Ця функція підтримується в таких версіях: Business Standard and Business Plus; Enterprise Standard і Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade і Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials і Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Порівняйте свою версію з іншими.
Щоб дізнатись, як створити спільний диск, натомість перегляньте цю статтю.
Адміністратор може керувати тим, як користувачі в організації створюють і використовують спільні диски, щоб працювати разом на Google Диску. Файли на спільних дисках належать вашій організації, а не окремій особі. Ці файли зберігаються, навіть якщо користувачі, які їх створили, залишають вашу організацію. Завдяки цьому ви можете уникнути потенційної втрати даних.
Спільні диски призначені для зберігання контенту, потрібного для роботи всієї організації або певної команди, наприклад планів проектів, результатів досліджень чи нотаток зустрічей. У папці "Мій диск" користувачі можуть зберігати особисті й приватні файли, зокрема нотатки щодо персональних зустрічей, дані оцінювання ефективності й плани кар’єрного розвитку.
На цій сторінці
- Короткий посібник із початку роботи. Перегляньте цей розділ, щоб швидко створити спільні диски й почати співпрацю, якщо вам не потрібно переміщувати велику кількість файлів або налаштовувати параметри спільного доступу.
- Розширені функції керування. Перейдіть у цей розділ, якщо вам потрібно перемістити значний обсяг контенту й захистити його від надмірного поширення.
Короткий посібник із початку роботи
- Щоб дізнатися більше про спільні диски й отримати практичні поради щодо їх використання, перегляньте цю статтю.
- Дізнайтесь, як створювати спільні диски й додавати учасників. Примітка: спільні диски створюються на Диску, а не в Консолі адміністратора.
- Докладніше про те, як додавати файли й папки на спільний диск.
- (Необов’язково) Щоб обмежити доступ для зовнішніх користувачів, відвідувачів або осіб, які не є учасниками, налаштуйте для спільних дисків дозволи на надання доступу за умовчанням.
Розширені функції керування спільними дисками
У цьому розділі описано, як налаштувати параметри керування спільними дисками.
Крок 1. Дізнайтеся більше про спільні диски й поміркуйте про потреби своєї організації
- Щоб дізнатися більше про спільні диски й отримати практичні поради щодо їх використання, перегляньте цю статтю.
- Ознайомтеся з принципами керування доступом до спільних дисків.
Керувати доступом до контенту на спільних дисках можна двома способами: за допомогою рівнів доступу або налаштувань спільного доступу до файлів і папок.
- Рівні доступу. Перегляньте, які рівні доступу до спільного диска можуть мати його учасники. Потрібний рівень доступу залежить від того, які дії має виконувати користувач (наприклад, лише переглядати контент на спільному диску ("Користувач із правами перегляду") або керувати учасниками й мати змогу видалити спільний диск ("Адміністратор").
- Спільний доступ до файлів і папок. Керувати доступом до спільних дисків можна за допомогою:
- налаштувань спільного доступу до Диска в організаційному підрозділі, якому призначено спільний диск (за умовчанням це організаційний підрозділ верхнього рівня);
- налаштувань доступу до спільних дисків за умовчанням, які можна встановити в Консолі адміністратора;
- налаштувань доступу на рівні спільного диска, які вибирають адміністратори.
Важливо
- Якщо перемістити файли на спільний диск, користувачі, які мають до них доступ, можуть його втратити. Налаштування доступу до спільного диска можуть перевизначати параметри доступу до окремих файлів. Наприклад, зовнішній користувач із доступом до файлу може втратити його, якщо перемістити цей файл на спільний диск, де такий доступ заборонено.
- Якщо деякі користувачі у вашій організації мають ліцензії, які не підтримують спільні диски (наприклад, Frontline або Cloud Identity Premium), дізнайтесь, як вони можуть отримувати доступ до контенту на спільних дисках.
- Щоб дозволити ділитися файлами й папками з користувачами, які не мають облікових записів Google, увімкніть доступ для відвідувачів.
- Сплануйте переміщення контенту на спільні диски.
- Якщо вам потрібно перемістити на спільні диски велику кількість файлів і папок, перегляньте статтю про ліміти обсягу пам’яті на спільному диску й практичні поради щодо перенесення великого обсягу даних на Google Диск.
- Щоб зберегти структуру папок із розділу "Мій диск", адміністратори й користувачі з рівнем доступу Адміністратор можуть переміщувати на спільний диск цілі папки, якими володіють або до яких мають доступ. Учасники спільного диска з рівнем доступу Співавтор або ширшими повноваженнями можуть створювати папки й додавати в них файли.
Крок 2. Налаштуйте доступ і дозволи для спільних дисків, а також правила збереження даних
- Укажіть, хто може створювати спільні диски.
За умовчанням усі користувачі у версіях Google Workspace Business і Enterprise можуть створювати спільні диски. Для користувачів Google Workspace for Education функцію створення спільних дисків за умовчанням вимкнено. Ви можете дозволити або заборонити користувачам в організаційних підрозділах створювати спільні диски.
- Налаштуйте для спільних дисків дозволи на надання доступу за умовчанням.
- Укажіть, чи можна надавати доступ до контенту на спільному диску зовнішнім користувачам або особам, які не є його учасниками.
- Виберіть, чи можуть користувачі з правами перегляду й коментування завантажувати, друкувати та копіювати файли зі спільного диска.
- Укажіть, чи можуть учасники спільного диска з рівнем доступу Адміністратор перевизначати налаштування за умовчанням.
- Виберіть, якому організаційному підрозділу призначатимуться нові спільні диски.
За умовчанням спільні диски призначаються організаційному підрозділу верхнього рівня й до них застосовуються правила цього підрозділу щодо даних на Диску. Ви можете змінити це налаштування, щоб нові спільні диски призначались організаційному підрозділу користувача, який їх створив, або будь-якому іншому організаційному підрозділу.
- Якщо у вашій організації використовується функція запобігання витокам даних (DLP), перегляньте правила Диска й переконайтеся, що вони підходять для файлів на спільному диску. Правила запобігання витокам даних для Диска застосовуються до файлів на спільних дисках залежно від того, якому організаційному підрозділу їх призначено. Докладніше про функцію запобігання витокам даних і те, як спільні диски призначаються організаційним підрозділам.
- Якщо ваша організація використовує Google Сейф, щоб зберігати файли, наявні на Диску, налаштуйте правила збереження для файлів на спільних дисках.
- Виберіть, хто може переміщувати файли на спільні диски.
Крок 3. Створіть спільні диски й перемістіть файли (необов’язково)
Як адміністратор ви можете самостійно створити спільні диски. Зазвичай це потрібно робити в наведених нижче випадках.
- Якщо лише ви й інші адміністратори повинні мати змогу створювати спільні диски й переміщувати файли.
- Якщо ви лише починаєте працювати зі спільними дисками й хочете створити для них певну структуру.
Дізнайтесь, як створювати спільні диски, додавати учасників і налаштовувати їхні рівні доступу. Якщо ви адміністратор спільного диска, то можете додавати учасників на сторінці drive.google.com. Крім того, можна додати учасників у Консолі адміністратора.
Важливо. Доки ви не додасте учасників спільного диска, файли на ньому будуть недоступні для всіх, хто не має безпосереднього доступу.
Крок 4. Навчіть користувачів
Щоб користувачі могли максимально ефективно використовувати спільні диски, поділіться з ними наведеними нижче ресурсами.
- Початок роботи зі спільними дисками
- Як разом працювати зі спільними дисками
- Як зберігати файли й папки на спільних дисках і ділитися ними
Доступ для користувачів із ліцензіями, які не підтримують спільні диски
Доступ до спільних дисків для користувачів із ліцензіями Frontline Starter і Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity Premium і Cloud Identity Free залежить від того, де розміщено спільний диск: у вашій організації чи поза її межами.
Внутрішні спільні диски
Ви можете додати користувачів із цими ліцензіями як учасників спільних дисків, однак їм можна призначити лише рівень доступу Користувач із правами перегляду. Якщо такі користувачі мають безпосередній доступ до файлу на спільному диску, можливо, вони матимуть змогу додавати коментарі й редагувати його. Однак вони не можуть завантажувати файли на спільний диск, навіть якщо вони є його учасниками.
Зовнішні спільні диски
Ви можете додати користувачів із цими ліцензіями як учасників зовнішніх спільних дисків і призначити їм будь-який рівень доступу, зокрема Адміністратор.
