部署共享云端硬盘

使用以下示例计划和资源,确保提供成功的用户体验:

部署计划

  任务 详细信息 结果
1 评估当前的文件存储方式。
  • 评估存储在云端硬盘和其他位置的文件数量。
  • 如果未使用云端硬盘,请确定文件当前的共享方式以及采用云端硬盘后的共享方式。
了解目前情况和转换需求。
2 确定您的启动方式。
  • 确定需要迁移的文件总量。
  • 讨论迁移流程和支持方式。例如,您会强制要求将文件迁移到共享云端硬盘吗?
创建顺利的启动流程。
3 创建培训材料和沟通内容。 制定沟通内容、用户指南和相关说明,帮助用户开始使用云端硬盘。请参阅下文中的“对您的用户进行培训” 功能摘要、电子邮件和快速入门指南。
4 就相应变化与部门主管沟通。 向团队领导介绍共享云端硬盘,并指导团队创建自己的共享云端硬盘。 承诺使用共享云端硬盘。
5 邀请 Google 指导或部门内的倡导者加入部署计划。 发送沟通内容并举行会议,展示共享云端硬盘。 提供相关资源,以便在迁移到共享云端硬盘时提供支持。
6 为内部和外部用户指定共享规则

限制特定共享云端硬盘或所有新建的共享云端硬盘的内容共享范围。您可以针对特定单位部门或整个单位中新建/现有的共享云端硬盘应用这些限制。

您还可以禁止拥有完整访问权限的成员修改共享云端硬盘设置。

指定是否允许外部用户访问贵单位中的共享云端硬盘,并限制内部用户可执行的操作。
6 启用共享云端硬盘

默认情况下,共享云端硬盘处于停用状态。

为您的网域或特定单位部门启用共享云端硬盘。

让需要的人可以使用共享云端硬盘。
7 通知贵单位用户可以使用共享云端硬盘了。
  • 通知贵单位各个团队可以使用共享云端硬盘了。
  • 提供相关说明,向用户介绍如何迁移到共享云端硬盘。
  • 提供支持。
鼓励并激励用户使用共享云端硬盘。
8 提供共享云端硬盘培训和支持。
  • 通过在线讲座、“Going Google”网站说明或工作辅助资料,帮助用户熟练掌握相关工具和解决问题。
  • 邀请 Google 指导举办“学习餐会”或“专家指导会”。
  • 为新用户提供有关共享和转换内容的额外培训,帮助他们树立对云端硬盘的信心。
用户能够熟练使用共享云端硬盘(更宽泛地说,即云端硬盘)的能力。
9 分享最佳做法和成功案例,提高使用率。 提供使用技巧和场景,培养协作文化。 协作加强。

对您的用户进行培训

鼓励单位中的员工使用共享云端硬盘,并从下列资源入手:

共享云端硬盘通知模板

如要向用户发送有关共享云端硬盘的通知,您可以自定义下列模板,并通过电子邮件发送给用户。
请根据您网域的具体情况修改或删除所有红色部分。
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尊敬的${user}

您好!很高兴向您介绍共享云端硬盘。它是 Google 云端硬盘的一项功能,可让团队协作更加轻松安全。

共享云端硬盘是共享的空间,可供团队存储文件,并保证每位成员都能随时随地掌握最新信息。

共享云端硬盘有什么特别之处?

  • 被添加到共享云端硬盘的每个用户和 Google 群组都能即时访问共享云端硬盘中的文档。
  • 共享云端硬盘的作用是让团队成员共同存储工作文件,因此即使某个文档的创建者离开团队,该文档也依然会保留在共享云端硬盘中。
  • 可避免共享云端硬盘成员不小心移除或删除他人需要的文件。

如何开始使用?

  1. 转到 drive.google.com
  2. 点击左侧的共享云端硬盘
  3. 点击左上角的新建
  4. 为共享云端硬盘输入名称。
  5. 点击创建
  6. 点击顶部的“添加成员”图标
  7. 添加名称、电子邮件地址或 Google 群组。
    • 默认情况下,成员可以上传、编辑和删除文件,还可以邀请其他成员。
  8. 点击发送

如要提供反馈,请点击“设置”图标 ,然后选择发送反馈

如果您有任何疑问,请参阅共享云端硬盘的帮助中心学习中心教程有关共享云端硬盘的最佳做法

G Suite 管理员${Name}敬上

 

 

 

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