Geteilte Ablagen als Administrator verwalten

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Wenn Sie Administrator einer geteilten Ablage sind, lesen Sie stattdessen hier weiter.

Als Administrator können Sie die Mitglieder und ihre Zugriffsebenen für alle geteilten Ablagen in Ihrer Organisation ändern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Freigabeeinstellungen für eine geteilte Ablage sowie die Standardeinstellungen für alle neuen geteilten Ablagen festzulegen. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass ein bestimmter Nutzer Zugriff auf eine geteilte Ablage hat, können Sie diesen Zugriff aufheben oder seine Zugriffsebene ändern.

Auf dieser Seite

• Mitglieder einer geteilten Ablage hinzufügen und entfernen
• Zugriffsebene des Mitglieds einer geteilten Ablage ändern
• Standardmäßige Freigabeeinstellungen für geteilte Ablagen festlegen
• Freigabeeinstellungen für eine geteilte Ablage ändern
• Einschränken, wer Inhalte in externe geteilte Ablagen verschieben darf
• Nutzeraktivitäten in geteilten Ablagen prüfen
• Deaktivierte geteilte Ablagen prüfen und Einspruch gegen die Deaktivierung einlegen

Mitglieder einer geteilten Ablage hinzufügen und entfernen

Als Administrator müssen Sie einer geteilten Ablage möglicherweise über die Admin-Konsole Mitglieder hinzufügen, wenn die geteilte Ablage keine Mitglieder enthält oder keine Administratoren hat. Oder Mitglieder müssen aus einer geteilten Ablage entfernt werden, wenn diese keinen Zugriff auf die Inhalte haben sollen.

Hinweis: Sie können einer geteilten Ablage bis zu 100 Gruppen und bis zu 600 Mitglieder (als Gruppen und Einzelnutzer) zuweisen. Eine geteilte Ablage kann maximal 50.000 einzelne Mitglieder in Form von Gruppen und Einzelpersonen enthalten.

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
3. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die geteilte Ablage, die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf Mitglieder verwalten. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben, können Sie die Liste nach den Namen der geteilten Ablagen oder nach anderen Attributen filtern.
   1. Wenn Sie nach geteilten Ablagen ohne Mitglieder suchen, klicken Sie auf Filter hinzufügen Keine Mitglieder.
   2. Wenn Sie nach geteilte Ablagen ohne Administrator suchen, klicken Sie auf Filter hinzufügenKeine Administratoren.
5. So fügen Sie eine Person oder Gruppe hinzu:
   1. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
   2. Wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
   3. Wählen Sie aus, ob die jeweiligen Nutzer benachrichtigt werden sollen. Sie können dafür auch eine Nachricht festlegen.
   4. Klicken Sie auf Senden (wenn Sie die Person(en) benachrichtigen möchten) oder auf Teilen (wenn Sie die Person(en) nicht benachrichtigen möchten).
6. So entfernen Sie eine Person oder Gruppe:
   1. Klicken Sie neben dem Namen der Person oder Gruppe auf die Zugriffsebene.
   2. Klicken Sie auf Zugriff entfernen.

      Hinweis: Wenn Sie ein Mitglied aus einer geteilten Ablage entfernen, verliert der betreffende Nutzer auch den Zugriff auf direkt für ihn freigegebene Dateien und Ordner darin. 

7. Klicken Sie auf Speichern.

Zugriffsebene des Mitglieds einer geteilten Ablage ändern

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zugriffsebene für das Mitglied einer geteilten Ablage zu ändern, auch wenn Sie die geteilte Ablage nicht verwalten. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass ein bestimmter Nutzer Administratorzugriff auf eine geteilte Ablage hat, können Sie seine Zugriffsebene herabstufen.

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
3. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die geteilte Ablage mit dem Mitglied, das Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Mitglieder verwalten. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben, können Sie die Liste nach den Namen der geteilten Ablagen oder nach anderen Attributen filtern.
5. Klicken Sie in der Zeile mit dem Mitglied, das Sie aktualisieren möchten, auf die aktuelle Zugriffsebene und dann auf die neue Zugriffsebene.
6. Klicken Sie auf Fertig.

Standardmäßige Freigabeeinstellungen für geteilte Ablagen festlegen

Als Administrator können Sie standardmäßige Freigabeeinstellungen geteilter Ablagen für die Organisationseinheit festlegen, der sie zugewiesen sind. Sie haben auch die Möglichkeit, zu verhindern, dass Mitglieder mit der Berechtigung Administrator diese Einstellungen ändern. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass Nutzer in einer Organisationseinheit Inhalte außerhalb Ihrer Organisation freigeben, können Sie die externe Freigabe blockieren und verhindern, dass Administratoren diese Einstellung ändern.

Wichtig: Die standardmäßigen Freigabeeinstellungen gelten nur für neue geteilte Ablagen. Wenn Sie die Freigabeeinstellungen für vorhandene geteilte Ablagen ändern möchten, finden Sie Informationen dazu im nächsten Abschnitt.

Hinweis: Wenn Sie für diese Einstellung eine Abteilung oder ein Team einrichten möchten, lesen Sie den Hilfeartikel Organisationseinheit hinzufügen.

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
3. Wählen Sie Freigabeeinstellungen aus.
4. Optional: Wenn Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder ein Team anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit aus. Anleitung zeigen.
5. Legen Sie die standardmäßigen Freigabeeinstellungen für neue geteilte Ablagen fest und ob Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit haben sollen, diese Einstellungen zu überschreiben.

   • Wenn Sie verhindern möchten, dass externe Nutzer auf Dateien in geteilten Ablagen zugreifen, entfernen Sie das Häkchen aus dem zweiten Kästchen. Externe Nutzer haben in diesem Fall keinen Zugriff, auch dann nicht, wenn Sie Nutzern erlauben, Dateien außerhalb Ihrer Organisation freizugeben. Außerdem können mit dieser Einstellung Administratoren von geteilten Ablagen keine externen Nutzer als Mitglieder hinzufügen. Wenn Nutzer keine Elemente in Drive außerhalb Ihrer Organisation freigeben dürfen, hat diese Einstellung keine Auswirkungen, da damit die Freigabeeinstellung nicht überschrieben werden kann.
   • Wenn Sie verhindern möchten, dass Mitglieder von geteilten Ablagen Nicht-Mitgliedern die Möglichkeit geben, Dateien in den geteilten Ablagen anzusehen, zu kommentieren oder zu bearbeiten oder diese Dateien über einen Link freizugeben, entfernen Sie das Häkchen aus dem dritten Kästchen. Das ist beispielsweise bei Organisationseinheiten sinnvoll, die vertrauliche Daten verarbeiten, die nicht für Personen außerhalb dieser Organisationseinheit freigegeben werden sollten.
   • Wenn Sie verhindern möchten, dass Content-Manager Ordner freigeben, entfernen Sie das Häkchen bei Content-Manager dürfen Ordner freigeben. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie möchten, dass Ordner nur von Managern freigegeben werden können.
   • Wenn Sie unterbinden möchten, dass Mitglieder von geteilten Ablagen mit Lese- oder Kommentarzugriff Dateien aus geteilten Ablagen herunterladen, kopieren oder drucken, entfernen Sie das Häkchen aus dem vierten Kästchen. Das kann bei Organisationseinheiten hilfreich sein, die mit vertraulichen Daten oder an entsprechenden Projekten arbeiten.
     Hinweis: Diese Einstellung wird auch für Dateien und Ordner in geteilten Ablagen beibehalten, wenn sie aus geteilten Ablagen verschoben werden. Im Fall von Ordnern kann die Einstellung nicht mehr zurückgesetzt werden, sobald die Datei in „Meine Ablage“ gespeichert ist.
   • Wenn Mitglieder von geteilten Ablagen mit der Zugriffsberechtigung „Administrator“ nicht die Möglichkeit haben sollen, diese Standardeinstellungen zu ändern, entfernen Sie das Häkchen aus dem ersten Kästchen. In den meisten Fällen ist es aber sinnvoll, Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit zu geben, die Zugriffseinstellungen für eine geteilte Ablage zu ändern. Damit wird sichergestellt, dass mit externen Nutzern und anderen Teams zusammengearbeitet werden kann.
6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

   Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen

Freigabeeinstellungen für eine geteilte Ablage ändern

Hinweis:

• Wenn Sie die Freigabe einschränken, verlieren einige Nutzer möglicherweise den Zugriff auf die entsprechende geteilte Ablage. Wenn Sie dagegen Freigabeeinstellungen mit weniger Einschränkungen festlegen, erhalten möglicherweise weitere Nutzer Zugriff. Prüfen Sie den Inhalt der jeweiligen geteilten Ablage, um festzustellen, was freigegeben werden kann und was nicht.
• Die Freigabeeinstellungen für geteilte Ablagen werden durch die Freigabeeinstellungen für Google Drive überschrieben, wenn diese mehr Einschränkungen vorsehen. Weitere Informationen zu Freigabeeinstellungen und geteilten Ablagen finden Sie im Hilfeartikel Datenrichtlinien für bestimmte geteilte Ablagen verwalten.

So aktualisieren Sie die Freigabeeinstellungen für eine geteilte Ablage:

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
3. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die geteilte Ablage, die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf Einstellungen. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben, können Sie die Liste nach den Namen der geteilten Ablagen oder nach anderen Attributen filtern.
5. Ändern Sie die Freigabeeinstellungen. Ihre Änderungen werden nach der Aktualisierung automatisch gespeichert.
6. Optional: Wenn Sie verhindern möchten, dass Administratoren der geteilten Ablage die neuen Einstellungen überschreiben, entfernen Sie das erste Häkchen.
7. Klicken Sie auf Fertig.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen

Einschränken, wer Inhalte in externe geteilte Ablagen verschieben darf

Unterstützte Versionen für diese Ausstattung: Business Standard und Business Plus Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade und Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. G Suite-Versionen vergleichen

Sie können steuern, wer Dateien und Ordner außerhalb Ihrer Organisation verschieben kann, wenn Inhalte folgendermaßen verschoben werden:

• Einer geteilten Ablage in Ihrer Organisation in: 
  • Einer geteilten Ablage, die einer anderen Organisation gehört
  • „Meine Ablage“ einer Person in einer anderen Organisation
• „Meine Ablage“ einer Person in Ihrer Organisation in eine geteilte Ablage, die einer anderen Organisation gehört 

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
3. Klicken Sie auf FreigabeeinstellungenFreigabeoptionen.
4. Wählen Sie die gewünschte Organisationseinheit oder Gruppe aus. 
5. Wählen Sie unter Inhalte außerhalb von Name_Ihrer_Organisation verteilen eine Option aus:
   • Alle
     • Personen mit Administratorzugriff auf eine geteilte Ablage dürfen Dateien darin an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben. Weitere Informationen
     • Personen in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe dürfen Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation (z. B. ein anderes Unternehmen, eine andere Gruppe oder eine andere Bildungseinrichtung) kopieren. Weitere Informationen
   • Nur Nutzer in Name_Ihrer_Organisation
     • Personen mit Administratorzugriff auf eine geteilte Ablage dürfen Dateien darin an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben.
     • Nutzer dürfen in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation kopieren.
   • Niemand
     • Dateien in einer geteilten Ablage lassen sich nicht an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben.
     • Niemand in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe darf Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage kopieren, die einer anderen Organisation gehört.
     • Niemand in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe darf Dateien in einer geteilten Ablage erstellen, die einer anderen Organisation gehört.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Wenn Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder Gruppe auswählen, legen Sie damit nur fest, wer Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation (z. B. eines anderen Unternehmens oder einer anderen Bildungseinrichtung) verschieben darf. Wenn die oberste Organisationseinheit es Nutzern erlaubt, Dateien außerhalb ihrer Organisation freizugeben, die untergeordnete Organisationseinheit jedoch nicht, kann der Nutzer keine Dateien außerhalb seiner Organisation freigeben.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Nutzeraktivitäten in geteilten Ablagen prüfen

Mit dem Audit-Log für Drive können Sie feststellen, wann Dateien, Einstellungen oder Mitglieder von geteilten Ablagen geändert wurden und wer die Änderungen vorgenommen hat.

Deaktivierte geteilte Ablagen prüfen und Einspruch gegen die Deaktivierung einlegen

Wenn Google feststellt, dass eine geteilte Ablage Inhalte enthält, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen, wird sie möglicherweise deaktiviert. Ihre Inhalte werden dann nicht gelöscht, aber Nutzer können erst dann wieder darauf zugreifen, wenn Google die geteilte Ablage reaktiviert.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die geteilte Ablage fälschlicherweise deaktiviert wurde, können Sie eine Überprüfung beantragen. Sie haben 29 Tage Zeit, Einspruch gegen die Deaktivierung einzulegen. Wenn Sie keinen Einspruch einlegen, wird die deaktivierte geteilte Ablage danach automatisch gelöscht.

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
3. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
4. Klicken Sie auf Filter hinzufügen Status Deaktiviert und dann auf Übernehmen.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die deaktivierte geteilte Ablage, für die Sie Einspruch einlegen möchten, und klicken Sie auf Mehr Überprüfung anfordern.

Der Einspruch für die geteilte Ablage wird dann geprüft. Wenn er genehmigt wird, wird die geteilte Ablage wiederhergestellt.