Cambios que se aplicarán a la configuración de Grupos a partir del 6 de mayo del 2019

A partir del 6 de mayo del 2019, cambiará la configuración de Grupos de Google para que sea más fácil gestionarlos; concretamente, fusionaremos los ajustes con funciones parecidas y retiraremos algunos de los que menos se utilizan.

En este artículo se explica cómo puedes prepararte para estos cambios, que afectarán tanto a los grupos nuevos como a los que ya tengas. 

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Cambios

Última actualización: 19 de marzo del 2019

Cambios en la configuración

Hemos tenido en cuenta los comentarios que nos han hecho llegar los usuarios y hemos cambiado lo que íbamos a hacer con estos ajustes:

Herramientas para comprobar ajustes

Nuevas funciones de la API Groups Settings 

Desde el 25 de marzo del 2019, puedes usar nuevas funciones en la API Groups Settings que te permiten auditar tus grupos, editar ajustes y consultar cómo quedarán reflejados tus permisos en la nueva configuración. 

La API ahora incluye estas nuevas funciones:

  • Ver y actualizar todos los ajustes que se van a fusionar.
  • Consultar en qué cuentas se activarán los nuevos ajustes cuando entren en vigor. Por ejemplo, la API puede indicar quién tiene asignado "Gestionar miembros", que es uno de los nuevos ajustes. Una vez que entren en vigor los nuevos ajustes de Grupos, se podrán aplicar con la API.
  • Comprobar si hay grupos con funciones personalizadas incluidas en alguno de los ajustes que se fusionan. Si tienes algún grupo con funciones personalizadas, revisa su configuración en la interfaz de Grupos. Es posible que la API de Grupos no devuelva los valores correctos de algunos ajustes. Más información sobre las funciones personalizadas
  • Comprobar si las bandejas de entrada colaborativas de determinados grupos permanecerán activas. Una vez que entren en vigor los nuevos ajustes de Grupos, se podrán activar bandejas de entrada colaborativas con la API. Más información sobre las bandejas de entrada colaborativas

Recursos

Nuevos ajustes y cambios

Vamos a fusionar los ajustes de grupos que tengan funciones similares, así que reduciremos los más de 20 ajustes que tenemos para gestionar miembros, contenido o metadatos a solo estos tres:

  • Gestionar miembros 
  • Moderar contenido  
  • Moderar metadatos 

Por ejemplo, si activas el ajuste Gestionar miembros en algunos miembros de un grupo, estos podrán añadir, invitar, aprobar y bloquear usuarios, así como asignarles funciones. En estos momentos, tienes que configurar cinco ajustes diferentes para conseguir lo mismo.

NUEVOS AJUSTES DE GRUPOS
Gestionar miembros Moderar contenido Moderar metadatos

En este ajuste se incluyen los siguientes permisos:

  • Añadir miembros
  • Invitar miembros
  • Modificar miembros
  • Aprobar miembros
  • Bloquear usuarios

En este ajuste se incluyen los siguientes permisos:

  • Aprobar mensajes
  • Eliminar cualquier publicación
  • Eliminar temas
  • Bloquear temas
  • Mover temas al foro
  • Sacar temas del foro
  • Publicar anuncios

En este ajuste se incluyen los siguientes permisos:

  • Cambiar cualquier etiqueta o categoría
  • Seleccionar tema
  • Asignar tema
  • Anular la asignación del tema
  • Fijar temas
  • Marcar como duplicado
  • Marcar para indicar que no necesita respuesta
  • Ocultar mensajes de uso inadecuado
  • Introducir etiquetas abiertas
  • Desmarcar respuesta preferida sobre cualquier tema
  • Marcar temas de cualquier otro usuario como respuesta favorita

Cómo funcionan los nuevos ajustes

  • Al asignar uno de los nuevos ajustes, se dan todos los permisos anteriores fusionados.

  • No se podrá asignar ninguno de los permisos fusionados por separado. Por ejemplo, un usuario no podrá tener solo el permiso para invitar miembros. 

  • Todos los permisos que se fusionan, como Añadir miembros o Añadir tema, dejarán de estar disponibles en la interfaz de Grupos.  

  • Solo los miembros de un grupo podrán mover temas al grupo o crear etiquetas. El resto de los usuarios (por ejemplo, los de tu organización), dejarán de tener los permisos Mover temas al foroIntroducir etiquetas abiertas.

En las siguientes secciones se explican los nuevos ajustes y cómo puedes prepararte para el cambio. 

Cómo afectan los cambios a las funciones, los usuarios y las bandejas de entrada colaborativas de los grupos

Funciones

Los miembros de grupos tendrán activados o desactivados los nuevos ajustes según las funciones y la configuración que tengan en el momento del cambio:

  • PROPIETARIOS: como hasta ahora, los propietarios de grupos podrán acceder a todos los ajustes que se apliquen a sus grupos. 
  • ADMINISTRADORES: tendrán los nuevos ajustes activados o no en función de los que tengan antes del cambio. En cualquier caso, ellos mismos podrán activar los nuevos si quieren. 
  • MIEMBROS: como los nuevos ajustes incluyen varios de los anteriores, es posible que los miembros de grupos acaben ganando o perdiendo algunos permisos. En algunos grupos, es posible que te interese desactivarlos para determinados miembros o crear una función personalizada que los incluya y asignársela a usuarios concretos.
  • FUNCIONES PERSONALIZADAS: como los nuevos ajustes incluyen varios de los anteriores, es posible que los miembros de grupos acaben ganando o perdiendo algunos permisos. Sigue un procedimiento parecido al de los miembros: revisa los ajustes de las funciones que tengas y decide si activar o desactivar los nuevos. 

Usuarios

Los usuarios tendrán los nuevos ajustes activados o desactivados en función de la configuración que tengan antes del cambio:

  • Usuarios que gestionan miembros: deben tener permiso para gestionar todos los ajustes de gestión de miembros que se van a fusionar. De lo contrario, no tendrán activado el ajuste Gestionar miembros.
  • Usuarios que gestionan contenido: deben tener permiso para gestionar todos los ajustes de moderación de contenido que se van a fusionar. De lo contrario, no tendrán activado el ajuste Moderar contenido.

  • Usuarios que gestionan metadatos: deben tener permiso para gestionar al menos uno de los ajustes de metadatos que se van a fusionar. Además, asegúrate de desactivar todos los ajustes de metadatos en las cuentas de los usuarios que no necesiten el nuevo ajuste Moderar metadatos.

Herramientas para comprobar ajustes

Bandejas de entrada colaborativas

Para que una bandeja de entrada colaborativa funcione, debe tener activado como mínimo el ajuste Moderar metadatos. Asegúrate de que los miembros del grupo tengan al menos uno de los ajustes de metadatos de contenido que se van a fusionar

Más información sobre las bandejas de entrada colaborativas

Nuevo ajuste Gestionar miembros

Con el nuevo ajuste Gestionar miembros, los usuarios podrán añadir miembros a un grupo y cambiar sus funciones.

Los permisos de la siguiente tabla se fusionarán en el ajuste Gestionar miembros. Los usuarios que lo tengan activado podrán llevar a cabo estas tareas:

Permisos de
Gestionar miembros 


Qué controla el ajuste
Añadir miembros Añadir miembros a grupos.
Aprobar miembros Aprobar los miembros que soliciten unirse a un grupo.
Bloquear usuarios Bloquear usuarios para que no puedan unirse a un grupo.
Invitar miembros Enviar correos electrónicos a usuarios para invitarlos a unirse a un grupo.
Modificar miembros Cambiar las funciones de los miembros de un grupo.
Estos ajustes se encuentran en Permisos > Permisos de moderación.

Cómo pueden afectar los cambios a los miembros

Cuando los nuevos ajustes entren en vigor, los miembros de grupos tendrán el ajuste Gestionar miembros activado o desactivado en función de los permisos que tengan en ese momento:

  • ACTIVADO: usuarios con todos los permisos de gestión de miembros incluidos en la tabla que aparece más abajo.
  • DESACTIVADO: usuarios que no tengan todos los permisos de gestión de miembros.

Importante: Los miembros que no tengan todos los permisos incluidos en Gestionar miembros, perderán todos los permisos de gestión de miembros cuando entren en vigor los nuevos ajustes.

Se ignorarán los ajustes cuyo valor sea No se ha seleccionado ninguna opción. Por ejemplo, si un usuario tiene algunos de los permisos incluidos en Gestionar miembros, pero no se ha seleccionado ninguna opción en el resto, tendrá activado el nuevo ajuste.

Nuevo ajuste Moderar contenido

Los usuarios con el nuevo ajuste Moderar contenido podrán publicar, aprobar y eliminar mensajes de su grupo, así como gestionar conversaciones de grupo (o temas).

En el ajuste Moderar contenido se incluirán todos los permisos que se indican a continuación, por lo que los usuarios que lo tengan activado podrán realizar las siguientes tareas:

Permisos de
Moderar contenido


Qué controla el ajuste

Estos ajustes se encuentran en Permisos > Permisos de moderación.
Aprobar mensajes Aprobar mensajes pendientes en la cola de moderación.
Eliminar cualquier publicación Eliminar respuestas a temas.
Los autores pueden eliminar sus propias publicaciones en cualquier momento.
Eliminar temas Eliminar temas.
Bloquear temas Impedir que los usuarios publiquen respuestas a temas.
Mover temas al foro Mover temas al grupo o foro.
Estos ajustes se encuentran en Permisos > Permisos de publicación.
Sacar temas del foro Sacar temas del grupo o foro.
Publicar anuncios Publicar anuncios, un tipo de tema especial.

Cómo pueden afectar los cambios a los usuarios

Cuando los nuevos ajustes entren en vigor, los miembros de grupos tendrán el ajuste Moderar contenido activado o desactivado en función de los permisos que tengan en ese momento:

  • ACTIVADO: usuarios con todos los ajustes de moderación de contenido incluidos en la tabla que aparece más abajo.
  • DESACTIVADO: usuarios que no tengan todos los ajustes de moderación de contenido.

Importante: Los miembros que no tengan todos los permisos incluidos en Moderar contenido, perderán todos los permisos de moderación de contenido.

Se ignorarán los ajustes cuyo valor sea No se ha seleccionado ninguna opción. Por ejemplo, si un usuario tiene algunos de los permisos incluidos en Moderar contenido, pero no se ha seleccionado ninguna opción en el resto, tendrá activado el nuevo ajuste.

Nuevo ajuste Moderar metadatos

Con el nuevo ajuste Moderar metadatos, los usuarios podrán asociar etiquetas o categorías a contenido, asignar temas a miembros y marcar temas como duplicados o favoritos.

Los siguientes permisos se fusionarán en el ajuste Moderar metadatos. Los usuarios que lo tengan activado podrán llevar a cabo estas tareas:

Permisos de Moderar metadatos


Qué controla el ajuste

Estos ajustes se encuentran en Permisos > Permisos de moderación.
Seleccionar tema Seleccionar temas. 
Marcar como duplicado Marcar temas como duplicados.
Cambiar cualquier etiqueta o categoría  Editar categorías y etiquetas de temas.
Ocultar mensajes de uso inadecuado     Ocultar publicaciones denunciándolas por uso inadecuado.
Fijar temas Hacer que ciertos temas aparezcan al principio de la lista de temas.
Anular la asignación del tema Marcar un tema para indicar que no está asignado.
Marcar para indicar que no necesita respuesta     Marcar un tema para indicar que no necesita respuesta. 
Desmarcar respuesta preferida sobre cualquier tema     Desmarcar la respuesta preferida de cualquier tema.
Marcar temas de cualquier otro usuario como respuesta favorita Marcar una respuesta como favorita en temas creados por otros miembros.
 
Estos ajustes se encuentran en Permisos > Permisos de publicación.
Asignar tema Asignar temas a otros usuarios.
Introducir etiquetas abiertas Crear etiquetas.

Cómo pueden afectar los cambios a los usuarios

Cuando los nuevos ajustes entren en vigor, los miembros de grupos tendrán activado o desactivado el ajuste Moderar metadatos en función de los permisos que tengan en ese momento:

  • ACTIVADO: usuarios con alguno de los ajustes de metadatos de contenido.
  • DESACTIVADO: usuarios que no tengan activado ningún ajuste de metadatos de contenido.

Importante: Como los usuarios afectados por el cambio obtienen todos los permisos incluidos en Moderar metadatos, es posible que algunos tengan acceso a ajustes de metadatos que antes no podían utilizar.

Cambios en la configuración del directorio de grupos

El ajuste de directorio de grupos Incluir este grupo en el directorio está en Configuración del grupo > Información > Directorio. Actualmente, los propietarios y administradores de grupos utilizan esta opción para hacer que sus grupos sean visibles o para ocultarlos y que no aparezcan en el directorio ni en los resultados de búsqueda.

Cambios

Ahora este ajuste permite controlar mejor si los grupos son visibles o no. Por ejemplo, los propietarios y los administradores pueden hacer que sus grupos sean visibles para cualquier usuario de Internet o solo para los de su dominio. Si un grupo no es visible, las personas que no pertenezcan al grupo no podrán encontrarlo, aunque tengan el enlace al que está vinculado.

Además, los miembros de los grupos podrán ver los siguientes elementos:

  • Los grupos a los que pertenecen en el directorio de Grupos y en los resultados de búsqueda
  • La página Información de los grupos a los que pertenecen

Más información sobre la configuración del directorio

Cambios en los pies de página de los correos electrónicos de grupos

Los ajustes para configurar los pies de página de los correos electrónicos de grupos están en Configuración > Opciones de correo electrónico. Con ellos, los propietarios y administradores de grupos pueden elegir qué aparece en el pie de página de los correos electrónicos de sus grupos. 

Nota: En los correos electrónicos enviados a miembros de grupos ajenos a la organización, el pie de página siempre incluye información sobre cómo cancelar la suscripción al grupo. Este pie de página no se puede cambiar ni eliminar.

Cambios

Se eliminará parte del texto predefinido que aparecía en los pies de página; de manera predeterminada, ahora se incluirá la siguiente información: 

  1. Instrucciones para cancelar la suscripción al grupo
  2. Un enlace a la URL del mensaje 
  3. (Opcional) El texto personalizado que añadas

Además, se incluye un nuevo ajuste para que en los pies de página solo se muestre el texto personalizado

Cambio

Ajustes

Nuevo comportamiento
Ninguno Añadir texto de pie de página personalizado No hay ningún cambio, por lo que puedes seguir añadiendo texto personalizado a los pies de página. 
Nuevo Inhabilitar el pie de página de Grupos de Google En los pies de página solo se incluye el texto personalizado que hayas añadido. 
Eliminado Muestra cómo cancelar la suscripción a este grupo por correo electrónico El pie de página incluye los pasos para cancelar la suscripción al grupo. 
Eliminado

Mostrar la dirección URL del mensaje publicado

En los pies de página se incluye la URL de grupo del mensaje. 

Eliminado Mostrar cómo publicar en este grupo por correo electrónico En los pies de página no se incluyen instrucciones para publicar en el grupo.  
Eliminado Mostrar URL de la página web del grupo de [nombre del grupo] En los pies de página no se incluye la URL del grupo.
Eliminado Mostrar la URL de exclusión de Grupos de Google En los pies de página no se incluyen instrucciones para darse de baja de las invitaciones y mensajes de grupos de Google.

Acciones recomendadas 

Revisa tus ajustes de pie de página antes del 6 de mayo. Si quieres que en tus pies de página se muestren instrucciones para publicar contenido en el grupo o un enlace que lleve a él, incluye esta información en el pie de página personalizado y, a continuación, desactiva los ajustes relacionados. 

Ajustes que se retirarán

Vamos a retirar los ajustes que apenas se usan, como el que controla quién puede publicar mensajes de texto enriquecido, así como las funciones que se han quedado obsoletas y los ajustes correspondientes. 

Permiso que se retirará Nuevo comportamiento
Pregunta para los miembros nuevos
Permisos > Permisos básicos  
Ya no se muestra ningún mensaje personalizado. Los usuarios que soliciten unirse a un grupo verán un campo de justificación que deben rellenar. 
Mostrar insignia junto a los nombres de los miembros
Funciones > Crear una función   
Las insignias siempre se mostrarán a los demás miembros del grupo.
Cambiar el idioma de visualización
Configuración global    
La interfaz de Grupos siempre se muestra en el idioma seleccionado en la cuenta de Google.
Usar respuestas predefinidas
Permisos > Permisos de publicación    
Todos los usuarios pueden utilizar respuestas predefinidas. 
Publicar formato de texto enriquecido
Permisos > Permisos de publicación  
Todos los usuarios pueden publicar contenido con texto enriquecido.
Respuestas predefinidas
Configuración global (seleccionada por los usuarios) 
Los usuarios pueden crear y utilizar respuestas predefinidas.
 
Editar publicaciones de otros usuarios
Permisos > Permisos de moderación    
Ningún usuario puede editar las publicaciones ni los temas de otro usuario.
Mejores respuestas
Información > Personalización de la vista web 
 Las mejores respuestas siempre se muestran encima del resto.
Tener fotos de perfil personalizadas
Permisos > Permisos de publicación
Los usuarios que pueden elegir su propio nombre visible también pueden escoger su foto de perfil.
Número de etiquetas por tema
Configuración > Etiquetas

Se pueden aplicar hasta 14 etiquetas a un tema.

Tamaño máximo de mensaje
Configuración > Opciones de correo electrónico
Los mensajes pueden tener un tamaño de hasta 25 MB.
Marcar respuestas preferidas dentro de un tema propio
Permisos > Permisos de publicación
Los usuarios con el ajuste Moderar metadatos activado pueden marcar la respuesta favorita en sus propios temas.
Longitud del asunto
Información > Personalización de la vista web
El límite de caracteres de los asuntos de grupos es de 250 caracteres.
Plazo tras el cual se considera huérfana una publicación sin responder
Información > Control de contenido
Esta función ya no está disponible.
Realizar seguimiento de publicaciones huérfanas
Información > Control de contenido
Esta función ya no está disponible.
No permitir publicar en un tema después de X días sin una publicación nueva
Información > Información general

Esta función ya no está disponible.

Añadir referencias
Permisos > Permisos de publicación

Esta función ya no está disponible. No obstante, los enlaces a vídeos y otros contenidos de publicaciones ya creadas seguirán funcionando.
Tema: Yo también
Permisos > Permisos de publicación
Esta función ya no está disponible. Antes, los usuarios podían marcar un tema como "yo también" para indicar que les interesaba saber la respuesta o que tenían un problema parecido.
Restricción del dominio
Funciones > Crear
Esta función ya no está disponible. Los miembros de un grupo ya no tienen que ser de dominios concretos.
Responder a tema cerrado automáticamente
Permisos > Permisos de publicación
Esta función ya no está disponible.
allow_google_to_contact
API de Grupos
Este ajuste está obsoleto. Con él, podías dar permiso a Google para ponerse en contacto contigo en relación con campañas de marketing finalizadas.
message_display_font
API de Grupos
La interfaz de Grupos tiene un ancho fijo predeterminado.

¿Qué debo hacer?

Revisar la configuración de los grupos antes del 6 de mayo del 2019

Revisa tus grupos y ajusta la configuración de permisos de tus usuarios antes de que los cambios entren en vigor el 6 de mayo del 2019. Asegúrate de que tus usuarios tengan los permisos necesarios para realizar las siguientes tareas:

Herramientas para comprobar ajustes

Ajustes que deben comprobarse

  • Ajustes para bloquear usuarios: es posible que, en algún grupo, permitas que solo los propietarios bloqueen usuarios, aunque de manera predeterminada puedan hacerlo también los propietarios y administradores. En esos grupos, solo los propietarios tendrán activado el ajuste Bloquear usuarios cuando entren en vigor los nuevos ajustes. Si quieres que también puedan bloquear usuarios los administradores, cámbialo antes del 6 de mayo.

  • Ajustes de pie de página: revísalos antes del 6 de mayo. Si quieres que en tus pies de página se muestren instrucciones para publicar contenido en el grupo o un enlace que lleve a él, incluye esta información en el pie de página personalizado y, a continuación, desactiva los ajustes relacionados. Más información sobre los cambios en los pies de página de grupos 

  • Configuración predeterminada de los grupos nuevos: como administrador, puedes elegir la configuración predeterminada que tendrán los grupos que se creen en tu organización. Quizá te interese actualizar la configuración predeterminada cuando entren en vigor los nuevos ajustes. 

Informa a los propietarios de los grupos
Asegúrate de que los propietarios de grupos de tu organización conocen los cambios que se van a producir en la forma de gestionar los grupos. Hemos creado este mensaje de correo electrónico de ejemplo para ayudarte a comunicárselo a los propietarios de grupos. Como hasta ahora, los propietarios de grupos podrán acceder a todos los ajustes que se apliquen a sus grupos.
Actualiza aplicaciones y secuencias de comandos en las que se utilice la API Groups Settings
Además de los cambios en los ajustes de la interfaz de usuario de Grupos, vamos a fusionar y eliminar métodos relacionados de la API Groups Settings. Si tienes aplicaciones o secuencias de comandos en los que se usa esta API, te recomendamos que los actualices antes del 6 de mayo del 2019. Más información sobre los cambios en la API Groups Settings
Qué ocurre si no haces nada

Los permisos de los miembros de grupos cambiarán en función de su configuración, por lo que es posible que algunos obtengan o pierdan permisos sin esperarlo. Además, la configuración de tus grupos se actualizará para reflejar los nuevos controles.

Los administradores de los grupos pueden activar o desactivar por su cuenta cualquiera de los ajustes actualizados. Los propietarios de los grupos pueden cambiar los ajustes que se apliquen a sus grupos en cualquier momento. 

Recursos

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