Implementera delade enheter

Använd följande exempelplan och resurser för att skapa en lyckad användarupplevelse:

Implementeringsplan

  Uppgift Detaljer Resultat
1 Utvärdera hur filerna lagras nu.
  • Utvärdera antalet filer som lagras på Drive och andra platser.
  • Om Drive inte används avgör du hur filerna delas i nuläget och hur de ska delas på Drive.
Förstå det nuvarande behovet och övergångsbehoven
2 Bestämma strategi för lansering.
  • Fastställ filvolymen som ska migreras.  
  • Diskutera migreringsprocessen och vilken support som ska erbjudas. Ska du exempelvis genomföra flytten till delade enheter?
Skapa en smidig lanseringsprocess
3 Skapa utbildningsmaterial och kommunikation. Utveckla kommunikation, användarvägledningar och instruktioner för att hjälpa användarna komma igång. Se Utbilda användarna nedan Inkludera översikter, e-postmeddelanden och snabbstartguider.
4 Informera avdelningscheferna om ändringen. Informera teamledare om teamenheter och uppmana teamen att skapa sina egna delade enheter. Åtagande om att anta delade enheter 
5 Engagera Google-guider eller förespråkare från avdelningarna. Skicka ut kommunikation och håll ett möte för att demonstrera delade enheter. Resurser som stöder övergången till delade enheter.
6 Definiera delningsregler för interna och externa användare

Begränsa hur brett innehåll delas för en delad enhet eller alla nya delade enheter. Du kan tillämpa dessa begränsningar på nya eller befintliga delade enheter i en specifik organisationsenhet eller hela organisationen.

Du kan även förhindra att medlemmar med fullständig åtkomst ändrar inställningarna för den delade enheten.

Ange om externa användare kan komma åt delade enheter i din organisation och begränsa vad interna användare kan göra. 
6 Aktivera delade enheter.

Delade enheter är inaktiverade som standard.

Aktivera delade enheter för domänen eller för enskilda organisationsenheter.

Tillgänglighet för personer som behöver det.
7 Presentera delade enheter för organisationen.
  • Informera din organisation om tillgängligheten för delade enheter för team.
  • Ge instruktioner om hur du övergår till delade enheter.
  • Erbjud support.
Uppmuntran och incitament för att använda delade enheter.
8 Ge utbildning och support för delade enheter. 
  • Använd webbinarier, anvisningar från webbplatsen Gå över till Google eller jobbstöd för att sprida kunskap och besvara frågor.
  • Engagera Google-guider i en lunchutbildning eller frågestund.
  • Erbjud nyare användare tilläggsutbildning om delning och övergång för att skapa förtroende för Drive.
Möjlighet att navigera på delade enheter (och Drive generellt).
9 Förstärk användningen genom att dela metodtips och framgångsberättelser. Tillämpa en samarbetskultur genom att erbjuda tips och scenarier för användning.     Ökat samarbete.

Utbilda användarna

Uppmuntra anställda i din organisation att använda delade enheter och följande resurser för att komma igång: 

Meddelandemall för delade enheter

Om du vill informera användarna om delade enheter kan du anpassa mallen nedan och skicka ut den som ett e-postmeddelande.
Ändra eller ta bort avsnitten i rött, beroende på vad som behövs för din domän.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 

Hej ${user}!

Vi är glada över att kunna berätta om delade enheter en ny funktion på Google Drive som gör det enklare och säkrare att jobba i team.

Delade enheter är delade utrymmen där team kan lagra sina filer och garantera att varje medlem har den senaste informationen, oavsett tid eller plats.

Vad gör delade enheter speciella?

  • Varje person och Google-grupp som läggs till på en delad enhet får direkt åtkomst till den delade enhetens dokument.
  • Delade enheter är utformade för att lagra teamets arbete gemensamt, så om en dokumentskapare lämnar teamet följer dokumentet inte med personen.
  • Medlemmar på delade enheter kan inte ta bort eller radera filer som andra behöver av misstag.

Hur kommer jag igång?

  1. Öppna drive.google.com.
  2. Till vänster klickar du på Delade enheter.
  3. Högst upp till vänster klickar du på Nytt.
  4. Ange ett namn på den delade enheten.
  5. Klicka på Skapa.
  6. Klicka på Lägg till medlemmar högst upp.
  7. Lägg till namn, e-postadresser eller en Google-grupp.
    • Som standard kan medlemmar ladda upp, redigera och ta bort filer samt bjuda in andra medlemmar.
  8. Klicka på Skicka.

Om du vill skicka feedback klickar du på Inställningar och väljer Skicka feedback.

Om du har frågor besöker du hjälpcentret för delade enheter, vägledningarna i utbildningscentret eller metodtips för delade enheter.

${Name}, din G Suite-administratör

 

 

 

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?