Crear directorios personalizados para equipos o grupos

Example of user visibility for a Custom Directory

De manera predeterminada, los usuarios de tu organización pueden consultar la información de perfil de todos los demás. Sin embargo, tienes la opción de crear directorios personalizados para restringir los usuarios que se incluyen en la función de autocompletar, en Contactos y en las búsquedas. Puedes asignar diferentes directorios a distintas unidades organizativas de manera que algunos usuarios tengan acceso a los contactos de un directorio personalizado y otros a todos los del directorio global.

Por ejemplo, puedes crear un directorio personalizado para los trabajadores temporales que incluya solo los usuarios del mismo equipo, y permitir que los empleados a tiempo completo tengan acceso a todos los usuarios del directorio global.

Paso 1: Ocultar el directorio

Si no quieres que tus usuarios puedan consultar información de contacto hasta que hayas creado tus directorios personalizados, desactiva el uso compartido de contactos.

Paso 2: Organizar los usuarios

Para utilizar directorios personalizados, necesitas unidades organizativas y grupos; en primer lugar, añade a grupos los usuarios que quieres que se incluyan en un directorio personalizado y, a continuación, asigna unidades organizativas al directorio.

  1. Crea unidades organizativas para agrupar tus usuarios. Por ejemplo, si quieres que los empleados a tiempo completo usen un directorio diferente al de los becarios, crea una unidad organizativa distinta para cada conjunto de empleados.
  2. Añade usuarios a las unidades organizativas.

  3. Crea grupos de Google y añádeles usuarios. Por ejemplo, puedes crear grupos de ejecutivos, de empleados a tiempo completo, de becarios y de proveedores.

Puedes configurar grupos en la consola de administración, con la API de Grupos o mediante Google Cloud Directory Sync (GCDS). Utiliza este último método si tienes grupos en un servidor Microsoft® Active Directory® o LDAP que quieres sincronizar con tu dominio de Google.

Consejo: Si no quieres que los usuarios puedan encontrar a los miembros de un grupo, selecciona el nivel de acceso Restringido.

Paso 3: Crear un directorio personalizado para una unidad organizativa

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve al menú Menú y luego Directorio y luego Configuración de directorio.
  3. Haz clic en Ajustes de visibilidad.
  4. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa para la que quieres crear el directorio.
  5. En la sección Visibilidad en el directorio, selecciona Usuarios de un directorio personalizado.
  6. En la parte inferior, haz clic en Crear.
  7. Da un nombre al directorio.
  8. En la sección Incluir grupos, marca las casillas situadas junto a los grupos que quieras incluir en el directorio personalizado. Para ir directamente a un grupo, escribe su nombre y haz clic en Buscar.

    Nota: Al crear un directorio personalizado y añadirle un grupo, los usuarios de las unidades organizativas asignadas al directorio podrán encontrar los usuarios del grupo. Todos los usuarios pueden encontrar la dirección del grupo si los niveles de acceso lo permiten.   

  9. Haz clic en Crear y, a continuación, en Guardar.

Paso 4: Mostrar el directorio

Para permitir que los miembros de tu organización encuentren y utilicen información de contacto, activa el uso compartido de contactos. Al hacerlo:

  • Los miembros de las unidades organizativas que tienen asignado un directorio personalizado solo pueden consultar información de los usuarios de los grupos incluidos en ese directorio.
  • Los miembros de las unidades organizativas que no tengan asignado ningún directorio personalizado pueden:
    • Consultar la información de cualquier usuario del directorio si su unidad organizativa no hereda ningún directorio personalizado.
    • Consultar solo la información de miembros de los grupos incluidos en un directorio personalizado si su unidad organizativa lo hereda de su unidad organizativa principal

Los cambios hechos en los directorios personalizados pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

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