เมื่อคุณเปิด Google Workspace Sync สำหรับ Microsoft Outlook (GWSMO) ผู้ใช้ GWSMO แต่ละรายใน Outlook จะเริ่มใช้รายการที่อยู่ร่วม (GAL) ขององค์กรใน Google Workspace ได้โดยอัตโนมัติ
GAL เป็นไดเรกทอรีแบบค้นหาได้ที่ประกอบด้วยผู้ใช้ กลุ่ม รายชื่อติดต่อที่แชร์ และทรัพยากรทั้งหมดซึ่งกำหนดไว้ในโดเมน Google Workspace โดยที่อินเทอร์เฟซ Gmail บนเว็บก็สามารถใช้รายชื่อติดต่อร่วมเดียวกันนี้ได้เช่นกัน
ที่อยู่ร่วมจะแชร์กับทุกคนในองค์กรโดยค่าเริ่มต้น รวมถึงอีเมลหลักและชื่อแทนอีเมลหรือชื่อเล่นใดๆ ของผู้ใช้แต่ละคน รูปแบบชื่อ (เช่น นามสกุลตามด้วยชื่อ หรือชื่อตามด้วยนามสกุล) จะเป็นไปตามการตั้งค่ารูปแบบชื่อ Gmail
หากคุณแก้ไข GAL ใน Google Workspace รายการของผู้ใช้แต่ละคนก็จะอัปเดตใน Outlook ด้วย ระบบอาจใช้เวลาดำเนินการถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่การอัปเดตจะปรากฏใน Outlook หรือก่อนที่ผู้ใช้จะดู GAL ได้หลังจากติดตั้ง GWSMO
สิ่งที่ผู้ใช้ Outlook ทำได้และทำไม่ได้
ผู้ใช้ GWSMO ใน Outlook สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- ดู GAL สำหรับผู้ใช้ กลุ่ม รายชื่อติดต่อที่แชร์ และทรัพยากรใน Google Workspace ขององค์กร โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อช่องที่รองรับด้านล่าง
- ค้นหารายชื่อติดต่อตามผู้ใช้ กลุ่ม และที่อยู่ทรัพยากรในสมุดที่อยู่ Outlook โดยการป้อนอักขระ 2-3 ตัวแรกของที่อยู่ในสมุดที่อยู่จะเติมชื่อที่ใกล้เคียงกับข้อความที่ป้อนมากที่สุดให้โดยอัตโนมัติ
- ดูข้อมูลว่าง/ไม่ว่างของผู้ใช้และทรัพยากรอื่นๆ เช่น ห้องประชุม และคุณยังใส่ข้อมูลว่าง/ไม่ว่างของบุคคลในองค์กรที่ยังใช้ Microsoft Exchange อยู่ได้ด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อตั้งค่าข้อมูลว่าง/ไม่ว่างให้กับผู้ใช้ Exchange
ผู้ใช้ GWSMO ใน Outlook ไม่สามารถดูข้อมูล Exchange ที่ยังไม่ได้ทำซ้ำใน Google Workspace
จัดการ GAL
ในฐานะผู้ดูแลระบบไดเรกทอรี คุณสามารถจัดการ GAL เพื่อควบคุมระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ใน Google Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้ หากผู้ใช้ในโดเมนเข้าถึงที่อยู่ร่วมใน Outlook หรือ Gmail ไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าการแชร์รายชื่อติดต่อเปิดอยู่ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
หากต้องการแก้ไขการตั้งค่าการแชร์รายชื่อติดต่อ คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงหรือผู้ดูแลระบบบริการ หรือมีสิทธิ์ด้านบริการการตั้งค่าไดเรกทอรีในบทบาทที่กำหนดเอง โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อทำให้ผู้ใช้เป็นผู้ดูแลระบบหรือสร้าง แก้ไข และลบบทบาทผู้ดูแลระบบที่กำหนดเอง
เปิดไดเรกทอรี
คุณต้องเปิดไดเรกทอรีขององค์กรและตั้งค่าการแชร์รายชื่อติดต่อในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อให้ผู้ใช้ GWSMO ใช้ GAL ได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดไดเรกทอรีและตั้งค่าตัวเลือกการแชร์
ปิดไดเรกทอรี
หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้เข้าถึง GAL คุณสามารถปิดฟีเจอร์นี้จากทั้งองค์กรหรือผู้ใช้แต่ละรายก็ได้
- หากต้องการปิดการแชร์รายชื่อติดต่อสำหรับองค์กรและซ่อนที่อยู่ร่วมทั้งหมดจากผู้ใช้ โปรดดูหัวข้อปิดไดเรกทอรี
- หากต้องการปิดการแชร์รายชื่อติดต่อจากผู้ใช้บางราย ให้เพิ่มคีย์รีจิสทรีในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อปิดรายการที่อยู่ร่วมให้กับผู้ใช้
หมายเหตุ: คุณอาจต้องปิดไดเรกทอรีในขณะที่ตั้งค่าไดเรกทอรีเป็นครั้งแรกหรือเมื่อต้องการแก้ปัญหา
การตั้งค่าไดเรกทอรีเพิ่มเติม
การตั้งค่าไดเรกทอรีอื่นๆ บางส่วนที่คุณควรลองใช้มีดังนี้
- กำหนดวิธีที่ให้ผู้ใช้ในองค์กรดูอีเมลโดยการกำหนดอีเมลที่จะแสดงในไดเรกทอรี
- กำหนดว่าผู้ใช้รายใดจะปรากฏต่อผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรโดยการกำหนดผู้ใช้ที่สามารถค้นหาได้ในไดเรกทอรี
- ซ่อนโปรไฟล์จากไดเรกทอรีขององค์กรโดยการซ่อนผู้ใช้จากไดเรกทอรี
ช่องที่อยู่ร่วม
ช่องที่รองรับโดยค่าเริ่มต้น ที่อยู่ร่วมจะประกอบด้วยช่องชื่อ นามสกุล และอีเมลที่กำหนดไว้เมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้แต่ละคนลงในบัญชี Google Workspace โดยในระหว่างการซิงค์ GWSMO จะรองรับช่องต่อไปนี้
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- General-Address
- General-City
- General-State
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- General-Company
- General-Department
- General-Office
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Fax
- Phone/Notes-Phone Numbers-Assistant
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Mobile
- Phone/Notes-Phone Numbers-Page
- Phone/Notes-Notes
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง
