Par défaut, tous les utilisateurs de votre organisation peuvent consulter toutes les informations de profil. Pour limiter le nombre de personnes que les utilisateurs peuvent rechercher dans les listes de saisie semi-automatique, les contacts et les recherches, configurez un annuaire personnalisé. Attribuez plusieurs annuaires à chaque unité organisationnelle. Cela permet à certains utilisateurs d'accéder à un annuaire personnalisé, tandis que pour d'autres, tous les contacts de l'annuaire s'affichent, ou aucun. En savoir plus sur les paramètres de visibilité
Vous pouvez par exemple configurer pour les intérimaires un annuaire personnalisé incluant uniquement les membres de leur équipe, tout en permettant aux employés à temps plein de rechercher tous les utilisateurs de l'annuaire.
Vous pouvez créer jusqu'à 100 répertoires personnalisés.
Droits requis
Pour créer des répertoires personnalisés, vous avez besoin des droits d'administrateur suivants :
- Services > Paramètres du service
- Droits pour l'API Admin > Groupes > Consulter (droit minimum requis si les groupes sont déjà configurés). Si vous devez créer ou modifier des groupes, vous aurez besoin des autres droits Groupes.
Étape 1 : Masquez l'annuaire
Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent rechercher de coordonnées tant que vous n'avez pas configuré les annuaires personnalisés, désactivez le partage des contacts.
Étape 2 : Organisez les utilisateurs
Configurez des unités organisationnelles et des groupes pour pouvoir utiliser des annuaires personnalisés. Pour ajouter des utilisateurs à un annuaire personnalisé, vous devez les placer dans des groupes, puis ajouter ces groupes à l'annuaire personnalisé. Attribuez ensuite des annuaires personnalisés aux unités organisationnelles.
- Créez des unités organisationnelles correspondant aux ensembles d'utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer des annuaires personnalisés. Par exemple, si vous ne souhaitez pas que les employés à temps plein utilisent le même annuaire que les stagiaires, créez des unités organisationnelles pour chaque type de collaborateurs.
- Créez des groupes Google et ajoutez-y des utilisateurs. Ces groupes vous permettent de remplir les annuaires personnalisés. Vous pouvez par exemple créer des groupes de responsables, de collaborateurs à temps plein, de stagiaires et de fournisseurs.
Remarque : Les groupes dynamiques ne peuvent pas être ajoutés à un annuaire personnalisé.
Conseil : Pour masquer les membres d'un groupe, définissez le niveau d'accès du groupe sur Limité. Pour masquer l'adresse e-mail du groupe pour les utilisateurs qui n'en sont pas membres, masquez-le dans l'annuaire Groupes.
Étape 3 : Créez un annuaire personnalisé
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
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Dans la console d'administration, accédez à Menu
Annuaire
Paramètres de l'annuaire.
- Cliquez sur Paramètres de visibilité.
- Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle pour laquelle vous souhaitez créer l'annuaire.
- Dans la section Visibilité dans l'annuaire, sélectionnez Utilisateurs figurant dans un annuaire personnalisé.
- Au bas du menu, cliquez sur Nouveau.
- Saisissez le nom de l'annuaire personnalisé.
- Dans la section Inclure des groupes, cochez les cases correspondant aux groupes que vous souhaitez inclure dans l'annuaire personnalisé. Pour accéder directement à un groupe, saisissez son nom, puis cliquez sur Rechercher.
Remarque : Lorsque vous ajoutez un groupe à un annuaire personnalisé, celui-ci n'est pas masqué pour les autres utilisateurs. L'adresse et les membres du groupe sont visibles par tous si ses niveaux d'accès le permettent. En savoir plus sur la gestion des groupes
- Cliquez sur Créer, puis sur Enregistrer.
Étape 4 : Affichez l'annuaire
Pour que les membres de votre organisation puissent rechercher et utiliser des coordonnées, activez le partage des contacts. À présent :
- Les utilisateurs auxquels un annuaire personnalisé est attribué ne peuvent rechercher que les contacts de cet annuaire. Ils peuvent également rechercher tous les contacts externes partagés, ainsi que l'ensemble des groupes auxquels ils ont accès.
- Les membres des unités organisationnelles auxquelles aucun annuaire personnalisé n'a été attribué peuvent rechercher :
- tous les contacts qui figurent dans l'annuaire, à condition que leur unité organisationnelle n'hérite pas d'un annuaire personnalisé ;
- uniquement les membres d'un annuaire personnalisé, si leur unité organisationnelle hérite d'un annuaire personnalisé d'une unité organisationnelle parente.
Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
