チームやグループのディレクトリをカスタマイズする

Example of user visibility for a Custom Directory

デフォルトでは、組織内のユーザーが他の全ユーザーのプロフィール情報を検索できるように設定されていますが、カスタム ディレクトリを設定すると、オートコンプリート リスト、連絡先、検索に表示するユーザーを限定できます。組織部門ごとにディレクトリを割り当てられるので、一部のユーザーにはカスタム ディレクトリを表示し、それ以外のユーザーにはディレクトリ内のすべての連絡先を表示することも、一切表示しないようにすることもできます。詳しくは、公開設定をご覧ください。

たとえば、臨時従業員には所属チーム内のユーザーだけを含むカスタム ディレクトリを設定し、正規従業員はディレクトリ内のすべてのユーザーを確認できるように設定できます。

カスタム ディレクトリは 100 個まで作成できます。

必要な権限

カスタム ディレクトリを作成するには、次の管理者権限が必要です。

  • [サービス] > [サービスの設定]
  • [管理 API の権限] > [グループ] > [読み取り](グループを設定済みの場合、少なくともこの権限が必要)。グループを作成または編集するには、該当のグループ権限も必要です。

手順 1: ディレクトリを非表示にする

カスタム ディレクトリを設定するまで連絡先情報の検索をユーザーに許可したくない場合は、連絡先の共有を無効にします。

手順 2: ユーザーを整理する

カスタム ディレクトリを使用するには、組織部門とグループを設定します。ユーザーをカスタム ディレクトリに追加するには、ユーザーをグループにまとめ、そのグループをカスタム ディレクトリに追加します。その後、カスタム ディレクトリを組織部門に割り当てます。

  1. カスタム ディレクトリの割り当て先となる組織部門を作成し、ユーザーをまとめます。たとえば、実習生と正規従業員とで使うディレクトリを分けるには、それぞれで組織部門を作成します。
  2. 組織部門にユーザーを追加します。

  3. Google グループを作成してユーザーを追加し、これらのグループを使用してカスタム ディレクトリを割り当てます。たとえば、管理職、正規従業員、実習生、ベンダーのグループを作成します。

ヒント: グループのメンバーを非表示にするには、グループのアクセスレベルを [制限付き] に設定します。メンバーではないユーザーに対してはグループのメールアドレスを表示しないようにするには、グループ ディレクトリでグループを非表示にします。

手順 3: カスタム ディレクトリを作成する

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、メニュー アイコン メニュー 次に [ディレクトリ] 次に [ディレクトリ設定] にアクセスします。
  3. [公開設定] をクリックします。
  4. 左側で、ディレクトリを作成する組織部門を選択します。
  5. [ディレクトリの公開設定] で [カスタム ディレクトリ内のユーザー] をオンにします。
  6. 下部の [新規作成] をクリックします。
  7. カスタム ディレクトリの名前を入力します。
  8. [グループを含める] で、カスタム ディレクトリに含めるグループの横にあるチェックボックスをオンにします。特定のグループを見つけるには、そのグループの名前を入力して [検索] をクリックします。

    : グループをカスタム ディレクトリに追加すると、そのグループは他のユーザーに表示されるようになります。グループのアクセスレベルで許可されていれば、グループのアドレスとメンバーはすべてのユーザーに表示されます。詳しくは、グループの管理をご覧ください。

  9. [作成] をクリックし、[保存] をクリックします。

手順 4: ディレクトリを表示する

組織内のユーザーに連絡先情報の検索と使用を許可するには、連絡先の共有を有効にします。有効にすると、次のようになります。

  • カスタム ディレクトリを割り当てられたユーザーには、そのカスタム ディレクトリ内のユーザーのみが検索結果に表示されます。共有の外部連絡先はすべて表示されます。また、閲覧可能なグループはすべて検索することができます。
  • カスタム ディレクトリが割り当てられていない組織部門のユーザーには、次のいずれかが表示されます。
    • カスタム ディレクトリを継承していない組織部門の場合は、ディレクトリ内のすべてのユーザー
    • 親組織部門からカスタム ディレクトリを継承している組織部門の場合は、カスタム ディレクトリ内のユーザーのみ

カスタム ディレクトリが使用できるようになるまでには、24 時間ほどかかることがあります。

この情報は役に立ちましたか?
改善できる点がありましたらお聞かせください。