Personalizar um diretório para uma equipe ou um grupo

Example of user visibility for a Custom Directory

Por padrão, os usuários na sua organização podem encontrar as informações de perfil de todos os outros usuários. Para limitar quem os usuários encontram nas listas de preenchimento automático, nos Contatos e nas pesquisas, você pode configurar um diretório personalizado. É possível atribuir diretórios por unidade organizacional, para que alguns usuários acessem um diretório personalizado e outros acessem todos os contatos no diretório ou nenhum contato. Saiba mais sobre as configurações de visibilidade.

Por exemplo, você pode configurar um diretório personalizado para funcionários temporários que inclua apenas os colegas de equipe e permitir que os funcionários em tempo integral encontrem todos os usuários no diretório.

É possível criar até cem diretórios personalizados.

Privilégios obrigatórios

Para criar diretórios personalizados, você precisa de todos os seguintes privilégios de administrador:

  • Serviços > Configurações de serviços
  • Privilégios da API administrativa > Grupos > Leitura (o mínimo exigido se os grupos já tiverem sido criados) Para criar ou editar grupos, você precisará desses privilégios adicionais do Grupos.

Etapa 1: ocultar o diretório

Se você não quiser que os usuários encontrem informações de contato antes da configuração dos diretórios personalizados, desative o compartilhamento de contatos.

Etapa 2: organizar seus usuários

Configure unidades organizacionais e grupos para usar diretórios personalizados. Para adicionar usuários a um diretório personalizado, você os coloca em grupos e adiciona esses grupos ao diretório. Em seguida, você atribui os diretórios personalizados a unidades organizacionais.

  1. Crie unidades organizacionais que correspondam aos conjuntos de usuários que terão acesso aos diretórios personalizados. Por exemplo, se você quiser que funcionários em tempo integral e estagiários usem diretórios diferentes, crie unidades organizacionais para cada conjunto de funcionários.
  2. Adicione usuários às unidades organizacionais.

  3. Crie Grupos do Google e adicione usuários. Você usa esses grupos para preencher os diretórios personalizados. Por exemplo, você pode criar grupos de executivos, funcionários em tempo integral, estagiários e fornecedores.

Dica: para ocultar os participantes de um grupo, defina o nível de acesso do grupo como Restrito. Se você quiser que os usuários que não são participantes não vejam o endereço de e-mail do grupo, oculte o grupo no diretório de grupos.

Etapa 3: criar um diretório personalizado

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Menu Menu e Diretório e Configurações do diretório.
  3. Clique em Configurações de visibilidade.
  4. À esquerda, selecione a unidade organizacional onde você quer criar o diretório.
  5. Na seção Visibilidade do diretório, selecione Usuários em um diretório personalizado.
  6. Na parte inferior, clique em Criar novo.
  7. Digite um nome para o diretório personalizado.
  8. Na seção Incluir grupos, marque a caixa ao lado dos grupos que você quer incluir no diretório personalizado. Para acessar um grupo, digite o nome dele e clique em Pesquisar.

    Observação: quando você adiciona um grupo a um diretório personalizado, ele não fica oculto para outros usuários. Todos poderão encontrar o endereço do grupo e ver os participantes se os níveis de acesso permitirem. Saiba mais sobre como gerenciar grupos.

  9. Clique em Criar e depois em Salvar.

Etapa 4: mostrar o diretório

Para permitir que as pessoas na sua organização encontrem e usem informações de contato, ative o compartilhamento de contatos. Veja o que acontecerá:

  • Os usuários com um diretório personalizado atribuído só poderão encontrar pessoas nesse diretório. Eles terão acesso a todos os contatos externos compartilhados e aos grupos visíveis.
  • Os usuários nas unidades organizacionais sem um diretório personalizado atribuído poderão encontrar:
    • todas as pessoas no diretório (se a unidade organizacional não herdar um diretório personalizado);
    • apenas as pessoas em um diretório personalizado, caso a unidade organizacional herde um diretório personalizado de uma unidade organizacional mãe.

Pode levar até 24 horas para que as alterações nos diretórios personalizados fiquem disponíveis.

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