Crear directorios personalizados para equipos o grupos

Example of user visibility for a Custom Directory

De manera predeterminada, los usuarios de tu organización pueden consultar la información de perfil de todos los demás. Sin embargo, tienes la opción de crear directorios personalizados para que solo determinados usuarios se incluyan en la función de autocompletar, en Contactos y en las búsquedas. Puedes asignar directorios por unidad organizativa, de manera que algunos usuarios tengan acceso a un directorio personalizado y otros a todos los contactos del directorio global o a ninguno. Más información sobre la configuración de visibilidad

Por ejemplo, puedes crear un directorio personalizado para los trabajadores temporales que incluya únicamente a los miembros de su equipo, y permitir que los empleados a tiempo completo puedan encontrar a todos los usuarios del directorio global.

Puedes crear hasta 100 directorios personalizados.

Privilegios necesarios

Para crear directorios personalizados, necesitas los siguientes privilegios de administrador:

  • Servicios > Configuración de los servicios
  • Privilegios de la API de administración > Grupos > Lectura (requisito mínimo si los grupos ya están configurados). Si debes crear o editar grupos, necesitarás esos privilegios de Grupos adicionales.

Paso 1: Ocultar el directorio

Si no quieres que tus usuarios puedan consultar información de contacto hasta que hayas creado tus directorios personalizados, desactiva el uso compartido de contactos.

Paso 2: Organizar los usuarios

Configura las unidades organizativas y los grupos donde quieras utilizar directorios personalizados. Para añadir usuarios a un directorio personalizado, debes colocar a los usuarios en grupos y, después, añadir dichos grupos al directorio personalizado. Por último, deberás asignar los directorios personalizados a las unidades organizativas.

  1. Crea unidades organizativas que contengan los conjuntos de usuarios a los que quieres asignar directorios personalizados. Por ejemplo, si quieres que los empleados a tiempo completo usen un directorio diferente al de los becarios, crea una unidad organizativa distinta para cada conjunto de empleados.
  2. Añade usuarios a las unidades organizativas.

  3. Crea grupos de Google y añádeles usuarios. Estos grupos te servirán para rellenar los directorios personalizados. Por ejemplo, puedes crear grupos de ejecutivos, de empleados a tiempo completo, de becarios y de proveedores.

Nota: Para ocultar los miembros de un grupo, selecciona Restringido como nivel de acceso. Si no quieres que los usuarios que no sean miembros puedan ver la dirección de correo electrónico de un grupo, oculta el grupo en el directorio de Grupos.

Paso 3: Crear directorios personalizados

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve al menú Menú y luego Directorio y luego Configuración de directorio.
  3. Haz clic en Ajustes de visibilidad.
  4. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa a partir de la cual quieres crear el directorio.
  5. En la sección Visibilidad en el directorio, selecciona Usuarios de un directorio personalizado.
  6. En la parte inferior, haz clic en Crear.
  7. Indica el nombre que quieres dar al directorio personalizado.
  8. En la sección Incluir grupos, marca las casillas situadas junto a los grupos que quieras incluir en el directorio personalizado. Para ir directamente a un grupo, escribe su nombre y haz clic en Buscar.

    Nota: Cuando añades un grupo a un directorio personalizado, el grupo no se oculta a otros usuarios. Si los niveles de acceso se lo permiten, cualquier persona podrá ver la dirección y los miembros del grupo. Más información sobre cómo gestionar grupos

  9. Haz clic en Crear y, a continuación, en Guardar.

Paso 4: Mostrar el directorio

Para permitir que los miembros de tu organización encuentren y utilicen información de contacto, activa el uso compartido de contactos. Al hacerlo:

  • Los usuarios a los que se ha asignado un directorio personalizado solo podrán ver a otros usuarios de dicho directorio. También podrán consultar todos los contactos externos compartidos y todos los grupos que estén visibles para ellos.
  • Los miembros de las unidades organizativas que no tengan asignado ningún directorio personalizado podrán ver:
    • A todos los usuarios del directorio global, si su unidad organizativa no hereda ningún directorio personalizado.
    • Solo a los usuarios del directorio personalizado, si su unidad organizativa hereda el directorio personalizado de una unidad organizativa principal.

Los cambios realizados en los directorios personalizados pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

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