Registros de Transparencia de acceso

Esta función solo está disponible en G Suite Enterprise y G Suite Enterprise para Centros Educativos.

En los registros de auditoría de G Suite, puedes consultar las tareas que ha llevado a cabo el personal de tu organización. En los registros de Transparencia de acceso, en cambio, encontrarás información sobre las acciones que realiza el personal de Google cuando accede a tus datos.

En la consola de administración de G Suite, puedes consultar el informe de los registros de Transparencia de acceso, en el que se incluyen los siguientes datos:

  • Recurso afectado y acción realizada.
  • Hora en que se ha llevado a cabo la acción.
  • Motivo de la acción (por ejemplo, el número de caso asociado a una solicitud al servicio de asistencia).
  • Información sobre el miembro del personal de Google que ha realizado la acción (por ejemplo, la ubicación de la oficina).

Generar el informe de registros de Transparencia de acceso

Abrir el informe de registros de Transparencia de acceso

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.
  3. (Opcional) Para personalizar el contenido que se muestra, en la parte derecha haz clic en Gestionar columnas Gestionar columnas y selecciona las columnas que quieras ver u ocultar. Luego, haz clic en Guardar.

Personalizar o exportar el informe de registros

Acotar los datos que se muestran
Para reducir la cantidad de datos de registro que aparecen, puedes seleccionar filtros en la parte izquierda; por ejemplo, puedes filtrar por producto de G Suite o mostrar los datos de un periodo determinado.

Cambiar el tipo de datos que se muestran
Si quieres cambiar el tipo de datos de registro que se muestran en el informe (como la fecha o la justificación), haz clic en el icono Gestionar columnas Gestionar columnas, situado en la parte superior derecha.

Exportar registros
Para exportar los datos de registro a un archivo CSV o a Hojas de cálculo de Google, haz clic en el icono Descargar "", situado en la parte superior derecha.

Información sobre los datos del informe de registros de Transparencia de acceso

Descripción de los campos de registro

Nombre del campo en el informe  Nombre del campo en el sistema Descripción
Fecha items:id:time Fecha y hora en que se ha anotado el registro.
ID de registro items:events:parameters:LOG_ID ID de registro único.
Producto de G Suite items:events:parameters:GSUITE_PRODUCT_NAME Producto de G Suite del cliente al que se ha accedido (en mayúsculas). Valores posibles:
  • GMAIL
  • CALENDAR
  • DRIVE
  • HOJAS DE CÁLCULO
  • PRESENTACIONES
Oficina principal del empleado items:events:parameters:ACTOR_HOME_OFFICE

Código del país (según la norma ISO 3166-1 alfa-2) en el que el usuario que ha accedido a los datos trabaja de manera permanente:

  • Si la ubicación no está disponible, se muestra "??".
  • Si el Googler se encuentra en un país con poca población, se muestra el identificador del continente de 3 caracteres (AFR, ANT, ASI, EUR, NAM, OCE o SAM).
Justificaciones

items:events:parameters:JUSTIFICATIONS

Justificación del acceso. Por ejemplo, "Caso de asistencia iniciado por el cliente. Número: 12345678".

Incidencias tickets Incidencias asociadas a la justificación, si las hubiera.
Nombre de recurso items:events:parameters:RESOURCE_NAME Nombre del recurso al que se ha accedido.
Correo electrónico del propietario items:events:parameters:OWNER_EMAIL ID de correo electrónico o identificador de equipo del cliente propietario del recurso.

Justificaciones de acceso

Justificación Descripción
CUSTOMER_INTIATED_SUPPORT Se ha accedido porque el cliente ha solicitado asistencia. Se puede incluir, por ejemplo, el número de caso.
EXTERNALLY_INITIATED_ABUSE_REVIEW

 

Las revisiones por uso inadecuado iniciadas externamente se activan cuando Google marca el contenido para revisar.
GOOGLE_INITIATED_REVIEW Google ha accedido a los datos por razones de seguridad o de cumplimiento de políticas, o para investigar casos de fraude o uso inadecuado. Por ejemplo, puede acceder con los siguientes propósitos:
  • Asegurarse de que las cuentas y los datos de los clientes estén protegidos.
  • Comprobar si los datos se han visto afectados por eventos que pueden poner en riesgo la seguridad de las cuentas, como infecciones de software malicioso.
  • Confirmar que los clientes utilizan los servicios de acuerdo con los Términos del Servicio de Google.
  • Investigar las reclamaciones de otros usuarios y clientes u otros indicios de uso inadecuado.
  • Comprobar que los servicios de Google se utilizan de conformidad con las regulaciones oportunas, como las normativas contra el blanqueo de dinero.
GOOGLE_INITIATED_SERVICE Google ha accedido a los datos para llevar a cabo tareas de gestión del sistema o para solucionar problemas. Por ejemplo, puede acceder con los siguientes propósitos:
  • Crear copias de seguridad o recuperar datos tras interrupciones de servicio y fallos del sistema.
  • Confirmar que los clientes no se han visto afectados por posibles problemas de servicio.
  • Solucionar problemas técnicos, como errores de almacenamiento o datos dañados.
THIRD_PARTY_DATA_REQUEST Google ha accedido a los datos para responder a una solicitud o un proceso legales, incluidos los que haya iniciado el propio cliente propietario de los datos.

En ese caso, es posible que no se incluya ningún registro de Transparencia de acceso si Google no puede informarte legalmente de que hay una solicitud o proceso de este tipo abiertos.

Configurar alertas de Transparencia de acceso

Puedes configurar alertas para que se te notifique por correo electrónico cuando se registre un evento que coincida con determinados filtros, como Correo electrónico del propietario u Oficina principal del empleado. También puedes habilitar una alerta que te avise cuando se genere un registro de Transparencia de acceso de cualquier producto de G Suite compatible con esta función de seguridad.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.
  3. En la parte izquierda, en Auditoría, haz clic en Transparencia de acceso.
  4. Haz clic en + Añadir filtro.
  5. Selecciona uno o varios filtros, y haz clic en Aplicar.
  6. (Opcional) Para habilitar una alerta en todos los registros de todos los productos de G Suite compatibles, selecciona Nombre del evento y, a continuación, haz clic en la opción Acceso, situada debajo de la línea de búsqueda. Al hacerlo, se crea un filtro llamado Nombre del evento: Acceso.
  7. Haz clic en Crear alerta , da un nombre a la nueva alerta y, si quieres enviar las alertas a otras personas, introduce sus ID de correo electrónico.
  8. Haz clic en Crear para completar el proceso.

Integrar los datos de registro de Transparencia de acceso con herramientas de terceros

Con la API de informes, puedes integrar los registros de Transparencia de acceso con las herramientas de gestión de eventos y de información de seguridad que ya utilices. Para obtener más información, consulta el artículo sobre los eventos de actividad de Transparencia de acceso.

Investigar entradas de registro

Puedes solicitar que se investigue un acceso que figura como entrada en el informe de Transparencia de acceso siguiendo estos pasos:

  1. Anota el ID de registro de la entrada que quieras investigar.
  2. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  3. En la página principal de la consola de administración, ve a Ayuda.
  4. Haz clic en Contactar con el equipo de asistencia.
  5. Cuando contactes con el equipo de asistencia, haz lo siguiente:
    • Proporciona el ID de registro de la entrada en cuestión.
    • Indica que la consulta es sobre Transparencia de acceso.
    • Solicita más información acerca de la actividad.

¿Cuándo están disponibles los datos y durante cuánto tiempo?

Consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.

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