Standaard kunnen gebruikers in uw organisatie de profielgegevens van alle andere gebruikers vinden. Als u wilt bepalen welke gebruikers er worden weergegeven tijdens automatisch aanvullen, in zoekopdrachten en in Contacten, kunt u een aangepaste directory instellen. Wijs verschillende directory's toe aan elke organisatie-eenheid, zodat sommige gebruikers een aangepaste directory zien en andere gebruikers alle of geen van de contacten in de directory. Meer informatie over zichtbaarheidsinstellingen.
U kunt bijvoorbeeld een custom directory instellen voor tijdelijke werknemers die alleen mensen in hun team bevat en instellen dat vaste werknemers alle gebruikers kunnen vinden in de directory.
U kunt maximaal honderd aangepaste directory's maken.
Vereiste rechten
Als u aangepaste directory's wilt maken, moet u al deze beheerdersrechten hebben:
- Services > Service-instellingen
- Rechten voor de Admin API > Groepen > Lezen (minimaal vereist als groepen al zijn ingesteld). Als u groepen wilt maken of bewerken, heeft u die rechten voor Groepen nodig.
Stap 1: De directory verbergen
Als u wilt dat gebruikers pas contactgegevens kunnen zien wanneer u de aangepaste directory's heeft ingesteld, kunt u het delen van contacten uitschakelen.
Stap 2: De gebruikers organiseren
Stel organisatie-eenheden en groepen in om custom directory's te kunnen gebruiken. Als u gebruikers wilt toevoegen aan een custom directory, plaatst u de gebruikers in groepen en voegt u die groepen toe aan de custom directory. Wijs de aangepaste directory's vervolgens toe aan organisatie-eenheden.
- Maak organisatie-eenheden die overeenkomen met de groepen gebruikers waaraan u aangepaste directory's wilt toewijzen. Als u bijvoorbeeld wilt dat vaste werknemers een andere directory gebruiken dan stagiaires, maakt u een organisatie-eenheid voor elke groep werknemers.
- Maak Google-groepen en voeg er gebruikers aan toe. U gebruikt deze groepen om custom directory's mee te maken. U kunt bijvoorbeeld groepen maken met leidinggevenden, vaste werknemers, stagiaires en verkopers.
Opmerking: Dynamische groepen kunnen niet worden toegevoegd aan een aangepaste directory.
Tip: Als u de leden van een groep wilt verbergen, stelt u het toegangsniveau van de groep in op Beperkt. Als u het e-mailadres van de groep wilt verbergen voor gebruikers die geen lid zijn van de groep, verbergt u de groep in de groepsdirectory.
Stap 3: Een aangepaste directory maken
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Directory
Directoryinstellingen.
- Klik op Zichtbaarheidsinstellingen.
- Selecteer links de organisatie-eenheid waarvoor u de directory wilt maken.
- Selecteer in het gedeelte Directoryzichtbaarheid de optie Gebruikers in een aangepaste directory.
- Klik onderaan op Nieuwe maken.
- Voer een naam in voor de custom directory.
- Vink onder het gedeelte Groepen toevoegen het vakje aan naast de groepen die u in de custom directory wilt opnemen. Typ de naam van een groep en klik op Zoeken om rechtstreeks naar een groep te gaan.
Opmerking: Wanneer u een groep toevoegt aan een aangepaste directory, wordt de groep niet verborgen voor andere gebruikers. Iedereen kan het adres van de groep vinden en de leden bekijken als het toegangsniveau van de groep dit toelaat. Meer informatie over het beheren van groepen.
- Klik op Maken en klik vervolgens op Opslaan.
Stap 4: De directory weergeven
Schakel het delen van contacten in zodat mensen in uw organisatie contactgegevens kunnen zoeken en gebruiken. Nu geldt het volgende:
- Gebruikers aan wie een custom directory is toegewezen, kunnen alleen mensen in die custom directory vinden. Ze kunnen wel alle gedeelde externe contacten vinden. Ze kunnen ook alle groepen vinden die voor hen zichtbaar zijn.
- Gebruikers in organisatie-eenheden waaraan geen aangepaste directory is toegewezen, kunnen de volgende mensen vinden:
- Iedereen in de directory, als hun organisatie-eenheid geen aangepaste directory overneemt.
- Alleen mensen in een aangepaste directory, als hun organisatie-eenheid een aangepaste directory overneemt van een bovenliggende organisatie-eenheid.
Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie
