Configurar drives compartilhados para sua organização

Edições que oferecem suporte a este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar sua edição

Os clientes do Business Starter vão ter acesso a algumas funcionalidades dos drives compartilhados ainda em 2024. Você poderá criar drives compartilhados e adicionar membros, arquivos e pastas. No entanto, para usar a segurança do administrador, o compartilhamento e as configurações do usuário nos drives compartilhados, sua organização precisa do Business Standard ou versões mais recentes.

Para criar um drive compartilhado, clique aqui.

Por ser administrador, você pode gerenciar a forma como os usuários na sua organização criam e usam drives compartilhados para colaborar no Google Drive. Os arquivos em drives compartilhados pertencem à sua organização, e não a um indivíduo. Eles são mantidos mesmo se a pessoa que criou o arquivo sair da sua organização, o que ajuda a evitar possíveis perdas de dados.

Incentive os usuários a utilizar drives compartilhados para o conteúdo em toda a organização ou para toda a equipe, como planos de projetos, resultados de pesquisas ou anotações de reuniões de equipe. Peça para os usuários manterem arquivos pessoais e particulares, como ata da reunião individual, avaliações de desempenho e planos de desenvolvimento de carreira, no Meu Drive.

Nesta página

Início rápido: você só quer criar drives compartilhados e começar a colaborar. Você não precisa mover muitos arquivos nem controlar o compartilhamento.
Gerenciamento avançado: você precisa mover muito conteúdo e impedir o compartilhamento excessivo.

Guia de início rápido

Saiba mais sobre os drives compartilhados e as práticas recomendadas para usá-los na página O que são drives compartilhados?.
Saiba como criar drives compartilhados e adicionar participantes. Observação: os drives compartilhados são criados no Drive, e não no Admin Console.
Adicionar arquivos e pastas a um drive compartilhado.
(Opcional) Pense se você quer limitar o compartilhamento com usuários externos, visitantes ou pessoas que não são participantes e defina as permissões de compartilhamento padrão para os drives compartilhados.

Gerenciamento avançado do drive compartilhado

Siga estas etapas para entender e definir opções de gerenciamento de drives compartilhados.

Etapa 1. Saiba mais sobre os drives compartilhados e as necessidades da sua organização

Saiba mais sobre os drives compartilhados e as práticas recomendadas para usá-los na página O que são drives compartilhados?.
Entenda o controle de acesso nos drives compartilhados.
O acesso a arquivos e pastas em drives compartilhados é controlado de duas formas: 1) níveis de acesso de participante e 2) restrições de compartilhamento de arquivos e pastas:
1. Níveis de acesso : analise os níveis de acesso aos drives compartilhados que os participantes podem ter. Eles podem acessar o conteúdo do drive compartilhado (Leitor), gerenciar participantes e excluir o drive compartilhado (Administrador).
2. Compartilhamento de arquivos e pastas: nos drives compartilhados, o compartilhamento é controlado de várias formas:
  - Configurações de compartilhamento do Drive na unidade organizacional à qual o drive compartilhado está atribuído (a unidade organizacional principal por padrão)
  - Opções padrão de compartilhamento do drive compartilhado definidas no Admin Console
  - Administradores de opções de compartilhamento específicas dos drives compartilhados definidas em um drive compartilhado
  Considerações importantes:
  - Quando você move arquivos para drives compartilhados, os usuários com quem o arquivo é compartilhado podem perder o acesso. As configurações de compartilhamento do drive compartilhado podem modificar o compartilhamento de arquivos. Por exemplo, se o arquivo foi compartilhado com um usuário externo, mas o compartilhamento externo não for permitido no drive compartilhado, o usuário externo perderá o acesso ao arquivo.
  - Se alguns usuários na sua organização tiverem licenças incompatíveis com os drives compartilhados, como o Frontline ou o Cloud Identity Premium, nesta página, leia como esses usuários podem acessar o conteúdo dos drives compartilhados.
  - Para permitir o compartilhamento de arquivos e pastas com pessoas que não têm Contas do Google, ative o compartilhamento com visitantes.
Planeje como o conteúdo será transferido para os drives compartilhados:
- Se você precisar mover muitos arquivos e pastas para os drives compartilhados, consulte os limites dos drives compartilhados e as práticas recomendadas para migrações grandes do Google Drive.
- Para preservar a estrutura de pastas do Meu Drive, os administradores e os usuários com acesso de Administrador podem mover as pastas próprias ou compartilhadas com eles para um drive compartilhado. Caso contrário, os participantes do drive compartilhado com acesso de Colaborador ou mais poderão criar pastas e adicionar arquivos.

Etapa 2: Defina permissões, compartilhamento e retenção de dados dos drives compartilhados

Definir quem pode criar drives compartilhados.
Nas edições Business e Enterprise do Google Workspace, todos os usuários podem criar drives compartilhados por padrão. Para clientes do Google Workspace for Education, a criação de drives compartilhados fica desativada por padrão. É possível permitir ou bloquear a criação de drives compartilhados por unidade organizacional.
Definir as permissões de compartilhamento padrão dos drives compartilhados.
- Defina se o conteúdo do drive compartilhado pode ser compartilhado com usuários externos ou pessoas que não participam do drive compartilhado.
- Defina se os leitores e comentadores podem fazer o download, imprimir e copiar arquivos em um drive compartilhado.
- Defina se os participantes do drive compartilhado com acesso de Administrador podem substituir seus padrões de compartilhamento.
Definir a qual unidade organizacional os novos drives compartilhados serão atribuídos.
Por padrão, os drives compartilhados são atribuídos à unidade organizacional principal, e as políticas de dados do Drive nessa unidade são válidas. Para um controle mais granular, você pode atribuí-las à unidade organizacional do criador do drive compartilhado ou a qualquer outra unidade organizacional.
Caso sua organização use a Prevenção contra perda de dados (DLP, na sigla em inglês) nas regras do Drive, analise as regras e verifique se elas são apropriadas para os arquivos do drive compartilhado. As regras da DLP do Drive são aplicáveis aos arquivos nos drives compartilhados por unidade organizacional. Saiba mais sobre a DLP e como os drives compartilhados são atribuídos às unidades organizacionais.
Se sua organização usa o Google Vault para reter arquivos no Google Drive, defina regras de retenção para arquivos nos drives compartilhados.
Definir quem pode mover arquivos para os drives compartilhados.

Etapa 3: (Opcional) Crie drives compartilhados e mova arquivos

Você pode criar drives compartilhados como administrador nas situações a seguir:

Se você permitir que apenas você e outros administradores criem drives compartilhados e movam arquivos, será necessário configurar drives compartilhados para seus usuários.
Se sua organização está começando a usar drives compartilhados e você quer estabelecer uma estrutura para os drives compartilhados amplamente utilizados,

Saiba como criar drives compartilhados, adicionar participantes e definir o nível de acesso. Se você é um administrador do drive compartilhado, pode adicionar participantes em drive.google.com. Também é possível adicionar participantes no Admin Console.

Importante : só é possível acessar os arquivos compartilhados com quem você adiciona os participantes ao drive compartilhado.

Etapa 4: Treinar seus usuários

Para ajudar os usuários a aproveitar ao máximo os drives compartilhados, compartilhe estes recursos:

Acesso para usuários com licenças que não são compatíveis com drives compartilhados

Se você quiser saber os privilégios de drive compartilhado para os usuários com licenças do Frontline Starter e Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity Premium e Cloud Identity Free, veja se o drive compartilhado está dentro ou fora da sua organização.

Drives compartilhados internos

Estes usuários podem ser adicionados como participantes dos drives compartilhados, mas apenas com privilégios de leitor. No entanto, se um arquivo em um drive compartilhado for compartilhado diretamente com ele, talvez o usuário também tenha permissão para comentar ou editar o arquivo. Não é possível fazer upload de arquivos para drives compartilhados, mesmo que eles sejam participantes.

Drives compartilhados externos

Esses usuários podem ser adicionados como participantes de drives compartilhados externos e ter qualquer nível de acesso, incluindo o Administrador.

Isso foi útil?

Como podemos melhorá-lo?