ตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์สำหรับองค์กร

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ลูกค้า Business Starter จะมีสิทธิ์เข้าถึงฟังก์ชันบางส่วนของไดรฟ์ที่แชร์ภายหลังในปี 2024 โดยคุณสามารถสร้างไดรฟ์ที่แชร์ แล้วเพิ่มสมาชิก ไฟล์ และโฟลเดอร์ได้ แต่หากต้องการใช้การตั้งค่าความปลอดภัย การแชร์ และการตั้งค่าผู้ใช้ของผู้ดูแลระบบสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ องค์กรของคุณต้องใช้รุ่น Business Standard ขึ้นไป

หากต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ ให้ไปที่นี่แทน

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถจัดการวิธีที่ผู้ใช้ในองค์กรจะสร้างและใช้ไดรฟ์ที่แชร์เพื่อทำงานร่วมกันใน Google ไดรฟ์ได้ ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์จะเป็นขององค์กร ไม่ใช่ของแต่ละบุคคล ไฟล์จึงจะยังอยู่ในไดรฟ์แม้ว่าผู้สร้างไฟล์จะออกจากองค์กรแล้วก็ตาม ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหายได้

สนับสนุนให้ผู้ใช้ใช้ไดรฟ์ที่แชร์สำหรับเนื้อหาที่ใช้ทั่วทั้งองค์กรหรือสำหรับใช้งานในทีม เช่น แผนโครงการ ผลการวิจัย หรือบันทึกการประชุมของทีม แต่ให้ผู้ใช้เก็บไฟล์ส่วนบุคคลและไฟล์ส่วนตัว เช่น บันทึกการประชุมแบบตัวต่อตัว การประเมินผลการทำงาน และแผนการพัฒนาอาชีพไว้ในไดรฟ์ของฉัน

ในหน้านี้

คู่มือเริ่มต้นฉบับย่อ - คุณเพียงต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์และเริ่มทำงานร่วมกันเท่านั้น แต่ไม่ต้องการย้ายไฟล์จำนวนมากหรือควบคุมการแชร์
การจัดการขั้นสูง - คุณต้องการย้ายเนื้อหาจำนวนมากและป้องกันไม่ให้มีการแชร์มากเกินไป

คู่มือเริ่มต้นฉบับย่อ

ดูข้อมูลเกี่ยวกับไดรฟ์ที่แชร์และแนวทางปฏิบัติแนะนำการใช้งานในไดรฟ์ที่แชร์คืออะไร
ดูวิธีสร้างไดรฟ์ที่แชร์และเพิ่มสมาชิก หมายเหตุ: คุณสร้างไดรฟ์ที่แชร์ในไดรฟ์ ไม่ใช่คอนโซลผู้ดูแลระบบ
เพิ่มไฟล์และโฟลเดอร์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์
(ไม่บังคับ) พิจารณาว่าคุณต้องการจำกัดการแชร์กับผู้ใช้ภายนอก ผู้เข้าชม หรือผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกหรือไม่ แล้วจึงตั้งค่าสิทธิ์การแชร์เริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่แชร์

การจัดการไดรฟ์ที่แชร์ขั้นสูง

ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำความเข้าใจและตั้งค่าตัวเลือกการจัดการไดรฟ์ที่แชร์

ขั้นตอนที่ 1 ดูข้อมูลเกี่ยวกับไดรฟ์ที่แชร์และความต้องการขององค์กร

ดูข้อมูลเกี่ยวกับไดรฟ์ที่แชร์และแนวทางปฏิบัติแนะนำการใช้งานในไดรฟ์ที่แชร์คืออะไร
ทําความเข้าใจการควบคุมการเข้าถึงในไดรฟ์ที่แชร์
การควบคุมการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์ทำได้ 2 วิธี ดังนี้ 1) ระดับการเข้าถึงของสมาชิก และ 2) ข้อจำกัดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์
1. ระดับการเข้าถึง: ตรวจสอบระดับการเข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์ที่สมาชิกมีได้ ซึ่งจะมีตั้งแต่การดูเนื้อหาของไดรฟ์ที่แชร์ (ผู้มีสิทธิ์ดู) ไปจนถึงการจัดการสมาชิกและลบไดรฟ์ที่แชร์ (ผู้จัดการ)
2. การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์: ไดรฟ์ที่แชร์จะควบคุมการแชร์ได้หลายวิธี ดังนี้
  - การตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ในหน่วยขององค์กรที่มีการมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้ (โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นหน่วยขององค์กรระดับบนสุด)
  - ตัวเลือกการแชร์ในไดรฟ์ที่แชร์เริ่มต้นที่ตั้งค่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
  - ผู้จัดการตัวเลือกการแชร์เฉพาะของไดรฟ์ที่แชร์ที่ตั้งค่าในไดรฟ์ที่แชร์
  ข้อมูลสำคัญที่ควรพิจารณา
  - เมื่อคุณย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ผู้ใช้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ด้วยอาจเสียสิทธิ์เข้าถึง เนื่องจากการตั้งค่าการแชร์ในไดรฟ์ที่แชร์อาจลบล้างการแชร์ไฟล์นั้นได้ เช่น หากเคยแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ภายนอก แต่ไดรฟ์ที่แชร์ไม่อนุญาตให้แชร์กับภายนอก ผู้ใช้ภายนอกรายนั้นจะเสียสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
  - หากผู้ใช้บางรายในองค์กรมีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์ เช่น Frontline หรือ Cloud Identity Premium โปรดดูวิธีทำให้ผู้ใช้เหล่านี้เข้าถึงเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์ในหน้านี้
  - หากต้องการอนุญาตให้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม
วางแผนวิธีย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์
- หากต้องการย้ายไฟล์และโฟลเดอร์จำนวนมากไปยังไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูหัวข้อขีดจำกัดของไดรฟ์ที่แชร์และแนวทางปฏิบัติแนะนำในการย้ายข้อมูลจำนวนมากใน Google ไดรฟ์
- หากต้องการเก็บโครงสร้างโฟลเดอร์จากไดรฟ์ของฉันไว้ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้จัดการสามารถย้ายโฟลเดอร์ที่ตนเป็นเจ้าของหรือได้รับการแชร์ด้วยไปยังไดรฟ์ที่แชร์ได้ ไม่เช่นนั้น สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้ร่วมให้ข้อมูลขึ้นไปจะสร้างโฟลเดอร์และเพิ่มไฟล์ได้

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดสิทธิ์ การแชร์ และการเก็บรักษาข้อมูลในไดรฟ์ที่แชร์

กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์สร้างไดรฟ์ที่แชร์
สำหรับ Google Workspace รุ่น Business และ Enterprise ผู้ใช้ทุกคนสามารถสร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้โดยค่าเริ่มต้น ส่วนสำหรับลูกค้า Google Workspace for Education การสร้างไดรฟ์ที่แชร์จะปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น คุณจะอนุญาตหรือบล็อกการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ตามหน่วยขององค์กรได้
กำหนดสิทธิ์การแชร์เริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
- กำหนดว่าจะแชร์เนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้ภายนอกหรือบุคคลที่ไม่ได้เป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้หรือไม่
- กำหนดว่าผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นจะดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้หรือไม่
- กำหนดว่าจะให้สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้จัดการลบล้างค่าเริ่มต้นของการแชร์ได้หรือไม่
กำหนดหน่วยขององค์กรที่จะมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ให้
โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้หน่วยขององค์กรระดับบนสุดและใช้นโยบายข้อมูลของไดรฟ์ในหน่วยขององค์กรนั้น คุณสามารถมอบหมายสิทธิ์เหล่านี้ให้กับหน่วยขององค์กรของผู้สร้างไดรฟ์ที่แชร์หรือหน่วยขององค์กรอื่นๆ ได้เพื่อการควบคุมที่ละเอียดยิ่งขึ้น
หากองค์กรใช้กฎป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) สำหรับไดรฟ์ โปรดตรวจสอบว่ากฎดังกล่าวเหมาะสมกับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ของคุณ กฎ DLP สำหรับไดรฟ์จะมีผลกับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ตามหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DLP และวิธีมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้กับหน่วยขององค์กร
หากองค์กรของคุณใช้ Google ห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษาไฟล์ใน Google ไดรฟ์ ให้กำหนดกฎการเก็บรักษาสำหรับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์
กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์

ขั้นตอนที่ 3 (ไม่บังคับ) สร้างไดรฟ์ที่แชร์และย้ายไฟล์

คุณอาจต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ในฐานะผู้ดูแลระบบในสถานการณ์ต่อไปนี้

หากเลือกอนุญาตให้เฉพาะคุณและผู้ดูแลระบบคนอื่นสร้างไดรฟ์ที่แชร์และย้ายไฟล์ได้ คุณต้องตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์ให้กับผู้ใช้
หากองค์กรของคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้ไดรฟ์ที่แชร์และคุณต้องการกำหนดโครงสร้างสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ที่มีการใช้งานในวงกว้าง

ดูวิธีสร้างไดรฟ์ที่แชร์ เพิ่มสมาชิก และตั้งค่าระดับการเข้าถึง หากคุณเป็นผู้จัดการของไดรฟ์ที่แชร์ คุณสามารถเพิ่มสมาชิกใน drive.google.com หรือจะเพิ่มสมาชิกในคอนโซลผู้ดูแลระบบก็ได้เช่นกัน

สำคัญ: มีเพียงสมาชิกที่แชร์ไฟล์ด้วยโดยตรงเท่านั้นที่จะเข้าถึงไฟล์ได้ เว้นแต่คุณจะเพิ่มสมาชิกไปยังไดรฟ์ที่แชร์

ขั้นตอนที่ 4 ฝึกอบรมผู้ใช้

โปรดแชร์แหล่งข้อมูลต่อไปนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากไดรฟ์ที่แชร์

การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์

สิทธิ์ในไดรฟ์ที่แชร์สำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Frontline Starter และ Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity Premium และ Cloud Identity Free จะขึ้นอยู่กับว่าไดรฟ์ที่แชร์นั้นอยู่ภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณ

ไดรฟ์ที่แชร์ภายใน

คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้เป็นสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ได้ โดยจะมอบหมายสิทธิ์ระดับผู้ดูได้เท่านั้น หากมีการแชร์ไฟล์ในไดรฟ์กับผู้ใช้รายนั้นโดยตรง ผู้ใช้ก็อาจแสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขไฟล์ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จะอัปโหลดไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้แม้ว่าจะเป็นสมาชิกก็ตาม

ไดรฟ์ที่แชร์ภายนอก

คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้เป็นสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้ โดยจะมอบหมายสิทธิ์เข้าถึงระดับใดก็ได้ รวมถึงระดับผู้จัดการ

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม

เราจะปรับปรุงได้อย่างไร