilhados, descritas na seção anterior, os participantes com privilégios de Administrador, Administrador de conteúdo ou Colaborador podem compartilhar arquivos com pessoas e grupos da mesma forma que outros arquivos no Meu Drive. Eles também podem compartilhar com pessoas que não têm uma Conta do Google por meio do compartilhamento com visitantes (se permitido pelo administrador).
Os Gerenciadores e os Administradores de conteúdo podem compartilhar pastas com pessoas e grupos. No entanto, os administradores ou Gerenciadores podem impedir que os Administradores de conteúdo compartilhem pastas.
Quem recebe as solicitações de acesso?
- Quando alguém solicita acesso a um drive compartilhado ou uma assinatura, a solicitação é enviada para todos os administradores.
- Quando alguém solicita acesso a um arquivo ou uma pasta, a solicitação é enviada ao criador do item. Se essa pessoa não tiver permissão para compartilhar o arquivo ou a pasta, a solicitação vai para todos os administradores.
Como funciona o compartilhamento de uma pasta em um drive compartilhado
Se você tiver acesso de Gerenciador ou Administrador de conteúdo a um drive compartilhado, vai poder compartilhar uma pasta específica com outras pessoas e grupos. No entanto, os administradores ou Gerenciadores podem impedir que os Administradores de conteúdo compartilhem pastas.
O compartilhamento de pastas, em vez de todo o drive compartilhado, pode fazer sentido quando todos precisam de acesso para ver, mas apenas algumas pessoas precisam de acesso para editar. Por exemplo:
- Um departamento de marketing pode ter um drive compartilhado, acessível para os funcionários internos, com uma pasta específica para materiais publicitários que também pode ser acessada por uma agência externa.
- Em um drive compartilhado usado na preparação para um evento, você pode conceder aos participantes acesso para ver todos os arquivos. Também pode conceder a cada equipe acesso para editar os documentos relevantes do evento.
Não é possível tornar o acesso a pastas mais restrito que ao próprio drive compartilhado. Por exemplo, um participante com o acesso de Comentador não pode ter acesso apenas de Leitor a uma pasta nesse drive compartilhado. Se o acesso a um arquivo ou uma pasta for restringido, o acesso ao drive compartilhado também vai ficar restrito.
Quando você compartilha uma pasta em um drive compartilhado com alguém, essa pessoa recebe uma notificação e pode encontrar a pasta na seção Compartilhados comigo do Google Drive. Ela pode organizar as pastas compartilhadas no Meu Drive usando atalhos.
No Google Drive para computador, as pastas e os drives compartilhados diretamente com você só vão aparecer automaticamente se você tiver acesso de Administrador. Se você não tiver acesso de Administrador, crie atalhos no Meu Drive para as pastas ou os drives compartilhados. Isso facilita o acesso no Drive para computador.
Como funciona o compartilhamento de link em um drive compartilhado
Exceto quando proibido pelas configurações de compartilhamento dos drives compartilhados, você pode compartilhar arquivos e pastas por link em vez de fazer isso diretamente com os usuários e grupos. No entanto, o compartilhamento de link não pode ser menos restritivo para arquivos e pastas em uma pasta já compartilhada com um link. Quando você compartilha uma pasta em um drive compartilhado com a opção Qualquer pessoa neste grupo com este link pode ver, não é possível compartilhar nenhum arquivo ou pasta com a opção Qualquer pessoa com o link. Para contornar essa limitação, tente as seguintes soluções alternativas:
- Primeiro, compartilhe o item com a opção Qualquer pessoa com o link. Em seguida, compartilhe a pasta mãe com a opção Qualquer pessoa neste grupo com este link pode ver.
- Peça ao administrador para usar a API Drive ao compartilhar a pasta filha depois da pasta mãe.
Saiba mais sobre o compartilhamento de itens em drives compartilhados
Mover arquivos ou pastas para um drive compartilhado
Quando um arquivo ou uma pasta é movido para um drive compartilhado, ele mantém as permissões de compartilhamento, mas os privilégios de acesso podem mudar se as configurações de compartilhamento forem mais restritivas. Se os privilégios de acesso no arquivo forem mais restritivos do que no drive compartilhado, eles não serão diminuídos. Por exemplo, se um proprietário configurar o arquivo para impedir o download, a cópia e a impressão, ele permanecerá assim após o envio para um drive compartilhado, mesmo que essas ações sejam permitidas pelo drive compartilhado.
Mover arquivos para um drive compartilhado não afeta as permissões de compartilhamento ou as funções de usuários, como Editor ou Leitor, definidas diretamente no arquivo. As permissões herdadas da pasta em que o arquivo estava não são copiadas. Por exemplo, se alguém tiver compartilhado uma pasta no Meu Drive, mas não um arquivo, se os arquivos dessa pasta forem movidos para um drive compartilhado, a pessoa talvez perca o acesso, exceto se for participante do drive compartilhado.
Ao mover um arquivo que você criou para um drive compartilhado, você continua sendo o criador, mas não é o proprietário. Se as permissões de acesso ao drive compartilhado mudarem, talvez você perca o acesso a um arquivo criado.
Essas migrações de pastas compartilhadas podem alterar muito o acesso ao conteúdo. Por isso, apenas usuários com acesso de Administrador aos locais de origem e destino podem mover pastas para drives compartilhados ou entre eles. Veja o que acontece quando você move uma pasta para um drive compartilhado:
- Todos os participantes do drive compartilhado podem ver o conteúdo da pasta, inclusive os arquivos ocultos. (Os arquivos ocultos ocorrem no Meu Drive quando você compartilha uma pasta com alguém, mas remove o acesso a um arquivo específico.)
- Os usuários que tinham uma pasta compartilhada diretamente com eles antes da migração ainda poderão acessá-la. Os usuários com acesso de Editor à pasta antes da migração terão acesso de Administrador de conteúdo depois.
- Os usuários que tinham acesso indireto a uma pasta e o conteúdo dela por uma pasta mãe podem perder o acesso a ela. As permissões indiretas do arquivo herdadas das permissões da pasta mãe não são copiadas.
Mover arquivos do Google Sites para drives compartilhados
Mover sites para um drive compartilhado não altera a visibilidade de um site publicado, mas pode alterar quem tem acesso ao arquivo do site:
- Se o proprietário original do site estiver na mesma organização que o drive compartilhado, o arquivo do Google Sites associado ao site ainda ficará acessível para os usuários com quem foi compartilhado.
- Se o proprietário original do site não estiver na mesma organização do drive compartilhado, o arquivo não vai ficar acessível às pessoas que são participantes do drive compartilhado, mesmo que ele tenha sido compartilhado anteriormente.
Mover arquivos dos drives compartilhados
Quem tem acesso de Administrador a um drive compartilhado pode mover arquivos e pastas para o Meu Drive ou outro drive compartilhado. Para mover arquivos de um drive compartilhado para outro, você precisa ter acesso de Colaborador, Administrador de conteúdo ou Administrador no drive compartilhado de destino. Para mover pastas de um drive compartilhado para outro, você precisa ter acesso de Administrador no drive compartilhado de destino.
Assim como acontece ao mover arquivos para drives compartilhados, os privilégios de acesso a arquivos e pastas são reavaliados quando são removidos de um drive compartilhado. Veja o que acontece quando um arquivo ou uma pasta é movida de um drive compartilhado para o Meu Drive na mesma organização:
- As configurações de compartilhamento do drive compartilhado deixam de ser aplicáveis, e as configurações originais do arquivo entram em vigor. Alguns usuários podem ganhar ou perder acesso. Por exemplo, você tem um arquivo no drive compartilhado da equipe de vendas, e todos os membros dela têm acesso de Leitor ao drive compartilhado e ao arquivo. O documento também foi compartilhado diretamente com cinco membros da equipe de vendas para que eles tivessem acesso de Editor. Quando o arquivo é removido do drive compartilhado, a maioria da equipe perde o acesso, mas as cinco pessoas com quem ele foi compartilhado diretamente continuam tendo acesso de Editor.
- As restrições no nível do arquivo permanecem em vigor, a menos que sejam alteradas ou removidas. Por exemplo, se o proprietário configurar um arquivo para impedir o download, a cópia e a impressão, ele permanecerá assim após o envio para um drive compartilhado, mesmo que essas ações sejam permitidas pelo novo local.
Controlar o acesso a arquivos e pastas em drives compartilhados
Assim como no Meu Drive, é possível remover o acesso de uma pessoa a um arquivo ou pasta em um drive compartilhado diretamente com ela. Veja mais detalhes em Cancelar o compartilhamento de arquivos ou pastas. No entanto, todos os participantes do drive compartilhado ainda veem pelo menos o arquivo ou a pasta. Para remover o acesso dos participantes, você precisa remover o arquivo ou a pasta do drive compartilhado, o que exige acesso de Administrador.
Observação: quando você remove um participante de um drive compartilhado, ele também perde o acesso aos arquivos e às pastas que foram compartilhados diretamente com ele.
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