支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；Nonprofits；G Suite Business。 版本比較
如要建立共用雲端硬碟，請改為參閱這篇文章。
管理員可以控管機構使用者建立及使用共用雲端硬碟的方式，好讓他們在 Google 雲端硬碟中協作。共用雲端硬碟中的檔案是由貴機構 (而非個人) 所有。即使檔案建立者離開貴機構，這些檔案仍然會保留，可有效避免資料遺失。
對於專案計畫、研究結果或團隊會議記錄這類供全機構或團隊使用的內容，請鼓勵使用者利用共用雲端硬碟處理。至於一對一會議記錄、績效評估和職涯發展計畫這類個人和私人檔案，則建議您指示使用者存放在「我的雲端硬碟」中。
本頁面提供下列資源說明：
快速入門
- 請參閱「什麼是共用雲端硬碟？」一文，瞭解共用雲端硬碟及其最佳實務用法。
- 瞭解如何建立共用雲端硬碟及新增成員。注意：您是在雲端硬碟中建立共用雲端硬碟，而非透過管理控制台建立。
- 在共用雲端硬碟中新增檔案和資料夾。
- (選用) 請考慮是否要限制與外部使用者、訪客或共用雲端硬碟成員以外的人士共用檔案，並設定共用雲端硬碟的預設共用權限。
進階共用雲端硬碟管理
您可以按照下列步驟瞭解及設定共用雲端硬碟管理選項。
步驟 1：瞭解共用雲端硬碟和貴機構的需求
- 請參閱「什麼是共用雲端硬碟？」一文，瞭解共用雲端硬碟及其最佳實務用法。
- 瞭解共用雲端硬碟的存取權控管機制。
在共用雲端硬碟中控管檔案和資料夾的方式有兩種：1) 成員存取層級和 2) 檔案和資料夾共用限制：
- 存取層級：查看成員可獲得的共用雲端硬碟存取層級。層級範圍包括可查看共用雲端硬碟內容 (檢視者)、可管理成員及刪除共用雲端硬碟 (管理員)。
- 共用檔案和資料夾：在共用雲端硬碟中，您可以透過多種方式控管共用情形，包括使用：
- 獲派共用雲端硬碟的機構單位 (預設為頂層機構單位) 的雲端硬碟共用設定
- 在管理控制台中設定的預設共用雲端硬碟共用選項
- 共用雲端硬碟上設定的共用雲端硬碟專屬共用選項管理員
重要事項：
- 規劃將內容移至共用雲端硬碟的方式：
- 如需將多個檔案和資料夾移至共用雲端硬碟，請參閱「共用雲端硬碟限制」和「遷移大量 Google 雲端硬碟資料的最佳做法」。
- 如要保留「我的雲端硬碟」中的資料夾結構，管理員和具備管理員存取權的使用者可將自己擁有的資料夾移動到共用雲端硬碟，或將這些資料夾與共用雲端硬碟共用。此外，具備協作者以上權限的共用雲端硬碟成員可以建立資料夾及新增檔案。
步驟 2：設定共用雲端硬碟權限、共用權限，以及資料保留
- 設定哪些使用者能建立共用雲端硬碟。
根據預設，所有使用 Google Workspace Business 和 Enterprise 版本的使用者都可以建立共用雲端硬碟。如果是 Google Workspace for Education 客戶，建立共用雲端硬碟的功能預設為關閉。您可以允許或禁止特定機構單位建立共用雲端硬碟。
- 設定共用雲端硬碟的預設共用權限。
- 設定共用雲端硬碟內容的權限，決定是否與外部使用者或共用雲端硬碟成員以外的人士共用。
- 設定檢視者和加註者能否下載、列印及複製共用雲端硬碟中的檔案。
- 設定具備管理員存取權的共用雲端硬碟成員是否能覆寫您的預設共用設定。
- 設定要將新的共用雲端硬碟指派給哪個機構單位。
根據預設，系統會將共用雲端硬碟指派給頂層機構單位，並套用該機構單位的雲端硬碟資料政策。如需更精細的控管功能，您可以將這些共用雲端硬碟指派給共用雲端硬碟建立者的機構單位，或任何其他機構單位。
- 如果貴機構使用雲端硬碟資料遺失防護 (DLP) 規則，請查看這些規則，並確認這些規範適用於您的共用雲端硬碟檔案。系統會依機構單位將雲端硬碟資料遺失防護規則套用至共用雲端硬碟中的檔案。請參閱這篇文章，進一步瞭解資料遺失防護功能，以及如何將共用雲端硬碟指派給機構單位。
- 如果貴機構會使用 Google 保管箱保留 Google 雲端硬碟中的檔案，請為共用雲端硬碟中的檔案設定資料保留規則。
- 設定哪些使用者可以將檔案移至共用雲端硬碟。
步驟 3：(選用) 建立共用雲端硬碟及移動檔案。
在某些情況下，您可能需要以管理員身分建立共用雲端硬碟：
- 如果您選擇僅允許自己和其他管理員建立共用雲端硬碟及移動檔案，就必須為使用者設定共用雲端硬碟。
- 貴機構才剛開始使用共用雲端硬碟，而您想為共用雲端硬碟建立廣泛採用的架構。
瞭解如何建立共用雲端硬碟、新增成員及設定存取層級。共用雲端硬碟的管理員可以前往 drive.google.com 新增成員，也可以在管理控制台中新增成員。
重要資訊：在您將成員加入共用雲端硬碟前，只有檔案的直接共用對象可以存取檔案。
步驟 4：讓使用者熟悉整套服務
建議您分享下列資源，協助使用者充分發揮共用雲端硬碟的效用：
擁有不支援共用雲端硬碟授權的使用者存取權
如果是具備 Frontline Starter 和 Frontline Standard、Business Starter、G Suite Basic、Cloud Identity 進階版和 Cloud Identity 免費版授權的使用者，他們的共用雲端硬碟權限將視共用雲端硬碟位於機構內部還是外部而定。
內部共用雲端硬碟
您可以將這些使用者新增為共用雲端硬碟成員，但他們只能具備檢視者權限。不過，如果共用雲端硬碟中的檔案已直接與他們共用，那麼他們也可以加註或是編輯檔案。但請注意，即便使用者是共用雲端硬碟的成員，也無法將檔案上傳至共用雲端硬碟。
外部共用雲端硬碟
您可以將這些使用者新增為外部共用雲端硬碟的成員，並授予任何存取層級 (包括管理員)。
