Personnaliser un annuaire pour une équipe ou un groupe

Example of user visibility for a Custom Directory

Par défaut, toutes les informations de profil sont visibles par tous les utilisateurs de votre organisation. Pour limiter le nombre de personnes que les utilisateurs peuvent rechercher dans les listes de saisie semi-automatique, les contacts et les recherches, vous pouvez configurer un annuaire personnalisé. Vous pouvez attribuer plusieurs annuaires à chaque unité organisationnelle. Ainsi, certains utilisateurs accèdent à un annuaire personnalisé, et d'autres à tous les contacts de l'annuaire.

Vous pouvez par exemple configurer pour les intérimaires un annuaire personnalisé incluant uniquement les membres de leur équipe, tout en permettant aux employés à temps plein de rechercher tous les utilisateurs de l'annuaire.

Étape 1 : Masquez l'annuaire

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent rechercher de coordonnées tant que vous n'avez pas configuré les annuaires personnalisés, désactivez le partage des contacts.

Étape 2 : Organisez les utilisateurs

Vous devez configurer des unités organisationnelles et des groupes pour pouvoir utiliser des annuaires personnalisés. Vous intégrez des utilisateurs à des annuaires personnalisés en ajoutant des groupes, puis vous attribuez des unités organisationnelles à des annuaires personnalisés.

  1. Créez des unités organisationnelles pour regrouper vos utilisateurs. Par exemple, si vous ne souhaitez pas que les employés à temps plein utilisent le même annuaire que les stagiaires, créez des unités organisationnelles pour chaque type de collaborateurs.
  2. Ajoutez des utilisateurs aux unités organisationnelles.

  3. Créez des groupes Google et ajoutez-y des utilisateurs. Vous pouvez par exemple créer des groupes de responsables, d'employés à temps plein, de stagiaires et de fournisseurs.

Vous pouvez configurer des groupes dans la console d'administration, à l'aide de l'API Groups ou dans Google Cloud Directory Sync (GCDS). GCDS vous permet de synchroniser des groupes issus de votre serveur LDAP ou Microsoft® Active Directory® avec votre domaine Google.

Conseil : Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent rechercher les membres d'un groupe, définissez le niveau d'accès du groupe sur Limité.

Étape 3 : Créez un annuaire personnalisé pour une unité organisationnelle

  1. Connectez-vous à votre Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Menu Menu puis Annuaire puis Paramètres de l'annuaire.
  3. Cliquez sur Paramètres de visibilité.
  4. Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle pour laquelle vous souhaitez créer l'annuaire.
  5. Dans la section Visibilité dans l'annuaire, sélectionnez Utilisateurs figurant dans un annuaire personnalisé.
  6. Au bas du menu, cliquez sur Nouveau.
  7. Saisissez le nom de l'annuaire.
  8. Dans la section Inclure des groupes, cochez les cases correspondant aux groupes que vous souhaitez inclure dans l'annuaire personnalisé. Pour accéder directement à un groupe, saisissez son nom et cliquez sur Rechercher.

    Remarque : Lorsque vous créez un annuaire personnalisé et ajoutez un groupe, les membres de l'unité organisationnelle peuvent rechercher ceux du groupe dans leur annuaire. L'adresse du groupe est visible par tous si ses niveaux d'accès le permettent.   

  9. Cliquez sur Créer, puis sur Enregistrer.

Étape 4 : Affichez l'annuaire

Pour que les membres de votre organisation puissent rechercher et utiliser des coordonnées, activez le partage des contacts. À présent :

  • Les membres des unités organisationnelles auxquelles un annuaire personnalisé a été attribué peuvent rechercher uniquement les membres des groupes qui figurent dans cet annuaire.
  • Les membres des unités organisationnelles auxquelles aucun annuaire personnalisé n'a été attribué peuvent rechercher :
    • tous les contacts qui figurent dans l'annuaire, à condition que leur unité organisationnelle n'hérite pas d'un annuaire personnalisé ;
    • seulement les membres de groupes qui figurent dans un annuaire personnalisé, si leur unité organisationnelle hérite d'un annuaire personnalisé d'une unité organisationnelle parente.

Un délai de 24 heures est parfois nécessaire pour que les modifications apportées aux annuaires personnalisés soient prises en compte.

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