Setelah mendaftar ke Google Workspace, Anda dan tim dapat menggunakan Google Drive sebagai tempat untuk menyimpan, mengakses, dan berbagi file. Berikut cara memulainya.
Langkah 1. Memahami dasar-dasar Google Drive
Google Drive adalah tempat organisasi Anda dapat memindahkan dan menyimpan semua file. Secara default, siapa pun di organisasi yang memiliki lisensi yang menyertakan Drive dapat menggunakan Drive. Anda tidak perlu membuat folder atau drive untuk mereka.
- Pelajari cara kerja penyimpanan, upload, dan keamanan file:
- Memigrasi file dari alat kolaborasi atau berbagi file lain secara massal. Pelajari caranya: Tentang Google Workspace Migrate.
Langkah 2. Mengontrol berbagi konten dengan orang di luar organisasi (berbagi eksternal)
Anda dapat mengontrol seberapa jauh pengguna Anda dapat membagikan konten dengan pengguna eksternal. Mungkin hanya pengguna tertentu yang dapat berbagi secara eksternal atau hanya dengan organisasi tertentu (domain tepercaya) lainnya.
Pelajari caranya: Mengelola berbagi eksternal untuk organisasi
Langkah 3. Menyiapkan drive bersama untuk kolaborasi yang lebih baik
Drive bersama mirip seperti folder khusus di Drive tempat tim dapat berkolaborasi dengan mudah pada serangkaian file dan folder, atau tempat pengguna dapat mengakses repositori informasi. File di drive bersama dimiliki oleh organisasi, bukan milik individu, sehingga membantu Anda menghindari penghapusan file secara tidak sengaja saat pengguna keluar.
Secara default, semua pengguna dapat membuat dan mengelola drive bersama untuk tim project mereka. Untuk tim atau project sensitif, sebaiknya perbanyak kontrol terhadap anggota dan konten drive bersama. Atau, jangan berikan izin membuat drive bersama kepada semua orang. Misalnya, jika Anda merupakan institusi pendidikan, sebaiknya hanya izinkan pengajar untuk membuat drive bersama, dan jangan izinkan siswa melakukannya.
Pelajari caranya: Menyiapkan drive bersama untuk organisasi
Langkah 4. Menyiapkan akses Drive desktop untuk pengguna
Dengan Google Drive untuk desktop, pengguna bisa menyinkronkan konten antara cloud dan perangkat, sehingga mereka dapat:
- Mulai menggunakan Drive dengan menyinkronkan file lokal yang ada ke cloud.
- Membuka file yang disimpan di Google Drive, seperti file dari drive bersama, di komputer mereka menggunakan software yang biasa digunakan.
- Melihat dan mengelola file Drive menggunakan sistem file komputer mereka tanpa menghabiskan banyak kapasitas disk lokal.
- Menyimpan file dan folder tertentu secara offline.
Pelajari caranya: Mengaktifkan Google Drive untuk desktop
Langkah 5. Melatih pengguna
Untuk memastikan pengguna Anda mendapatkan manfaat optimal dari Drive, menggunakannya dengan aman, dan berkolaborasi secara efektif, bagikan referensi berikut kepada mereka.
Memulai di Pusat Pembelajaran kami untuk pengguna bisnis:
- Pusat Pembelajaran Drive untuk pengguna bisnis - Untuk mendapatkan bantuan terkait cara beralih ke Drive, bekerja di drive bersama, menggunakan Drive untuk desktop, dan lainnya
- Pusat Pembelajaran untuk kolaborasi dan dokumen - Untuk mendapatkan bantuan terkait Google Dokumen, Google Spreadsheet, Google Slide, dan lainnya
Mendapatkan bantuan menggunakan Drive dan Editor Dokumen
Langkah 6. (Opsional) Setelan tingkat perusahaan dan lanjutan
Jika organisasi Anda memiliki persyaratan keamanan data atau akses Drive lanjutan, Anda dapat menyesuaikan Drive untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Luaskan semua | Ciutkan semua & ke bagian atas
Mengontrol akses dan penyimpanan
Mengizinkan akses seluler ke Dokumen, Spreadsheet, dan SlideJika organisasi Anda menggunakan Pengelolaan Perangkat Seluler (MDM) pihak ketiga, perbarui daftar aplikasi yang diizinkan untuk menyertakan aplikasi Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Hubungi penyedia MDM Anda untuk mempelajari caranya. Catatan: Pengelolaan endpoint Google sudah mengizinkan akses ke banyak aplikasi Google Workspace.
Jika Anda tidak mengizinkan aplikasi untuk organisasi Anda, pengguna tetap dapat mengupload dan mendownload file menggunakan Google Drive. Namun, mereka tidak dapat mengedit dokumen, spreadsheet, atau slide di perangkat seluler.
Organisasi mendapatkan penyimpanan berdasarkan edisi Google Workspace dan jumlah pengguna yang dimiliki. Jika organisasi Anda memiliki penyimpanan gabungan, sebaiknya tetapkan batas jumlah penyimpanan yang diizinkan untuk setiap pengguna dan drive bersama, sehingga penyimpanan tidak dipakai terlalu banyak oleh beberapa pengguna saja.
Pelajari caranya: Menetapkan batas penyimpanan
Anda dapat mengontrol apakah pengguna dapat mengakses Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide saat komputer mereka tidak terhubung ke internet.
Secara default, akses offline diizinkan, dan pengguna dapat mengaktifkan atau menonaktifkannya untuk akun mereka sendiri sesuai kebutuhan. Anda dapat menonaktifkannya untuk pengguna yang mengerjakan file sensitif atau rahasia.
Pelajari caranya: Menyiapkan akses offline untuk Editor Dokumen
Sebagian besar edisi Google Workspace mencakup layanan kolaborasi dan Drive seperti Google Dokumen, Google Spreadsheet, dan lainnya. Namun, beberapa organisasi mungkin ingin mengontrol siapa saja yang dapat membuat dan mengupload file, atau menggunakan Drive.
Pelajari caranya: Mengaktifkan atau menonaktifkan pembuatan Dokumen
Mengontrol fitur berbagi
Menyiapkan aturan kepercayaan untuk kontrol berbagi yang lebih terperinciJika organisasi Anda memerlukan lebih banyak opsi untuk membatasi berbagi secara internal dan eksternal, Anda dapat menyiapkan aturan kepercayaan. Aturan kepercayaan memungkinkan Anda mengontrol berbagi file antara unit organisasi, grup, pengguna, dan domain.
Pelajari caranya: Membuat dan mengelola aturan kepercayaan untuk berbagi Drive
Anda dapat membantu pengguna berbagi konten kepada grup yang sesuai, seperti departemen atau divisi mereka dalam organisasi, dengan membuat target audiens. Target audiens membantu mencegah pembagian yang berlebihan ke seluruh organisasi Anda.
Pelajari caranya: Menetapkan opsi akses umum untuk berbagi file di Drive
Saat pengguna mengirim email atau undangan kalender yang disertai lampiran file, mereka akan diminta untuk memberikan akses kepada penerima jika mereka belum memberikannya. Anda dapat membatasi tingkat akses yang dapat diberikan pengirim untuk mencegah pembagian data berlebihan atau kebocoran data.
Pelajari caranya: Membatasi akses yang dapat diberikan pengguna ke file
Menyiapkan fitur Drive lanjutan
Menyiapkan label DriveAnda dapat membantu pengguna mengklasifikasikan atau memberi label pada file untuk melacak jenis dan persetujuan file, menerapkan kebijakan, serta meningkatkan kualitas penelusuran dengan menyiapkan label Drive. Label ini menambahkan metadata ke file, seperti sensitivitas file, status dokumen, atau batas waktu.
Pelajari caranya: Mengelola label Drive
Brand organisasi Anda memainkan peran yang penting, dan salah satu cara untuk mempromosikannya adalah dengan menyiapkan template kustom untuk Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan Sites. Anda dapat mengizinkan siapa pun di organisasi Anda atau hanya pengguna tertentu untuk membuat template kustom.
Pelajari caranya: Mengizinkan template kustom untuk organisasi
Jika organisasi Anda menangangi kekayaan intelektual sensitif atau beroperasi di industri yang diatur dengan regulasi ketat, Anda dapat mengizinkan pengguna membuat dokumen terenkripsi sisi klien dan file lain yang tidak dapat dipahami oleh server Google.
Pelajari caranya: Tentang enkripsi sisi klien
