Konfigurera delade enheter för organisationen

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard and Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business.  Jämför utgåvor

Business Starter-kunder får åtkomst till vissa funktioner för delade enheter senare under 2024. Du kan skapa delade enheter och lägga till medlemmar, filer och mappar. Om du vill använda administratörssäkerhets-, delnings- och användarinställningar för delade enheter måste dock organisationen ha Business Standard eller högre.

Om du vill skapa en delad enhet går du hit i stället.

Som administratör kan du hantera hur användare i organisationen kan skapa och använda delade enheter för att samarbeta på Google Drive. Filer på delade enheter ägs av organisationen och inte av en enskild person. De finns kvar även om personen som skapade filen lämnar organisationen, vilket hjälper dig att undvika eventuella dataförluster.

Uppmuntra användarna att använda delade enheter för innehåll som är avsett för organisationsomfattande användning eller teamanvändning, till exempel projektplaner, forskningsresultat eller anteckningar från teammöten. Låt användarna spara personliga och privata filer, till exempel enskilda mötesanteckningar, resultatbedömningar och karriärutvecklingsplaner, på Min enhet.

På den här sidan

• Snabbstart – du vill bara skapa delade enheter och börja samarbeta. Du behöver inte flytta många filer eller styra delningen.
• Avancerad hantering – du måste flytta mycket innehåll och skydda det från att dela för mycket.

Snabbstart

1. Läs mer om delade enheter och metodtips för användning i Vad är delade enheter?
2. Läs om hur du skapar delade enheter och lägger till medlemmar. Obs! Du skapar delade enheter på Drive, inte på administratörskonsolen.
3. Lägga till filer och mappar på en delad enhet
4. (Valfritt) Överväg om du vill begränsa delning med externa användare, besökare eller personer som inte är medlemmar och ange standardbehörigheter för delning för delade enheter.

Avancerad hantering av delade enheter

De här stegen hjälper dig att förstå och ange hanteringsalternativ för delade enheter.

Steg 1. Läs mer om delade enheter och organisationens behov

1. Läs mer om delade enheter och metodtips för användning i Vad är delade enheter?
2. Så här fungerar åtkomstkontroll på delade enheter.

   Åtkomst till filer och mappar på delade enheter styrs på två sätt: 1) medlemsåtkomstnivåer och 2) begränsningar för fil- och mappdelning:

   1. Åtkomstnivåer: Granska de åtkomstnivåer för delad enhet som medlemmar kan ha. De kan vara allt från att kunna visa innehållet på den delade enheten (Läsbehörig) till att kunna hantera medlemmar och radera den delade enheten (ansvarig).
   2. Fil- och mappdelning: På delade enheter styrs delningen på flera sätt:
      • Delningsinställningar för Drive i organisationsenheten som den delade enheten har tilldelats (den översta organisationsenheten som standard)
      • Standardalternativ för delning av delad enhet som angetts i administratörskonsolen
      • Specifika delningsalternativ för delad enhet som ansvariga ställer in på en delad enhet

      Tänk på följande:

      • När du flyttar filer till delade enheter kan användare som filen delas med förlora åtkomsten. Delningsinställningarna för den delade enheten kan åsidosätta fildelningen för en fil. Om filen till exempel har delats med en extern användare men extern delning inte är tillåten för den delade enheten förlorar den externa användaren åtkomst till filen.
      • Om vissa användare i organisationen har licenser som inte har stöd för delade enheter, till exempel Frontline eller Cloud Identity-premiumversion, läser du på den här sidan hur dessa användare kan få åtkomst till innehåll på delade enheter.
      • Om du vill tillåta delning av filer och mappar med personer utan Google-konton kan du aktivera dela med besökare.
3. Planera hur du ska flytta innehåll till delade enheter:
   • Om du behöver flytta många filer och mappar till delade enheter läser du om gränserna för delade enheter och metodtipsen för stora Google Drive-migrering.
   • För att bevara mappstrukturen från Min enhet kan administratörer och användare med åtkomst som Ansvarig flytta mappar som de äger eller delas med dem till en delad enhet. Annars kan medlemmar på delade enheter med åtkomst som Deltagare eller mer skapa mappar och lägga till filer.

Steg 2. Ange behörigheter, delning och datalagring för delade enheter

1. Ange vem som kan skapa delade enheter.

   För Google Workspace Business- och Enterprise-utgåvor kan alla användare skapa delade enheter som standard. För Google Workspace for Education-kunder är generering av delade enheter inaktiverat som standard. Du kan tillåta eller blockera generering av delade enheter efter organisationsenhet.

2. Ange standardbehörigheter för delning för delade enheter.
   • Ange om innehåll på delade enheter kan delas med externa användare eller personer som inte är medlemmar på den delade enheten.
   • Ange om läsbehöriga och kommentatorer kan ladda ned, skriva ut och kopiera filer på en delad enhet.
   • Ange om medlemmar på delade enheter med åtkomst som Ansvarig kan åsidosätta dina standardinställningar för delning.
3. Ange vilken organisationsenhet nya delade enheter ska tilldelas.

   Som standard tilldelas delade enheter den översta organisationsenheten och Drive-datapolicyerna för denna organisationsenhet gäller. Om du vill finjustera styrningen kan du tilldela dem den delade enhetens skapares organisationsenhet eller någon annan organisationsenhet.

4. Om organisationen använder DLP (Data Loss Prevention) för Drive-regler granskar du reglerna och ser till att de är lämpliga för dina filer på den delade enheten. DLP för Drive-regler gäller för filer på delade enheter per organisationsenhet. Läs mer om DLP och hur delade enheter tilldelas organisationsenheter.
5. Om organisationen använder Google Arkiv för att lagra filer på Google Drive anger du lagringsregler för filer på delade enheter.
6. Ange vem som kan flytta filer till delade enheter.

Steg 3. (Valfritt) Skapa delade enheter och flytta filer

Du kan skapa delade enheter som administratör i följande scenarier:

• Om du väljer att bara tillåta att du och andra administratörer skapar delade enheter och flyttar filer måste du konfigurera delade enheter för användarna.
• Om organisationen precis har börjat med delade enheter och du vill skapa en struktur för delade enheter som används ofta.

Läs mer om hur du skapar delade enheter, lägger till medlemmar och anger åtkomstnivå. Om du är ansvarig för den delade enheten kan du lägga till medlemmar på drive.google.com. Du kan även lägga till medlemmar i administratörskonsolen.

Viktigt! Innan du lägger till medlemmar på den delade enheten kan enbart användare som filerna delas med direkt få åtkomst till filerna. 

Steg 4. Utbilda användarna

Hjälp användarna att få ut mesta möjliga av delade enheter genom att dela följande resurser:

• Kom igång med delade enheter
• Samarbeta via delade enheter
• Spara och dela filer eller mappar med delade enheter

Åtkomst för användare med licenser som inte har stöd för delade enheter

Behörighet till delade enheter för användare med licenser för Frontline Starter och Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity-premiumversion och Cloud Identity-gratisversion beror på om den delade enheten finns i eller utanför organisationen.

Interna delade enheter

Dessa användare kan läggas till som medlemmar på delade enheter, men bara med behörigheten Läsbehörig. Om en fil på en delad enhet delas med användaren direkt kan de även få kommentera eller redigera filen. De kan inte ladda upp filer till delade enheter, även om de är medlemmar.

Externa delade enheter

Dessa användare kan läggas till som medlemmar på externa delade enheter och har valfri åtkomstnivå, inklusive Ansvarig.