默认情况下,您单位中的用户能够查询到所有其他用户的个人资料信息。要限制用户在自动补全列表、通讯录和搜索中所能找到的人员,您可以设置自定义名录。您可以按单位部门分配名录,这样一来,部分用户可以获得定制化名录,而另一部分用户则可以访问名录中的所有联系人,或者无法访问任何联系人。详细了解公开范围设置。
例如,您可以为临时员工设置自定义名录,其中仅包含该团队的成员,并允许全职员工查找名录中的所有用户。
您最多可以创建 100 个自定义名录。
所需的权限
要创建自定义名录,您需要以下所有管理员权限:
- “服务”>“服务设置”
- “Admin API 权限”>“群组”>“读取”(如果您已设置群组,则需要勾选此选项)。如果您需要创建或编辑群组,则需要这些额外的群组权限。
第 1 步:隐藏名录
在完成自定义名录设置之前,如果您不希望用户找到联系人信息,请关闭联系人共享功能。
第 2 步:管理用户
您需要设置单位部门和群组才能使用自定义名录。要将用户添加到自定义名录,请将用户分组并将这些群组添加到自定义名录中,然后再将自定义名录分配给各个单位部门。
- 根据您要分配自定义名录的各个用户组,创建单位部门。例如,如果您希望全职员工与实习生使用不同名录,请为这两类员工创建不同的单位部门。
- 创建 Google 群组并向其中添加用户。您可以使用这些群组来填充自定义名录。例如,您可以为主管、全职员工,实习生和供应商分别创建群组。
注意:动态群组无法添加到自定义名录。
提示:要隐藏群组成员,请将该群组的访问权限级别设为受限。要对非群组成员隐藏群组电子邮件地址,请在“群组”名录中隐藏群组。
第 3 步:创建自定义名录
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在管理控制台中,依次点击“菜单”图标 目录 目录设置。
- 点击公开范围设置。
- 在左侧,选择要为其创建名录的单位部门。
- 在目录公开范围部分,选择自定义目录中的用户。
- 点击底部的新建。
- 输入自定义名录的名称。
- 在添加群组部分,勾选要包含在自定义名录中的群组旁边的复选框。要直接搜索群组,请输入群组名称,然后点击搜索。
注意:将群组添加到自定义名录后,群组不会对其他用户隐藏。如果群组的访问权限级别允许,则每个用户都可以查找群组地址并查看群组成员。详细了解如何管理群组。
- 点击创建,然后点击保存。
第 4 步:显示名录
要让单位中的用户找到和使用联系人信息,请开启联系人共享功能。目前:
- 被分配了自定义名录的用户只能查找该自定义名录中的成员。如果有共享的外部联系人,他们也可以查找所有这些联系人。如果有对其显示的群组,他们也可以找到所有这些群组。
- 所在单位部门未被分配自定义名录的用户可以执行以下操作:
- 查找名录中的所有人,前提是他们的单位部门没有继承自定义名录,或者
- 只能查找自定义目录中的成员,前提是他们所在的单位部门继承了上级单位部门的自定义目录。
更改最长可能需要 24 小时才会生效,但通常不需要这么久。了解详情