Как настроить каталог для отделов и групп

По умолчанию пользователям организации в поиске доступны профили всех остальных сотрудников. Чтобы сотрудник видел при поиске или автозаполнении только определенные контакты, создайте персонализированный каталог. Чтобы некоторым пользователям не были видны никакие контакты, другим были доступны контакты только из персонализированного каталога, а третьим – все контакты в общем каталоге, назначьте разным организационным подразделениям различные каталоги. Подробнее о том, как управлять тем, кого пользователи могут находить в каталоге…

Например, для временных сотрудников можно настроить персонализированный каталог, содержащий только пользователей из их отдела, а штатным сотрудникам предоставить доступ ко всем профилям в каталоге.

Вы можете создать до 100 персонализированных каталогов.

Требуемые права

Для создания персонализированных каталогов требуются следующие права администратора:

• Сервисы > Настройки сервисов
• Права для API администрирования > Группы > Чтение (минимально требуемое право, если группы уже настроены). Если нужно будет создать группы или внести в них изменения, то потребуются дополнительные права.

Шаг 1. Скройте каталог

Если вы хотите скрыть контактную информацию, пока не настроены персонализированные каталоги, отключите общий доступ к контактам.

Шаг 2. Упорядочьте пользователей

Для использования персонализированных каталогов необходимо создать организационные подразделения и группы. Сначала поместите пользователей в группы, а затем добавьте эти группы в персонализированный каталог. Каждому организационному подразделению также можно назначить персонализированные каталоги.

1. Создайте организационные подразделения, соответствующие наборам пользователей, которым будут назначены персонализированные каталоги. Например, если вы хотите создать отдельные каталоги для штатных сотрудников и стажеров, добавьте их в разные организационные подразделения.

2. Добавьте пользователей в организационные подразделения.

3. Создайте группы Google и добавьте в них пользователей. Вы можете заполнить персонализированные каталоги с помощью этих групп. Например, можно создать группы для руководителей, штатных сотрудников, стажеров и поставщиков услуг.
   Примечание. В персонализированные каталоги нельзя добавлять динамические группы.

Совет. Чтобы скрыть участников группы, выберите для нее уровень Доступ ограничен. Чтобы скрыть адрес электронной почты группы от пользователей, не являющихся ее участниками, скройте группу из каталога Групп.

Шаг 3. Создайте персонализированный каталог

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню КаталогНастройки каталога.
3. Нажмите Доступность.
4. Слева выберите организационное подразделение, для которого нужно создать каталог.
5. В разделе Доступность каталога выберите вариант Пользователей в выбранном каталоге.
6. Внизу нажмите Создать.
7. Введите название персонализированного каталога.
8. В разделе Включить группы установите флажки для групп, которые нужно добавить в персонализированный каталог. Начните вводить название нужной группы и нажмите Поиск.

   Примечание. Когда вы добавляете группу в персонализированный каталог, она не скрывается от других пользователей. Если это разрешено уровнем доступа группы, ее адрес и список участников будут видеть все пользователи. Подробнее об управлении группами…

9. Нажмите Создать, а затем – Сохранить.

Шаг 4. Включите каталог

Чтобы сотрудники организации могли находить и использовать контактную информацию, включите общий доступ к контактам. После этого:

• Пользователи организационных подразделений, которым назначен персонализированный каталог, смогут находить только людей, добавленных в этот каталог. Кроме того, они смогут находить группы, которые им видны, и все общие внешние контакты.
• Пользователи организационных подразделений, которым не назначен персонализированный каталог, смогут:
  • находить всех пользователей в каталоге, если их организационное подразделение не унаследовало персонализированный каталог;
  • находить только пользователей в персонализированном каталоге, если их организационное подразделение унаследовало персонализированный каталог от родительской организации.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…