En fonction des besoins de votre organisation, en tant qu'administrateur Google Workspace, vous pouvez apporter les modifications suivantes pour tous les utilisateurs ou uniquement pour ceux de certaines unités organisationnelles :
- Si vous ne voulez pas que les utilisateurs se servent de Docs, Sheets, Slides, Drawings et Forms, et des mises en page d'e-mail, mais que vous souhaitez tout de même utiliser Drive pour gérer les fichiers, laissez Drive activé et désactivez la création de documents Docs.
- Si votre organisation fait appel à un fournisseur de stockage tiers au lieu de Drive et que vous désactivez la création de documents Docs, les utilisateurs peuvent toujours créer des fichiers Docs, Sheets et Slides hébergés par l'autre fournisseur de stockage, à condition que Drive et Docs soient activés.
- Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent créer, importer ou organiser des fichiers dans Drive, désactivez Drive et Docs.
Désactiver l'option permettant de créer des documents, feuilles de calcul, diapositives, formulaires ou dessins
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez au menu
Applications
Google Workspace
- Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant.
- Cliquez sur Créer des fichiers dans Google Drive, puis décochez l'option Autoriser les utilisateurs à créer des fichiers Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms et des mises en page d'e-mail.
- Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle enfant, vous pourrez peut-être hériter des paramètres d'une unité organisationnelle parente ou les remplacer.
La prochaine fois que les utilisateurs actualiseront les applications Google Workspace, les options permettant de créer ou de copier des documents, feuilles de calcul, diapositives, formulaires ou dessins disparaîtront.
Désactiver l'option permettant de créer et d'importer des fichiers dans Drive
Si vous désactivez l'option permettant aux utilisateurs de créer et d'importer tout type de fichiers dans Drive, ils ne pourront plus :
- créer ou copier des fichiers Docs, Sheets, Slides, Forms, Drawings ou des mises en page d'e-mail ;
- importer de fichiers autres que Google, tels que PDF, JPG ou Microsoft Office ;
- créer de Jams ni de sites Google ;
- enregistrer de réunions dans Google Meet.
Important : Cette option est désactivée par défaut pour les utilisateurs qui disposent de Box pour Google Workspace Essentials. Si vous activez cette option, cela peut augmenter le prix mensuel de votre abonnement Google Workspace.
Ce paramètre ne s'applique qu'aux nouveaux fichiers. Les utilisateurs peuvent déplacer et organiser des fichiers existants dans Drive, mais aussi en modifier et en partager.
Pour désactiver cette option :
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez au menu
- Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant.
- Cliquez sur Créer des fichiers dans Google Drive, puis décochez l'option Autoriser les utilisateurs à créer et importer des fichiers dans Drive.
- Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle enfant, vous pourrez peut-être hériter des paramètres d'une unité organisationnelle parente ou les remplacer.
Activer ou désactiver Google Sites
Vous pouvez activer ou désactiver Sites à l'aide d'une commande distincte. Cette option détermine si les utilisateurs peuvent créer ou modifier des sites dans Sites.
