Domyślnie użytkownicy w organizacji mogą wyszukiwać informacje o profilach wszystkich pozostałych osób. Aby ograniczyć zakres osób, które użytkownicy mogą znaleźć na listach autouzupełniania, w Kontaktach oraz w wynikach wyszukiwania, skonfiguruj katalog niestandardowy. Możesz przypisać katalogi według jednostki organizacyjnej, tak aby niektórzy użytkownicy nie mieli dostępu do żadnego kontaktu w katalogu, inni mieli dostęp do katalogu niestandardowego, a jeszcze inni do wszystkich kontaktów w katalogu. Dowiedz się więcej o ustawieniach widoczności.
Możesz na przykład skonfigurować katalog niestandardowy dla pracowników tymczasowych, zawierający tylko osoby w ich zespole, a jednocześnie zezwolić pracownikom pełnoetatowym na znajdowanie wszystkich użytkowników w katalogu.
Możesz utworzyć maksymalnie 100 katalogów niestandardowych.
Wymagane uprawnienia
Aby móc tworzyć katalogi niestandardowe, musisz mieć wszystkie poniższe uprawnienia administratora:
- Usługi > Ustawienia usług.
- Uprawnienia w interfejsie Admin API > Grupy > Odczyt (wymagane minimum, jeśli grupy już są skonfigurowane; jeśli musisz utworzyć lub edytować grupy, będziesz potrzebować tych dodatkowych uprawnień dotyczących grup).
Krok 1. Ukryj katalog
Jeśli nie chcesz, aby użytkownicy mogli znajdować dane kontaktowe przed skonfigurowaniem katalogów niestandardowych, wyłącz udostępnianie kontaktów.
Krok 2. Uporządkuj konta użytkowników
Aby korzystać z katalogów niestandardowych, skonfiguruj jednostki organizacyjne i grupy. Jeśli chcesz dodać użytkowników do katalogu niestandardowego, umieść ich w grupach i dodaj je do tego katalogu. Następnie wystarczy przypisać katalogi niestandardowe do jednostek organizacyjnych.
- Utwórz jednostki organizacyjne odpowiadające zbiorom użytkowników, którym przypiszesz katalogi niestandardowe. Jeśli na przykład chcesz, aby pracownicy pełnoetatowi korzystali z innego katalogu niż stażyści, utwórz dla nich różne jednostki organizacyjne.
- Utwórz grupy dyskusyjne Google i dodaj do nich użytkowników. Te grupy służą do zapełniania katalogów niestandardowych. Możesz na przykład utworzyć grupy kierowników, pracowników pełnoetatowych, stażystów i dostawców.
Uwaga: do katalogu niestandardowego nie można dodać grup dynamicznych.
Wskazówka: aby ukryć członków grupy, ustaw poziom dostępu grupy na Zastrzeżony. Aby ukryć adres e-mail grupy przed użytkownikami, którzy nie są członkami grupy, ukryj grupę w katalogu Grup dyskusyjnych.
Krok 3. Utwórz katalog niestandardowy
-
Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.
Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).
-
W konsoli administracyjnej otwórz menu
Katalog
Ustawienia katalogu.
- Kliknij Ustawienia widoczności.
- Po lewej wybierz jednostkę organizacyjną, dla której chcesz utworzyć katalog.
- W sekcji Widoczność katalogu wybierz Użytkownicy w niestandardowym katalogu.
- Na dole kliknij Utwórz nowy.
- Wpisz nazwę katalogu niestandardowego.
- W sekcji Dołącz grupy zaznacz pola obok grup, które chcesz uwzględnić w katalogu niestandardowym. Aby przejść bezpośrednio do grupy, wpisz jej nazwę i kliknij Szukaj.
Uwaga: gdy dodasz grupę do katalogu niestandardowego, grupa nie zostanie ukryta przed innymi użytkownikami. Każdy może znaleźć adres grupy i wyświetlać jej członków, jeśli pozwalają na to poziomy dostępu grupy. Dowiedz się więcej o zarządzaniu grupami.
- Kliknij Utwórz i wybierz Zapisz.
Krok 4. Pokaż katalog
Aby użytkownicy w organizacji mogli znajdować dane kontaktowe i z nich korzystać, włącz udostępnianie kontaktów. Po wprowadzeniu tej zmiany:
- Osoby, którym przypisano katalog niestandardowy, mogą znaleźć tylko osoby z tego katalogu. Mogą znaleźć wszystkie udostępnione kontakty zewnętrzne. Mogą także znaleźć wszystkie grupy dyskusyjne, które są dla nich widoczne.
- Użytkownicy w jednostkach organizacyjnych, którym nie przypisano katalogu niestandardowego, mogą znaleźć:
- wszystkie osoby w katalogu, o ile ich jednostka organizacyjna nie dziedziczy katalogu niestandardowego; lub
- tylko osoby z katalogu niestandardowego, jeśli ich jednostka organizacyjna dziedziczy katalog niestandardowy z jednostki nadrzędnej.
Zmiany mogą zacząć obowiązywać w ciągu 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji
