Per impostazione predefinita, gli utenti della tua organizzazione possono trovare le informazioni del profilo di tutti gli altri utenti. Per limitare le persone che gli utenti possono trovare negli elenchi di completamento automatico, nei contatti e nelle ricerche, configura una directory personalizzata. Assegna le directory per unità organizzativa, in modo che alcuni utenti abbiano una directory personalizzata e altri trovino tutti i contatti nella directory o non ne trovino nessuno. Ulteriori informazioni sulle impostazioni di visibilità.
Ad esempio, puoi configurare una directory personalizzata per i dipendenti temporanei, che includa solo le persone del loro team, e consentire invece ai dipendenti a tempo pieno di trovare tutti gli utenti nella directory.
Puoi creare fino a 100 directory personalizzate.
Privilegi obbligatori
Per creare directory personalizzate, devi avere i seguenti privilegi di amministratore:
- Servizi > Impostazioni servizio
- Privilegi delle API amministrative > Gruppi > Lettura (minimo richiesto se i gruppi sono già configurati). Se devi creare o modificare gruppi, avrai bisogno dei relativi privilegi di Gruppi aggiuntivi.
Passaggio 1: nascondi la directory
Se non vuoi che gli utenti trovino le informazioni di contatto finché non configuri le directory personalizzate, disattiva la condivisione dei contatti.
Passaggio 2: organizza gli utenti
Imposta unità organizzative e gruppi per utilizzare le directory personalizzate. Per aggiungere utenti a una directory personalizzata, devi prima inserirli in gruppi, quindi puoi aggiungere questi gruppi alla directory. Successivamente, assegna le directory personalizzate alle unità organizzative.
- Crea unità organizzative che corrispondano agli insiemi di utenti a cui assegnerai le directory personalizzate. Ad esempio, se vuoi che i dipendenti a tempo pieno utilizzino una directory diversa da quella degli stagisti, crea un'unità organizzativa per ciascun insieme di dipendenti.
- Crea gruppi Google a cui aggiungere gli utenti. Puoi utilizzare questi gruppi per popolare le directory personalizzate. Ad esempio puoi creare gruppi di dirigenti, dipendenti a tempo pieno, stagisti e fornitori.
Nota: i gruppi dinamici non possono essere aggiunti a una directory personalizzata.
Suggerimento: per nascondere i membri di un gruppo, imposta il livello di accesso del gruppo su Limitato. Per nascondere l'indirizzo email del gruppo agli utenti che non ne sono membri, nascondi il gruppo dalla directory Gruppi.
Passaggio 3: crea una directory personalizzata
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai al Menu
Directory
Impostazioni directory.
- Fai clic su Impostazioni di visibilità.
- Sulla sinistra, seleziona l'unità organizzativa in cui vuoi creare la directory.
- Nella sezione Visibilità directory, seleziona Utenti in una directory personalizzata.
- In basso, fai clic su Crea nuova.
- Inserisci un nome per la directory personalizzata.
- Nella sezione Includi gruppi, seleziona le caselle accanto ai gruppi che vuoi includere nella directory personalizzata. Per passare direttamente a un gruppo, digita il nome e fai clic su Cerca.
Nota: i gruppi che aggiungi a una directory personalizzata non sono nascosti agli altri utenti. Tutti possono vedere l'indirizzo e i membri di questi gruppi, se consentito dai livelli di accesso del gruppo. Ulteriori informazioni su come gestire i gruppi.
- Fai clic su Crea, quindi su Salva.
Passaggio 4: mostra la directory
Per permettere agli utenti della tua organizzazione di trovare e utilizzare le informazioni di contatto, attiva la condivisione dei contatti. Ora:
- Gli utenti a cui è assegnata una directory personalizzata possono trovare persone solo all'interno di quella directory. Possono trovare tutti i contatti esterni condivisi e tutti i gruppi a loro visibili.
- Gli utenti che appartengono a unità organizzative a cui non è stata assegnata una directory personalizzata possono trovare:
- Tutte le persone inserite nella directory, se la loro unità organizzativa non eredita una directory personalizzata, oppure
- Solo le persone all'interno di una directory personalizzata, se la loro unità organizzativa eredita una directory personalizzata da un'unità organizzativa principale.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più